Skriftliga policyer och rutiner beskriver organisationens riktlinjer, regler, fokus och principer. I allmänhet ingår policyer och procedurer i manualer som skapats för anställda. Hur man skriver affärspolicyer och rutiner beror på företagets mål.
Steg
Del 1 av 5: Skisserade affärsmål
Steg 1. Gör en lista med mål
Som chef eller företagare känner du till företagets mål. Tänk på saker som säljmål, medarbetar- och ledningsmål och den affärsposition du förväntar dig att bli under de närmaste åren.
- Försök att sätta upp mål som inte bara är specifika, utan också uppnåbara och värda att sträva efter. Ange till exempel ekonomiska mål som är inom räckhåll och sätt upp mål för medarbetarnas prestationer som kan uppnås genom att följa de policyer och procedurer som du kommer att ställa upp.
- När du har satt dina mål, se till att du är redo att engagera dig som företagare eller chef. Att sätta upp mål är ett viktigt första steg i utvecklingen av policyer och förfaranden. Då är det inte mindre viktigt att följa.
Steg 2. Skriv ner en lista över jobb och procedurer
Tänk på de dagliga händelserna och uppgifterna i ditt företag. Skriv ner varje jobb som måste slutföras varje dag så att verksamheten går smidigt.
Tänk på följande: Vilka uppgifter kräver formell beskrivning eller riktning? Vilka förfaranden måste utföras konsekvent på samma sätt? Istället för att fokusera på manuellt arbete som inte kräver mycket instruktion, fokusera på större uppgifter
Steg 3. Lista eventuella problem och lösningar
Policyer görs för att se till att allt går smidigt och att anställda och chefer har prestandakrav. Tänk på problemen som kan uppstå om det inte finns någon policy. På så sätt kan du tänka på den politik du behöver.
När du tänker på ett potentiellt problem, leta efter en snabb översikt över hur du löser eller åtgärdar problemet. Tänk på frågor kring den dagliga affärsverksamheten, till exempel ekonomi, interaktioner mellan anställda och kunder och medarbetares beteende och attityder
Del 2 av 5: Skriva affärspolicyer
Steg 1. Lista policykategorierna
Efter att ha övervägt de olika möjliga frågorna som måste lösas med policyn, tänk på kategorierna för varje. Använd till exempel kategorier som säkerhet, schemaläggning, beteende, lön, förmåner, semester eller ledighet och diskriminering.
Senare när du sammanställer manualen hjälper de policyer som redan är indelade i kategorier dig att organisera manualen och dess avsnitt. Kategorier hjälper dig också att bestämma vad som är viktigast och kan dela upp dem mer detaljerat
Steg 2. Använd konturformatet för att dela upp de olika policyn under varje kategori
Med mallen kan du gräva djupare i aspekter av varje policy eller kategori och lägga till villkor och specifikationer under tiden. Använd siffror för att sortera varje sektion eller kategori.
Börja med en kort kontur. Efter att ha skrivit ner alla de första idéerna kan du gå tillbaka till konturen och lägga till eller förlänga när du ändrar
Steg 3. Tänk på lämpliga konsekvenser för policyöverträdelser
Policys gör det möjligt för företag att fungera korrekt och fungerar också som standarder som anställda och ledning måste följa. Policyer fungerar också som skriftliga dokument som beskriver hur man hanterar policyfrågor eller kränkningar. Detta är särskilt viktigt när och om det behövs åtgärder för att lösa problemet.
När de skrivs i officiella dokument kan policyn täcka de lagliga rättigheterna och skyldigheterna för anställda och företaget. Policyn innehåller information om anställningsrättigheter för personer med funktionshinder, skatter och förbud mot diskriminering och trakasserier på arbetsplatsen. Se till att du anger informationen enligt gällande lag
Steg 4. Skapa en tydlig policy för uppsägning
Om du måste avskeda en anställd för brott mot en policy är det denna skriftliga policy som kommer att tjäna som bevis om den anställde anser att han blev orättvist avskedad. Se till att du ägnar ett avsnitt åt att diskutera reglerna för uppsägning.
Du bör också skapa en anställningspolicy. Till exempel bakgrundskontroller innan en kandidat anställs, eller en provanställningstid efter att en anställd rekryterats och innan han blir tillsvidareanställd. Se till att du skapar och beskriver tydliga termer
Steg 5. Använd tydligt aktivt språk
Skriv alla policyer tydligt på ett sådant sätt att de inte missförstås eller missförstås. Om det finns en annan tolkning, överväg att skriva om den på ett annat språk.
Skriv till exempel inte "Ytterligare sjukfrånvaro kan beviljas under vissa omständigheter." Skriv istället "Ytterligare sjukfrånvaro godkänns endast med uttryckligt tillstånd från jourhavande chef"
Del 3 av 5: Skrivförfaranden
Steg 1. Bestäm vilka jobb som kräver detaljerade procedurer
Alla jobb eller incidenter kräver inte detaljerade instruktioner. Prioritera uppgifter eller procedurer som måste göras konsekvent, till exempel löner eller schemaläggning.
När du beslutar om vilka förfaranden som kräver detaljer, överväg följande frågor: Var förfarandet långt eller komplicerat? Vad är konsekvenserna om det uppstår ett fel vid implementeringen? Har några viktiga förändringar genomförts på senare tid? Kräver detta förfarande viktiga eller omfattande dokument? Är anställda ofta förvirrade av proceduren?
Steg 2. Samla in den information som behövs för varje procedur
Innan du beskriver proceduren måste du känna till alla steg och deras aspekter. Tänk på medarbetarfrågor som har dykt upp och eventuella problem du kan ha stött på.
Även om du har all information måste du fortfarande hålla dig till grunderna i själva proceduren. Fundera över vad läsare eller anställda behöver för att förstå och genomföra proceduren
Steg 3. Använd all information för att skriva ett tydligt förfarande
Använd det aktiva språket. Försök att undvika långa och överflödiga ord. Se till att du inte använder språk som är svårt att förstå, inklusive jargong som anställda kanske inte kan.
Till exempel, i stället för att skriva, "Personal sönderdelade lönekvitton måste förvaras i den finansiella filen", använd följande språk "Behålla sönderrivna lönekvitton i den ekonomiska filen."
Del 4 av 5: Förstå laglighet
Steg 1. Ange ett avsnitt om politiken mot diskriminering
Alla företagare måste följa den politik mot diskriminering som har fastställts av regeringen. Se till att du inkluderar information om policyn tillsammans med förväntningar på att alla anställda följer den.
Information om lika sysselsättningsmöjligheter bör också ingå i policyn, liksom lagen om rätten att arbeta för personer med funktionsnedsättning och politiken för trakasserier
Steg 2. Se till att din policy är laglig
Du måste se till att alla policyer som upprättas är rättvisa och i enlighet med lagen. Det finns många resurser du kan använda för att ta reda på om din policy överensstämmer med gällande lag.
Du kan också be juridisk rådgivare att studera de policyer du utarbetade innan du applicerar dem på anställda. Som företagare är det mycket fördelaktigt att ha en juridisk rådgivare som du kan rådfråga regelbundet
Steg 3. Be anställda att underteckna utkast till policyer och förfaranden
Nya medarbetare bör uppmanas att godkänna och underteckna policydokumenten och förfarandedokumenten och förses med en kopia som referens. Dessutom måste alla ändringar undertecknas av alla anställda. Detta för att säkerställa att de alla är bundna av policyn om det skulle finnas några rättsliga åtgärder som ska vidtas av båda parter i framtiden.
Mindreåriga kan inte lagligt ingå kontrakt. Om du anställer anställda under 18 år, se till att de har skriftligt tillstånd från en vårdnadshavare att ingå ett kontrakt eftersom föräldern eller vårdnadshavaren lagligt kan säga upp avtalet
Del 5 av 5: Sammanställning av manualen
Steg 1. Ordna informationen i en logisk ordning
Börja med de större punkterna, följ sedan med de mindre. Till exempel, istället för att börja med ersättningskategorin, starta handboken med anställningsförfarandet eller behörighetskategorin.
- Överväg att öppna en manual med en beskrivning av företagets mål som du skisserade tidigare. Skriv ett tydligt, enhetligt stycke eller två som sammanfattar manualen, vad anställda kan förvänta sig av företaget och vad företaget förväntar sig av anställda.
- Använd konturen för att skapa underkategorier i manualen. Gör en innehållsförteckning när du är klar så att varje information är lätt att hitta.
Steg 2. Använd en bild, diagram eller diagram
Det finns människor som är mer visuella så diagrammen, diagrammen eller bilderna i manualen kan hjälpa olika typer av anställda att förstå begrepp. Bilder kan förenkla procedurer och policyer.
Du kan till exempel skapa ett diagram eller en tabell som listar olika titlar och deras uppgifter. Du kan också använda en tabell med frågor och svar som anställda kan använda som referens om det behövs
Steg 3. Ge handböcker för alla anställda att enkelt komma åt
Helst får nya medarbetare en kopia av manualen när de anställs, och gamla medarbetare får en ny kopia när det sker en översyn. Överväg att låta alla anställda underteckna ett kontrakt som anger att de förstår alla punkter som beskrivs i manualen och godkänner det.
