Innan du tar en ny tjänst på jobbet kommer din chef eller chef oftast att be dig att följa med den anställda som kommer att fortsätta ditt arbete. Din vilja att hjälpa till under övergångsperioden genom att proaktivt göra detaljerade förberedelser och överlämningar är ett sätt att säkerställa smidiga företagsaktiviteter och bygga ett utmärkt rykte när du byter jobb eller tar en ny position.
Steg
Del 1 av 3: Förberedelse för en jobböverlämning
Steg 1. Bjud in din chef att diskutera överlämningsplanen
Möt din chef för att i detalj diskutera vad du behöver göra under övergången. Beroende på ditt jobb och din chefs ledarstil kan han eller hon be dig att bidra mycket under överlämnandet, till exempel om du blir ombedd att undervisa eller utbilda en vikariat i några dagar eller några veckor.
- Vanligtvis måste du förbereda dokument som bevis på formell överlämning.
- Diskutera denna plan med din chef. Fråga hur mycket han eller hon hoppas kunna bidra och vad du bör prioritera under övergången.
Steg 2. Utarbeta överlämningsdokumentet
Efter att ha känt chefens förväntningar i detalj, förbered ett utkast till överlämningsdokument. Förutom att hjälpa dig att göra dig redo innehåller detta dokument uppgifter och information som måste lämnas in under övergången. Följande måste ingå i överlämningsdokumentet:
- Detaljerad information om dagliga aktiviteter, arbete och arbetsprioriteringar.
- En beskrivning av de viktiga sakerna att göra och det ansvar som måste uppfyllas i din nuvarande position.
- Vad förväntas av personen som kommer att ersätta dig.
- Listan innehåller viktiga filer som måste skickas, till exempel ett avtal eller ett arbetsprogram.
Steg 3. Slutför oavslutade uppgifter
Om du måste byta jobb omedelbart, försök att slutföra alla pågående arbeten. Förutom att ge tillfredsställelse från denna prestation, hjälper du också andra att börja sitt arbete från början. På så sätt kommer du att kunna lämna ett positivt intryck och bygga upp ett gott rykte.
- Hur svårt det än är, arbeta hårdare om det finns en uppgift som närmar sig deadline.
- Att slutföra en ny uppgift som närmar sig en deadline kan vara mycket svårt för människor som ännu inte förstår krångligheterna.
Steg 4. Prata med kollegor
Innan övergångsperioden börjar, avsätt tid för att diskutera med dina medarbetare om överlämningsplanen och fråga vad du prioriterar. Om det finns en ny fråga som du inte är medveten om, ta tillfället i akt att söka information och hitta en lösning.
- Nya frågor påverkar vanligtvis inte mycket inför ett drag, men de kan vidarebefordras till personen som kommer att ersätta dig om du redan vet om det.
- Ta tillfället i akt att dela dina planer och flyttdatum med kollegor. Informera dem också om övergångsperioden så att de kan förbereda sig.
- Du måste berätta för dina medarbetare om dina flyttplaner eftersom arbetsproduktiviteten tenderar att minska under övergångsperioden.
Steg 5. Förbered ett formellt överlämningsdokument skriftligt
Det sista steget i förberedelserna för övergångsperioden är att ta fram ett formellt överlämningsdokument. När du förbereder ett utkast ska du lista och förklara all viktig information och sedan diskutera den med överordnade och ledning som kommer att påverkas av denna plan. Slutför överlämningspappret och skicka det till din efterträdare några dagar innan han börjar arbeta. Innehållet kan variera beroende på jobb, men överlämningsdokumentet bör åtminstone innehålla följande:
- Lista över uppgifter och arbetsschema.
- Information om pågående arbete.
- Kalendern innehåller de planerade aktiviteterna och deadlines.
- Nyckelordsinformation och inloggningsprocedurer.
- Lista över kontakter relaterade till arbete.
- Guide för att komma åt filer och kataloger på en dator.
Del 2 av 3: Att gå igenom övergången
Steg 1. Ta så mycket tid som möjligt
Efter att den anställde som ersatte dig börjar arbeta kanske du inte har flyttat och har blivit ombedd att följa med honom tills han förstår sitt jobb. Övergångsperiodens längd är osäker, det kan vara dagar eller veckor. Men ju mer tid du ger dig själv, desto mer information kan du förmedla.
För att säkerställa att du tillhandahåller fullständig information och att ingenting missas, involvera din vikarie i en mängd olika dagliga aktiviteter
Steg 2. Skicka in viktiga dokument direkt
Under övergångsperioden måste du lämna ut viktiga data och dokument personligen. På så sätt kan du se till att viktiga saker görs rätt och prioriteringar är tydligt definierade. Dessutom har ni två fortfarande tid att diskutera information som behöver diskuteras vidare innan ni flyttar.
- Ta tillfället i akt att förklara viktig information för honom och han kan be mycket användbara saker för att göra en bra överlämning.
- När du diskuterar, ta dig tid att ge en överblick över arbetssituationen och förklara kontextens konversation så att ingen information missas.
Steg 3. Ansträng dig för att ge hjälp
Om ni båda fortfarande arbetar på samma kontor, var stödjande och proaktiva. Om det finns ett problem, ge hjälp genom att identifiera orsaken och hitta en lösning tillsammans. Nyanställda känner sig vanligtvis obekväma eller obekväma de första dagarna och kommer inte att störa dig genom att ställa frågor.
- Gör det klart att du är tillgänglig för att ge support och hjälp om det behövs.
- På så sätt kan ni båda stödja varandra för att uppfylla ansvar under övergången.
Steg 4. Håll ett sista möte för att diskutera överlämnandet
Innan du går vidare och gör en komplett överlämning, ha ett möte med personen som kommer att ersätta dig. Be honom förbereda frågor och anteckna saker han har hanterat. Detta möte är ett bra tillfälle att se till att han förstår sin roll och sitt ansvar.
- Alla frågor som behöver ytterligare förtydliganden kan diskuteras i mötet.
- Beroende på var du arbetar, överväg om du vill bjuda in din chef till ett möte eller inte.
- Du måste berätta för din chef när och var mötet kommer att äga rum. Fråga honom om han har några förslag eller information som han skulle vilja dela med sig av.
Del 3 av 3: Utarbeta en långsiktig utvecklingsplan
Steg 1. Beskriv det stöd och den utbildning som företaget tillhandahåller
När du lämnar över, visa en vilja att bidra genom att öppna den bästa chansen att lyckas för andra. Istället för att bara ge upp arbetsuppgifter och arbete, ge dina ersättningsråd så att han kan utveckla sig professionellt och ge stöd till sin tidigare chef så att han alltid är frisk och framgångsrik på jobbet.
- Ge jobbrelevant utbildningsprograminformation.
- När du börjar arbeta kan du ha gått utbildning för att anpassa och öka din kunskap.
- Glöm inte att vidarebefordra denna information till personen som fortsätter ditt arbete och uppmuntra honom eller henne att göra det bästa av möjligheten.
Steg 2. Ignorera inte arbetskulturen
Om du under en tid fortfarande har tid att arbeta med personen som kommer att ta din plats, fokusera inte bara på de tekniska aspekterna av jobbet. Varje kontor har en unik arbetsmiljö och kultur som kan vara överväldigande eller förvirrande för nykomlingar. Ta dig tid att förklara saker och faktiska kontorssituationer.
- Ta honom runt på kontoret och presentera honom för alla anställda.
- Förklara nya och befintliga medarbetares roller och ansvar.
- Om han som ny medarbetare får olika uppgifter eller om hans ansvar och arbetsprioriteringar är inriktade på olika saker, se till att den gamla medarbetaren förstår detta.
Steg 3. Ge detaljerad kontaktinformation
Om du vill hjälpa en ny medarbetare, berätta för honom hur du kontaktar dig och meddela att han kan kontakta dig om han har ett allvarligt problem eller behöver information. Men inte alla är villiga att hjälpa till efter att de bytt jobb eller har en ny tjänst. Detta påverkas vanligtvis av relationer med tidigare överordnade.
- Ofta kan problem lösas helt enkelt genom att kommunicera via e -post.
- Även om du har flyttat, kommer du att hjälpa till att göra ett gott intryck och förbättra ditt rykte.
