Att förstå hur man skriver ett bra brev är en av de grundläggande färdigheter som kan tillämpas inom olika områden, både näringsliv, akademiker och personliga relationer. Som du redan vet är brev en vanlig kommunikationsmetod som används för att förmedla information, goodwill eller helt enkelt avsändarens kärlek till mottagaren av brevet. För att ta reda på hur du skriver ett bra och korrekt brev, försök läsa den här artikeln!
Steg
Metod 1 av 2: Skriva ett formellt brev
Steg 1. Förstå rätt tid att skriva en formell tonbokstav eller en formell bokstav
I allmänhet riktas formella brev till personer som du bara har professionella relationer med, till exempel affärsmän eller vissa myndigheter, snarare än till personer som du har personliga relationer med.
- Sedan kan det officiella brevet skrivas in med hjälp av ordbehandlingsprogram, till exempel Microsoft Word, OpenOffice eller Textredigering, och sedan skrivas ut innan det skickas. Om brevet måste tas emot omedelbart eller om mottagaren föredrar att få e -postmeddelandet rekommenderar vi att du skickar brevet via e -post.
- Om mottagaren är din nuvarande chef eller medarbetare kanske du vill använda ett mindre styvt format. I allmänhet kan sådana brev skickas via e -post och behöver inte åtföljas av en adress högst upp i brevet.
Steg 2. Skriv din adress och det datum brevet skrevs högst upp i brevet
Speciellt inkludera ditt namn och din adress i det vänstra hörnet av brevet. Om det är ett officiellt företagsbrev, inkludera företagets namn och adress, eller helt enkelt fästa företagets brevpapper på samma plats. Ge därefter ett mellanrum på två rader innan du skriver datumet för skrivandet av brevet.
- Inkludera hela datumet i rätt format, till exempel 19 september 2021. Det är bäst att undvika ett mindre formellt format som 19-september-2021 eller 19/9/21.
- Det finns inget behov av att inkludera datumet på brevet som skickas via e-post.
Steg 3. Ange namnet och adressen till mottagaren av brevet
Om brevet inte skickades via e-post, lämna en paus på två rader och inkludera mottagarens kontaktinformation i det tomma utrymmet. Lista särskilt var och en av dessa uppgifter på en separat rad:
- Fullständigt namn och titel på mottagaren av brevet
- Namn på organisation och företag, om sådana finns
- Fullständig adress till mottagaren av brevet (lägg till två eller flera extra rader, efter behov)
Steg 4. Inkludera en hälsning
Pausa en rad, inkludera sedan en hälsning som "Dear", följt av ditt namn som mottagare av brevet. Om du vill kan du ange ditt fullständiga namn, efternamn eller bara förnamn. Om det behövs, inkludera också personens officiella adress eller titel.
- Om du bara vet personens position på kontoret, men inte vet deras namn, kan du skriva "Dear, Health Manager:" eller en liknande fras. Men i allmänhet kan namnet på den person som fyllde tjänsten vara sökte på nätet, så du kan prova det först.
- Om du verkligen inte känner till mottagaren av brevet, och inte heller känner till hans eller hennes position, skriver du bara ner "Dear Sir/Madam:" eller helt enkelt "Dear:" Men sådana hälsningar låter stilt och gammaldags. och bör undvikas om det alls är möjligt …
Steg 5. Skriv ditt brev
Formella bokstäver ska öppnas med ett tydligt syfte (SOP). Undvik särskilt förkortningar och använd formella frågor, till exempel "Är du intresserad av …" istället för "Är du intresserad av …?" Läs sedan om brevet, med eller utan hjälp av en annan person, för att se till att det inte finns några stavnings- eller grammatiska fel i det.
Om du skriver ett formellt affärsbrev, se till att brevets text alltid är kort och saklig. Under tiden, om brevet är riktat till en släkting eller nära vän av skäl för att utbyta nyheter, använd en mer avslappnad och/eller flytande mening. Det är dock en bra idé att se till att ditt brev inte överstiger en sida
Steg 6. Inkludera en avslutande hälsning
En avslutande hälsning ingår vanligtvis för att avsluta brevet på ett positivt sätt och för att bygga en djupare kontakt med mottagaren av brevet. Efter att du har skrivit det sista stycket, inkludera därför en avslutande hälsning som passar bokstavstypen. För ett formellt brev, försök att inkludera en avslutande hälsning som "Med vänlig hälsning", "Hälsningar" eller "Lycka till." Lägg sedan ditt fullständiga namn under det, enligt beskrivningen i följande riktlinjer:
- För formellt skrivna bokstäver, lämna cirka fyra mellanrum mellan din avslutande hälsning och ditt fullständiga namn. Skriv sedan ut brevet och fäst din signatur med blått eller svart bläck på det tomma utrymmet.
- I formella mejl, inkludera ditt fullständiga namn strax under den avslutande hälsningen.
- Om du vill kan du inkludera hälsningen framför ditt namn, särskilt i en formell bokstav. Om du till exempel är gift, inkludera namnet”Bu Amanda Surya” under den avslutande hälsningen.
Steg 7. Vik bokstaven (tillval)
Om brevet finns i posten, försök att fälla det i tredjedelar. Tricket är att vika den nedre halvan till mitten tills den täcker 2/3 av bokstäverna och sedan vika den övre halvan till mitten tills det inte finns något mer öppet brevområde. På så sätt passar bokstäverna till de flesta kuvert som finns på marknaden.
Steg 8. Skriv mottagarens adress på kuvertets framsida (valfritt)
Hitta mitten av kuvertet och skriv sedan mottagarens fullständiga adress där, så här:
- Herr Joko Susilo
- Jl. ABC -nr. 123
- Jakarta, 12345
Steg 9. Skriv returadressen på kuvertets baksida (tillval)
Med denna metod kan posten returnera e -post som de av någon anledning inte kan skicka till din adress utan extra kostnad. Använd samma metod som när du skrev adressen till mottagaren av brevet, men inkludera bara ett smeknamn istället för ditt fullständiga namn där.
Metod 2 av 2: Skriva informella brev
Steg 1. Identifiera den officiella nivån på brevet
I grund och botten kommer tonen i brevet att bero på graden av närhet i ditt förhållande till mottagaren av brevet. För att identifiera formaliteten i ditt brev, försök följa dessa riktlinjer:
- Om brevet är riktat till en avlägsen släkting, äldre släkting eller social partner, försök använda en halvformell ton. Om personen redan har mailat dig, vänligen maila dem. Om inte, är det säkert att skriva bokstäver manuellt.
- Om brevet är adresserat till en nära vän eller släkting, vänligen skriv det manuellt eller skicka det via e -post.
Steg 2. Börja bokstaven med en hälsning
Hälsningen som används är mycket beroende av det nära förhållandet mellan dig och mottagaren av brevet, liksom graden av formalitet för brevet. Några möjligheter som du kan överväga:
- Om brevet är halvformellt, använd gärna en hälsning som "Hej". Följ sedan hälsningen med mottagarens smeknamn om ni två inte är för långt ifrån varandra i åldern, eller mottagarens namn som börjar med en hälsning som "Sir" eller "Madam" om mottagaren är mycket äldre än du.
- Om brevet är informellt kan du också använda en hälsning som "Hej" eller en mer tillfällig hälsning som "Hej" eller "Hej". Följ hälsningen med mottagarens namn.
Steg 3. Börja skriva brevet
Gå vidare till nästa rad och börja skriva. Om brevet är avsett som ett personligt kommunikationsmedium, försök börja med att bekräfta mottagarens information. Till exempel kan du använda formella meningar som "Jag hoppas att du mår bra" eller informella meningar som "Hur mår du?" Använd särskilt de ord du skulle säga om mottagaren av brevet stod framför du.
Steg 4. Lista de saker som måste kommuniceras
Eftersom brevets huvudroll är som kommunikationsmedium, vänligen inkludera saker som du tror att mottagaren av brevet behöver veta, till exempel detaljer om händelser som har inträffat i ditt liv. Till exempel, om brevet är till din mormor, skriv inte bara "Tack för gåvan!" Visa istället hur mycket gåvan betyder för dig, till exempel att säga:”I natt kunde jag och mina vänner inte sova eftersom vi spelade spelet som mormor skickade. Tack!" Oavsett ämnet för brevet bör huvudfokus vara på önskan att dela information.
Förstå information som inte ska ingå. I grund och botten bör inte ett brev skrivet som ett uttryck för ilska eller ett försök att tigga om barmhärtighet inte skickas. Om du redan har skrivit ett sådant brev men inte är säker på om du ska skicka det, låt det sitta i några dagar. Kanske kan de här dagarna ändra ditt beslut
Steg 5. Avsluta bokstaven
För att avsluta ett informellt brev, använd en avslutande hälsning som återspeglar närheten till ditt förhållande till mottagaren. Om brevet är riktat till en make, vän eller nära släkting, använd en avslutande hälsning som”hälsningar”,”kärlekens hälsningar” eller helt enkelt”kära”. Under tiden, för ett halvformellt brev, använd gärna en varm, men ändå ganska formell, avslutande hälsning som "hälsningar" eller "hälsningar".
- Har du någonsin hört talas om termen "valediction"? Faktum är att valediktion är ett formellt uttryck på engelska som vanligtvis användes i antiken som en brevhälsning. Om du skriver ett engelskt brev till en vän och vill stänga det i en fånig stil, använd gärna den här metoden. Till exempel, lägg en avslutande hälsning i form av en värdering som "Jag förblir som alltid din hängivna tjänare" som slutar med ditt namn.
- Om du vill lägga till information efter att brevet har skrivits använder du bildtexten P. S, som på engelska betyder Postscript ("after writing").
Steg 6. Skicka brevet
Lägg brevet i ett kuvert, sätt en stämpel, inkludera mottagarens adress och skicka det omedelbart via posten.
Tips
- Försök att fokusera brevet på ett ämne som kommer att intressera mottagaren.
- I allmänhet följs alltid hälsningar av ett kommatecken. I formella bokstäver är dock skiljetecknet vanligtvis ett kolon istället för ett komma.
- Använd alltid artigt språk och sunda argument när du skriver ett klagomål. Om du gör det ökar dina chanser att få ett positivt svar.
- Om du vill skriva ut ett mycket formellt brev rekommenderar vi att du använder papper som är något tyngre än vanligt kopieringspapper.
- Om du vill skicka ett formellt eller halvformellt e-postmeddelande, använd alltid en e-postadress som låter professionellt. E -postmeddelanden som skickas av "sweetstar189" kommer verkligen inte att tas lika seriöst som e -postmeddelanden som skickas av "jeni.sandra", eller hur?
- Skriv alltid bokstäver med en blå eller svart bläckpenna.
- Se till att den angivna adressen är korrekt.
- Börja alltid ett stycke med en mening skriven eller inskriven.
- Kontrollera innehållet i ditt brev, minst två gånger.
- Om brevet skrivs manuellt, se till att du alltid använder en kulspetspenna som inte läcker bläck.
