Ett anställningsintyg (eller anställningsbevis) är en formell korrespondens som vanligtvis skrivs av en arbetsgivare till den begärande parten, i syfte att validera arbetstagarens arbetshistorik. Ett anställningsintyg krävs vanligtvis för att ansöka om lån, hyra en fastighet, söka ett nytt jobb eller av andra skäl för att verifiera arbetshistoriken. När du skriver ett anställningsbevis ska du förklara vem du är, ge en ärlig sammanfattning av de anställdas arbetsuppgifter och verifiera jobbet. Detta certifikat måste använda professionellt brevpapper och tillhandahålla kontaktinformation och signatur. Läs instruktionerna nedan för att ta reda på hur du gör ett komplett och korrekt anställningsintyg.
Steg
Del 1 av 2: Förberedelse för att skriva ett anställningsbevis
Steg 1. Fundera över varför du skriver ett anställningsintyg
Innehållet och tonen i bokstavets språk beror på mottagaren. För finansinstitut, använd en professionell språkton och inkludera ekonomisk information (t.ex. löner, provisioner, höjningar och bonusar). Å andra sidan, om du skriver ett anställningsbevis för en anställd som söker ett nytt jobb, kan språktonen vara mer informell och du kan inte inkludera ekonomisk information.
Genom att förstå dess syfte och omfattning kan du skriva ett brev som passar mottagarens behov
Steg 2. Fundera över vem som ska skriva det
Normalt skrivs ett anställningsbevis av en arbetsledare. I denna situation kommer arbetstagaren att be dig som arbetsgivare att skriva ett anställningsbrev för specifika ändamål. Å andra sidan kan anställda skriva ett anställningsbrev för sig själva. I den här situationen kommer du som medarbetare att skriva det själv och sedan be chefen att skriva under eller ändra det efter behov. När det är möjligt bör arbetsgivaren skriva det för den anställdes räkning, inte tvärtom.
- Om du är chefen som skriver brev till anställda kan du strukturera dem enligt dina egna specifikationer och styra meddelandena i dem. Dessutom, som arbetsgivare, anses brevet du skriver vara äkta och ärligt. Det största hindret är dock den tid det tar. Som chef har du naturligtvis ett hektiskt schema, medan utarbetandet av detta brev kommer att ta tid. På grund av detta är anställningsbevis vanligtvis korta och koncisa så att du inte slösar för mycket tid, särskilt om du redan har gjort det.
- Om du är en anställd som skriver själv kan du bestämma vilken information du ska vidarebefordra till mottagarna och inte behöver hitta tid för att dela idéer med din chef. Dessutom belastas chefen inte heller av den tid som måste ges för att skriva det (om du skriver det själv kan chefen vara glad eftersom han inte behöver göra det själv). Chefen måste dock alltid skriva under och det finns en möjlighet att han kommer att vara ovillig att göra det efter att ha läst innehållet i ditt brev. Om så är fallet bör du antingen skriva om det eller övertala honom att skriva det själv åt dig.
Steg 3. Samla in nödvändig information
När du känner mottagaren och vem som ska skriva brevet måste du samla in den information som krävs i brevet.
- Om du är chef, prata med medarbetaren för att se vad han eller hon vill ha med. Diskutera vem mottagaren är, vad syftet med brevet är, vilka specifikationer som måste inkluderas och när det ska skickas.
- Om du är anställd och skriver brevet själv, finns all information som behövs redan, men du bör prata med din chef först och fråga vilken typ av brev han eller hon förväntar sig. Detta säkerställer att du skriver ett brev som överensstämmer med arbetsgivarens specifikationer och får hans signatur.
Del 2 av 2: Skriva anställningsintyg
Steg 1. Använd företagets brevpapper
Skriv ett anställningsintyg på företagets officiella brevpapper. Om du är chef är det här papperet gratis att använda. Om du är anställd, fråga först om du kan använda dem. Företagets officiella brevhuvud kommer att intyga ditt brev och få mottagaren att tro på dess innehåll.
Om du inte har ett officiellt brevhuvud kan du använda en dator för att skapa brevhuvuden. Rubriken bör innehålla företagets namn, adress, telefonnummer och e -postadress. Ge också information om författaren till brevet (och titeln) och datumet då brevet skrevs
Steg 2. Adressera brevet till mottagaren så specifikt som möjligt
Om du känner till mottagarens namn, rikta det direkt till den berörda personen. Om du inte vet vem som ska läsa det, vänd dig till organisationen med en ämnesrad som beskriver innehållet i brevet.
- Om du till exempel känner till mottagarens adress och namn skriver du det precis under rubriken. Följ den med en lämplig hälsning, till exempel "Dear [Mr. Sudirman]."
- Om du inte vet vem brevet är riktat till, skicka det till lämplig avdelning med en ämnesrad som beskriver innehållet i brevet. Till exempel, för ett brev till ett finansinstitut i syfte att få ett lån, kan du skicka ett brev till din lokala filial med ämnesraden "Personalbeskrivning för låneansökan". Följ upp med en hälsning som "Till vem berörda".
Steg 3. Beskriv vem du är
I första stycket, förklara vem du är och syftet med att skriva brevet. Ange din position, tjänstgöringstid och hur länge du har känt den anställde som begärt certifikatet. Om du är en anställd som skriver själv, fortsätt skriva som om brevet kom från din chef eftersom det är han som ska skriva under det.
Till exempel, "Jag heter Budi Jatmiko och är biträdande chef för marknadsföring och försäljning på PT. ABC. Jag har arbetat på PT. ABC i 12 år och har känt den här medarbetaren i sju år. Under de senaste tre åren har jag varit den anställdes direktör."
Steg 4. Ange verifiering
I nästa stycke i innehållet sammanfattas den anställdes jobb, inklusive datum för anställningens början, titel, om jobbet är tillfälligt eller permanent, och om arbetstagaren fortfarande arbetar där. Detta stycke ger ekonomisk information om anställda vid behov.
- Till exempel, "Detta brev är en bekräftelse på att den anställde verkligen arbetar här. Han har arbetat på PT. ABC i sju år sedan den 7 september 2003. Han har tjänsten som biträdande försäljningsdirektör, som är en tillsvidareanställning på PT. ABC. Fram till den 7 januari 2011 arbetar han fortfarande med den tjänsten på PT. ABC."
- Ett annat exempel: "Detta brev bekräftar att den anställde arbetat på PT. ABC i sju år. Den berörda arbetade på PT. ABC från den 7 september 2003 till den 7 januari 2011. Han hade tjänsten som biträdande försäljningsdirektör på PT. ABC.. Han arbetade som fast anställd i sju år på PT ABC med en lön på 35 miljoner IDR per månad."
Steg 5. Sammanfatta medarbetarens arbetsuppgifter
Detta stycke beskriver den anställdes arbetsuppgifter, som är mycket nödvändiga i anställningsintyget för anställda som söker andra jobb. Även om anställningsintyget inte är ett rekommendationsbrev är det inget fel med att inkludera en positiv bedömning av den anställde. Denna ytterligare information kommer att förbättra ditt rykte som arbetsgivare och hjälpa anställda att hitta nya jobb, egendom eller lån.
Till exempel, "Arbetet för en anställd på PT. ABC är följande: Ansvarig för radiatorförsäljning i Bogor -området och dess omgivningar. Han innehar en chefsposition och ansvarar för att motivera ett team på sju till nio personer. Han måste se till att kundnöjdhet, lösa kundklagomål och rapportera utvecklingen av försäljningen var tredje månad till huvudkontoret."
Steg 6. Undvik känslig eller olaglig information om anställda
Det finns bestämmelser om vad som kan ingå i anställningsreferenser och andra uttalanden till potentiella arbetsgivare. Det finns en bestämmelse om att du endast får inkludera information om anställda med relevant tillstånd. Det finns också en regel om att du kan avslöja all information om den anställde i fråga så länge det är ärligt och i god tro. Innan du avslöjar känslig information, se till att du kontrollerar vad som är acceptabelt och lämpligt att inkludera, enligt social lämplighet och tillämplig lag.
Steg 7. Ange din kontaktinformation
Det sista stycket bör innehålla din (arbetsgivares) kontaktinformation. Denna information krävs om mottagaren har några frågor. Se till att mottagaren kan kontakta dig.
Till exempel, "Om du har några frågor eller behöver mer information, kontakta mig gärna på (021) 21215555 eller på [email protected]."
Steg 8. Signera och skicka
När brevet har skrivits avslutar du det med en avslutande hälsning, signerar det och ger det till den anställde som begärde det eller skickar det själv till mottagaren.
- Stäng brevet med hälsningen "Med vänliga hälsningar".
- Lägg din signatur, tillsammans med ditt fullständiga namn och position.
- Lägg till en officiell eller verifieringsstämpel som vanligtvis används av företag för denna typ av brev.
Tips
- Vissa visumansökningsförfaranden kräver att du skriver ner den position som den anställde kommer att inneha om visum beviljas. Du kan behöva förklara vikten av arbetet för den anställde som ansöker om visum.
- Vissa arbetsgivare ber arbetstagaren att skriva ett brev, som han eller hon sedan kommer att skriva under. Om du ber anställda att skriva sina egna, läs dem noggrant innan du skriver under.
- Vissa företag har en specifik person som är tilldelad att göra jobbverifiering, och det finns också företag som har en specifik mall. Om du är osäker, kontakta personalavdelningen.
Varning
- Ange ekonomisk information endast när den anställde begär det. Om du är anställd och själv skriver brevet kan du ange så mycket information som behövs.
- Ange inte personlig information om anställda om de inte tillåter det.
- Om den anställde som begärde anställningsintyget inte längre arbetar med dig, ange inte skäl för att lämna, även om det inte finns något ärende eller problem.
