Arkivering alfabetiskt är ett sätt att organisera dokument som är viktiga i både personligt och yrkesmässigt liv. Alfabetisk arkivering gör att du snabbt kan hitta och återställa enskilda filer. Detta säkerställer att alla dokument är skyddade och alltid tillgängliga. Det finns många regler för att lämna in alfabetiskt på indonesiska för att upprätthålla ett rimligt arkiveringssystem.
Steg
Del 1 av 2: Arkivera alfabetiskt
Steg 1. Bestäm vilket alfabetiskt system som ska användas
Även om det kan verka enkelt, har det alfabetiska arkiveringssystemet flera alternativ att välja mellan. Du måste välja ett system och tillämpa det konsekvent.
- Bokstav för bokstav-arkivering baseras på varje bokstav i varje ord i den ordning den förekommer och ignorerar mellanslag mellan ord.
- Ord för ord -arkivering görs genom att sortera varje fil baserat på den första bokstaven i varje ord i rad.
- Enhet-för-enhet arkivering tar varje ord, förkortning och initial med i beräkningen och sorterar dem. Detta är det system som vanligtvis rekommenderas att implementeras.
Steg 2. Gruppera filerna
När du har alla filer du behöver för att arkivera, besluta hur du ska gruppera dem alla tillsammans. Du kan använda ett ordboksformat, där allt sorteras alfabetiskt, oavsett filtyp eller filer i den. Du kan också använda encyklopediformatet, där du grupperar filer efter typ eller ämne och sedan sorterar dem alfabetiskt.
Om du har olika typer av filer att arkivera (kvitton, skattesedlar, brev etc.) rekommenderar vi att du använder encyklopedi -formatet. Gruppera filer efter typ först och sortera dem sedan i alfabetisk ordning. Använd en kant- eller färgkod för att separera dokument
Steg 3. Indexera de arkiverade filerna
Indexering grupperar varje avsnitt i filtiteln i lämpliga enheter. För att indexera filer innan de arkiveras måste du dela upp elementen i varje filnamn och skapa ett nytt namn som är alfabetiskt justerat och skiljer sig från standardnamnet. Som ett exempel:
- Säg att du måste indexera och arkivera följande filer: en artikel om anoa med titeln "Anoa Eating Behavior", en biografi om den ledande anoa -experten, Jasmin A. Dahlia, och en reklambroschyr för en anoautställning i Jakarta Zoo.
- Biografin om Jasmin A. Dahlia indexeras som “Dahlia, Jasmin A.”, för i arkiveringen måste efternamnet vara först. Därför arkiveras filer i bokstavsgruppen “D”.
- Om du väljer en klassificeringsmetod, till exempel en ordbok, bör artikeln "Anoa ätbeteende" indexeras i enlighet därmed. Arkivera det därför i bokstavsgruppen "P" (för "Beteende").
- Annars kan du indexera “Anoa Eating Behaviors” som “Anoa, Eating Behaviors” om du använder en encyklopediformaterad gruppering, snarare än att bara arkivera anoa-relaterade filer. Den här filen arkiveras sedan i bokstavsgruppen "A".
- En reklambroschyr kan indexeras som "Anoa, utställning (Jakarta Zoo)" om du förutspår att det kommer att finnas mycket material på anoautställningen. Du kan till exempel indexera en annan fil som "Anoa, utställning (Bandung Zoo).
- Annars kan reklambroschyren indexeras som "Jakarta Zoo, (Anoa Exhibition)" om du förväntar dig att ta emot flera filer relaterade till Jakarta Zoo, eller om du vill använda encyklopedi -formatgruppering på filer efter geografisk plats.
Steg 4. Sortera filerna alfabetiskt efter deras indexnamn
Den allmänna regeln för att arkivera alfabetiskt är att ordna filer från A (första) till Z (sista). Använd den speciella informationen för att definiera skillnaden och ordningen så att du kan separera filerna. Som ett exempel:
- Ordningen som indexerades i föregående steg kan vara ungefär så här (beroende på vilket system som används): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" och "Anoa Eating Behavior" ELLER "Anoa, utställning (Jakarta Zoo)) "," Anoa, ätbeteende "och" Dahlia, Jasmin A. ".
- Filerna för "Kangaroo" sorteras efter filerna för "Elephant". Filerna för “Giraff” kommer att ligga emellan, och filerna för “Anoa” ordnas före”Bear” och”får”. Således är ordningen: "Anoa", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
- Om du senare lägger till "Armadillo" -filerna kommer de efter "Anoa". Eftersom de båda börjar med bokstaven "A" måste du titta på bokstaven efter A ("N" för anoa och "R" för "armadillo") för att bestämma ordningen. Således är den nya ordningen: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Steg 5. Märk din filmapp
För att göra det enkelt att hitta, märk varje arkivmapp med indexnamnet som motsvarar filen i den. Denna metod gör det också lättare att arkivera nya filer i ordning.
- Lägg arkivet i dess mapp.
- Det skulle vara lättare om du färgkodade mappen för att öka dess användbarhet. Till exempel, om du använder gruppering av encyklopedi, tilldelas varje grupp sin egen färg och varje fil i varje grupp märks efter dess färg.
Steg 6. Dokumentera indexerings- och arkiveringssystemet
Ditt indexerings- och arkiveringssystem måste implementeras konsekvent. Se till att alla som har tillgång till filen känner till systemet det körs på. Du kan till exempel skapa eller dela ett dokument som innehåller detaljer om dina reglersystem. Detta kommer att hjälpa alla att kunna använda arkivsystemet effektivt.
Steg 7. Arkivera den nya filen ordentligt
Placera filer i skåpet efter indexnamn och alfabetisk ordning, enligt ditt system. Flytta vid behov den aktuella filen för att inkludera den nya filen på rätt plats.
Del 2 av 2: Hantering av specialfall
Steg 1. Arkivera filer enligt betydande termer
Ibland är det lättare att arkivera filer efter nyckelord, snarare än titeln eller namnet som anges där. Detta säkerställer att filer kan indexeras och sökas med de mest logiska termerna. Som ett exempel:
"The First Bank in Jakarta" kan indexeras och arkiveras som "Jakarta, First Bank". "Jakarta" är nyckelordet i denna post, istället för "First" eller "Bank", särskilt om du har andra filer med ett liknande namn, till exempel "First Bank in Bandung" eller "First Bank in Medan"
Steg 2. Sortera namn efter efternamn
Standardarkivet rekommenderar att människors efternamn indexeras först eftersom de anses vara betydande termer.
- Därför indexeras och arkiveras "Jasmin A. Dahlia" som "Dahlia, Jasmin A.".
- Inkludera titeln (Dr., Ir, etc.) i slutet. Till exempel "Dr. Jasmin A. Dahlia”indexeras och arkiveras som” Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Vanligtvis sorteras namn efter deras stavning bokstav för bokstav. Till exempel kommer "MacDonald" före "McDonald". Därför "D", "L" "," Le "," de ", etc. betraktas som en del av namnet och inte en separat enhet. Detta tillämpas vanligtvis på utländska namn. Till exempel har filerna "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" och "Wolfe" sorterats korrekt (INTE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Ett undantag från denna regel gäller vanligtvis när en persons namn ingår i namnet på ett företag eller en organisation. Behandla i så fall personens namn som en enhet i företagsnamnet. Till exempel är "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" arkiverad under bokstavsgruppen "J" och indexeras INTE som "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Steg 3. Ignorera artiklar, konjunktioner och prepositioner
Artiklar (t.ex. "a", "an" och "the" på engelska), konjunktioner (t.ex. "och", "men" och "eller") och prepositioner (t.ex. "med", "från" och " till”) hoppas vanligtvis över i indexering och arkivering alfabetiskt eftersom det inte anses vara en betydande term. Detta är sant även om artiklar, konjunktioner eller prepositioner utgör filnamnet. Som ett exempel:
- Filen "En undersökning av Emu -matningspraxis" arkiveras i bokstaven "E" -gruppen för "Emu" (ett betydande ord i filtiteln), istället för bokstaven "A" från "an" eftersom detta är en Engelsk artikel.
- "Dahlia och Soetono, skadedjursbekämpningstjänster" listas efter "Dahlia, Jasmin A." Indexnamnen börjar båda med bokstäverna "Dahlia" så att orderbestämningen flyttas till nästa betydelsefulla term (i det här fallet "Soetono" och "Jasmin") för att bestämma ansökan. Ignorera ordet "och" eftersom det inte är viktigt.
Steg 4. Hantera förkortningar som om de uttalades
I ansökan kan du stöta på förkortningar som "Tbk." (förkortning för "Öppen"). Vanligtvis indexerar och arkiverar du filer som ett ord, snarare än bara en rad bokstäver.
Till exempel, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" arkiveras efter "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Steg 5. Arkivera numren som vanligt
När du arkiverar filer alfabetiskt ser du filer som har siffror. Vanligtvis arkiveras dessa filer som vanligt, snarare än om de stavades. Siffror arkiveras också före bokstäver.
- Till exempel kommer "3 dagar för alltid" att arkiveras före "100 företagstips" (eftersom "3" kommer före "100").
- "Trade Tips" och "Stock Playing Tips" kommer att arkiveras efter "100 Business Tips" eftersom siffror är ordnade före bokstäver.
- Stavade nummer behandlas som ord istället för siffror. Till exempel är filerna "100 stora ledare i näringslivet", "två hundra kraftfulla tips för att göra affärer" och "tips för att göra affärer" i ordning.
- Men om det underlättar din ansökan, gör gärna ett undantag och sortera alltid siffrorna som om de stavades.
Steg 6. Hantera specialtecken
Alla icke-alfabetiska eller icke-siffriga tecken som påträffas under indexeringen bör beaktas. Hanteringen av relaterade tecken beror dock på typen:
- Skiljetecken (som apostrofer, punkter och kommatecken) ignoreras vanligtvis. Till exempel arkiveras filerna "Washingtons bästa kaffe" och "Washington State Fair" i ordning.
- Vanligtvis ignoreras diakritikerna och betraktas som relaterade bokstäver. Till exempel arkiveras "clair" som "Eclair" och "ber" som "Uber". Metoden gäller dock inte om du arkiverar filen alfabetiskt på ett språk som använder diakritik så att den normala alfabetiska ordningen för det språket måste följas.
Steg 7. Använd regeln”ingenting före något” om det behövs
Normalt ignoreras mellanslag (inklusive skiljetecken och andra element som hoppas över) när de arkiveras alfabetiskt. Men om du stöter på filer som börjar på ett liknande sätt, använd ett mellanslag eller "ingenting före något" -regeln för att ange ordningen i arkivet.
- Till exempel arkiveras "Bank Jakarta", "Bank Bandung" och "Bank Medan" -filer i denna ordning.
- Således är filen "Dahlia, Jasmin A." var före "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Steg 8. Skilj filen med mer detaljerad information, om det behövs
I sällsynta fall är den alfabetiska informationen inte tillräcklig för att bestämma ordningen på filerna. Om så är fallet. Använd mer information för att indexera och arkivera filer. Markera ytterligare information om varje fil så att de kan särskiljas. Som ett exempel:
- Om du har filer för två personer som heter Jasmin A. Dahlia, sortera dem efter födelsedatum. Filen "Dahlia, Jasmin A. (född 1853)" kommer före "Dahlia, Jasmin A. (född 1967).
- Du kan också sortera filer efter geografisk plats. Om du har filer från tre olika banker från tre olika platser och varje bank har namnet "Bank Mandiri", sortera det enligt följande exempel: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" och "Bank Mandiri (Medan) ".
- Därför, om du har två filer på björnar eller björntyper, differentiera dem ytterligare efter art, geografisk plats och så vidare. Till exempel filerna för "Bear, Chocolate" och "Bear, Polar" (i ordning) eller filer för "Bear (Europe)" och "Bear (North America)" (i ordning).
Steg 9. Meddela alla undantag och särskilda regler
Se till att alla som använder dina filer är medvetna om eventuella undantag från standardreglerna för arkiveringssystem. Detta kommer att bidra till att alla använder arkivsystemet korrekt och effektivt.
