Beredskapsplaner, som är mer kända som beredskapsplaner, är mycket användbara för att förutse händelser som leder till att den operativa verksamheten upphör. Vid hanteringen av organisationen kan olika risker faktiskt uppstå från tekniska störningar (t.ex. dataförlust) till naturliga händelser (t.ex. översvämningar). Därför måste varje organisation utveckla en effektiv beredskapsplan för att vara beredd att hantera olika negativa händelser.
Steg
Del 1 av 3: Förutse olika risker
Steg 1. Förbered dig innan du utvecklar en beredskapsplan
Huvudsyftet med att utarbeta en beredskapsplan är att upprätthålla kontinuiteten i organisationens operativa verksamhet vid en katastrof.
- Definiera först en formell policy som anger att organisationen måste utveckla en beredskapsplan.
- Gör en plan som är enkel och praktisk. Använd ord som är lätta att förstå och ge riktlinjer som är enkla att tillämpa av läsaren eftersom denna plan måste utföras av all personal i organisationen.
- Bestäm de specifika skälen för vilka du måste göra en beredskapsplan. Tänk på indikatorer som fungerar som riktmärken för att bestämma ett framgångsrikt genomförande av en beredskapsplan så att organisationen kan fortsätta sin verksamhet som vanligt. Bestäm de operativa aktiviteter som spelar en viktig roll för kontinuiteten i ditt företag.
Steg 2. Skapa en beredskapsplan genom att svara på tre viktiga frågor
Att skapa en plan som kan svara på alla tre av dessa frågor är ett sätt att se till att du inte missar en enda aspekt att tänka på.
- Vilka händelser kan inträffa?
- Vilka åtgärder kommer vi att vidta för att åtgärda det?
- Vad behöver vi göra för att förbereda oss?
Steg 3. Ta reda på vilka risker din organisation sannolikt kommer att ställas inför
Att bestämma de risker som kan uppstå är en av de viktiga aspekterna vid utarbetandet av en beredskapsplan. Processen kommer dock att vara annorlunda beroende på situationen och tillståndet för varje organisation. Du bör också ta hänsyn till omständigheterna i din egen organisation när du bestämmer risker. Beredskapsplaner behövs för att förutse affärsrisker i form av:
- Naturkatastrofer, till exempel översvämningar, orkaner och torka. Andra risker: finansiella kriser, arbetsolyckor, personalproblem (t.ex. en organisationsledares död eller anställdas strejk), dataförlust, kaos i ledningen och produktproblem (t.ex. defekta produkter).
- Fokusera på att utarbeta planer på aspekter av ledning, kommunikation, ekonomi, samordning, logistik och teknisk problemlösning.
- Tekniska problem möts vanligtvis av teamet som hanterar kommunikationsinfrastrukturen. Du måste överväga risken att förlora data eller kunder.
Steg 4. Överväg risker enligt prioritet
Bestäm riskvärdet baserat på storleken på risken för att risken uppstår. I allmänhet kan beredskapsplaner inte förutse alla risker eftersom chansen att inträffa inte är densamma. Försök att ta reda på de risker som har störst chans att hända och som i hög grad kommer att påverka den operativa verksamheten.
- Fokusera på händelserna med de dödligaste konsekvenserna. Skriv ner alla händelser som påverkar verksamheten och tilldela ett betyg från 1 till 10. Tänk på effekterna av var och en av dessa händelser, till exempel: motorbränder har ett lägre betyg än fabriksbränder.
- Därefter bestämmer du betyget baserat på riskfrekvensen. Till exempel: ge 1 betyg för en risk som uppstår en gång i månaden och 10 för en risk som uppstår var 100: e år. Multiplicera de två siffrorna för att få en totalpoäng som visar riskens storlek och dess inverkan på organisationen.
- Utveckla en beredskapsplan som börjar med evenemanget med högst poäng. Förbered lösningar för att förutse dessa händelser. Dessutom kan du förbättra arbetsprocesser för händelser med låga poäng. Grundläggande aspekter som säkerställer kontinuiteten i organisationens verksamhet måste ha högsta prioritet, till exempel: hantering av kassaflöde, utveckling av marknadsandelar och förbättring av medarbetarnas prestanda.
Del 2 av 3: Definiera flera scenarier
Steg 1. Bestäm scenariot för händelsen med högst risk
För att utveckla en effektiv beredskapsplan, definiera realistiska scenarier för varje risk. Skapa en specifik ram för att förutse vilken inverkan det skulle få om den högsta risken inträffade.
- Du kan bestämma effekten efter att ha sammanställt scenariot noggrant. Tänk på den största effekten av varje scenario i detalj.
- Från ett scenario, förbered flera versioner av planen med graderad påverkan intensitet, till exempel: mild påverkan, måttlig påverkan och allvarlig påverkan.
Steg 2. Gör ett schema för genomförandet av planen enligt scenariot
Bestäm vilken personal som är ansvarig för vilka åtgärder och när. Förbered också en uppdaterad lista eller kontaktlista och bestäm vem som ska lämna aviseringar.
- Förbered ett schema så att all ansvarig personal vet vad de måste göra den första dagen eller under den första veckan. Utveckla ett specifikt schema för varje scenario.
- Gör ett schema enligt scenariot för att förutse uppkomsten av hinder i olika aspekter av organisationen, till exempel när det gäller arbetsmöjligheter (infrastrukturbegränsningar), organisation (det finns inget varningssystem för nödsituationer eller ett skickligt svarsteam) och institutioner (till exempel brist på finansieringskällor eller partners externa affärer). Bestäm vilken personal som ska ansvara för vissa aspekter.
Steg 3. Tänk på de viktigaste faktorerna för att få ditt företag igång igen
Diskutera detta i detalj genom att göra en genomgång av kapacitet och sårbarheter inom organisationen. Har organisationen tillräckliga möjligheter att ta itu med eller ta itu med varje risk?
- Till exempel: en katastrof som kan inträffa är en översvämning eftersom flodvattnet rinner över och översvämmar bostäder vid flodens stränder. Dålig infrastruktur kan utlösa sårbarhet och tillgången på kvalificerad personal är en organisatorisk kapacitet.
- Gör en ärlig resursbedömning. Bestäm vad som behöver ändras eller minskas på grund av begränsade resurser? Utför analys för att bestämma effekterna på affärsverksamheten så att du kan bestämma de åtgärder som måste vidtas så att organisationen fortsätter att fungera och kan uppnå sina mål.
Steg 4. Bestäm hur du minskar risken
Efter att ha gjort en beredskapsplan, luta dig inte tillbaka och hoppas att inget dåligt händer. Ta olika steg för att minska risken och vidta förebyggande åtgärder.
- Ta reda på om det finns kollegor som är villiga att hjälpa. Finns det lokala resurser som kan användas i händelse av en katastrof? Finns det grannar som är villiga att hjälpa?
- En effektiv beredskapsplan kan avslöja olika aspekter som behöver förbättras så att en plan som ursprungligen var mycket användbar nu kanske inte behövs längre.
- Till exempel: du inser behovet av försäkringsskydd eller utför en katastrofhanteringssimulering. Installera ett datasäkerhetskopieringssystem för att förhindra dataförlust. Gör en plan för varje scenario.
Del 3 av 3: Genomförande av en beredskapsplan
Steg 1. Kommunicera beredskapsplanen till alla anställda
Du måste informera beredskapsplanen till alla nivåer i organisationens ledning så tidigt som möjligt innan en nödsituation inträffar.
- Förklara varje personals roller och ansvar så att de inte blir förvirrade när denna plan måste genomföras för att förhindra panik.
- Ge användbar utbildning så att varje personal kan uppfylla ansvar enligt plan. Utför nödvändiga simuleringar och gör justeringar efter att observationer har gjorts.
Steg 2. Testa din plan
Utför testning i fyra steg för att bli mer effektiv och effektiv. Om det finns problem eller konflikter mellan avdelningarna, justera planen och testa igen.
- Håll möten med högre personal. Låt honom ställa in datum och tid för mötet för att göra en fullständig översyn av beredskapsplanen och uppskatta de människor som har gjort jobbet till slutet.
- Håll möten mellan avdelningar för att granska avdelningsplaner. I detta skede måste du allokera resurser och identifiera nya konflikter.
- Hitta orsaken till viktiga systemfel. Planutvärdering kan göras inom avdelningen genom att simulera system- och/eller leverantörsfel. Scenariosimuleringar kan utföras utan att utrustningen stängs av eller försenas processer som måste fortsätta att köras.
- Gör en testkörning. Du måste dock testa beredskapsplanen genom att tillfälligt stoppa verksamheten.
Steg 3. Förvara beredskapsplanen på en säker och lättillgänglig plats
I händelse av en katastrof, låt inte planen ta eld eller svepas bort av översvämningen. För att göra det enkelt att komma åt när det behövs, håll inte din planerade fillagring hemlig.
- Förvara planfilen och kopiorna på flera ställen så att de kan användas så snart som möjligt när det behövs.
- Förvara en kopia av planen på andra platser än originalet. Berätta för några auktoriserade personer hur de får åtkomst till den.
Steg 4. Upprätta ett regelbundet schema för genomförande av granskningar
Ändringar sker hela tiden så att de antaganden som ligger till grund för utarbetandet av planen inte längre är giltiga. Risken kan vara större än när planen upprättades.
- Involvera flera personer när du utarbetar och justerar planer. Till exempel: be nyanställda att ge input eller göra förbättringar från ett annat perspektiv.
- Jämför alla antaganden som används vid utarbetandet av planen med aktuella data eller få en tredjepartskontroll. Säkerhetskopieringssystemet på din dator kan lagra mindre data än du tror.
Tips
- Glöm inte vikten av en beredskapsplan så att du inte skapar en!
- Utveckla beredskapsplaner i olika scenarier.
- Börja planera genom att bilda en kommitté och utse en ordförande. Välj personer som har färdigheter, verktyg och kunskap så att varje avdelning kan utveckla sina egna planer.
- Läs om de planer som har utarbetats för att hitta saker som har missats.
