Ett pressmeddelande är ett skriftligt uttalande till media. Den kan innehålla en rad nyheter, inklusive schema för aktiviteter, kampanjer, utmärkelser, nya produkter och tjänster, försäljningsresultat etc. Pressmeddelanden kan också användas för att skapa speciella berättelser. Reportrar brukar överväga en nyhetsidé mer om de först får ett pressmeddelande. Detta är ett mycket grundläggande PR -verktyg, ett verktyg som alla som vill använda det kan använda i rätt format. Vi visar dig hur.
Steg
Metod 1 av 2: Skapa ett pressmeddelande som är intressant att titta på
Steg 1. Skriv en originaltitel
Titeln ska vara kort, tydlig och saklig; med andra ord en mycket sammanfattad version av huvudpunkten i pressmeddelandet. Många PR -experter föreslår att titeln ska skrivas sist, efter att allt annat innehåll har skrivits. Om du följer dessa instruktioner, fortsätt skriva pressmeddelandet och skriv titeln efter det. Titeln är en uppmärksamhetsfångare och en mycket viktig del av ett pressmeddelande.
-
wikiHow är känd som den mest populära informationskällan.
Du har väl sett det? Nu vill du veta mer om nyheterna! Titeln måste kunna väcka uppmärksamhet hos journalister, precis som rubriken i en tidning lockar läsare. Titeln kan beskriva en organisations senaste prestationer, en händelse värd att rapportera eller en ny produkt eller tjänst.
-
Titeln måste vara fetstil!
En titel är vanligtvis skriven med fet stil och använder en teckenstorlek som är större än manuskriptets brödtext.
- Den första bokstaven versaler. Och även alla substantiv som måste versaler. De flesta orden i titeln är med små bokstäver, även om du använder "gemener" kan göra det mer visuellt tilltalande. Använd inte stora ord.
- Använd viktiga sökord. Det enklaste sättet att skapa en pressmeddelandestitel är att ta de viktigaste sökorden i ditt pressmeddelande. Utifrån dessa nyckelord, försök att bilda ett logiskt och uppmärksammande uttalande. Om du inkluderar en sammanfattande mening efter titeln kan du använda samma metod. Att använda nyckelord på förhand gör din sida lättare att hitta i sökmotorer, och det blir lättare för journalister och läsare att ta reda på idéer från innehållet i ditt pressmeddelande. Ta en titt på hela förklaringen i detta första steg, och notera att de alla kan vara pressmeddelandestitlar.
Steg 2. Skriv brödtexten i manuset
Pressmeddelanden ska skrivas så som du vill att de ska vara i nyheterna. Och kom ihåg detta: de flesta journalister har det väldigt hektiskt och har inte tid att undersöka meddelanden från ditt företag, så det du skriver för dina pressmeddelanden kommer att användas av journalister för att skriva om dina stora händelser. Vad du än vill att de ska säga, lägg det här.
- Börja med datum och stad där pressmeddelandet skrevs. Denna stad kan raderas om resultaten är förvirrande - till exempel om utgivningen är skriven i Bandung, men beskriver aktiviteter i Jogjakarta -grenen.
- Den första meningen ska kunna fånga läsarens uppmärksamhet och tydligt ange din poäng. Om titeln till exempel är "Carpren Publishing publicerar ny roman om andra världskriget" kan den första meningen vara ungefär "Carpen Publishing, Ltd., publicerade idag sin andra världskrigsroman av den berömda författaren Arcy Kay." Detta utökar titeln nog för att ge lite detaljer och håller läsaren intresserad av din berättelse ännu mer. Nästa stycke eller två bör utöka den första meningen.
- Textmeddelandets manus bör vara solid. Undvik att använda långa meningar och stycken. Undvik upprepning och överdriven användning av jargong eller snyggt språk. Håll ditt skrivande enkelt och undvik att slösa med ord.
- Första stycket (två till tre meningar) bör avsluta hela pressmeddelandet, och ytterligare innehåll bör förklara det ytterligare. I en fartfylld värld kommer ingen journalist eller annan läsare att läsa ett helt pressmeddelande om artikelns början är ointressant.
- Arbeta med fakta - aktiviteter, produkter, tjänster, människor, mål, mål, planer eller projekt. Försök att maximera användningen av fakta. Det här är nyheter. Ett enkelt sätt att skapa ett effektivt pressmeddelande är att använda följande förtydligande lista: Vem, vad, var, när, varför och hur.
Steg 3. Säg "5W" och "1H" tydligt
Vem (vem), vad (vad), när (när), var (var), varför (varför) och hur (hur) kan berätta för all läsare all information de behöver. Var uppmärksam på punkterna nedan, vi kommer att använda exemplet ovan för att skapa vårt pressmeddelande:
- Vilka är huvudaktörerna? Carpren Publishing.
- Vad är huvudhistorien? Carpren Publishing ger ut boken.
- När hände detta? I morgon.
- Var sker denna aktivitet? Överallt i de stora butikerna.
- Varför står det här i nyheterna? Eftersom boken skrevs av den berömda författaren, Arcy Kay.
-
Hur skedde denna aktivitet? Huvudaktiviteten är en autograf i Chicago, följt av en bokresa genom hela metropolen.
- Med den grundläggande informationen definierad, komplettera den med information om människor, produkter, varor, datum och annat som är relaterat till nyheterna.
- Om ditt företag inte är huvudämnet för nyheterna utan är en källa till pressmeddelanden, förklara det i texten.
- Håll manuset kort och sakligt. Om du skickar in ett tryckt formulär måste texten vara mellanrum.
- Ju mer övertygande ditt pressmeddelande är, desto mer sannolikt kommer det att täckas av journalister. Ta reda på vad som är "intressant" för en viss marknad och använd denna kunskap för att locka redaktörer och reportrar.
Steg 4. Skapa ett tydligt, tydligt och lämpligt pressmeddelande för dina läsare
Chansen finns att oavsett var du skickar dina pressmeddelanden har de redan dussintals liknande pressmeddelanden staplade och redo att dumpas. Om du vill att ditt pressmeddelande ska röstas om måste det vara bra. Det måste inte bara vara bra, det måste också vara väldigt "redo att publicera".
- När en redaktör ser ditt skrivande kommer han eller hon att tänka, hur lång tid tar det att skriva ut ditt pressmeddelande. Om ditt skrivande är fullt av fel, har väldigt lite innehåll eller behöver mycket översyn, kommer de inte slösa bort sin tid på det. Så se till att du skriver det med bra grammatik, med alla grunderna och fullständigt skrivinnehåll.
-
Varför ska dessa människor bry sig om vad du säger? Om du skickar den till rätt läsare har denna fråga ett mycket tydligt svar. Om inte, varför slösar du bort din tid? Ge rätt personer rätt nyheter (nyheter, inte annonser) och du är på rätt väg.
De kommer att uppskatta det mer om du skickar det på morgonen. Detta ger dem tid att lägga till ditt skrivande till det de arbetar med. Tänk på det
Steg 5. Anslut till andra saker
Ge länkar till ytterligare information som stöder ditt pressmeddelande. Har företaget du skriver om ytterligare information på internet som läsare kan vara användbara? Bra. Lägg till det.
Om du är osäker på vad du har, gör några undersökningar om vad som vanligtvis publiceras. Någon kan ha skrivit en aktivitet som du skrev. PR Web och PR Newswire är bra ställen att börja
Metod 2 av 2: Mastering Format
Steg 1. Lär dig grundstrukturen
OK, nu när du vet vad du har att skriva, hur lägger du det på papper? Till att börja med, håll ditt pressmeddelande så kort som möjligt, högst en sida. Ingen vill slösa tid på att läsa fem stycken om du inte skriver om andra världskriget. Här är vad du behöver (några av dem har redan nämnts):
-
FÖR OMEDELBAR PUBLICH måste skrivas längst upp till vänster på sidan.
Om du vill att publiceringen ska fördröjas skriver du ner "EMBARGOED TILL …" och det datum du vill att den ska vara. Meddelanden som inte åtföljs av ett utgivningsdatum kommer att anses utfärdas omedelbart
-
Titeln, vanligtvis med fet stil, placeras under den och centreras på sidan.
Om du vill kan du lägga till en textning i kursiv stil (förklara titeln kort)
- Första stycket: den viktigaste informationen. Kan skrivas som nyheter, som börjar med datum eller källa till nyheterna.
- Andra (och möjligen tredje) stycket: ytterligare information. Det är en bra idé att inkludera fakta och citat.
- Företagsinformation: mer information om ditt företag. Vem är du? Vilka prestationer har du gjort? Vad är ditt uppdrag?
- Kontaktinformation: mer information om författaren (kanske du!). Om du får någon uppmärksamhet kan de vara intresserade av att få mer information!
- Multimedia: i denna moderna tid bör du ha ett Twitter -konto för marknadsföringsaktiviteter.
Steg 2. Skriv företagsinformationen i texten i pressmeddelandet
Det är dags att inkludera information om ditt företag. När en journalist skriver ditt pressmeddelande för sin historia, måste han nämna ditt företag där. Journalister kan få företagsinformation från detta avsnitt.
- Rubriken på detta avsnitt bör vara ungefär så här: "Om [COMPANY_XYZ]."
- Efter titeln skriver du en eller två stycken som beskriver ditt företag i fem eller sex rader för varje. Texten ska beskriva ditt företag, viktiga branscher och affärspolicyer. Många företag har redan broschyrer, presentationer, affärsplaner etc. professionellt skrivet. De kan ingå här.
- I slutet av detta avsnitt skriver du din webbplats. Länken måste vara i hela webbadressen så att länken förblir sökbar när den skrivs ut. Till exempel: https://www.example.com istället för "Klicka här för att besöka vår webbplats!"
- Företag som har separata mediesidor på sina webbplatser måste inkludera en URL till den sidan. Mediesidor har vanligtvis kontaktinformation och ett presskit.
Steg 3. Lägg till din kontaktinformation
Om ditt pressmeddelande verkligen förtjänar täckning, kommer journalister definitivt att söka mer information eller intervjua nyckelpersoner i samband med det. Om du inte har något emot att få dessa nyckelpersoner intervjuade av media kan du ange deras kontaktuppgifter på pressmeddelandesidan. Om du till exempel skriver om innovation kan du tillhandahålla kontaktinformation från forsknings- eller ingenjörsteamet för media.
- Annars måste du lämna information från media/PR -avsnittet i avsnittet "Kontakt". Om du inte har ett dedikerat team för detta bör du utse någon som ska fungera som en länk mellan media och ditt företag.
-
Kontaktuppgifterna bör vara begränsade och specifika för det relevanta pressmeddelandet. Kontaktuppgifterna måste innehålla:
- Företagets officiella namn
- Medieavdelningens officiella namn och kontakt
- Kontorsadress
- Telefon- och faxnummer med lämplig stad/landskod och telefonkod
- Mobiltelefonnummer (valfritt)
- Tillgänglighetstid
- E-postadress
- Webbadress
Steg 4. Inkludera om möjligt en länk till en online -kopia av pressmeddelandet
Vi rekommenderar att du håller alla loggar över pressmeddelanden tillgängliga på din webbplats. Detta kan göra processen med att lägga till länkar enklare och kan också användas för företagets historiska syften.
Steg 5. Markera slutet av pressmeddelandet med tre hashmärken (#)
Placera den i mitten av sidan strax under raden i slutet av utgåvan. Detta är standarden för journalistik. Det här kan låta som en överdrift, men det är det verkligen inte. Detta är det rätta sättet att skriva.
Tips
- Forskning pressmeddelanden på internet för rätt ton, språk, struktur och format för pressmeddelanden.
- Gör varje utgåva riktat till ett specifikt medium och skicka det till reportrar som täcker denna typ av nyheter. Denna information finns vanligtvis på medias webbplats. Att skicka identiska pressmeddelanden till olika medier och reportrar i dessa medier är ett tecken på att du är lat och inte riktar dig till en specifik marknad.
- Tidpunkten för pressmeddelanden är mycket viktig. Nyheterna måste vara relevanta och nya, inte för gamla och inte för avvikande från de nyheter som för närvarande är populära.
- Skicka ditt pressmeddelande via e-post och använd ytterligare format klokt. Stort teckensnitt och djärva färger gör din historia inte mer intressant, men kommer att distrahera läsare. Placera ditt pressmeddelande i e-postmeddelandet, inte i en bilaga. Om du måste använda bilagor använder du vanligt textformat eller Rich Text -format. Word -dokument accepteras i allmänhet på de flesta medier, men om du använder den senaste versionen (.docx), spara med en tidigare version (.doc). Tidningar har vanligtvis snäva budgetar, och många har inte uppdaterat sin version av Word. Använd bara en PDF -fil om du skickar en fil med många bilder. Skriv inte ditt pressmeddelande på ett annat papper, skanna sedan och skicka bildfilen via e-post-detta slösar bara bort dig och redaktörens tid. Skriv ditt pressmeddelande direkt i e-postmeddelandet.
- Undvik att använda jargong eller speciella tekniska termer. Om du måste använda det för att göra ditt skrivande korrekt, förklara termen.
- Inkludera ytterligare information i ditt pressmeddelande. Detta är information om vad du vill ha från personer med den information du publicerar. Om du till exempel vill att dina läsare ska köpa en produkt, inkludera var du kan få produkten. Om du vill att läsarna ska besöka din webbplats för att delta i en tävling eller lära dig mer om din organisation, inkludera en webbadress eller telefonnummer.
- Slösa inte tid på att skriva titeln innan utgivningen är klar. Redaktören kommer att skriva den ursprungliga titeln i tidningen eller tidningen, men det är en bra idé att skriva en catchy titel för din release. Denna titel kan vara din enda chans. Gör det exakt och kort. Det är bäst att inte skriva det förrän du har slutfört pressmeddelandet. Du vet inte säkert vad du - eller personen du intervjuar med - kommer att säga. När du har färdigställt utgåvan kan du bestämma om du vill ändra ditt inledningsstycke eller inte. Efter det, tänk på titeln.
- Använd din titel som e-postens ämne. Om du skriver en mycket fängslande titel hjälper det till att få ditt meddelande att sticka ut i redaktörens brevlåda.
- Inkludera företagsnamnet i titeln, undertexten och i huvudmanuskriptet från första stycket för att göra det lättare att hitta din version i sökmotorer och lättare att läsa för proffs och andra läsare. Om du skickar en tryckt version kan du lägga den på brevpapper.
- Uppföljningssamtal kan hjälpa till att utveckla ett pressmeddelande till en fullständig berättelse.
Varning
- Artiklar ska skrivas i en så positiv ton som möjligt. Undvik meningar som "efter den tidigare presidentens avgång" eller "efter en period av inaktivitet". Journalister kan bestämma sig för att ta reda på det och inte täcka vad som ingår i pressmeddelandet och - även om omständigheterna inte är riktigt negativa, till exempel att den tidigare presidenten avgick på grund av allvarlig sjukdom - kanske resultatet inte blev vad du förväntat dig.
- Inkludera alltid ett citat - vanligtvis från en viktig person som är involverad i huvudidén om släppet. Texten behöver inte vara ett direkt citat, men det borde vara vettigt. Se alltid till att den som citeras är nöjd med offerten. Citat gör att hektiska journalister kan förbereda fullständiga artiklar utan att behöva göra uppföljande intervjuer.
- Inkludera inte andras kontaktuppgifter utan deras samtycke. Dessutom bör de alltid vara tillgängliga vid rimliga tider några dagar efter släppfartygen.
- När du skickar ett pressmeddelande via e-post, skicka det inte med ämnet "pressmeddelande". Detta kommer bara att få ditt pressmeddelande att sjunka bland andra pressmeddelanden. Få redaktörens uppmärksamhet genom att inkludera en catchy titel som föremål för din e-post, till exempel "Brand Co. får ett företagskontrakt på 300 miljarder kronor."
- Kom alltid ihåg att många redaktionsteam har för mycket arbetsbelastning eller för lite personal. Om du kan göra deras jobb enklare kommer ditt pressmeddelande sannolikt att omfattas. Om du skriver ett pressmeddelande som liknar det som redaktören kommer att publicera, behöver ditt pressmeddelande troligen inte så mycket redigering. Men om ditt pressmeddelande är fullt av fel och inte följer en vanlig skrivstil, kommer redaktionen definitivt att radera det direkt. Alla sa att de hade makten. Slösa inte redaktörens tid. Platsen för att skriva en företagsbeskrivning finns i avsnittet om företagsinformation i ditt pressmeddelande, men gör den korrekt och saklig.
