Kontrollera kontoaktivitet är lättare att registrera med checkregister som skapats från Microsoft Excel. Du kan skapa checkregister för att kategorisera utgifter så att du kan hålla reda på alla kontantutbetalningar. Du kan skapa en formel för att ta reda på pengarsaldot på kontot. Förutom att vara användbart kan du genom att skapa ett checkregister i Excel också känna till grunderna i Excel.
Steg
Del 1 av 5: Skapa kolumner i Excel
Steg 1. Lär känna Excel
Excel är ett kalkylprogram som används för att hantera data och utföra beräkningar med formler. Excel -kalkylblad är organiserade efter kolumner och rader.
- Skrivbordsversionen av Excel kan installeras på en PC eller Mac. Det finns också gratis online -appar för din dator, surfplatta eller telefon. Funktionen för varje version är bara något annorlunda.
- Excel har funnits länge och det finns alltid en ny version varje år. Hur varje version fungerar är bara lite annorlunda.
- I Excel är rader horisontella och sorterade efter nummer. Kolumner är vertikala och sorterade efter bokstav. Kvadraterna där rader och kolumner möts kallas celler. Celler är uppkallade efter rader och kolumner. Cellen i den femte raden i kolumn D heter D5 (kolumn D, rad 5).
- Vet skillnaden mellan ett kalkylblad och en arbetsbok. Ett kalkylblad är en Excel -fil som innehåller ett eller flera kalkylblad. Varje kalkylblad finns i separata flikar i arbetsboken. Arbetsböcker har i allmänhet tre flikar, men kan läggas till om det behövs.
- Du kan helt enkelt använda en flik för att skapa ett grundläggande checkregister.
- Du kommer att använda de två flikarna för att skapa en lastkategorifunktion i checkregistret.
Steg 2. Öppna ett tomt kalkylblad
Hur man öppnar ett kalkylblad beror på operativsystemet och vilken typ av dator du använder.
- För datorer som kör ett operativsystem under Windows 7 klickar du på Start-menyn i nedre vänstra hörnet på skrivbordet. Klicka på Program på menyn som visas. Klicka på Microsoft Office i menyn som visas därefter på Microsoft Office Excel. Vid det här laget visas ett tomt kalkylblad på skrivbordet.
- För datorer på Windows 7 eller senare klickar du på Windows-ikonen i nedre vänstra hörnet på skärmen och klickar sedan på Microsoft Excel-brickan för att öppna Excel. Det kommer att finnas en sida som visar de nya filerna till vänster och de nya dokumentmallalternativen till höger. Klicka på det första mallalternativet, Tom arbetsbok för att öppna ett nytt kalkylblad.
- Klicka på Excel i dockan för att öppna Excel på Mac. Klicka på "Arkiv" i menyraden. Klicka på "Öppna" och sedan på "Ny". Du kommer till ett nytt tomt kalkylblad.
Steg 3. Skapa kolumnetiketter
Använd etiketten som vanligtvis finns i registerets checkbok. Skapa kolumner för datum, nr. check, betalningsmottagare och beskrivning eller memo. Skapa sedan kolumner för debiteringar (dvs. betalningar eller uttag), krediter (dvs. insättningar) och terminssaldon.
- Ange "DATE" i cell B1 (kolumn B, rad 1). Transaktionsdatumet anges här.
- Flytta en cell till höger, cell C1 (kolumn C, rad 1). Skriv "ITEM #". Kontrollnummer eller transaktionstyp anges här, till exempel "bankomat" eller "insättning".
- Flytta en cell till höger, cell D1 (kolumn D, rad 1). Skriv "PAYEE". Detta är namnet på mottagaren av check eller betalningsmottagare.
- Flytta en cell till höger, cell E1 (kolumn E, rad 1). Skriv "BESKRIVNING". Detaljer om transaktionen anges här.
- Flytta en cell till höger, cell F1 (kolumn F, rad 1). Skriv "DEBIT". Pengarna som går ut från kontot (utflöde) registreras här.
- Flytta en cell till höger, cell G1 (kolumn G, rad 1). Skriv "EXPENSE CATEGORY". Lämna det här tomt först. Dessa kolumnalternativ skapas i ett senare steg.
- Flytta en cell till höger, cell H1 (kolumn H, rad 1). Skriv "KREDIT". Pengarna som går in på kontot (inflödet) registreras här.
- Flytta en cell till höger, cell J1 (kolumn J, rad 1). Skriv "INKOMSTKATEGORI". Dessa kolumnalternativ skapas också i ett senare steg.
- Flytta en cell till höger, cell K1 (kolumn K, rad 1). Skriv "BALANCE". Detta är beloppet på kontot efter att alla transaktioner har registrerats.
Steg 4. Formatera kolumnetiketterna
Lägg till formatering till etikettkolumnen med fetstil och ge registeretikettraderna en annan bakgrundsfärg för enkel läsning. Välj först det cellintervall du vill formatera och välj sedan ett formatalternativ.
- Leta efter formatalternativen på fliken "HEM" i menyfliksområdet. Denna "HEM" -flik är redan öppen när du öppnar en ny arbetsbok.
- Välj cell B1 (DATE) och dra sedan markören på alla etiketter tills cell K1 (BALANCE).
- I det övre vänstra hörnet av verktygsfältet klickar du på "B" för att välja ett fetstil.
- Klicka på ikonen för färghink för att visa bakgrundsfärgspaletten för att ändra bakgrundsfärgen.
Steg 5. Ändra storlek på flera kolumner
Vanligtvis är kolumnstorleken för liten för att lagra data du angav. Till exempel kan kolumnerna”PAYEE” och”DESCRIPTION” innehålla långa namn eller långa memon. Kolumn A fungerar bara som en separator, så dess storlek är mycket smal.
- Klicka på kolumnrubriken A för att markera hela kolumnen. I det övre högra hörnet av verktygsfältet på bandet "HEM" klickar du på knappen "FORMAT". Klicka på "Kolumnbredd" i rullgardinsmenyn, ange 2 och klicka sedan på OK. Kolumn A blir mycket smal.
- Expandera kolumn D, "PAYEE". Klicka på rubriksektionen i kolumn D för att välja den kolumnen. Håll muspekaren över gränsen för kolumnerna D och E. Markören ändras till en storlek på markören, med en form som ett plustecken med en pil som pekar. När denna markör är synlig, vänsterklicka och dra musen till höger för att göra kolumnen så bred som du vill.
- Upprepa samma procedur för att expandera kolumn E, "BESKRIVNING".
Steg 6. Centrera registeretiketten
Markera hela den första raden. Vänsterklicka på nummer ett på sidans vänstra kant. Klicka på mittjusteringsknappen längst upp till vänster i verktygsfältet på "HOME" -bandet. All data i de valda cellerna kommer att centreras. Kolumnetiketterna i varje cell är nu centrerade.
Del 2 av 5: Formatera celler
Steg 1. Ange några data
Om du vill se de formatändringar som görs anger du fyra rader med data i cellerna. Börja med startbalansen och ange sedan de tre andra transaktionerna.
- Lägg till datumet för öppningsbalansen i cell B2, till exempel 9/27/15. Skriv "Öppningsbalans" i kolumnen "BETALARE" i cell D2. I kolumnen "BALANS" i cell K2, ange mängden pengar på ditt konto enligt datumet i cell B2.
- Lägg till ytterligare tre transaktioner. Kombinera debettransaktioner (t.ex. checkbetalningar eller uttagsautomater) och kredittransaktioner (t.ex. insättningar).
- Lägg märke till den inkonsekventa formateringen av varje nummer i cellen. Datumkolumnformatet kan ändras till "2015/09/27" eller "27-september". Kolumnen dollarbelopp kan visa fel antal decimaler. Formatera det så att allt är rent.
Steg 2. Formatera datumet
Se till att den här kolumnen visar konsekventa datum. Det finns många alternativ för formatering av datum i Excel. Välj vilken du vill ha.
- Klicka på rubriken i kolumn B, som är "DATE". Hela kolumnen kommer att väljas.
- Högerklicka på kolumnen och välj Formatera celler. Fönstret Formatera celler visas.
- Välj fliken "Numbers". Välj "Datum" i "Kategori". Välj önskat datumformat och klicka på OK i det nedre högra hörnet av fönstret.
- Medan kolumnen fortfarande är markerad centrerar du data i dessa celler genom att klicka på ikonen för mittjustering i det övre vänstra hörnet av verktygsfältet i bandet "HEM".
Steg 3. Formatera kolumnen "ITEM #"
Data i den här kolumnen måste vara centrerade. Markera hela kolumnen C genom att klicka på kolumnrubriken. Klicka på ikonen för mittjustering. Var uppmärksam på data som har matats in i den här kolumnen. Skriften måste vara centrerad.
Kontrollera formatet för kolumnerna D och E, "PAYEE" och "DESCRIPTION". Excel formaterar vanligtvis celler så att data lämnas i linje. Detta format är lämpligt för den här kolumnen. Dubbelkolla kolumnstorleken. Det finns nu en del data i dessa celler, så justera kolumnbredden för att göra kolumnen bredare eller smalare efter behov
Steg 4. Formatera valutan i kolumnerna F, H och K, eller "DEBIT", "CREDIT" och "BALANCE FORWARD"
Valuta använder tvåsiffriga decimaler. Det finns ett alternativ att visa ett dollarstecken. Debetnumret kan också göras rött om du vill.
- Välj kolumn F. Högerklicka i kolumn F och välj Formatera celler. Fönstret Formatera celler visas. På fliken "Nummer" väljer du "Bokföring". Välj "2" i alternativet "Decimalplatser". Välj dollartecknet i "Symbol".
- Upprepa ovanstående steg för kolumnerna H och K.
- För att få debiteringsnumret att se rött ut klickar du på rubriken i kolumn F för att markera hela kolumnen. Högerklicka på kolumnen och välj Formatera celler. Välj fliken Teckensnitt när fönstret Formatera celler visas. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid alternativet Färg på den här fliken. Klicka på den röda färgen på paletten.
Del 3 av 5: Skapa formler
Steg 1. Skapa en formel för att beräkna det aktuella saldot
Ange matematisk formel för att beräkna strömbalansen i kolumn K. Du behöver inte formeln i cell K2. Ditt startbalans anges här.
- Klicka på cell K3. Klicka på formelfältet högst upp i kalkylarket. Skriv in formeln för att utföra beräkningen. Enter = SUMMA (K2-F3+H3). Denna formel berättar för kalkylarket att ta öppningsbalansen (cell K2), subtrahera debiteringar om någon (cell F3) och lägga till krediter om någon (cell H3).
- Om ingående saldo är $ 200, och din första post är en check på $ 35, registrera $ 35 som en debitering i cell F3. Formeln du angav i cell H3 tar det ursprungliga saldot och subtraherar debiteringen så att saldot är $ 165.
Steg 2. Kopiera formeln
Välj cell K3. Högerklicka och välj Kopiera. Markera cellerna K4 och K5, högerklicka och välj Klistra in. Nu kopieras formeln till dessa celler. Nu har det aktuella saldot beräknats i kolumn K för alla datarader som har matats in.
Steg 3. Skapa en villkorlig formel för att rensa den aktuella saldokolumnen
Du kan kopiera ovanstående formel till cell K6. Men eftersom du inte har angett några data kommer strömbalansen från cell K5 också att visas i cell K6. För att göra detta klart, skapa en villkorlig formel som tömmer cellen om inga transaktioner anges, men saldot visas om det finns en.
I cell K6 anger du formeln = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Detta kommer att berätta för Excel att om cell B6 i kolumnen "DATUM" är tom, måste cell H6 vara tom, men om cell B6 inte är tom ska balansen beräknas
Steg 4. Expandera formeln med Autofyll
AutoFyll -funktionen fyller formeln för intilliggande celler så att du inte behöver ange formeln "BALANCE" upprepade gånger.
- Leta efter AutoFill -spaken i den aktiva cellen. Titta på den lilla mörka rektangeln i det aktiva cellens nedre högra hörn. Håll muspekaren över tills den ändras till en AutoFill -markör, som ser ut som ett tunt plus.
- Klicka på cell K6. Håll muspekaren över autofyllspaken och markören ändras till ett tunt plustecken. Vänsterklicka och håll AutoFill -spaken. Dra markören till cell K100 (kolumn K, rad 100).
- Formeln kopieras nu till alla celler kolumn K till rad 100. Rad- och kolumnnumren i varje cell justeras automatiskt så att formeln kan beräkna korrekt.
Del 4 av 5: Lägga till kategorier
Steg 1. Skapa en transaktionskategori
Transaktionskategorier är användbara för att spåra kassaflöden och inkomsttyper. Kategorier kan relatera till inkomstskatter, till exempel fastighetsskatter eller välgörenhetsdonationer. Kategorier kan också användas för att skapa diagram som enkelt visualiserar ett kontos ekonomiska aktivitet.
Steg 2. Skapa fliken "Kategorier"
Denna flik används för att lagra alla potentiella kategorier av inkomst- och utgiftsregisterkontroller. Byt namn på en av flikarna i arbetsboken "Kategorier". Dubbelklicka på en befintlig tabbtitel så att namnet markeras. Namnet ändras till "Sheet2" eller "Sheet3". När bladets namn är markerat skriver du in ett nytt namn för fliken, till exempel "Kategorier".
Skriv "Kategorier" i cell B4. Formatera cellerna till fetstil och centrera dem
Steg 3. Skapa inkomstkategorier
Skriv "*** inkomst ***" i cell B5. Alla inkomstkategorier som du har eller kan dra nytta av i framtiden ingår här. Ange alla dina inkomstkategorier från cell B6 och arbeta dig neråt.
- Den vanligaste inkomstkategorin är "Löner" (löner). Bryt ner de olika lönekategorierna om det finns mer än ett jobb.
- Din ekonomiska situation är en avgörande faktor för andra inkomstkategorier. Skapa en kategori "Utdelning" om du äger aktier. Skapa även barnstödskategorier om tillämpligt. Andra kategorier som "ränteinkomster", "gåvor" och "diverse".
Steg 4. Skapa lastkategorier
Rensa cellerna i den senaste inkomstkategorin. Flytta ner en cell och skriv sedan "*** Utgifter ***". Alla lastkategorier finns i det här avsnittet.
Antalet lastkategorier är skräddarsydda efter dina omständigheter, inklusive "Inteckning", "Hyra", "Försäkring", "Bilbetalning", "Gas", "Elektricitet", "Telefon" eller "Underhållning"
Steg 5. Ge ett namn till cellområdet som innehåller kategorin
Markera cell B5 och markera sedan från cell B5 till alla inkomst- och kostnadskategorier. Leta efter rutan med cellnamn i det övre vänstra hörnet av fönstret, som är till vänster om formelrutan. Namnet på den första cellen i det markerade området visar "B5". Klicka på rutan med cellnamn och skriv "Kategorier". Detta är namnet på cellintervallet som du kan använda i checkregistret.
Steg 6. Använd utgifts- och inkomstkategorierna i checkregistret
Gå tillbaka till fliken du skapade checkregistret. Nu kommer kolumnerna "EXPENSE CATEGORY" och "INCOME CATEGORY" att läggas till i en rullgardinsmeny.
- Markera cell G2 i registerfliken. Detta är den första cellen i kolumnen "EXPENSE CATEGORY".
- Välj menyfliksområdet "DATA" i verktygsfältet. Klicka på knappen "Datavalidering". Välj "Datavalidering" från rullgardinsmenyn. Fönstret "Datavalidering" öppnas.
- På fliken "Inställningar" i fönstret "Datavalidering" hittar du listrutan "Tillåt". Klicka på nedåtpilen och välj "Lista". Ange "= Kategorier" under "Källa". klicka på OK.
- En liten pil visas bredvid cell G2. Klicka på den här pilen för att visa en lista med kategorier. Klicka på kategorin som motsvarar radtransaktionen.
- Kopiera formeln från cell G2 till cell G100 med hjälp av AutoFill.
- Gå till cell J2 för att upprepa processen i kolumnen "INKOMSTKATEGORI".
Del 5 av 5: Skydda checkregistret
Steg 1. Lås formelceller och skydda kalkylblad
Att skydda kalkylbladet innebär att du inte kan skriva över data i låsta celler så att du inte behöver oroa dig för att framtida balansberäkningar blir fel på grund av formelfel. Du kan också lägga till ett lösenord för att göra ditt checkregister mer skyddat från andra användare. Se till att lösenordet är lätt att komma ihåg eller skriv ner det på ett säkert ställe. Arbetsbladet är inte tillgängligt om du glömmer ditt lösenord.
Steg 2. Lås upp cellen
När kalkylbladet är skyddat låses alla celler. Därför måste du låsa upp datacellerna som ska anges, även om kalkylbladet är skyddat.
- Välj celler B2 till J100. Dessa är alla celler i alla checkregisterkolumner, förutom den sista kolumnen, K, som är kolumnen "BALANCE". Data måste fortfarande matas in i dessa celler även om kalkylbladet är skyddat.
- Högerklicka i det valda cellområdet. Välj Formatera celler.
- I fönstret Formatera celler väljer du fliken Skydd. Avmarkera rutan "Låst" och klicka sedan på OK.
Steg 3. Aktivera skydd på kalkylbladet
Detta innebär att alla celler förblir låsta, inklusive cellerna i kolumn K ("BALANCE") så att de inte kan skrivas över.
- Öppna "REVIEW" -bandet i verktygsfältet. Klicka på "Skydda blad" för att öppna fönstret "Skydda blad".
- Om du vill skydda kalkylbladet, lägg till lösenordet här. Om inte, lämna det tomt.
- klicka på OK. Kontrollregistren är nu oskyddade.
Steg 4. Avskydda kalkylbladet för att ändra de låsta cellerna
Du kan vända denna process senare om du vill ändra formeln i en låst cell. Öppna "REVIEW" -bandet i verktygsfältet. Klicka på "Skydda blad" tills fönstret "Avskydda blad" visas. klicka på OK.
