Oavsett om du är en företagsledare, en chef eller en förälder som vistas hemma, är det viktigt att kunna delegera ansvaret för att göra dig själv mer effektiv. Det kan dock vara svårt att delegera - du måste vara fast och lita på den du delegerar ditt ansvar till. Den här artikeln hjälper dig att hantera eventuella problem du kan ha med att delegera, och tar dig sedan igenom själva processen med att delegera arbete klokt och respektfullt.
Steg
Del 1 av 2: Kom in i rätt tänkesätt
Steg 1. Lägg ditt ego åt sidan
Det största hindret för att delegera är frasen "Om du vill att något ska göras rätt måste du göra det själv." Du är inte heller den enda i världen som kan göra det rätt. Du kan vara den enda personen som kan få det rätt nu, men om du tar dig tid att utbilda någon kan de lika gärna få det rätt. Vem vet - de kanske kan göra det snabbare eller bättre än dig och det här är inte bara något du måste acceptera, men till och med måste be om.
Tänk logiskt och realistiskt - kan du göra det här jobbet själv? Måste du arbeta ihjäl för att balansera det här jobbet och ditt eget ansvar? Om så är fallet bör du vara beredd att delegera en del av ditt arbete. Skäms inte eller otillräcklig bara för att du behöver hjälp med något - du blir faktiskt en mer effektiv arbetare genom att få hjälp när du behöver det
Steg 2. Sluta vänta på att någon ska erbjuda hjälp
Om du är ovillig att delegera arbete kan du lida av mildt martyrsyndrom - du kan bli överväldigad och du undrar ofta varför ingen erbjuder att hjälpa. Var ärlig mot dig själv - när folk erbjuder att hjälpa, tackar du nej till dem bara för att vara artig? Frågar du i hemlighet varför de inte insisterar? Känner du att om dina positioner skulle vända om du skulle hjälpa dem med ett bultande hjärta? Om du svarade "ja" måste du öva på att "ta kontroll" över dina omständigheter. Skaffa sig den hjälp du behöver - vänta inte på att den kommer till dig, för det kan aldrig hända.
Många glömmer vad andra människor går igenom, och det finns inget du kan göra för att ändra dem. Glöm alla möjliga besvikelser hos människor som inte erbjuder att hjälpa; kom ihåg att det är ditt jobb att prata om vad du behöver
Steg 3. Se inte på begäranden om hjälp på ett negativt sätt
Många känner sig obekväma när de ber om hjälp. Du kan känna skuld, som om du lägger en börda på någon annan, eller skäms, för att du tror (av någon anledning) att du borde klara allt själv. Du kanske bara känner dig stolt över kampen och ser det som ett bevis på att du är en ädel människa (en annan manifestation av martyrsyndrom). Om du ser att be om hjälp som en form av svaghet, måste du glömma det snabbt Å andra sidan: att försöka göra allt ensam är ett tecken på svaghet i den meningen att det indikerar att du inte har en realistisk syn på dina förmågor.
Steg 4. Lär dig att lita på andra
Om du är rädd för att delegera för att du inte tror att andra människor kan göra lika bra som dig, tänk på två saker: för det första kan nästan vem som helst bli bra på något med tillräckligt med övning, och för det andra kanske du inte är begåvad på allt. När du delegerar arbete frigör du inte bara tid för dig själv - utan du ger också din hjälpare en möjlighet att utöva en ny färdighet eller utföra en ny uppgift. Ha tålamod - med tiden kommer din hjälpare förmodligen att kunna utföra det delegerade arbetet lika bra som du. Om inte det arbete du planerar att delegera är mycket viktigt, kan det vara bra för din hjälpare hur du gör det bra över tid. Om arbetet är mycket viktigt, tänk efter två gånger innan du delegerar det!
Även om du är bäst på att utföra det arbete du planerar att delegera, inse att delegering av arbete gör att du kan göra andra saker med din tid. Om du är den bästa medarbetaren på kontoret som utför ett ganska monotont hårddiskmonteringsjobb, men du har en viktig presentation att förbereda, är det okej att lämna den uppgiften till en intern part. Du är bättre på att prioritera svåra uppgifter - må inte illa med att delegera enkla, repetitiva uppgifter när du har viktigare saker att göra
Del 2 av 2: Delegera effektivt
Steg 1. Få uppgiften igång
Det första steget är det svåraste, men det viktigaste. Du måste ha modet att be någon att hjälpa dig (eller om du är chefen, få någon att hjälpa dig.) Mår inte dåligt av det här - så länge du är artig, snäll och vänlig, du är inte oförskämd bara för att be någon annan om hjälp. Försök att vara vänlig och trevlig medan du håller din begäran seriös.
- Om du inte är säker på hur du får någon annan att göra något för dig, försök att hålla saker korta och söta. Säg något liknande, "Hej, kan jag prata med dig i en minut? Kan du hjälpa mig att sätta ihop den enorma hög med hårddiskar som just kommit. Jag kan inte göra det själv för jag är ute från kontoret idag. Kan du hjälpa mig? "tryck på personen, men se till att hans eller hennes hjälp behövs.
- Fråga och du kommer (förmodligen) att få. Var inte rädd för att delegera eftersom du tycker att det kommer att låta oförskämt eller imponerande. Titta på det så här - hur känner du dig när folk ber dig om hjälp? Känner du dig sårad och kränkt? Eller vill du (vanligtvis) hjälpa till? Kanske valde du det senare!
Steg 2. Ta inte avslag personligen
Ibland kan människor bara inte hjälpa dig - en sorglig sak, men sant. Det kan bero på flera olika skäl - det vanligaste är att personen du ber om hjälp är mycket upptagen med arbete. Ta det inte för personligt - bara för att någon inte kan (eller inte) göra något för dig just nu betyder det inte att de hatar dig. Vanligtvis för att de är upptagna eller lata - inget mer.
Om du blir avvisad, överväg dina alternativ - vanligtvis kan du artigt insistera på att du behöver hjälp från den personen (det fungerar vanligtvis om du är chefen eller någon med auktoritet), du kan försöka fråga någon annan, eller så kan du göra jobbet sig. Om du behöver hjälp, var inte rädd för att välja det första alternativet eller båda
Steg 3. Delegera mål, inte rutiner
Detta är nyckeln till att inte bli en mikro-chefs mardröm. Sätt tydliga standarder för vilka resultat du vill ha, och visa personen hur, men säg att de kan göra det som de vill, så länge det är gjort bra och gjort i tid. Ge dem tillräckligt med tid inte bara för att lära sig, utan också för att experimentera och förnya. Träna inte dem som en robot; träna dem som en människa - någon som anpassar sig och blir bättre.
Det är också smart eftersom det tar din tid och minskar ångest. Du vill använda fritiden för att göra andra viktigare saker, inte alltid oroa dig för din hjälpers framsteg. Kom ihåg att du delegerar arbete för att minska stress - inte lägga till stress
Steg 4. Förbered dig på att utbilda din hjälpare
Du bör alltid avsätta tid för att lära din hjälpare hur du gör den delegerade uppgiften, även om det är lätt. Kom ihåg att en process som verkar enkel och enkel för dig kanske inte är så enkel som för någon som aldrig har gjort det förut. Var beredd att inte bara ta din hjälpare genom det arbete du har delegerat, utan också ha tålamod med eventuella frågor som kan uppstå.
Tänk på den tid du lägger på att utbilda räddare som en klok långsiktig investering. Genom att avsätta tid för att ordentligt lära din hjälpare får du ledig tid i framtiden istället för att lägga tid på att korrigera hans eller hennes misstag
Steg 5. Tilldela tillräckliga resurser för att slutföra uppgiften
Du kan ha de resurser som är nödvändiga för att slutföra uppgiften, men den person som tilldelats uppgiften kanske inte kan komma åt dem. Saker som lösenordsskyddad data, specialverktyg och vissa verktyg kan vara avgörande för att få jobbet gjort, så se till att din hjälpare har det som krävs för att lyckas.
Steg 6. Förstå att din hjälpare bara kan göra en sak i taget
När din hjälpare hjälper dig gör han inte sitt normala ansvar. Glöm inte att din assistent, precis som du, kan ha ett hektiskt schema. Fråga dig själv - vilket arbete skulle de avsätta eller delegera för att få jobbet gjort från dig? Se till att du vet svaret nästa gång du delegerar en uppgift till någon.
Steg 7. Ha tålamod
Personen du delegerar kommer att göra misstag när han eller hon lär sig göra ett nytt uppdrag. Det är en del av inlärningsprocessen. Planera det. Delegera inte uppgifterna förutsatt att personen kommer att göra det perfekt förrän de har ett bevisat arbete. Om ett jobb inte blir som förväntat eftersom din kollega inte kan utföra uppgiften perfekt, är det ditt fel, inte han. Var en resurs för din hjälpare och delegerat arbete kan vara en lärande upplevelse för honom, snarare än att skrämma bort folk.
När du tränar någon att göra något investerar du. Först kommer det att sakta ner dig, men i längden kommer det att öka produktiviteten, baserat på din inställning till positivt och realistiskt beteende
Steg 8. Förbered dig på problem
Gör en reservplan och var beredd att agera om något går fel. Vet vad som kommer att hända om ett mål eller en tidsfrist missas. Oväntade hinder och utmaningar dyker upp hela tiden, oavsett om du är på kontoret eller hemma - ibland kan tekniken misslyckas. Låt din hjälpare tro att om något dyker upp kommer du att förstå och hjälpa dem att klara tidsfristen - lämna dem inte bara i en svår position.
Att göra detta är också smart i egoistisk mening - om din hjälpare är rädd för att bli klandrad kommer mer tid att läggas åt att kompensera för hans brister än att göra sitt jobb
Steg 9. Belöna din hjälpare om det är värt det
Att delegera uppgifter till någon är viktigt om du har mer ansvar. Men det är kontraproduktivt när du delegerar en uppgift, låter din hjälpare arbeta hårt för det och sedan få äran själv. Uppskatta och beröm andra ansträngningar som arbetar för dina räkning.
Se till att varje gång du får en komplimang för ditt arbete som fick hjälp av någon annan, nämner du också namnet på den person som hjälpte dig
Steg 10. Säg "Tack
När någon gör något för dig är det viktigt att tacka den personen, erkänna vikten av hans eller hennes hjälp och låta hjälpen veta att han eller hon uppskattas. Annars kommer du att framstå som otacksam, även om du inte t. Kom ihåg att människor inte kan läsa dina tankar. Människor erbjuder mer än gärna hjälp om de känner sig uppskattade.
