Flödesscheman är ett idealiskt verktyg för att bryta svårförståliga processer i en uppsättning enkla koncept. Genom att skapa rätt flödesschema balanseras den information som behövs för att förmedla den och den lätthet som den kan förmedlas med. Följ den här guiden för att skapa ett flödesschema i Excel och Word.
Steg
Metod 1 av 3: Designa ett koncept
Steg 1. Skriv ner kärnbegreppet
Nyckeln till ett framgångsrikt flödesschema är att det är lättläst. Se till att kärnbegreppen skrivs ner och att utvecklingen mellan begreppen förklaras i enkla steg.
Se till att du har en distinkt slutpunkt på diagramplanen. Detta kommer att göra diagrammet lättare att läsa
Steg 2. Bestäm om du väljer standard- eller swimlane -format
Standardflödesscheman bryter ner processer enligt nyckelbegrepp och nödvändiga åtgärder. Om du har flera grupper inblandade i processen på ett flödesschema kan ett swimlane -format hjälpa till att indikera vem som ska göra det. Varje steg i flödesschemat placeras i ett "Lane" (aka path) gruppen som ansvarar för att slutföra uppgiften (marknadsföring, försäljning, HR, etc.).
- Swimlane har vanligtvis ett horisontellt eller vertikalt format. Utgångspunkten är diagrammens övre vänstra hörn.
- Swimlane kan vara svårt att designa om det finns flera koncept som måste resa fram och tillbaka mellan avdelningar. Detta kommer att förstöra diagrammet.
Steg 3. Skapa ett flödesschema
Innan du börjar designa ett flödesschema med programvara, rita det på ett papper. Placera utkastet från början och expandera diagrammet under det.
- De flesta flödesscheman fungerar på grundläggande binära principer. Vid den tidpunkt då variationprocessen inträffar, får läsaren en Ja eller Nej -fråga (aka ja eller nej). Svaret leder guiden till rätt koncept.
- Använd olika former för att representera olika typer av begrepp eller beslut. Att lägga till visuella signaler hjälper till att läsa och förstå.
Steg 4. Isolera komplexa processer
Om flödesschemat blir för tätt delar du delprocesserna i ett nytt flödesschema. Lägg till rutan som en delprocessreferens i det ursprungliga flödesschemat och låt läsaren återvända när den går igenom det utökade avsnittet.
Metod 2 av 3: Skapa ett flödesschema i Excel
Steg 1. Gör ett rutnät
Excel -kalkylblad formateras som standard för att ha celler som är bredare än de är höga. För att göra det enhetligt, ställ in cellstorleken till kvadrat. För att göra detta, klicka på knappen Välj alla celler i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet.
- Högerklicka på varje kolumnrubrik och välj Kolumnbredd på menyn. Ange 2.14 i fältet och tryck på Enter. Detta kommer att göra alla celler till en perfekt kvadrat.
- Aktivera Snap to Grid från Align -menyn på fliken Layout eller Sidlayout. Detta gör att det skapade objektet ändrar storlek så att det passar in i rutnätet och skapar en enhetlig form.
Steg 2. Justera marginalerna
Om du exporterar kalkylbladet till Word eller ett annat program, se till att marginalraderna är inriktade. Använd menyn Marginaler på fliken Sidlayout eller Layout för att justera marginalerna så att de matchar diagramexporterande programvara.
Du kan justera dokumentets orientering (stående eller liggande) med hjälp av menyn Orientering på fliken Layout. Ett flödesschema som går från vänster till höger ska vara i liggande format
Steg 3. Skapa formen
Klicka på fliken Infoga och välj menyn Former. Välj den form du vill skapa och rita sedan storleken på rutan med musen. När du har skapat en form kan du ändra dess färg och linjestil med verktygen på fliken Format som öppnas.
Steg 4. Lägg till text
För att lägga till text i en form, klicka på mitten av formen och börja skriva. Du kan ställa in teckensnitt och stil på fliken Hem. Se till att texten är kort och koncis och se till att den är lättläst.
Steg 5. Anslut alla former
Öppna menyn Former från fliken Infoga. Välj den linjestil som bäst passar dina behov. För musen över den första formen. Du kommer att se en liten röd ruta visas i slutet som anger var linjerna kan anslutas.
- Starta raden i den röda rutan och dra den till den andra formen.
- Röda rutor visas på den andra formen. Placera slutpunkten på raden i en av rutorna.
- Alla former är nu anslutna. Om du flyttar formen förblir linjerna anslutna och justeras till rätt vinkel.
- Lägg till kommentarer på anslutningsraden genom att ange textrutan, tillgänglig på fliken Infoga.
Steg 6. Ladda ner en mall
Istället för att skapa ett flödesschema från grunden kan du använda en mängd olika Excel -mallar och guider som är tillgängliga gratis eller betalas på internet. De flesta av dessa mallar sparar tid på kartläggning.
Metod 3 av 3: Skapa ett flödesschema i Word
Steg 1. Sätt in en duk
Det enklaste sättet att skapa ett flödesschema i Word är att först skapa en duk. Med en duk är du friare att arbeta med att rita former och tillåter vissa funktioner som normalt inte är tillgängliga, till exempel att ansluta linjer.
Klicka på fliken Infoga. Välj menyn Former och klicka sedan på Ny ritduk längst ner på menyn. En prickad kanvaslinje visas i ditt dokument. Du kan justera dukstorleken genom att ändra dess vinkel
Steg 2. Aktivera rutnätet
Med ett rutnät kan du skapa en enhetlig form. För att aktivera den, klicka på duken för att göra den aktiv. Klicka på Justera på fliken Format och välj sedan rutnätinställningar. Markera rutorna för att visa rutlinjer och justera former.
Steg 3. Skapa formen
På den aktiva duken väljer du fliken Infoga och klickar på menyn Former. Välj den form du vill lägga till. Använd musen för att rita en form av önskad storlek. När du har skapat en form kan du ändra dess färg och linjestil med verktygen på fliken Format som öppnas.
Steg 4. Lägg till text
Om du vill lägga till text i en form i Word 2007 högerklickar du på den och väljer Lägg till text från menyn. För Word 2010/2013 klickar du bara på formen och börjar skriva i den. Du kan ställa in teckensnitt och stil på fliken Hem.
Steg 5. Anslut formerna
Öppna menyn Former från fliken Infoga. Välj den linjestil som bäst passar dina behov. För musen över den första formen. Du kommer att se små rutor visas i ändarna som anger var linjerna kan anslutas.
- Starta en rad inuti rutan och dra den sedan till den andra formen.
- Små rutor visas vid kanterna av den andra formen. Placera slutpunkten på raden i en av rutorna.
- Alla former är nu anslutna. Om du flyttar formen förblir linjerna anslutna och justeras till rätt vinkel.
- Lägg till kommentarer på anslutningsraden genom att ange textrutan, tillgänglig på fliken Infoga.
