Pivottabeller är interaktiva tabeller som tillåter användare att gruppera och sammanfatta stora mängder data i ett kompakt, tabellformat som gör rapportering och analys enklare. Dessa tabeller kan sortera, beräkna och lägga till data och finns i olika kalkylprogram. Med Excel kan du enkelt skapa pivottabeller genom att dra och släppa relevant information i lämpliga rutor. Du kan sedan filtrera och sortera dina data för att hitta mönster och trender.
Steg
Del 1 av 3: Skapa ett pivottabell
Steg 1. Ladda kalkylbladet som ska ligga till grund för skapandet av pivottabellen
Med pivottabeller kan du skapa visuella rapporter om data från ett kalkylblad. Du kan utföra beräkningar utan att behöva ange formler eller kopiera några celler. Allt du behöver är ett kalkylblad med flera poster för att skapa en pivottabell.
Du kan också skapa en pivottabell i Excel med hjälp av en extern datakälla, till exempel Access. Du kan infoga en pivottabell i ett nytt Excel -kalkylblad
Steg 2. Se till att dina data matchar den nödvändiga pivottabellen
Pivottabeller är kanske inte alltid det svar du letar efter. För att kunna dra nytta av pivottabellens funktioner måste ditt kalkylblad uppfylla flera grundläggande kriterier:
- Ditt kalkylblad måste innehålla minst en kolumn med dubblettvärden. I grund och botten betyder det bara att minst en kolumn har upprepade data. I exemplet som diskuteras i nästa avsnitt har kolumnen "Produkttyp" två poster: "Tabell" eller "Stol".
- Arbetsbladet måste innehålla numerisk information. Denna information kommer att jämföras och summeras i tabellen. I exemplet i nästa avsnitt har kolumnen "Försäljning" numeriska data.
Steg 3. Kör pivottabellguiden
Klicka på fliken "Infoga" högst upp i Excel -fönstret. Klicka på "Pivottabell" -knappen på vänster sida av Infoga band.
Om du använder Excel 2003 eller tidigare klickar du på menyn "'Data' 'och väljer" Pivottabell och pivotdiagramrapport …"
Steg 4. Välj de data du ska använda
Som standard (standard) väljer Excel all data i det aktiva kalkylbladet. Du kan klicka och dra för att välja en specifik del av kalkylbladet eller skriva in ett cellområde manuellt.
Om du använder en extern källa för dina data, klicka på alternativet "Använd en extern datakälla" och klicka sedan på Välj anslutning …. Leta efter anslutningsdatabasen som är lagrad på din dator
Steg 5. Välj en plats för ditt pivottabell
När du har angett ditt intervall väljer du platsalternativ i samma fönster. Som standard placerar Excel tabellen i ett nytt kalkylblad som låter dig växla fram och tillbaka genom att klicka på flikarna längst ner i fönstret. Du kan också välja att placera pivottabellen på samma blad som data så att du kan välja vilka celler som ska placeras.
Klicka på OK när du är nöjd med dina val. Ditt pivottabell placeras och gränssnittet ändras
Del 2 av 3: Konfigurera pivottabeller
Steg 1. Lägg till radfält
När du skapar en pivottabell sorterar du i princip data efter rader och kolumner. Det du lägger till på en viss plats kommer att avgöra tabellens struktur. Dra ett fält från fältlistan till höger till avsnittet Radfält i pivottabellen för att infoga dess information.
- Låt oss säga att ditt företag säljer två produkter: bord och stolar. Du har ett kalkylblad med nummer (försäljning) för varje produkt (produkttyp) som säljs i dina fem butiker (butik). Du vill se hur mycket varje produkt säljs i varje butik.
- Dra fältet Store från fältlistan till avsnittet Radfält i pivottabellen. En lista över dina butiker visas, var och en som sin egen rad.
Steg 2. Lägg till kolumnfält
Precis som rader kan kolumner sortera och visa data. I exemplet ovan läggs fältet Butik till i avsnittet Radfält. Om du vill se hur mycket varje produkttyp säljs drar du fältet Produkttyp till avsnittet Kolumnfält.
Steg 3. Lägg till ett värdefält
Nu när du har lagt upp beställningen kan du lägga till data som ska visas i tabellen. Klicka och dra säljfältet till avsnittet Värdefält i pivottabellen. Din tabell visar försäljningsinformation för båda produkterna i var och en av dina butiker, med kolumnen Totalt till höger.
För alla ovanstående steg kan du dra fälten till motsvarande ruta under fältlistan till höger i fönstret istället för till tabellen
Steg 4. Lägg till flera fält i en sektion
Med pivottabeller kan du lägga till flera fält till varje avsnitt samtidigt så att du kan styra mer detaljerat hur data visas. Med hjälp av exemplet ovan, låt oss säga att du skapar flera typer av bord och stolar. Ditt kalkylblad registrerar om en vara är ett bord eller en stol (produkttyp), samt exakt vilken modell av bord eller stol som såldes (modell).
Dra modellfältet till avsnittet Kolumnfält. Kolumnerna kommer nu att visa en fördelning av försäljning per modell samt övergripande typ. Du kan ändra i vilken ordning dessa etiketter ska visas genom att klicka på pilknapparna bredvid respektive fält i rutorna i det nedre högra hörnet av fönstret. Välj "Flytta upp" eller "Flytta ner" för att ändra ordningen
Steg 5. Ändra hur data visas
Du kan ändra hur värden visas genom att klicka på pilikonen bredvid ett värde i rutan Värden. Välj "Värdefältinställningar" för att ändra hur värden beräknas. Du kan till exempel visa dessa värden som en procentsats i stället för totalt, eller genomsnitt dem i stället för att lägga till dem.
Du kan dra nytta av denna möjlighet genom att lägga till samma fält i rutan Värde flera gånger. I exemplet ovan visas den totala försäljningen för varje butik. Genom att lägga till försäljningsfältet igen kan du ändra den värdeinställningen för att visa den andra försäljningen i procent av den totala försäljningen
Steg 6. Lär dig flera sätt att manipulera värden
När du ändrar sättet att beräkna värden har du flera alternativ, beroende på dina behov.
- Summa (summa) - Detta är standardvärdet för värdefältet. Excel lägger till alla värden i det valda fältet.
- Count - Detta räknar antalet celler som innehåller data i det valda fältet.
- Genomsnitt - Detta beräknar genomsnittet av alla värden i det valda fältet.
Steg 7. Lägg till filter
Området "Rapportfilter" innehåller fält som låter dig se en översikt över data som visas i pivottabellen genom att filtrera datauppsättningen. Dessa fält fungerar som filter för rapporten. Till exempel, genom att ställa in fältet Butik - inte radetikett - som ett filter, kan du välja enskilda butiker för att se den totala försäljningen per butik eller visa flera butiker samtidigt.
Del 3 av 3: Använda pivottabeller
Steg 1. Sortera och filtrera resultaten
En av nyckelfunktionerna i pivottabeller är dess förmåga att sortera resultat och visa dynamiska rapporter. Varje etikett kan sorteras och filtreras genom att klicka på nedåtpilen bredvid etikettrubriken. Du kan sedan sortera listan och filtrera den för att endast visa specifika poster.
Steg 2. Uppdatera ditt kalkylblad
Pivottabellen uppdateras automatiskt när du ändrar det grundläggande kalkylbladet. Denna funktion är viktig för att övervaka dina kalkylblad och spåra ändringar.
Steg 3. Pussla med pivottabellen
Pivottabeller gör det mycket enkelt för dig att ändra plats och ordning på fält. Prova att dra olika fält till olika platser för att få ett pivottabell som passar dina exakta behov.
Det är här namnet Pivot Table kommer ifrån. Att flytta data till olika platser kallas "svängning". Det är när du ändrar riktning som data visas
Steg 4. Skapa ett pivottabell
Du kan använda pivottabeller för att visa dynamiska visuella rapporter. Ditt pivottabell Den färdiga pivoten, så processen med att skapa diagrammet är bara ett ögonblick.
Tips
- Om du använder kommandot Importera data från menyn Data har du fler alternativ för hur du importerar en rad data från Office Database -anslutningar, Excel -filer, Access -databaser, textfiler, ODBC DSN, webbsidor, OLAP och XML/XSL. Du kan sedan använda dina data som i en Excel -lista.
- Om du använder AutoFilter (under "Data", "Filter"), inaktivera den här funktionen när du skapar pivottabellen. Du kan aktivera det igen efter att du har skapat pivottabellen.
