När vi handlar med företag känner vi ibland att vi måste skicka in ett klagomål eftersom produkten eller tjänsten är otillfredsställande. I den här artikeln förklarar wikiHow hur man skriver brevet.
Steg
Metod 1 av 3: Skriva ett klagomål
Steg 1. Skicka klagomålet till kundtjänsten
På detta sätt är det mer troligt att du får ett svar från företaget eftersom kundtjänstavdelningen ansvarar för att besvara klagomål så att ditt brev kommer att behandlas effektivt och effektivt.
- Ta reda på namnet på kundservicechefen eller företagets direktör och syftet med brevet till honom personligen. Börja brevet med att skriva "Dear Sir/Madam" följt av ditt fullständiga namn. Om du inte vet hans namn, skriv bara "Dear Customer Service Manager".
- Vanligtvis finns adressen till kundtjänstavdelningen på företagets webbplats, broschyrer, annonser eller produktförpackningar.
Steg 2. Fortsätt skriva huvuddelen av brevet
Använd den första meningen för att förklara anledningen till att du skriver brevet och klagar. Ange så många underlag som möjligt, till exempel datum, tid och plats där du fick tjänsten eller köpte produkten tillsammans med relevanta uppgifter, till exempel serienummer och produktmodell.
- Se till att läsaren förstår kärnan i brevet på mindre än 5 sekunder. Så du behöver inte skriva en långdriven introduktion.
- Efter att ha skrivit din hälsning, ge detaljerad information för att förklara problemet du har, men se till att den första meningen uppmärksammar läsaren på ditt klagomål.
- Exempel på den första meningen: "Genom detta brev vill jag lämna in ett klagomål på grund av ett skadat hårtorkmärke _. Denna produkt köptes _ i _ -butiken i Jalan _, Jakarta".
Steg 3. Ange tydligt vilken lösning eller åtgärd du vill ha
Om du begär en produktbyte, återbetalning, produktreparation eller kompensation på något annat sätt, ange detta i andra stycket. Således måste läsaren ge en lösning, istället för att bara skicka ett svarsbrev eller ge ett klyschigt svar.
- Uttryck ditt klagomål med positiva ord som visar att du förväntar dig den bästa lösningen och förblir en lojal kund. Om du ber om återbetalning eller annan form av kompensation och sedan säger att du kommer att vidarebefordra ärendet till en tredje part, är chansen stor att läsaren av brevet inte är intresserad av att tillhandahålla en lösning.
- Om du förväntar dig att företaget ska ta itu med ett större antal frågor, skriv till dem. Men läsare behöver vanligtvis mer tid för att svara på frågor som detta.
- Hota inte med att stämma i första brevet. Detta kan vara den bästa lösningen du vill ha, men den här gången kan du helt enkelt lämna in ett klagomål och vänta på svar.
Steg 4. Bifoga fotokopior av underlag
Se till att du fyller i brevet med fotokopior av underlag, till exempel betalningskvitton, inköpsfakturor, garantikort, checkar eller överföringsbevis och foton eller videor om det behövs. Inkludera relevanta dokument som bilagor till brevet.
- Se till att du skickar fotokopia bifogat dokument, istället för originalet. På det sättet riskerar du inte att förlora viktig information eller dokument om den behöver visas för andra.
- Inkludera bifogade dokument i brevet. Till exempel: "Tillsammans med detta brev bifogar jag en fotokopia av betalningskvittot, hårtorkens garantikort och ett foto av produktens serienummer."
Steg 5. Ställ in en tidsfrist för att lösa problemet
Du måste inkludera ett specifikt datum som tidsfrist för att skicka lösningen till mottagaren av brevet. Detta steg får dig att känna dig lugn och problemet löses snabbare.
- Att ha en tidsgräns minskar risken för att bokstäver går förlorade eller ignoreras, eftersom detta kan orsaka obehag och irritation.
- Ge en realistisk tidsgräns. Vanligtvis räcker det med 1-2 veckor, men du måste ta hänsyn till det aktuella problemet och den förväntade lösningen.
Steg 6. Avsluta bokstaven på ett artigt sätt
Säg tack för hjälpen. För att hjälpa båda parter att känna sig hjälpsamma, dela med dig av hur dina läsare kan berätta för dig så att kommunikationen blir mer effektiv.
Skriv "Wasalam" som en avslutande hälsning om du känner till namnet på mottagaren av brevet. Om inte, avsluta brevet med att skriva "Med vänliga hälsningar". Avsluta inte klagomålet med en informell avslutande hälsning, till exempel "Så är det" eller "Tack"
Metod 2 av 3: Använda rätt stil och format
Steg 1. Skriv ett brev i en artig stil
Du kan vara arg och känna dig orätt, men läsaren av brevet kommer att känna sig kränkt om du använder stötande ord. Skriv brevet på ett artigt sätt och gör inga kommentarer som är hotfulla, arga eller sarkastiska. Tänk på att läsaren av brevet inte nödvändigtvis är ansvarig för de problem som uppstår och han föredrar att tjäna vänliga och artiga kunder, snarare än arg och skylla på andra.
- Kom ihåg att företaget som brevet skickas till inte har för avsikt att göra det svårt för dig. Generellt lägger företaget stor vikt vid kundnöjdhet.
- Du har större chans att hitta en lösning om du behandlar läsaren av ditt brev som en person som är redo att hjälpa, snarare än att anta att han har dåliga avsikter.
- Skriv inte brev när du är upprörd. Vänta tills du känner dig lugn. Om du fortfarande vill skriva ett brev, spara det i 1-2 dagar och läs det sedan igen innan du skickar det. Kanske skrev du ett nytt brev i en mer vänlig stil.
Steg 2. Skriv ett enkelt brev
Kundtjänstpersonal kan få hundratals brev varje dag. Se därför till att du skriver ett tydligt brev så att han kan komma till punkten när han börjar läsa. Bokstäver som är mycket långa eller detaljerade tenderar att få läsaren att vilja sammanfatta innehållet så att de inte förstår vad du verkligen upplever och vill.
- Ge inte långvarig information eller använd hårda ord som kränker andra.
- Se till att du skriver ett klagomål på högst 1 sida eller 200 ord.
Steg 3. Använd en auktoritativ språkstil
Detta steg hjälper dig att förbereda ett brev med effektiva meningar så att läsaren förstår att ditt klagomål ska tas på allvar. Auktoritativt språk spelar en viktig roll när man gör ett allvarligt klagomål, till exempel ett ekonomiskt.
- Auktoritativ språkstil består av olika aspekter, såsom möjligheten att välja rätt ord, kunskap om konsumenträttigheter och företagsförpliktelser och professionella brevskrivningskunskaper.
- Denna aspekt ökar din trovärdighet så att du är mer benägna att få ett positivt svar.
Steg 4. Skriv bokstaven med rätt stavning och formatering
Som föreslagits ovan påverkar ett professionellt formaterat brev hur läsarna svarar på ditt klagomål. Ange datumet för bokstaven i det övre högra hörnet. Hoppa över en rad och skriv mottagarens fullständiga namn eller titel på vänster sida. Skriv företagsadressen på nästa rad. Hoppa över en rad och skriv sedan en hälsning.
- Skriv bokstäver med en dator så att skrivandet blir snyggare och lättare att läsa. Om du måste skriva för hand, se till att din skrift är snygg, fri från ränder eller bläckfläckar och läsbar.
- För signaturen, förbered några tomma rader under "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar". Inkludera ditt fullständiga namn i tydlig skrift under signaturen för enkel läsning.
- Skriv snygga bokstäver med rätt mellanrum, och alla stycken är nästan lika långa.
Steg 5. Kontrollera stavning och grammatik
Ditt klagomål kan ignoreras om det finns stavnings- och grammatiska fel. Dags att kontrollera stavningen med en dator innan bokstaven skrivs ut. Låt den andra personen läsa brevet innan du skickar det.
Metod 3 av 3: Uppföljning av bokstäver
Steg 1. Vänta tills den angivna tidsgränsen löper ut
Var tålmodig och vidta inga åtgärder förrän angiven tidsgräns. Om det inte finns något svar kan du ringa eller mejla för att fråga om ditt brev har mottagits eller inte. Var inte fördomsfull mot mottagaren av brevet.
Om du inte har fått ett svar på brevet eller om svaret är otillfredsställande, lämna klagomålet till någon i en högre position
Steg 2. Skicka ett brev till en högre tjänsteman
Om du inte får en lösning efter att ha kommunicerat med kundtjänstdirektören, hitta någon i en högre position och skriv till honom eller henne. När du skickar ett brev till en högre tjänsteman, oavsett om det är från personal till arbetsledare till direktör till biträdande direktör till direktör, bifogar du den senaste korrespondensen. Således får den som tar emot brevet fullständig information med den senaste statusen och förväntas kunna ge den bästa lösningen på kort tid.
- Som ett första steg är det en bra idé att lämna in ett klagomål till kundtjänstavdelningen, istället för att gå direkt till presidenten. Kundtjänstpersonal har en bättre förståelse för hur klagomål hanteras och brev som riktas till direktören skickas vanligtvis tillbaka till denna avdelning.
- Om du går förbi kundserviceavdelningen kanske ditt klagomål inte behandlas.
- Om du klagar till direktören eller verkställande direktören, se till att du skriver ett brev med mycket tydlig, kortfattad och systematisk information eftersom han eller hon inte vet vad som hände i förväg.
Steg 3. Kontakta en advokat om du vill vidta rättsliga åtgärder
Advokater förstår hur man väcker talan genom domstolarna. Kom ihåg att den här metoden borde vara det sista alternativet. Ett klagomål som direkt diskuterar juridiska kanaler gör att brevets innehåll är osympatiskt och din begäran om ersättning avslås. Det kan vara, detta steg är självförstörande om ditt hot reageras.
Tips
- Se till att du anger ditt namn, hemadress, e -postadress och telefonnummer (hem, arbete, mobiltelefon). Be dessutom läsaren av brevet att tillhandahålla kontaktinformation så att båda parter kan fortsätta att kommunicera om hur klagomålet löser sig.
- Läs brevet igen innan du skickar det och var positiv genom att tillhandahålla korrekt och verifierbar information.
- Att göra ett klagomål via post är mer effektivt än via e -post, fax eller skrivning på företagets blogg/webbplats. Många företag prioriterar klagomål som skickas in genom officiella brev.
- Spara kopior av all korrespondens och notera det datum brevet skickades.
- Innan du skriver ett brev, ta dig tid att reflektera över vad som hände. Efter att ha tänkt på det är du redo att skriva ett brev när du vet vilken lösning du vill ha och hur du gör en förfrågan.
- Om du vill klaga på någon, tala om deras nedslående beteende. Kritisera inte företaget grundligt. Om du motsätter dig företagspolicy, kritisera inte e -postläsaren eller hanteringen. Beskriv problemet och önskad lösning.
- Utnyttja webbplatser som öppnar möjligheter för konsumenter att lämna in klagomål och ta reda på om det finns köpare som har haft problem med vissa företag. Vi rekommenderar att du förvarar en fil med konsumentklagomål som skickas in via denna webbplats.
- Skicka inte brev från vittnen som har legaliserats. Om du vill lösa frågan i domstol, se till att du behåller vittnets uttalande och namn. Tänk på att domstolsavgifter vanligtvis är mycket höga. Vi rekommenderar att du gör ett informellt avtal eller genom skiljedom.
- Kritisera inte företaget. Kom ihåg att du vill få ersättning eller en lösning. Detta förverkligas inte om du attackerar läsaren av brevet. Om du vill skriva ett brev i en högre ton, undvik den passiva rösten, använd en direkt och beskrivande språkstil. Säg till exempel att du är”förlorad” eller”svår” som ett resultat av detta problem, istället för att helt enkelt”känna dig besviken”.
