En skriftlig ton som väcker intresse för din organisation kommer att göra din donationsförfrågan e -post effektiv. Användningen av e -post som ett insamlingsmedium blir allt populärare eftersom det är relativt billigare än fysisk post och telefon. Elektronisk post gör att kommunikationen sker snabbare. Det finns flera steg du kan ta för att skapa ett övertygande e -postmeddelande som läsare svarar på och du får en stor donation.
Steg
Del 1 av 3: Konfigurera en e-poststruktur
Steg 1. Skapa en stark rubrik
Rubriken är den första raden i ett mejl som fungerar som titel. Av alla mejl som skickades öppnades bara 15% av e -postmeddelandena. En fängslande rubrik kommer att hålla uppmärksamheten hos de 15% av människorna och uppmuntra dem att fortsätta läsa. På de flesta e -postkonton kan du läsa e -postens första rad (rubrik) bredvid ämnesraden. Dessa rubriker uppmuntrar människor att öppna dina e -postmeddelanden och fortsätta läsa
- Använd aktiva verb och substantiv för att locka uppmärksamhet. Använd också de fet, centrerade och större teckensnittsfunktionerna.
- Håll rubriken kort så att det gör syftet med ditt e -postmeddelande klart från början. Uppmuntra läsare att tro att det är användbart, lämpligt och relevant att läsa det här e -postmeddelandet.
- Svara på läsarens fråga: Vad får jag?
- Ämnesrader kan bjuda in läsare att göra olika saker, till exempel att svara på ditt e -postmeddelande, begära att de deltar i ett visst evenemang eller dela en plats eller händelse i lokalsamhället.
- Ett exempel på en bra rubrik är "Riau mot naturgaslagen i domstol"
Steg 2. Berätta hela historien i första stycket
Ange dina mål från början. Låt inte mottagaren läsa hälften av ditt mejl utan att förstå vad det betyder. De kan kasta din e -post utan att donera. Skriv tydligt i detta stycke vad din begäran är och varför du skickar e -postmeddelandet.
- Be om donationer i första stycket. Om du pratar direkt bör du fråga noggrant. Men om du använder e -post, be om det i första hand. Gör denna begäran lättläst genom att skriva den med fet stil eller i större teckensnitt.
- Berätta för din läsare vad du ska göra med deras pengar. Om en liten donation låter dig göra något, säg det. Till exempel, om $ 5000 kan mata 100 barn, säg det. Om du skriver ner det får du fler svar än att skriva. Du behöver Rp. 15000000 för att bygga en hydda.
- Berätta för läsarna att de har rätt att vägra. Statistik visar att människor är mer benägna att ge när de känner sig fria att välja än när de känner sig tvingade.
- Förklara och beskriv ditt uppdrag i första stycket så att läsaren omedelbart vet vad pengarna ska användas till. Visa att du inte bara samlar in pengar.
Steg 3. Använd mikroinnehåll klokt
Microcontent är de korta fraserna och undertexterna som pryder e -post. Använd mikroinnehåll för att markera dina huvudpunkter så att läsare som är vana med att skumma kommer att tycka att det är intressant att läsa din text.
- Microcontent innehåller titlar, undertexter, ämnesrader, länkar och knappar.
- Använd aktiva verb, beskrivande adverb och substantiv. Ditt mål är att de ska läsa hela texten.
- Ett exempel på en bra titel ser ut som: "Donera 500 000 IDR till Save the Dolphins"
- Gör texten djärvare eller större så att den sticker ut. Denna undertext visas före ett stycke eller när ett nytt avsnitt startas.
- Skriv en enkel undertext. Du kanske eller inte använder undertexter, men de är användbara när din titel är för kort. Använd samma principer - korta, användbara, djärva.
Steg 4. Skriv en berättelse
Att skriva en berättelse i ett mejl kommer att locka fler läsares uppmärksamhet. Skriv historien i din e -post. Kom ihåg att berättelser har en början, en mitt och ett slut. Du kan använda känslomässiga berättelser för att uppmuntra läsare att donera. Skriv en sann historia om resultatet av dina aktiviteter.
Steg 5. Skriv ett kort stycke
Skriv ditt mejl med korta, tydliga stycken. Läsarna kommer att bli trötta på att få många e -postmeddelanden. Att begränsa längden på din e -post får dig att sticka ut.
- Gör en eller två huvudpunkter.
- Håll din e -post kortfattad även om du måste redigera och revidera många gånger
- Ta inte med en historia om varför du begär en donation. Meningen i det inledande stycket och din berättelse i bröddelen är tillräckliga för att förklara ditt resonemang.
Steg 6. Ange länkar och knappar - men undvik inte meddelandet
Du kanske vill inkludera hundratals länkar, men det kan distrahera läsarna från ditt huvudbudskap, som ber om donationer. Ett enkelt sätt att tillhandahålla information utan att distrahera dig själv är att inkludera all information på din webbplats och inkludera bara en länk i e -postmeddelandet, länken till din webbplats. Om det till exempel finns en studie som stöder ditt uttalande, inkludera inte en länk till en lång och komplex studie i e -postmeddelandet. Placera forskningslänken på din webbplats (och se till att valet att göra en donation sticker ut).
Steg 7. Lägg till bilden försiktigt
Du kanske vill lägga till en bild eller två för att framhäva din poäng, men det är inte nödvändigt. Faktum är att färger och bilder kan få dina e -postmeddelanden att se ut som skräppost. Om du inkluderar en bild, placera den högst upp eller längst ner i e -postmeddelandet och använd den endast när det är absolut nödvändigt för att kommunicera din poäng eller skapa sympati.
- Ett exempel på en användbar bild skulle vara ditt insamlingsmål som tar emot donationer, till exempel ett foto av ett barn som får nya kläder för första gången.
- Som ett undantag kan du infoga din logotyp på en diskret plats, som det nedre hörnet av ett e -postmeddelande. Den här logotypen kan få läsare att känna igen din organisation.
Steg 8. Skriv information om uppföljning/nästa steg
Slutet på e -postmeddelandet är information om hur man följer upp. Gör denna information framträdande så att läsarna kan se den innan de läser anledningarna till varför de ska donera. Denna information berättar för läsaren varför du skickade e -postmeddelandet. Skriv tydligt om hur du donerar.
- Om en läsare inte förstår innehållet i ditt e -postmeddelande kommer de troligen att slänga det.
- Se till att denna sista "begäran" sticker ut och ange tydligt vad du ber om. Avsätt ett stycke till detta med fetstil eller ett större teckensnitt eller ett annat typsnitt. Skriv en länk eller skapa en knapp med en annan färg.
- Om läsaren måste trycka på en viss knapp eller länk eller om läsaren måste svara på ett e -postmeddelande för ytterligare instruktioner, berätta tydligt för dem: "Klicka på den här knappen för att spara en apa just nu!" eller "Tryck på svarsknappen och skriv" donationsinformation "i e -postmeddelandet."
- Det blir lättare om läsaren kan trycka på knappen direkt. Du kommer också att få fler donationer på detta sätt. Så ange en länk eller knapp till din organisation.
- Skapa en webbplats eller donationssida online så att läsarna kan donera online. Det är trots allt något läsarna förväntar sig av ett donationsmejl.
Steg 9. Håll det kort
Om ditt e -postmeddelande är långt kommer det att bli svårt för läsarna att läsa det. Genom att skriva korta stycken och rubriker blir din e -post lättläst i en överblick innan läsarna bestämmer sig för att fortsätta läsa.
Del 2 av 3: Med tanke på läsare
Steg 1. Gör tonen i ditt skrivande mer avslappnad än ett brev
Ett brev som en organisation skickar till en individ låter ofta formellt och opersonligt på grund av det kommunikationsmedium som används. Men e -post, liksom bloggar, har en mer avslappnad ton.
- Använd andra person pronomen för läsaren.
- Använd vardagliga uttryck för att få läsaren att känna sig nära dig, till exempel "Han arbetar hårt" eller "Sitt inte stilla."
- Använd ett tydligt, ärligt och öppet språk när du pratar med läsare så att de känner dig nära och tror att din begäran är uppriktig.
Steg 2. Gör dina ord lättlästa
Använd ett enkelt typsnitt och visuellt utseende. Använd inte kursiv - använd Serif -teckensnitt och använd inte ett annat typsnitt för titlar och text. Variera fetstil eller teckenstorlek för betoning.
Ditt e -postmeddelande ska vara lätt att förstå ur språklig synvinkel - det är bäst att använda språk som mellanstadieelever kan förstå. Skapa inte ett alltför komplext e -postmeddelande. Ditt skrivande ska vara tydligt, felfritt (språkstruktur eller stavning) och lättläst
Steg 3. Använd tjänsten till en e -postleverantör
Om du vill se till att dina e -postmeddelanden öppnas eller bestämmer vilken typ av personer som läser dina e -postmeddelanden behöver du inte vänta med att få denna information tillsammans med svar eller donationer. Om du använder en tjänst som MailChimp kan du använda statistikdata som genereras av denna tjänst för att skapa e -postmeddelanden som ger genklang till din målgrupp.
- Du kan visa mätdata, till exempel antal klick, antal öppnade e -postmeddelanden och antal lästa e -postmeddelanden.
- Antalet öppnade e -postdata hjälper till att bestämma populära rubriker och ökar antalet personer som läser dina e -postmeddelanden.
- En annan anledning till att använda en e-postleverantörs tjänster är att du undviker att bli misstänkt för att vara en spammare. Du kommer också att spendera mycket tid på att skapa en lista med e -postadresser, bryta ner dem för att uppfylla det maximala antalet adresser (de flesta e -postmeddelanden har en maxgräns på 50 mottagare per e -postmeddelande), svara på ett e -postmeddelande i taget och hantera e -postmeddelanden som studsade eftersom adressen inte längre var aktiv.
Steg 4. Se till att personerna på e -postlistan bryr sig om ditt uppdrag
Kontrollera regelbundet din e -postlista för att se till att personerna på den kommer att läsa dina e -postmeddelanden, särskilt personer som uttryckligen visar sitt intresse. Dina resultat kommer att bli bättre och du kommer att använda din tid mer effektivt.
Steg 5. Skapa en personlig e -post efter segment
Använd olika toner enligt givargruppen. Om du till exempel har en grupp människor som regelbundet svarar på dina mejl, skicka e -postmeddelandet i en personlig ton. Gör en annan lista med namnen på personer som vanligtvis inte öppnar dina mejl. Skicka e -postmeddelandet i en mindre avslappnad ton. Skicka också e -postmeddelanden med en "förklarande" ton för personer som tar emot ditt e -postmeddelande för första gången.
En e-postleverantör hjälper dig att anpassa din e-post genom att inkludera läsarens namn, till exempel "Dear Mr Henry."
Steg 6. Ange data som stöder din insamling
För att dina läsare ska känna sig delaktiga, ge information om hur dina medel används eller kommer att användas. Denna information kan placeras i det inledande stycket eller i det avsnitt där du begär läsaruppföljning eller i båda sektionerna. Människor är mer benägna att ge när de vet att deras medel har använts för en god sak.
Steg 7. Säg tack efter att du fått donationen
Glöm inte att skicka ett personligt tackbrev efter att du fått din donation. Denna typ av enkel handling kan garantera upprepade donationer i framtiden. Du bör skicka denna hälsning så snart som möjligt; tänk på denna hälsning som ett kvitto på pengar.
Om du får en stor donation varje månad, gör en mall som du kan kopiera så att du kan klistra in den i ditt utkast till e -post och anpassa den snabbt
Del 3 av 3: Skapa en e-postadresslista
Steg 1. Köp inte en lista med e -postadresser
Att sälja och köpa en lista över potentiella givares e -postadresser är en olaglig verksamhet enligt Indonesiens regeringsnummer 82, 2012 om implementering av elektroniska system och transaktioner. Det finns företag som låter dig "hyra" e-postlistor för engångsbruk, men de är mycket dyra. Tusentals e -postadresser får vanligtvis lite resultat. Hellre spendera dina pengar på något annat och hitta ett bättre sätt att bygga en lista med e -postadresser.
Steg 2. Samla namn och adresser vid dina evenemang
När din ideella organisation är involverad i ett evenemang, se till att du tillhandahåller ett sätt för människor att sätta sin e -postadress på din e -postlista. Se till att registreringspappret tydligt anger att de är villiga att läggas till i din e -postadresslista.
Prova att hålla en tävling eller tävla för att få fler namn. Vid ett evenemang, kör en tävling eller tävling för personer som registrerar sina e -postadresser
Steg 3. Använd sociala nätverk
Se till att din ideella organisation har en stark profil på sociala medier - från Twitter till Facebook till Instagram. Det är lätt att nå människor via sociala medier och om du har intressant material kan folk dela ditt skrivande eller börja hjälpa dig att be om donationer. Be ditt nätverk på sociala medier att registrera sina e -postadresser så att de inte missar viktiga meddelanden.
Steg 4. Gör det enkelt att registrera
Din webbplats ska berätta för besökarna hur de registrerar sin e -postadress. Webbplatsen behöver inte vara prickig, men den ska vara lätt att hitta och använda.
Tips
- Läs gamla bokstäver (papper och elektronik) som används för insamling. Använd liknande fraser om du tycker att bokstäverna är effektiva. Många organisationer använder gamla bokstäver som exempel för att skapa nya bokstäver.
- Använd din logotyp för att genast känna igen e -postmeddelanden. Läsarna associerar ofta organisationer eller företag med sina logotyper.
- Använd en e -postleverantörs tjänster för att skapa mer engagerande e -postmeddelanden och generera mätvärden som kommer att förbättra dina e -postmeddelanden i framtiden. MailChimp är ett bra val.
- Se till att din e-post är vitmärkt innan du skickar den. Om du använder en online insamlingsplattform, till exempel Fundraise.com, kommer denna plattform att göra det automatiskt.
