Att skriva ett förslag till ledningen kan göras när du vill föreslå förbättringar av arbetsrutiner, föreslå sätt att spara, ge information om vinstmöjligheter eller föreslå förändringar. Om du vill skriva ett förslag för företagsledning, ta dig tid att samla in nödvändig information. Diskutera idéer med kollegor för att ta reda på vad de tycker och hantera ledningen klokt.
Steg
Metod 1 av 2: Utforma ett förslag
Steg 1. Definiera den idé eller fråga som ska behandlas i förslaget, till exempel att förbättra arbetsflödet eller minska kostnaderna
I allmänhet kan du visualisera idéer tydligt. Men om du vill lösa ett problem eller lägga fram ett förslag på något viktigt, var noga med allt som rör det.
Steg 2. Gör din research och kontrollera den aktuella situationen innan du skriver ett förslag
Diskutera med relevanta parter, till exempel medarbetare, chefer eller kunder. Leta efter information om konkurrenter och se hur de fungerar.
Om du till exempel tycker att cateringtjänsten på kontoret behöver ändras, prata med kökspersonalen först. Har de arbetat någon annanstans, med olika cateringleverantörer? Vad tycker dina medarbetare? Det kan vara så att ditt missnöje inte är ett kvalitetsproblem, utan bara en smakfråga
Steg 3. Skriv en beskrivning av problemet
Börja förslaget med att förklara de nuvarande villkoren. Inkludera alla relevanta fakta, till exempel gärningsmannen, datum och plats. Gör inga bedömningar när du skriver ett öppningsförslag. Förklara förhållandena enligt verkligheten.
Till exempel "PT Sukses Maju har använt fru Nyengirs cateringtjänster i 7 år. Men huvudmenyn minskar gradvis, från fem menyer till två. Tillgängligheten till vegetariska menyer påverkas också. Faktum är att vissa dagar, vegetariska menyer är inte tillgängliga. tillgängliga."
Steg 4. Efter att ha beskrivit problemet skriver du ner den lösning du vill föreslå och stegen för att genomföra den
Börja med att skriva kärnan i lösningen och beskriv vad du hittade utifrån dina observationer.
Till exempel, "Enligt min mening bör PT Sukses Maju leta efter en ny cateringleverantör. PT Fast Bangkrut använder flera andra cateringtjänster. Catering Fru Sisca Soewitomo och Rudi Chaeruddin tillhandahåller fler menyer till konkurrenskraftiga priser. Dessutom eftersom catering Herr Rudi Chaeruddin erbjuder menyer vegetariskt, veganskt och glutenfritt varje dag, catering är mer i linje med företagets behov. Catering för fru Sisca Soewitomo kan också skymtas, även om vegetarisk meny på cateringern inte är lika varierat som hos Rudi Chaeruddins cateringfirma. Enligt en medarbetarundersökning från 2011 är 40% av de anställda på PT Sukses Maju vegetarianer, 10% är vegan och 2% måste äta en glutenfri kost."
Steg 5. Skapa en implementeringsplan
Förklara varje steg som ska tas, och tid och kostnader. Skriv ner vad du vet och vad du fortfarande har att lära dig. Överväg att skriva stegen i form av en lista och förklara dem i detalj. Överdriv inte förändringarna. Glöm dock inte att förklara de möjliga resultaten av dessa förändringar.
Till exempel, "För att använda en annan cateringtjänst måste företaget: 1. säga upp kontraktet med fru Nyengir. 2. Be cateringfirman Sisca Soewitomo och Rudi Chaeruddin att göra ett smakprov. 3. Välj en av cateringfirma 4. Teckna kontrakt med den valda cateringfirman. Cateringsavgifterna som krävs skiljer sig inte mycket från Nyengirs cateringavgifter. Så länge företaget uppfyller sina avtalsförpliktelser med fru Nyengir kommer företaget inte att straffas.. Dessutom, om anställda föredrar maten som erbjuds, blir de mer nöjda med arbetsförhållandena."
Steg 6. Skriv ned eventuellt motstånd mot din plan
Kommer din plan att avvisas av vissa anställda? I det här fallet kanske vissa anställda gillar smaken av fru Nyengirs matlagning. Eller, om du föreslår en produktidé, kan du övertyga de berörda byråns tjänstemän om att den nya produkten är säker att använda? Skriv ner steg du kan vidta för att övertyga andra om ditt projekt.
Steg 7. Efter att du har skrivit stegen, skriv ner det material eller nödvändiga personal som behövs
Skriv också ner den tid det tar att genomföra ändringarna, eftersom tid är pengar. Gör en enkel checklista. I fallet med exemplet ovan kan du skapa en lista enligt följande:
Resurser som behövs: underkommitté för cateringutvärdering (4 personer från olika sektioner), 2 timmar för smakprovning och 3 timmar för rapportskrivning
Steg 8. Avsluta förslaget genom att skriva om de ändringar du vill göra och deras främsta fördelar
Skriv om dina tre huvudpunkter och gör sedan en avslutande mening. Tänk på slutet av förslaget som en sammanfattning. Till exempel:
- "Som tidigare förklarats har fru Nyengirs catering gradvis minskat huvudmenyn som har varit tillgänglig under de senaste sju åren. Catering Fru Sisca Soewitomo och Rudi Chaeruddin erbjuder en mer varierad meny till konkurrenskraftiga priser. Därför föreslår jag PT Sukses Maju att göra detta. smakprov och välj en ny cateringfirma för företaget. Med denna nya cateringleverantör förväntas de anställdas tillfredsställelse öka och det är mer troligt att de anställda stannar kvar."
- Ange eventuella kvantitativa eller ekonomiska fördelar med ändringen.
- Förklara förändringens kvalitativa fördelar. Ibland kan fördelarna med förändring inte mätas med siffror eller fakta. Om din föreslagna förändring avser medarbetarnas lycka, förklara det. Kvalitativ förändring kan vara lika värdefull som kvantitativ förändring.
Metod 2 av 2: Dela förslaget
Steg 1. Låt en kollega läsa och ge feedback på ditt förslag
Han kan eller kanske inte hålla med om dina föreslagna ändringar. Om han inte håller med, fundera på varför. Om skälen är giltiga och påverkar ditt förslag, var beredd att revidera det. Du kan också lägga till din partners oenighet i kolumnen "Oenighet" om du förstår tanken men inte håller med.
Steg 2. När du har skapat ett förslag och frågat kollegor om feedback, granska förslagets flöde, grammatik, noggrannhet och ordantal
Gör inte ett förslag som är för långt så att ditt förslag kommer att märkas av chefen. Gör ett förslag 1-2 sidor långt om möjligt.
Steg 3. När förslaget är klart vet du vem det ska skickas till och skicka sedan förslaget
I vissa företag är beslutsfattarna tydliga, men andra har en mer flytande struktur som gör det svårt att veta vem man ska kontakta. Titta på företagets bakgrund för att ta reda på vem du ska skicka ett förslag till.
