Affärsrapporter är ett av de mest effektiva kommunikationsmedlen i dagens affärsvärld. Fördelarna med affärsrapporter är många. Företag eller individer kan använda affärsrapporter för att fatta viktiga beslut. Om du vill skriva en bra affärsrapport, lär dig hur och förstår syftet med att skriva en rapport.
Steg
Del 1 av 2: Bestäm vilken typ av affärsrapport du vill skriva
Steg 1. Använd affärsrapporter för att förmedla idéer
Denna rapport kallas en”motivering/rekommendationsrapport”. Du kan använda den här rapporten för att dela idéer med din chef eller chef. Vanligtvis måste du förbereda en sammanfattning och del av rapporten. Sammanfattning är ett sätt att förmedla idéer. Kroppen innehåller information om fördelar, kostnader, risker och annan information relaterad till din idé.
Till exempel vill du köpa en skrivare för din division. För att övertyga chefen om att skrivaren verkligen behövs, utarbeta en motiverings-/rekommendationsrapport för att formellt skicka en begäran om skrivarköp till ledningen
Steg 2. Presentera de risker som följer med affärsmöjligheten
"Undersökande rapporter" hjälper beslutsfattare att överväga de risker som måste mötas när de vill vidta vissa åtgärder så att ledningen kan förutse oavsiktliga effekter. Denna rapport består av en introduktion, en kropp och en slutsats. Förordet innehåller viktig information om frågan som undersöks. Kroppen innehåller en förklaring av fakta och resultaten av undersökningen. Slutsatsen innehåller en sammanfattning av rapporten.
Till exempel vill läkemedelsföretaget X arbeta med läkemedelsföretaget Y som står inför ett problem. Företag X vill inte arbeta med företag som för närvarande eller har haft ekonomiska problem. Därför söker företag X fullständig information om företag Y och utarbetar sedan en utredningsrapport för att diskutera finansiella data för företag Y med finansdirektören
Steg 3. Presentera information om överensstämmelse för myndigheter
Denna rapport, vanligtvis kallad en "efterlevnadsrapport", är användbar för att visa företagens ansvar genom att bevisa för myndigheter (stad, provins, central, etc.) att ledningen arbetar enligt gällande lagar/förordningar och hanterar ekonomi enligt förfaranden. Denna rapport består av en introduktion, en kropp och en slutsats. Förordet innehåller en förklaring av de viktigaste ämnena i rapporten. Stammen innehåller data, fakta och annan information som statliga myndigheter behöver veta. Slutsatsen innehåller en sammanfattning av rapporten.
Till exempel måste styrelsen för ett statligt försäkringsbolag för finansministern presentera att ledningen av företaget utförs i enlighet med de lagar och förordningar som gäller 2019. För detta förbereder styrelsen en årlig efterlevnadsrapport för att presentera företagets verksamhet under 2019
Steg 4. Presentera genomförbarheten av den föreslagna idén eller projektet
En rapport som innehåller en förklaring för att avgöra om en idé accepteras eller avvisas kallas en "genomförbarhetsrapport". Denna rapport består av en sammanfattning och en kropp. Sammanfattningen innehåller idéer, medan kroppen beskriver fördelarna, eventuella problem, kostnader och andra frågor relaterade till den föreslagna idén. Ledningen kan använda genomförbarhetsrapporten för att svara på följande frågor:
- Kan detta projekt slutföras inom budgeten?
- Är detta projekt lönsamt?
- Kan detta projekt slutföras enligt ett förutbestämt schema?
Steg 5. Presentera de forskningsresultat som erhållits genom studien
En "forskningsrapport" presenterar resultaten av en detaljerad studie av en mycket specifik fråga eller problem. Denna rapport består av en abstrakt (sammanfattning), förord, metoder som används, forskningsresultat, slutsatser och förslag. När du gör en rapport måste du informera resultaten av de studier som används som referenser.
Ledningen vill till exempel genomföra en studie som involverar all personal för att avgöra om det är nödvändigt att förbjuda anställda att röka i företagets matsal. Personen som genomför studien kommer att skriva en rapport om forskningsresultaten
Steg 6. Hjälp företaget att förbättra sina policyer, produkter eller förfaranden genom konsekvent tillsyn
Förbered sedan en "periodisk rapport" som skrivs varje viss tidsram, till exempel varje vecka, månad, kvartal, etc. Denna rapport presenterar företagets effektivitetsnivå, vinst/förlust och andra data för en viss period.
Till exempel kommer en apoteksägare att be sin säljare att presentera en månatlig försäljningsrapport var tredje i den följande månaden
Steg 7. Ge en rapport vid vissa situationer
Till skillnad från periodiska rapporter skrivs "situationsrapporter" för specifika behov, som att helt enkelt ge information i möten eller rapportera om ansträngningar för att hantera naturkatastrofer. Denna rapport består av en introduktion, en kropp och en slutsats. Inledningen innehåller en förklaring av de rapporterade händelserna och ger en kort översikt över de frågor som diskuteras i rapporten. Sammanfattningsvis förklara de lösningar som har varit och kommer att genomföras.
Till exempel ber guvernören borgmästaren att tillhandahålla en lägesrapport efter att en orkan inträffat i området under hans ansvar
Steg 8. Presentera några lösningar för att lösa problemet
"Benchmark -rapporten" presenterar flera lösningsalternativ för att fatta beslut. Enligt dess syfte rekommenderar författaren flera åtgärder som måste vidtas. Denna rapport består av en introduktion, en kropp och en slutsats. Förordet förklarar syftet med att skriva rapporten. Bålen uttrycker situationen eller problemet tillsammans med flera lösningsalternativ. Slutsatsen förmedlar den bästa lösningen.
Till exempel vill ett bilföretag bygga en fabrik i Asien. När du skriver referensrapporten listar du högst 3 länder enligt företagets behov och föreslår den bästa platsen i slutsatsen
Del 2 av 2: Skriva en affärsrapport
Steg 1. Bestäm syftet med att skriva och formatera rapporten
Fråga dig själv varför du vill skriva en företagsrapport. Välj rapporttyp i listan ovan enligt de mål som ska uppnås.
- Oavsett anledning, se till att du sätter upp mål som är korta och tydliga. Rapportläsare blir förvirrade om målformuleringen är långdriven så att trovärdigheten för rapporten tvivlar.
- Till exempel behöver din avdelning ytterligare kampanjmedel. När du skriver rapporten, fokusera på den för närvarande tillgängliga reklambudgetbudgeten och presentera en effektiv arbetsplan för att få ut det mesta av de extra medlen.
Steg 2. Tänk på publiken som kommer att läsa rapporten
Rapportläsare kan komma utanför företaget (inte anställda) eller från företaget. När du skriver en rapport, tänk på hur väl läsaren förstår eller har information om frågan som diskuteras. Tänk också på hur användbar informationen i rapporten kommer att vara för läsaren.
- Den som läser rapporten, den ekonomiska aspekten är alltid högsta prioritet för ledningen eller kunderna.
- Till exempel vill du implementera ett jobbdelningsprogram i din division. För detta måste du skriva en affärsrapport som kommer att läsas av personalchefen, verksamhetschefen och verkställande direktören. Tänk på möjligheten att de redan känner till programmet så att du kan ge relevant information i rapporten. Om ledningen aldrig har diskuterat ett jobbdelningsprogram är din rapport informativ och användbar. Om företaget redan har planerat detta program blir din rapport ineffektiv och mindre övertygande.
Steg 3. Bestäm vad du behöver lära dig
Det svåraste steget när du förbereder en affärsrapport är inte att skriva. Att dra slutsatser och samla in underlag är det svåraste. Du måste ha ett brett spektrum av färdigheter, till exempel att samla in data och analysera marknaden. Vad behöver du och ledningen veta för att kunna fatta välgrundade beslut om de ämnen som tas upp i din rapport?
Steg 4. Samla in relevant data för att skriva en rapport
Se till att den stödjande data du tillhandahåller är resultatet av forskning. Annars kan du förlora trovärdigheten. Datainsamling bestäms också av typen av rapport som ska skrivas. Se till att du använder uppgifter som är korrekta och relevanta för syftet med att skriva rapporten.
- Data från interna källor är vanligtvis snabbare att samla in. Till exempel kan produktförsäljningsdata begäras från säljavdelningen via telefon. Således mottas uppgifterna omedelbart och ingår i rapporten.
- Externa data kan erhållas från företaget. Om andra avdelningar har samlat in och analyserat konsumentdata, be om det så att du inte behöver göra din egen forskning. Den data som behövs måste skräddarsys för affärsområdet, men företagsrapportförfattare behöver vanligtvis inte göra forskning först.
- Till exempel, om du vill skriva en motivering/rekommendationsrapport, gör en del undersökningar för att ta reda på fördelarna med de presenterade idéerna och inkludera sedan resultaten av forskningen i rapporten.
Steg 5. Bestäm hur du ska strukturera rapporten innan du skriver
Detta beslut påverkas av syftet med att skriva rapporten. Till exempel är det olika hur man förbereder en efterlevnadsrapport och en genomförbarhetsrapport. Börja skriva när du kan ta reda på hur du sammanställer rapporten.
- Sortera stöddata i flera grupper. Företagsrapporter innehåller vanligtvis en mängd data och information. Att dela upp data i grupper är nyckeln till att skriva en bra affärsrapport. Till exempel, presentera försäljningsdata separat från kunddata och inkludera en titel för varje dataöversikt.
- Samla rapporter genom att sortera sammanfattningsdata efter titel för att göra det lätt att läsa och förstå. Således kan de presenterade uppgifterna stödja huvudsyftet med att skriva rapporten.
- Ibland måste du vänta på att någon annan ska analysera eller mata in data. I väntan kan du bearbeta hela datamängden.
Steg 6. Dra slutsatser och ge specifika förslag
Se till att du drar logiska slutsatser med hjälp av uppgifterna i rapporten. Förklara de åtgärder som måste vidtas utifrån dessa slutsatser.
Varje lösning du föreslår måste följas av specifika, mätbara åtgärder. Beskriv eventuella ändringar i arbetsbeskrivningen, schemat eller fördelningen av medel som behövs för att genomföra den nya arbetsplanen. Se till att dina förslag stöds av data som bevisar att ledningen kan uppnå målen genom att implementera de lösningar som presenteras i rapporten
Steg 7. Förbered en sammanfattning
Denna sammanfattning kommer att vara den första sidan i affärsrapporten, men är skriven i slutet. Sammanfattningen är ett sätt att presentera resultaten av studien och slutsatser för att ge en glimt av rapportens innehåll om någon inte hinner läsa den till slutet. Som en illustration är en sammanfattning som en filmtrailer eller ett uppsatsabstrakt.
Denna rapport kallas för sammanfattning eftersom hektiska chefer bara kan läsa denna sammanfattning. Förmedla viktig information till överordnade i 200-300 ord i form av en sammanfattning. Han kunde läsa vidare om han ville veta detaljerna
Steg 8. Använd infografik för att överföra specifik data
Ibland måste du tillhandahålla kvantitativ data med hjälp av grafer eller diagram. Presentera data med olika färger för att göra det mer attraktivt och lätt att förstå. Använd punktpunkter, sekvensnummer eller tabeller för att göra data lättare att läsa. Detta steg får presentationen av data att se annorlunda ut för att visa dess betydelse.
- Vanligtvis får bilder företagsrapporter att se mer attraktiva ut. Rapporterna verkar monotona om de bara innehåller text och siffror. Presentera relevant och användbar infografik, men överdriv inte.
- Skriv informationen i rutor på en sida som nästan helt är text, inga tabeller eller siffror. Heltextsidor tenderar att vara tråkiga. En sammanfattning av viktig information kan presenteras i en låda.
Steg 9. Lista informationskällorna
Beroende på vilken typ av forskning du gör kan du behöva lista informationsleverantören. I en företagsrapport syftar en bibliografi eller källsida till att ge information till läsaren om han vill kontrollera eller leta efter andra data.
Använd rätt format när du inkluderar citat i rapporter efter företagstyp
Steg 10. Kontrollera rapporten 2 gånger
Du verkar inte allvarlig när du rapporterar några stavnings- eller grammatiska fel. Dessa fel ifrågasätter trovärdigheten i din studie. Presentera dessutom tydlig och entydig information.
- Till exempel, använd inte ord som är svåra att förstå eller meningar som är för långa.
- Undvik olika samtal.
- Om rapportläsaren är i samma bransch kan du använda jargong eller tekniska termer, men överdriv inte det.
- Vanligtvis skrivs affärsrapporter med den passiva rösten. Denna rapport är ett exempel som visar att det är bättre att skriva med passiva meningar än aktiva meningar.
- När du kontrollerar rapporter kan fel förbises eftersom du skrev själv. Be en stödjande medarbetare läsa din rapport och be om feedback. Det är mycket bättre att veta misstag från kollegor än från överordnade. Dra nytta av peer -input för att förbättra rapporter samtidigt som förslag beaktas.
Steg 11. Skapa en innehållsförteckning
Skriv en företagsrapport enligt det officiella formatet genom att skapa en innehållsförteckning som är användbar som referens när du söker efter en specifik sida. Inkludera sidnumren för varje avsnitt i rapporten i innehållsförteckningen, särskilt sammanfattningen och slutsatsen.
Steg 12. Dags att binda rapporten
Det bästa sättet att förbättra en rapport som ger en användbar fullständig granskning är att binda den så bra som möjligt, till exempel med spiraltråd, pärmar eller pappskåpor. Således ser rapporten snygg och attraktiv ut så att andra kommer att vilja läsa den till slutet.
