Hur man gör en e -postsammanfogning i Microsoft Word (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man gör en e -postsammanfogning i Microsoft Word (med bilder)
Hur man gör en e -postsammanfogning i Microsoft Word (med bilder)

Video: Hur man gör en e -postsammanfogning i Microsoft Word (med bilder)

Video: Hur man gör en e -postsammanfogning i Microsoft Word (med bilder)
Video: 3 tips: Så får du bra anknytning till ditt barn - Nyhetsmorgon (TV4) 2024, November
Anonim

Denna wikiHow lär dig hur du använder "Mail Merge" -funktionen i Microsoft Word. Med funktionen Mail Merge kan du använda ett kontaktinformationsblad för att automatiskt tilldela en annan adress, namn eller information till varje kopia av ett dokument. Den här funktionen är användbar när du behöver anpassa ett nyhetsbrev eller bekräftelse eftersom du inte behöver skriva varje namn eller adress manuellt högst upp i varje dokument.

Steg

Del 1 av 3: Skapa ett kontaktblad

Mail Merge i Microsoft Word Steg 1
Mail Merge i Microsoft Word Steg 1

Steg 1. Öppna Microsoft Excel

Microsoft Excel -programikonen liknar ett vitt "X" på en vit bakgrund. Efter det kommer sidan "Ny" att visas.

Om du redan har ett kontaktblad i Excel, gå till steget att ladda eller importera Excel -kontakter

Mail Merge i Microsoft Word Steg 2
Mail Merge i Microsoft Word Steg 2

Steg 2. Klicka på Tom arbetsbok

Det finns i det övre vänstra hörnet på sidan "Ny". Därefter öppnas ett nytt Excel -dokument.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 3
Mail Merge i Microsoft Word Steg 3

Steg 3. Lägg till kontaktrubriken

Börjar från rutan A1 ”Till höger anger du en rubrik eller titel enligt följande:

  • "Förnamn" - Kontaktens förnamn måste anges i detta fält (rutan " A1 ”).
  • "Efternamn" - Efternamnet på kontakten måste anges i det här fältet (ruta " B1 ”).
  • ”Tel” - Kontaktens telefonnummer läggs till i det här fältet (ruta” C1 ”).
  • ”StreetAddress” - Kontaktadressen måste anges i detta fält (ruta” D1 ”).
  • ”Stad” - Kontaktens hemstad/bostad måste läggas till denna kontakt (ruta” E1 ”).
  • ”Stat” - Kontaktprovinsens ursprungsprovins läggs till i den här kolumnen (ruta” F1 ”).
  • "ZIP" - Postnumret där kontakten bor måste läggas till i den här kolumnen (kolumn " G1 ”).
  • ”E -post” - e -postadressen för kontakten skrivs in i detta fält (ruta” H1 ”).
Mail Merge i Microsoft Word Steg 4
Mail Merge i Microsoft Word Steg 4

Steg 4. Ange kontaktinformation

Börja med kolumn A i ruta 2 och ange kontaktuppgifterna för varje person som du vill lägga till i kopplingsverktyget.

Se till att den angivna informationen är korrekt innan du fortsätter till nästa steg

Mail Merge i Microsoft Word Steg 5
Mail Merge i Microsoft Word Steg 5

Steg 5. Spara dokumentet

Så här sparar du det:

  • Windows - Klicka på " Fil ", välj" Spara som ", dubbelklicka " Denna PC ”, Välj en fillagringsplats på vänster sida av fönstret, skriv ett dokumentnamn i fältet" Filnamn "och klicka på" Spara ”.
  • Mac - Klicka på " Fil ", välj" Spara som… ”, Ange dokumentnamnet i fältet" Spara som ", välj en lagringsplats genom att klicka på rutan" Var "och välj en mapp och klicka sedan på" Spara ”.
  • Kom ihåg platsen för att spara den valda filen. Du måste sedan hitta Excel -kontaktbladet på den platsen.
Mail Merge i Microsoft Word Steg 6
Mail Merge i Microsoft Word Steg 6

Steg 6. Stäng Excel -fönstret

Klicka på knappen X ”I det övre högra hörnet av Excel-fönstret (Windows) eller den röda cirkeln i det övre vänstra hörnet av fönstret (Mac). Nu kan du skapa eller använda funktionen för koppling av e -post i Microsoft Word.

Del 2 av 3: Importera kontakter till Word

Mail Merge i Microsoft Word Steg 7
Mail Merge i Microsoft Word Steg 7

Steg 1. Öppna Microsoft Word

Microsoft Word -programikonen ser ut som ett vitt "W" på en mörkblå bakgrund. Precis som i Microsoft Excel kommer sidan "Ny" att visas efter att programmet har öppnats.

Om du redan har ett Microsoft Word-dokument som du vill lägga till kontakter från Excel till måste du dubbelklicka på dokumentet för att öppna det. Hoppa över nästa steg om du redan har ett anpassat dokument

Mail Merge i Microsoft Word Steg 8
Mail Merge i Microsoft Word Steg 8

Steg 2. Klicka på Tomt dokument

Det är en vit ruta i det övre vänstra hörnet av sidan. Därefter visas ett tomt Microsoft Word -dokument.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 9
Mail Merge i Microsoft Word Steg 9

Steg 3. Klicka på fliken Utskick

Denna flik finns högst upp i Microsoft Word -fönstret. Därefter visas verktygsfältet strax under flikraden.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 10
Mail Merge i Microsoft Word Steg 10

Steg 4. Klicka på Välj mottagare

Det finns i avsnittet "Starta e -postkoppling" i verktygsfältet " Utskick " Efter det kommer en rullgardinsmeny att visas.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 11
Mail Merge i Microsoft Word Steg 11

Steg 5. Klicka på Använd en befintlig lista…

Det här alternativet finns i rullgardinsmenyn. Därefter öppnas ett nytt fönster.

  • Om du vill använda kontakter från Outlook kan du välja alternativet " Välj bland Outlook -kontakter ”Från rullgardinsmenyn.
  • Du kan också skriva en tillfällig lista med kontaktinformation i Word genom att välja " Skriv en ny lista " Den här funktionen är användbar när du bara behöver skapa lite kontaktinformation.
Mail Merge i Microsoft Word Steg 12
Mail Merge i Microsoft Word Steg 12

Steg 6. Välj Microsoft Excel -kontaktbladet

Klicka på mappen som innehåller Excel -kontaktarket till vänster i fönstret. Klicka sedan på Excel -arket för att välja det.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 13
Mail Merge i Microsoft Word Steg 13

Steg 7. Klicka på Öppna

Det är i det nedre högra hörnet av fönstret.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 14
Mail Merge i Microsoft Word Steg 14

Steg 8. Bekräfta ditt val

Klicka på Excel-bladets namn i popup-fönstret och klicka sedan på OK ”Som är under fönstret. Ditt Excel -blad kommer att väljas som kontaktkällans plats.

Se till att kryssrutan "Första raden med data innehåller kolumnrubriker" är markerad längst ner i fönstret

Del 3 av 3: Använda funktionen Mail Merge

Mail Merge i Microsoft Word Steg 15
Mail Merge i Microsoft Word Steg 15

Steg 1. Gå till den plats eller punkt där du vill infoga kontaktinformation

Hitta platsen där du vill lägga till kontaktinformation (t.ex. dokumentets huvud) och klicka på den för att placera markören.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 16
Mail Merge i Microsoft Word Steg 16

Steg 2. Klicka på Infoga kopplingsfält

Det här alternativet finns i avsnittet "Skriv och infoga fält" på fliken ". Utskick " Efter det kommer en rullgardinsmeny att visas.

Du kan behöva klicka på fliken " Utskick ”En gång till innan du följer detta steg.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 17
Mail Merge i Microsoft Word Steg 17

Steg 3. Välj typ av information

Klicka på namnet på en av rubrikerna eller informationsrubrikerna från Excel-dokumentet i rullgardinsmenyn för att infoga det i Word-dokumentet.

Om du till exempel vill lägga till en kontakts förnamnstagg klickar du på “ Förnamn ”I rullgardinsmenyn.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 18
Mail Merge i Microsoft Word Steg 18

Steg 4. Lägg till annan information om det behövs

Denna information inkluderar adress, efternamn, telefonnummer för kontakt etc.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 19
Mail Merge i Microsoft Word Steg 19

Steg 5. Klicka på Slutför och slå samman

Det är längst till höger i flikens verktygsfält. Utskick Efter det kommer en rullgardinsmeny att visas.

Mail Merge i Microsoft Word Steg 20
Mail Merge i Microsoft Word Steg 20

Steg 6. Bestäm sammanslagningsalternativen

Klicka på något av följande alternativ:

  • “ Redigera enskilda dokument ” - Det här alternativet öppnar varje mottagardokument så att du kan justera om dokumentet.
  • “ Skriv ut dokument … ” - Med det här alternativet kan du skriva ut en kopia av dokumentet för varje person som anges på kontaktbladet.
  • “ Skicka e -postmeddelanden … ”-Med det här alternativet kan du skicka dokumentet som ett e-postmeddelande. Kontaktens e -postadress väljs som destinations -e -postadress.
Mail Merge i Microsoft Word Steg 21
Mail Merge i Microsoft Word Steg 21

Steg 7. Följ instruktionerna som visas på skärmen

Du kan ha ytterligare formulär att granska, beroende på de valda alternativen (t.ex. om du väljer " E-post ", Måste du ange en titel och klicka på" OK "). Efter det är sammanslagningsprocessen slutförd.

Tips

Funktionen för sammanfogning av brev är användbar, särskilt när du skapar fakturor, konton, rapporter och andra massdokument som måste åtföljas av namn, adresser och annan personlig information

Rekommenderad:

Hur man gör ett visitkort med Microsoft Word (med bilder)

Hur man gör ett visitkort med Microsoft Word (med bilder)

Vill du skapa visitkort snabbt, men har inte dyr designprogramvara? Microsoft Word tillhandahåller de verktyg du behöver för att skapa och skriva ut visitkort. Använd mallar för att göra visitkort enkla men ändå personliga eller skapa visitkort från grunden.

Hur man gör tidning med Microsoft Word (med bilder)

Hur man gör tidning med Microsoft Word (med bilder)

Denna wikiHow lär dig hur du skapar en tidning med funktioner i Microsoft Word. När du har utformat din tidningsform kan du skapa den med Microsoft Word på både Windows och Mac. Steg Del 1 av 2: Designa en tidning Steg 1. Studera flera olika tidningar För att förstå hur de grundläggande elementen i en tidning kombineras, ta en titt på var och en av sektionerna:

Hur man skapar etiketter med Microsoft Word (med bilder)

Hur man skapar etiketter med Microsoft Word (med bilder)

Denna wikiHow lär dig hur du konfigurerar och skriver ut en mall för en eller flera etiketter med Microsoft Word. Steg Metod 1 av 2: Skriva ut en etikett eller ett ark med samma etikett Steg 1. Ta etiketten som ska skrivas ut Etiketter finns i flera storlekar beroende på dina behov, från vanlig storlek, nr 10 kuvert till lagliga storlekar och CD -omslag.

Hur man gör en broschyr i Microsoft Word (med bilder)

Hur man gör en broschyr i Microsoft Word (med bilder)

Denna wikiHow lär dig hur du skapar en broschyr med Microsoft Word på både Windows- och Mac -datorer. Broschyrer är informativa dokument som kan vikas till en mer kortfattad form. För att skapa en broschyr med Microsoft Word kan du dra nytta av en befintlig design eller mall eller skapa din egen broschyrdesign från grunden.

Hur man gör en banner med Microsoft Word: 9 steg

Hur man gör en banner med Microsoft Word: 9 steg

Den här artikeln lär dig hur du skapar en evenemangsbanner med Microsoft Word med Windows och Mac -operativsystem. Du kan använda omedelbara mönster för att skapa banners eller skapa en från grunden. Steg Steg 1. Öppna Microsoft Word Appen är mörkblå med bokstaven "