Att välja rätt bokstavsformat beror främst på vilken typ av brev du vill skriva och till vem du vänder dig till brevet. Brevformatet du kan använda när du skriver till en vän kommer att skilja sig mycket från det format som används för att skriva formella brev. Dessutom skiljer sig det traditionella brevformatet som skickas per post från det format som används för e -post. Fortsätt läsa för att lära dig mer om hur du korrekt formaterar ett brev som du kan använda för att skriva ditt nästa brev.
Steg
Metod 1 av 4: Formatera ett företag eller ett formellt brev
Steg 1. Skriv ditt namn och din adress högst upp i brevet
Inkludera gatuadresser, städer, provinser och postnummer i block, vänsterjusterade och enstaka.
- Stad, provins och postnummer skrivs på en rad, medan gatuadresser skrivs på en separat rad.
- Om du skickar ett brev med brevpapper som redan innehåller denna information, hoppa över det här steget. Inkludera inte returadressen två gånger.
Steg 2. Skriv datumet precis under din adress
Skriv det datum brevet skrevs eller det datum brevet slutfördes, det är upp till dig.
- Datumet skrivs till vänster, samma som att skriva adressen som ligger precis ovanför det.
- Skriv datumet i "månad-dag-år" -format. Skriv månaden med bokstäver, men använd siffror för att skriva dag och år. Till exempel: 9 februari 2013.
Steg 3. Lämna en tom rad mellan datumet och nästa del av brevet
Detta kommer att skilja adressen från nästa avsnitt, vilket gör det lättare att läsa.
Steg 4. Skriv ner referensraden om det behövs
Om brevet är skrivet med en hänvisning till en viss punkt kan det hjälpa läsaren att skriva en referenslinje som börjar med "Re:"
- Referensrader skrivs vänsterjusterade och försök bara bestå av en rad.
- Skriv ner referensraden när du svarar på brev, lediga jobb eller begär information.
- Om du skriver en referensrad, lämna en tom rad efter den för att skilja referenslinjen från resten av brevet.
Steg 5. Skriv ner mottagarens adress
Skriv ner mottagarens namn och titel, samt företagsnamn, gatuadress, stad, delstat och postnummer.
- All denna information är vänsterjusterad och enkel åtskild. Mottagarens namn skrivs på en separat rad, tillsammans med mottagarens titel, företagsnamn och gatuadress. Stad, provins och postnummer skrivs på en rad.
- Om du skickar ett brev till ett annat land, skriv landets namn med versaler på en separat rad under mottagarens adress.
- Rikta brevet till en viss person, om möjligt, och skriv personens namn med en lämplig titel, till exempel "Mr" eller "Mother". Om du inte vet mottagarens kön behöver du inte skriva ner titeln.
- Lämna en tom rad under mottagarens fullständiga adress.
Steg 6. Börja själva brevet med en artig hälsning
En vanlig hälsning börjar vanligtvis med”Dear Sir”, följt av mottagarens titel och efternamn. Sätt ett komma efter mottagarens efternamn.
- Hälsningar skrivs vänsterinriktade.
- Om du inte vet mottagarens kön kan du vända dig till mottagarens fullständiga namn eller skriva ner mottagarens befattningstitel följt av hans eller hennes efternamn.
- Lämna en tom rad efter hälsningen.
Steg 7. Skriv en ämnesrad, om så önskas
Skriv ämnesraden med versaler under hälsningen, vänsterinriktad.
- Håll ämnesraden kort men beskrivande. Försök att bara bestå av en rad.
- Det bör noteras att detta är okonventionellt och inte bör användas ofta.
- Inkludera inte en ämnesrad om du redan har inkluderat en referensrad.
- Lämna en tom rad efter ämnesraden om du inkluderar en ämnesrad.
Steg 8. Börja själva brevet med en kort introduktion som förklarar syftet med ditt brev
Bokstavens stycken skrivs vänsterjusterade men början av varje stycke är indraget.
Steg 9. Följ introduktionen av brevet med brevets längre text
Detta avsnitt bör förklara syftet med brevet och även innehålla en slutsats som sammanfattar allt som står i brevet.
Skriv texten i brevet kort. Varje stycke är ett mellanrum, men lämna en tom rad mellan varje stycke och efter det sista stycket
Steg 10. Avsluta ditt brev med en artig avslutande hälsning
Exempel på artiga avslutande hälsningar inkluderar "Med vänliga hälsningar", "Hälsningar" eller "Tack". Kom ihåg att skriva den avslutande hälsningen vänsterjusterad och följt av ett kommatecken.
Endast den första bokstaven i det första ordet i den avslutande hälsningen är versaler
Steg 11. Följ den avslutande hälsningen med ditt namn
Lämna dock tre tomma rader under den avslutande hälsningen innan du skriver ditt fullständiga namn, följt av din jobbtitel på raden nedan.
Steg 12. Lista bilagorna i slutet av ditt brev
Om du bifogar en bilaga skriver du "Bilagor" / "Bilagor" en rad under ditt namn och titel och skriver ner eventuella bilagor som ingår i bokstaven.
- Observera att detta inte är obligatoriskt om du inte har några bilagor.
- Bilagor är vänsterinriktade och enkelt åtskilda.
Steg 13. Ange maskinskrivarens initialer, om så önskas
Om någon annan skriver bokstaven och du dikterar, skriv skrivarens för- och efternamn längst ner i brevet, en rad under bilagan.
Steg 14. Signera brevet efter utskrift
Signera brevet med en penna mellan den avslutande hälsningen och ditt namn. Att signera ett brev med en penna visar mottagaren att du tar din egen tid att skicka detta brev till dem och att detta är viktigt.
Metod 2 av 4: Formatera ett brev till en nära vän eller släkting (personligt brev)
Steg 1. Skriv ner datumet
Inkludera det datum brevet skrevs eller det datum brevet slutfördes högst upp till höger om brevet.
- Skriv datumet i "månad-dag-år" -format. Att skriva månaden med bokstäver är vanligtvis standardformatet, men för den här typen av bokstäver kan du skriva hela datumet i siffror.
- Datumet skrivs högerjusterat.
Steg 2. Skriv en vänlig hälsning
"Kära" hälsningen är fortfarande den vanligaste hälsningen, men beroende på ditt förhållande till mottagaren kan du kanske skriva mottagarens namn utan någon formalitet.
- Hälsningar skrivs vänsterinriktade och följt av ett kommatecken.
- När du skriver till en vän eller kollega kan du oftast bara skriva deras förnamn. Till exempel:”Dear Jane”.
- För ett ännu mer personligt brev kanske du vill ersätta "Dear" med en tillfällig hälsning som "Hej", "Hej" eller "Hej".
- Om du skriver till en förälder eller någon du verkligen behöver respektera, inkludera mottagarens personliga titel och efternamn. Till exempel:”Kära fru Roberts”
- Lämna en tom rad mellan hälsningen och huvudtexten i brevet.
Steg 3. Skriv inledningen, kroppen/kroppen och avslutningen på huvudtexten i ditt brev
Inledningen och avslutningen bör bara vara ett kort stycke vardera, men brevkroppen är vanligtvis mycket längre.
- Bokstavens huvudtext är vänsterjusterad, men den första raden i varje stycke är indragen.
- Hela huvudtexten i brevet är enstaka. Du lämnar vanligtvis inte stycken mellan stycken i ett personligt brev, men du kan om det gör ditt brev lättare att läsa.
- Lämna en tom rad efter den sista meningen i din huvudtext för att skilja huvudtexten från den avslutande hälsningen.
Steg 4. Stäng med en lämplig avslutande hälsning
"Med vänliga hälsningar" används fortfarande ganska ofta, även för personliga brev. Om brevet är vardagligt nog kan du dock inkludera en mindre konventionell avslutande hälsning. Prova något som "Vi ses senare!" eller”Vi ses senare!” om du skriver till en nära vän.
- Sätt ett komma efter den avslutande hälsningen, men skriv inte ditt namn efter det.
- Den avslutande hälsningen skrivs parallellt med brevhuvudet.
Steg 5. Signera ditt brev
Skriv ditt brev under den avslutande hälsningen. Vanligtvis skrivs ditt namn för hand istället för att skrivas ut på en skrivare.
Om du brukar kalla varandra förnamn med mottagaren av brevet kan du bara skriva ner ditt förnamn och vara klar med det. Men om mottagaren kanske inte vet vem du är från ditt förnamn, se till att du också inkluderar ditt efternamn
Metod 3 av 4: Formatera ett officiellt eller företagsmeddelande
Steg 1. Börja med att skriva en kort men korrekt beskrivning av syftet med ditt e -postmeddelande
Denna beskrivning finns i ämnet för din e -post, inte i e -postmeddelandet.
Om din e -post har väntat av mottagaren av e -postmeddelandet kan denna beskrivning endast vara en referens till ämnet som diskuteras. Om det här e -postmeddelandet inte väntas kan det vara lite svårt att skriva en beskrivning. Syftet med att skriva en beskrivning är så att läsarna kan gissa vad din e -post handlar om när de öppnar och läser din e -post. Det betyder att beskrivningen måste motivera dina läsare att öppna och läsa din e -post
Steg 2. Börja skriva e -postmeddelandet med en formell hälsning
Det börjar vanligtvis med "Dear" och följs av den officiella titeln på mottagaren av e -postmeddelandet eller företaget du skickar e -post till.
- Adressera brevet till en specifik mottagare om möjligt. Undvik att skicka brev till anonyma mottagare. Använd "Till vem det kan oroa" endast om det inte finns något annat alternativ.
- Egentligen är den mest lämpliga skiljeteckningen att använda efter en hälsning fortfarande ett kolon. Men numera använder de flesta ett komma efter hälsningen när de skriver officiella mejl.
- Om du inte är säker på om du ska hälsa mottagaren med "mamma" eller "pappa", skriv bara ner mottagarens fullständiga namn.
- Lämna en tom rad efter den formella hälsningen.
Steg 3. Skriv huvudtexten i brevet, håll den kort men informativ
Precis som vilken typ av bokstav som helst bör huvudtexten innehålla en introduktion, brödtext och avslutning. Håll alla delar, inklusive kroppsdelar, så korta och exakta som möjligt.
- Huvudtexten är vänsterjusterad.
- Början av varje stycke behöver inte indragas.
- Huvudtexten är enstaka, men lämna en tom rad mellan varje stycke och efter det sista stycket.
Steg 4. Använd en artig avslutande hälsning
Skriv "Med vänliga hälsningar" eller en annan lika artig avslutande hälsning efter huvudtexten i ditt brev och följ den med ett kommatecken.
- Kom ihåg att skriva den avslutande hälsningen vänsterjusterad och endast den första bokstaven i hälsningens första ord är versaliserad.
- Andra formella avslutande hälsningar som kan användas inkluderar "Tack", "Hälsningar" och "Hälsningar".
Steg 5. Skriv ditt namn strax under den avslutande hälsningen
Till skillnad från bokstäver skrivna/tryckta på papper kommer du inte att kunna signera dina mejl med en penna.
Ditt namn är vänsterjusterat
Steg 6. Skriv din kontaktinformation längst ner
Lämna en tom rad efter ditt namn, skriv sedan in din fysiska adress, telefonnummer, e -postadress och din webbplats eller blogg om du har en.
All information skrivs vänsterjusterad och enkel åtskilt. Varje kontaktinformation skrivs på en separat rad
Metod 4 av 4: Formatera e -post för vänner
Steg 1. Börja med att skriva en kort men exakt beskrivning av ditt e -postämne i avsnittet e -postämne
Denna beskrivning låter mottagarna på ett ögonblick veta ämnet för ditt e -postmeddelande innan de öppnas och ger dem tillräckligt med information så att de kan gissa vad din e -post handlar om.
Steg 2. Börja med att skriva en artig hälsning eller hälsning i textavsnittet i e -postmeddelandet
Du kan skriva ner vilken artig hälsning du vill, till exempel "Dear one". Följ detta med mottagarens namn.
- Hälsningar skrivs vänsterinriktade.
- Om du skriver till en nära vän kan du lämna hälsningen helt ur vägen och bara börja med deras förnamn följt av ett kommatecken.
- Lämna en tom linje mellan hälsningen och brödtexten i ditt e -postmeddelande.
Steg 3. Skriv in din e -post
Liksom alla typer av bokstäver bör din e -posttext innehålla en introduktion, brödtext och avslutning. Men om du skriver ett e -postmeddelande till en nära vän kanske den här typen av format inte är nödvändig.
Steg 4. Avsluta ditt mejl med en avslutande hälsning
När du stänger ett e -postmeddelande för en vän behöver inte det avslutande hälsningsmeddelandet vara formellt, men det borde vara ett tecken på att ditt mejl slutar.
Om du skriver till en nära vän är det ibland okej att bara avsluta din e -post med ditt namn istället för att skriva en avslutande hälsning alls
Tips
- Det bör noteras att det finns små skillnader mellan officiella brev i USA och officiella brev i Storbritannien (Storbritannien). I Storbritannien är returadressen och datumet högerjusterat och ämnesraden, om någon, är centrerad. Dessutom skrivs datumet i "dag-månad-år" -format, och ett komma skrivs efter hälsningen, inte ett kolon.
- Om du inte gillar formatet som beskrivs här, som ibland kallas blockformat, kan du också använda det modifierade blockformatet och halvblocksformatet. Dessa format innehåller i princip samma information, och bara platserna är olika.
