Excel är bra för tabeller och data, men hur kan du använda och strukturera det så att det uppfyller dina behov? Med verktyget Sortera kan du snabbt sortera kolumner med olika format, eller så kan du skapa egna format för flera kolumner och datatyper. Använd sorteringsfunktionen för att organisera dina data och göra det lättare att förstå och använda.
Steg
Del 1 av 3: Sortera alfabetiskt eller efter nummer
Steg 1. Välj dina data
Du kan klicka och dra (klicka och dra) för att välja den kolumn du vill sortera efter, eller så kan du klicka på en cell i kolumnen för att göra den cellen aktiv och låta Excel sortera data automatiskt.
All data i en kolumn måste ordnas efter dess typ för att sorteras (exempel: text, siffror, datum)
Steg 2. Leta efter knappen Sortera
Den här knappen finns på fliken Data i avsnittet Sortera och filtrera. För att sortera snabbt, använd knapparna "AZ ↓" och "AZ ↑".
Steg 3. Sortera dina kolumner genom att klicka på lämplig knapp
När du sorterar siffror kan du sortera dem från lägsta till högsta ("AZ ↓") eller från högsta till lägsta ("AZ ↑"). När du sorterar text kan du sortera den alfabetiskt ("AZ ↓") eller i omvänd alfabetisk ordning ("AZ ↑"). När du sorterar datum eller tider kan du sortera dem från tidigast till senaste ("AZ ↓") eller från tidigast till tidigast ("AZ ↑").
Om det finns en annan kolumn som innehåller data förutom den kolumn du sorterar, visas ett frågefönster som frågar om du vill ange data för sortering. Resultatet av beställningen är fortfarande baserat på den kolumn du valde, men data bredvid den kolumnen följer ordningen enligt uppgifterna i den valda kolumnen
Steg 4. Problem med kolumn som inte sorteras
Om du får ett felmeddelande när du försöker sortera är den vanligaste orsaken ett formateringsproblem med data.
- Om du sorterar nummer, se till att alla celler är formaterade som siffror och inte text. Siffror kan av misstag”importeras” eller läsas som text från vissa redovisningsprogram eller applikationer.
- Om du sorterar text kan det uppstå fel från närvaron av mellanslag eller felaktig dataformatering.
- Om du sorterar efter datum eller tid, uppstår problemet vanligtvis från formatet på data. För att Excel ska kunna sortera efter datum måste du se till att all data är formaterad som datum.
Del 2 av 3: Sortera efter flera kriterier
Steg 1. Välj dina data
Säg att du har ett kalkylblad med en lista med kundnamn och deras stadslägen. Sedan vill du sortera städerna alfabetiskt, sedan sortera varje kund alfabetiskt samt inom varje stad. Du kan göra detta genom att skapa en anpassad sortering.
Steg 2. Klicka på knappen Sortera
Det finns i avsnittet "Sortera och filtrera" på fliken Data. Ett fönster visas där du kan skapa en specifik sekvens med olika kriterier.
Om din kolumn har rubriker i den första cellen, till exempel "Stad" och "Namn", se till att kryssa i rutan Mina data har rubriker i det övre vänstra hörnet i fönstret Sortera som visas tidigare
Steg 3. Gör dina första inställningar
Klicka på menyn Sortera efter för att välja önskad kolumn. I det här exemplet kommer du först att sortera staden, så välj lämplig kolumn från menyn.
- Välj "Värden" på menyn "Sortera på".
- Ordna ordningen "A till Z" eller "Z till A" efter eget tycke.
Steg 4. Gör den andra inställningen
Klicka på knappen Lägg till nivåer. Detta kommer att lägga till ytterligare en inställning under den första inställningen. Välj den andra kolumnen (Kolumnnamn i det här exemplet), justera sedan inställningarna (för enklare läsning, välj samma inställningsmeny som i den första inställningen).
Steg 5. Klicka på OK
Din lista kommer att sorteras efter de inställningar du gjorde tidigare. Du kan se städer sorterade alfabetiskt och kundnamn sorterade alfabetiskt inom varje stad.
Detta exempel är ett enkelt exempel och innehåller bara två kolumner. Du kan dock skapa komplexa sekvenser och inkludera flera kolumner om du vill
Del 3 av 3: Sortera efter cellfärg eller bokstav
Steg 1. Välj dina data
Du kan klicka och dra (klicka och dra) för att välja den kolumn du vill sortera efter, eller så kan du klicka på en cell i kolumnen för att göra den cellen aktiv och låta Excel sortera data automatiskt.
Steg 2. Klicka på knappen Sortera
Det finns på fliken Data i avsnittet "Sortera och filtrera". Fönstret Sortera visas. Om du har en annan kolumn som innehåller data bredvid den kolumn du valde, blir du tillfrågad om du vill ange den informationen.
Steg 3. Välj "Cell Color" eller "Font Color" på "Sort On" -menyn
Detta gör att du kan välja den första färgen du vill sortera.
Steg 4. Välj vilken färg du vill sortera först
I menyn Order kan du använda rullgardinsmenyn för att välja vilken färg du vill lägga först eller sist i beställningen. Du kan bara välja färgen i kolumnen.
Det finns ingen "standard" eller standardinställning för att sortera färger. Du måste ordna själv
Steg 5. Lägg till en annan färg
Du måste lägga till andra inställningar för varje färg du sorterar. Klicka på Lägg till nivå för att lägga till inställningar. Välj nästa färg som du vill sortera efter och ställ sedan arrangemangsordningarna i den ordning du vill göra dem.
Se till att varje inställningskommando är samma för varje inställning. Om du till exempel sorterar uppifrån och ner, se till att i menyn Beställ för varje inställning du väljer På toppen
Steg 6. Klicka på OK
Varje inställning träder i kraft individuellt och kolumnerna sorteras efter den färg du har ställt in.
Tips
- Prova att sortera data på ett annat sätt; Olika synpunkter kan visa olika aspekter av informationen som presenteras.
- Om ditt kalkylblad innehåller summor, genomsnitt eller annan sammanfattningsinformation under informationen du vill sortera, var försiktig så att du inte sorterar dem också.
