Alla måste ha känt sig besvikna för att de köpte eller beställde något men inte fick som de ville. Sådana incidenter är ibland inte värda att tjafsa om, men det finns tillfällen då klagomål är det rätta. Om du vill göra ett klagomål vill du se till att klagomålet lönar sig, oavsett om det är pengarna tillbaka, en ersättningsartikel eller en ursäkt. Läs guiden nedan för att lära dig hur du gör ett mindre känslomässigt men fruktbart klagomål.
Steg
Metod 1 av 2: Starta en reklamation
Steg 1. Se till att ditt klagomål hörs
Om du känner att du inte får vad du vill eller blir illa behandlad bör du tala om så att ditt problem kan lösas. Var beredd att vara lite påträngande och försvara ditt argument. Om du inte låter dig höras är det stor chans att ditt klagomål helt enkelt ignoreras.
Steg 2. Gör ett klagomål omedelbart
Gör ett klagomål medan händelsen fortfarande är färsk i ditt minne och de inblandade personerna fortfarande är på plats. Om du väntar och gör det senare kommer det att bli lite svårare att klaga. Försök att klaga samma dag som händelsen eller incidenten inträffade. Om det inte är möjligt, gör det samma vecka eller månad. I huvudsak, ju förr, desto bättre.
Steg 3. Hitta någon som verkligen kan hjälpa
Var inte den som slår ut mot flygvärdinnorna eftersom du kommer att sakna ditt transitflyg. Flygvärdinnan kan inte göra något åt det, och du förvärrar situationen. Istället för att omedelbart klaga till den första personen du träffar, tänk först på din situation och vem som kan göra något för att lösa ditt problem, eller åtminstone sätta dig i kontakt med någon som kan hjälpa.
- Många butiker har en informations- eller helpdesk med en anställd som alltid finns till hands för att hjälpa dig när du har problem. Innan du omedelbart klagar till butikskassan, ta reda på först om det finns en lämpligare person för dig att prata med direkt.
- Du kan utgå från den som gör inspelningen, eller restaurangen servitör som serverar dig. Men dessa människor kan vanligtvis bara hjälpa dig med mindre problem. Om ditt problem är större än buggar i din soppa eller om du vill återställa trasiga möbler kan du behöva prata med butikschefen.
- Om du ringer kundtjänst, se till att du har ett klagomål och be att få prata med rätt person.
Steg 4. Beskriv problemet och önskad lösning
När du har hittat rätt person att prata med, förklara situationen eller ditt klagomål tydligt och hur den önskade lösningen är. Om du vill ha tillbaka dina pengar, ange beloppet. Om problemet är service och du vill ha en förklaring, säg det. Människor som lyssnar på ditt klagomål kan lösa problemet lättare om du kan förklara det fullständigt och specifikt.
- Ange namnet på personen du pratar med, och presentera dig själv också. En formell introduktion är ett bra sätt att få den andra personen att sluta med vad de gör och lyssna noga på dig. "Hej, herr Arif, jag är Budi. Hur mår du? Se, det är inte Pak Arifs fel, men …”
- Prata med honom som om han är en förtrolig och du vill berätta för honom en hemlighet. Börja med att säga att du inte klandrar honom personligen för problemet eller felet, men skulle bli väldigt glad om han kunde hjälpa till att lösa det.
Steg 5. Le
Denna punkt kan inte framhållas tydligare. Du kommer aldrig att kallas le för ofta. Människor är mer benägna att svara på någon som ler. Du kommer garanterat att få ett snällare och mildare svar när du ler.
Steg 6. Bli inte känslosam
Fortsätt inte och fortsätt och förklara hur arg du är över det här. Höj inte rösten eller gör arga gester. Nyckeln till att få ut det du vill ha ur den här situationen är att få personen som tar emot ditt klagomål för att hitta en lösning till din fördel. Om dina handlingar verkar hotfulla är det mindre troligt att du får det du vill ha.
- Kontrollera ditt kroppsspråk och ansiktsuttryck så att du kan se lugn och pigg ut. Gör inte gester och uttryck som att rulla ögonen, korsa armarna och andra gester som tyder på att du håller på att tappa humöret.
- Vänta tålmodigt. För att få tillbaka dina pengar, be om ursäkt eller vad du har begärt kan du behöva vänta tills kundtjänstombudet får tillstånd från sin chef. Att skapa mer spänning genom att vara otålig är oförskämt och olämpligt beteende. Vänta lugnt och tålmodigt medan ditt problem utarbetas.
Steg 7. Tacka personen som tog sig tid att arbeta med dig
Om du lyckas få det du vill är ett uppriktigt tack ett måste. Om du inte får det du vill, måste du bestämma om du ska göra ett nytt klagomål eller inte.
Se till att du kommer ihåg och/eller registrerar namnet på personen eller representanten som mottog klagomålet för att göra den personen medveten om att du är seriös och att han eller hon kan hållas ansvarig senare
Metod 2 av 2: Ytterligare klagomål
Steg 1. Skriv ner detaljerna
Om du har bestämt att det är dags för detta klagomål att involvera en mer kompetent person i företaget, börja med att skriva ner alla detaljer och detaljer om händelsen i fråga. Skriv ner datumet, hur mycket pengar som spenderats och all information som är relevant för händelsen. Skriv ner namnet på den anställde eller kundtjänstansvarige som tog emot ditt klagomål och beskriv samtalet och resultaten du fick av det.
Steg 2. Skriv ett formellt klagomål
Hitta adressen eller e -postadressen till företaget som tar emot och hanterar klagomål. Skriv ett vänligt men bestämt brev om vad som hände och vad din lösning skulle vara. Var tydlig med allt och be om svar inom en viss tidsram - i allmänhet är en vecka den bästa tidsgränsen. Inkludera din kontaktinformation och när du kan nås.
- E -post är vanligtvis det snabbaste sättet att kontakta någon skriftligt. Men du kan också skriva ut ditt brev och skicka det med posten.
- Spara korrespondens i frågan från och med nu.
- Om du är nöjd med det svar du fått skriver du ett tackbrev och uppger att ditt problem har lösts. Om du inte får ett svar, eller om svaret verkar trivialt och olämpligt, fortsätt klaga och i högre skala.
Steg 3. Maila företagets VD
Var inte rädd för att göra ett klagomål till ett företag på hög nivå om du verkligen inte kan kontakta eller inte kan få det du vill ha från medarbetaren eller chefen för företaget. Om företagets misstag är så dåliga att det riskerar dig, måste företagets VD verkligen veta om det. Var uthållig. Maila företagets VD varje vecka tills du får svar.
Steg 4. Lägg upp på Facebook eller Twitter
Detta blir ett allt effektivare sätt att få uppmärksamhet hos företag som är svåra att kontakta eller nå. Skapa ett inlägg eller tweet som förklarar vad som hände och ber om hjälp. Se till att företagets Facebook- eller Twitter -konto kan se det (med taggar eller omnämnanden, till exempel). Eftersom ditt klagomål går till ett offentligt forum kommer du sannolikt att få ett svar mycket snabbt.
- Använd inte denna metod förrän du har försökt kontakta företaget personligen men utan resultat.
- Du får bättre resultat om du inte badmouth företaget i offentliga forum. Se till att ditt inlägg eller din tweet är lugn och direkt. Tjata inte.
Steg 5. Be en rådgivare om hjälp
Om du verkligen känner att problemet du står inför är allvarligt och känner att företaget berövar dig de rättigheter du förtjänar, hitta en extern part som kan hjälpa dig att lösa problemet du upplever. Om klagandet ensam inte fungerar kanske resultaten blir annorlunda om det finns hjälp från utomstående.
Tips
- Beskriv ditt problem tydligt och kortfattat.
- Var alltid artig.
- Leende.
- Skaffa vänner eller allierade, inte fiender.
- Hålla sig lugn.
- Använd inte slang eller populärt språk
- Beskriv också den lösning du vill ha.
