Denna wikiHow lär dig hur du skapar en databas med data från Microsoft Excel -kalkylblad genom att importera den direkt till Access, Microsofts databashanteringsprogram. Du kan också exportera Excel -data till ett format som databasprogram kan öppna. Microsoft Access är ett program från Microsoft Office -programserien och är endast tillgängligt för Windows -datorer.
Steg
Metod 1 av 2: Använda Microsoft Access
Steg 1. Öppna Microsoft Access
Detta program är markerat med en röd ikon med bokstaven” A Därefter öppnas sidan Access -mall.
Access är utformad för att fungera med Excel och ingår i Excel på Microsoft Office Professional -planer och är endast tillgängligt för Windows -datorer
Steg 2. Klicka på Tom databas
Det är i det övre vänstra hörnet av programfönstret.
Om du vill använda en annan mall för din Access -databas väljer du önskad mall
Steg 3. Klicka på Skapa när du uppmanas
Det är i det nedre högra hörnet av popup-fönstret. Därefter öppnas Access -databasen.
Steg 4. Klicka på fliken Externa data
Denna flik finns i menyraden högst upp i Access -fönstret.
Steg 5. Klicka på Ny datakälla
Det är längst till vänster i verktygsfältet " Externa data " Efter det kommer en rullgardinsmeny att visas.
Steg 6. Välj filer
Det här alternativet finns i rullgardinsmenyn. Efter det kommer en popup-meny att visas.
Steg 7. Klicka på Excel
Det finns i snabbmenyn. Därefter öppnas importfönstret.
Steg 8. Klicka på Bläddra
Det är i det övre högra hörnet av fönstret.
Steg 9. Välj ett Excel -kalkylblad
Gå till Excel -kalkylarkets lagringsmapp och klicka på det kalkylblad du vill öppna.
Steg 10. Klicka på Öppna
Det är i det nedre högra hörnet av fönstret.
Steg 11. Bestäm dataöverföringsmetoden
Klicka på alternativknappen till vänster om något av följande alternativ:
- “ Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen ” - Välj det här alternativet om du skapar en ny databas utan tabeller eller om du vill lägga till en ny tabell i en befintlig databas. Genom att skapa en ny tabell kan du redigera informationen via Access.
- “ Lägg till en kopia av posterna i tabellen ” - Välj det här alternativet om du använder en befintlig databas och vill lägga till data i en av tabellerna i databasen. Genom att lägga till en befintlig tabell kan du redigera informationen via Access.
- “ Länka till datakällan genom att skapa en länkad tabell ” - Välj det här alternativet för att skapa en länk i databasen som öppnar databasen i Excel. Med det här alternativet kan du inte redigera information via Access.
Steg 12. Klicka på OK
Det är längst ner i fönstret.
Steg 13. Välj ett kalkylblad
Klicka på namnet på det kalkylblad du vill importera från det valda Excel -dokumentet högst upp i fönstret.
- Som standard skapar Excel ett kalkylblad med tre kalkylblad märkta "Sheet 1", "Sheet 2" och "Sheet 3". Du kan bara skicka in ett kalkylblad för en process. Om du lagrar information på alla tre arken måste du slutföra överföringsprocessen för det första arket och sedan återgå till fliken "Externa data" och upprepa alla steg för de andra arken.
- Du kan radera, lägga till och redigera bladnamn i Excel och alla ändringar du gör visas i Access -databasen.
Steg 14. Klicka på Nästa
Det är i det nedre högra hörnet av fönstret.
Steg 15. Aktivera kolumnrubriker
Klicka på rutan "Första raden innehåller kolumnrubriker" om Excel -arket har egna kolumnrubriker i den översta raden (t.ex. rad " A ”).
Avmarkera rutan om du vill att Access ska skapa kolumnrubriker
Steg 16. Klicka på Nästa
Steg 17. Redigera kalkylarkets kolumner och celler om det behövs
Om du vill importera alla celler från ett kalkylblad utan ändringar, hoppa över det här steget:
- Om du vill redigera celler klickar du på kolumnrubrikerna som du vill ändra och redigerar sedan cellnamn, datatyp och/eller om cellen är indexerad eller inte.
- Om du inte vill importera celler markerar du rutan "Importera inte fält (hoppa över)".
Steg 18. Klicka på knappen Nästa
Steg 19. Ange en primär nyckel för databasen
För bästa resultat, lämna standardinställningarna som de är (för att få Access att tilldela sina egna nycklar).
Du kan ställa in nyckeln själv genom att markera rutan "Välj min egen primära nyckel" och ange nyckeln i fältet bredvid alternativet. Även om det inte rekommenderas kan du också välja "Ingen primär nyckel"
Steg 20. Klicka på Nästa
Steg 21. Lägg till ett namn
Skriv namnet på kalkylbladet i fältet "Importera till tabell".
Hoppa över det här steget om du vill visa databasen med dess standardnamn
Steg 22. Klicka på Slutför
Det är i det nedre högra hörnet av fönstret.
Steg 23. Klicka på Stäng
Det är i det nedre högra hörnet av fönstret. Därefter stängs importfönstret och databasen skapas.
Du kan först markera rutan "Spara importsteg" för att se till att programmet kommer ihåg inställningarna för denna databas
Metod 2 av 2: Använda ett tredjepartsdatabasprogram
Steg 1. Öppna Excel -dokumentet
Dubbelklicka på det Excel-dokument du vill konvertera till en databas.
Om du inte har skapat ett dokument, öppna Excel, klicka på " Tom arbetsbok ”, Och skapa ett dokument innan du går vidare till nästa steg.
Steg 2. Klicka på Arkiv
Det finns i menyraden högst upp i Excel -fönstret (Windows) eller högst upp på skärmen (Mac).
Steg 3. Klicka på Spara som
Det här alternativet finns i menyn Fil ”.
Steg 4. Dubbelklicka på Den här datorn
Det är i mitten av sidan.
Hoppa över detta steg för Mac -användare
Steg 5. Välj ett filformat
Klicka på listrutan "Spara som typ" (Windows) eller "Filformat" (Mac) och välj sedan något av följande alternativ:
- Om du använder ett datorbaserat databasprogram klickar du på Format " . CSV ”(Kommaavgränsade värden).
-
Om du använder ett webbaserat databasprogram klickar du på Format . XML ”.
Om Excel -dokumentet inte har XML -data kan du inte välja XML -format
Steg 6. Klicka på Spara
Det är längst ner i fönstret. Därefter sparas dokumentet med de inställningar du ställer in.
Steg 7. Skapa en ny databas för databasprogrammet som används
Processen kommer att vara annorlunda, beroende på vilket program som används. Vanligtvis behöver du dock öppna programmet, klicka på " Ny "(eller" Fil ” > “ Ny ”) Och följ anvisningarna som visas på skärmen.
Steg 8. Leta efter knappen Importera …
Denna knapp visas vanligtvis när du klickar på menyn Fil ”, Men databasprogrammet som används kan ha sina egna skillnader.
Steg 9. Välj Excel -filen
Hitta och dubbelklicka på filen du exporterade från Excel.
Steg 10. Följ anvisningarna från databasprogrammet för att importera data
Steg 11. Spara databasen
Vanligtvis kan du öppna "Spara" -menyn genom att trycka på Ctrl+S (Windows) eller Command+S (Mac).
