Förmågan att vara professionell spelar en viktig roll för att uppnå karriärframgångar. Nästan alla anställda behöver svara på telefonsamtal, oavsett sin position i företaget. För att få uppringarna att känna sig bekväma, lär dig hur du tar ett bra samtal för att göra ett positivt intryck och var beredd att svara på frågor som ställs.
Steg
Del 1 av 2: Ta emot telefonsamtal
Steg 1. Ta upp telefonen ASAP
När kontortelefonen ringer är det inte artigt att låta den som ringer vänta. Innan den tredje ringen tar du genast upp telefonen och säger hej till den som ringer.
Steg 2. Håll handenheten framför ansiktet
Du kanske vill prata direkt, men först se till att mottagaren på telefonen är framför ditt ansikte. Tala när mottagaren är i rätt position så att den som ringer får fullständig information.
Steg 3. Ta ett djupt andetag innan du talar
Efter att ha placerat telefonen framför ditt ansikte, ta djupa andetag för att lugna dig själv och fokusera ditt sinne innan du säger hej. På så sätt kan du prata lugnt medan du koncentrerar dig.
Steg 4. Ange ditt företagsnamn och namn
Denna metod berättar den som ringer att han redan är ansluten till det företag han vill ringa. Så se till att han känner till ditt företagsnamn och ditt namn. Ange företagsnamnet först. Du kan skriva ner orden du vill säga när du får ett telefonsamtal så att du inte behöver tänka på vad du ska säga när telefonen ringer. Formuleringen kan anpassas till situationen och förhållandena där du arbetar.
- Om du arbetar som receptionist, ge fullständig information om företaget för för den som ringer är du ingången för att få det han behöver. Häls till exempel den som ringer genom att säga "God morgon/eftermiddag/kväll. WikiHows huvudkontor är här. Jag är Nikita här för att hjälpa." Genom denna information känner den som ringer ditt företagsnamn och ditt namn så att han känner sig bekvämare att fortsätta konversationen. Om du är en privat sekreterare, ange din arbetsgivares namn (till exempel "Herr Millers kontor är här. Jag är Nikita.") Eftersom den som ringer vill kontakta din chef.
- Om du är medlem i en viss avdelning, informera din ståndpunkt så att han kan ställa relevanta frågor, till exempel "God morgon. Jag är Yesika på bokföringsavdelningen." På så sätt vet den som ringer om han eller hon är ansluten till avdelningen och personen att ringa eller behöver prata med någon annan.
Steg 5. Förbered brevpapper och anteckningsbok bredvid telefonen
På så sätt kan du omedelbart ta anteckningar om den som ringer vill lämna ett meddelande eller lämna information. Låt honom inte vänta eftersom du måste hitta papper och en penna att skriva på.
Del 2 av 2: Prata i telefon
Steg 1. Le när du pratar
Även om du är upprörd, gör ett leende din röst mer behaglig för den som ringer. Även om den är tvingad kan denna metod förbättra stämningen.
Steg 2. Tala tydligt och professionellt
När du arbetar i en professionell miljö, se till att du och den som ringer kan kommunicera tydligt och enkelt. Tala i långsam takt och säg varje ord med tydlig artikulation så att den information du förmedlar förstås av den som ringer.
- Säg inte icke-standardiserade ord, till exempel "nej", "klunk" eller "nä". Säg varje ord tydligt, till exempel "ja" eller "nej" så att båda parter har en god förståelse för vad som sägs. Var artig genom att säga "Tack" och "Du är välkommen" efter behov.
- Om du behöver dela nummer eller bokstäver, som att ge namn eller telefonnummer, lär dig det fonetiska alfabetet (uttal av talljud). På så sätt blir uppringarna inte förvirrade när du uttalar bokstäver som låter likadant, till exempel bokstäverna B och P. När du stavar Budis namn, uttalar du bokstaven B genom att förklara "B i det balinesiska ordet".
Steg 3. Hälsa uppringare professionellt
Istället för att hälsa den som ringer med förnamn, se till att du säger "pappa" eller "mamma" innan du säger deras namn, till exempel "Mr. Jon", särskilt om du inte känner den som ringer personligen. Försök att komma ihåg namnet och säg det under hela konversationen.
Skriv ner uppringarens namn så snart han berättar sitt namn så att du inte glömmer
Steg 4. Anslut uppringarna med andra personer om det behövs
Någon som ringer ett företag eller kontor behöver vanligtvis hjälp eftersom de vill hitta information eller står inför ett problem. Om du inte kan svara på en fråga eller komma med en lösning, fråga om han vill prata med någon som kan hjälpa. Det här steget visar att du bryr dig om den som ringer och vill hjälpa till att lösa problemet snabbt.
- Kontorstelefoner använder vanligtvis systemet för att överföra samtal. Ta reda på om telefonerna på ditt kontor är överförbara och lär dig hur de fungerar. Om inte, ta reda på telefonnumret till personen du behöver ringa och dela det med den som ringer.
- Fråga den som ringer artigt om du kan ansluta honom till någon annan. Till exempel, "Jag kan tyvärr inte svara på din fråga. Vad sägs om att jag överför telefonlinjen så att du kan prata med Pak Bambang direkt? Han kan ge en lösning." Se till att den som ringer instämmer innan du överför telefonlinjen.
- Om personen som kan hjälpa inte är på kontoret, fråga om den som ringer vill lämna ett meddelande. Glöm inte att förmedla budskapet till kompetenta personer.
Steg 5. Avsluta konversationen professionellt
Att säga”Tack” eller”God morgon/eftermiddag/kväll” är ett sätt att låta den som ringer veta att konversationen är över och han kan lägga på. Bli inte förvirrad över om konversationen fortfarande fortsätter eller inte.
Vänta på att den som ringer lägger på. Om du är den som tar emot telefonsamtalet, låt den som ringer säga allt han eller hon vill säga tills de är klara. Du kan uppfattas som oförskämd eller förlora information om du lägger på när han inte är klar med att prata
Tips
- Ta inte personliga telefonsamtal på jobbet. Du är på kontoret för arbete, inte för att chatta med vänner. Om du vill chatta eller sms: a till en vän, skjut upp det tills lunchpausen eller arbetstiden är över.
- Undvik distraktioner. För att få den som ringer att känna sig omhändertagen, skjuta upp det pågående arbetet och fokusera på den som ringer. Bli inte distraherad eller verka för upptagen för att svara på frågor eller ge hjälp.
- Prata inte medan du äter, dricker eller tuggummi medan du är i telefon eftersom ditt tal kommer att vara svårt att förstå och få den som ringer att känna sig ovärderad.
- Även om den som ringer klagar eller är oförskämd, visa empati, var lugn och ge ett professionellt svar.
