Fillagringssystemet är en av de viktiga aspekterna för att hantera en snygg kontorsadministration. Bestäm den bästa inställningen för fillagringssystem så att alla som har behörighet att komma åt dokumentet, oavsett om det är någon annan eller dig själv, enkelt kan hitta det dokument du behöver. Ett otillräckligt system gör det svårt för dig att hantera dokument eftersom de ofta är undangömda eller förlorade så att arbetsbänken är full av filer.
Steg
Steg 1. Bestäm fillagringssystemet du vill använda
Oavsett vilket system du väljer, se till att du vet var du ska spara varje dokument, till exempel ordnat i enlighet därmed:
- Alfabet. Detta system är bäst att använda när fillagring sker efter klient-, patient- eller kundnamn.
- Ämne eller kategori. I allmänhet är ett fillagringssystem organiserat efter ämne eller kategori mycket användbart om det hanteras korrekt, men kan vara mycket förvirrande om dokument inte är ordnade.
- Antal eller kronologisk. Det här alternativet är bäst om dokumentet är seriellt eller daterat, till exempel en inköpsfaktura eller betalningskvitto.
Steg 2. Skapa en hängande mapp i fillådan
Den hängande mappen behöver inte tas bort från lådan eftersom den fungerar som en plats för att lägga Manila -kartongmappen. Den här mappen kommer att ingå i den hängande mappen och hämtas vid behov.
Steg 3. Sortera dokumenten i staplar efter kategori
När dokumentbunten når 3-4 cm, dela upp dem i underkategorier. Flera staplar tunna dokument kan kombineras och sedan definiera ett nytt kategorinamn. Välj ett namn som gör det enklare för dig att sortera dokument.
Steg 4. Lägg varje stapel i en manilapappmapp och märk den tydligt
För ett snyggare utseende, använd en mapp som ger plats för att skriva etiketter i mitten, istället för uppradade.
Steg 5. Förvara manilapappmappen i den hängande mappen
Du kan använda en vanlig hängmapp för att lagra tunna buntar med dokument. För att lagra tjocka staplar av dokument eller de som är indelade i underkategorier, använd en hängande mapp med en fyrkantig botten. I det här fallet kan filerna sorteras efter önskemål, men den vanligaste ordningen är alfabetisk.
Steg 6. Märk den hängande mappen enligt etiketten som anges på manilapappmappen
Placera plastetiketten längst till vänster i mappen, såvida du inte måste sätta in mappen i arkivskåpet i vertikalt läge så att mapparna placeras i ordning från vänster till höger, inte framifrån till baksida. Placera i så fall plastetiketten till höger.
Steg 7. Förbered hängande mappar och extra manila kartongmappar så att du kan lägga till mappar om det finns dokument som inte kan grupperas i märkta mappar
Ladda inte för många eller för få dokument i mappen. Fundera på om du behöver ändra mappsetiketter och sortera om eftersom dokument måste grupperas i nya kategorier.
Steg 8. I slutet av året tar du bort alla mappar från arkivskåpet, märker de nya manilapappmapparna enligt kategorin och lägger sedan tillbaka dem i de hängande mapparna
Kontrollera alla filer för att se om det finns dokument som måste kombineras i de mappar som redan finns tillgängliga och spara sedan de andra dokumenten som arkiv.
Tips
Om du vill göra färgglada etiketter skriver du ut dem med en dator eller använder en annan metod för att få mappen att se mer attraktiv ut. Men när du måste göra ändringar, till exempel att lägga till en ny mapp, kan du känna dig förvirrad eftersom det är svårt att välja färger eller att märka dem för hand. Så använd en enkel metod
Varning
- Skapa inte diverse kategorier för dokument som inte kan grupperas i vissa kategorier eftersom denna metod gör att dokument fortsätter att staplas.
- Efter att ha bestämt fillagringssystemet, gör det till en vana att hantera dokument regelbundet. Avsätt tid för att spara filerna på ditt skrivbord varje dag. Frestas inte att lägga dokument i en stor korg eftersom korgen snabbt fylls på och blir en ny hög med filer.
