Idag är e -post ett av de mest använda kommunikationsmedlen, förutom SMS, telefon och snabbmeddelanden. Att skicka e -post har blivit en mycket vanlig aktivitet, så många glömmer hur man skriver ett bra mejl. Ett bra mejl visar professionalism och ärlighet i det meddelande det förmedlar, därför bör du veta hur du formaterar ett e -postmeddelande.
Steg
Steg 1. Skriv ämnet för e -postmeddelandet
Ämnet för e -postmeddelandet fungerar som en kort sammanfattning av meddelandeinnehållet. Ämnet för ditt e -postmeddelande bör vara rätt på målet så att det kan ge mottagaren en uppfattning om innehållet i e -postmeddelandet med bara några ord.
- Till exempel, om du skickar ett affärsrelaterat e-postmeddelande, gör det inte till ett långt ämne med för mycket detaljer, till exempel "Jag älskar din bil. Det är också ett fint blått, fina däck."
- Förklara vad du menar med att skicka e -postmeddelandet i ett ämne, till exempel "Intresserad av att köpa en blå sedan."
Steg 2. Använd rätt hälsningar
Börja inte mejla direkt med vad du vill säga. Använd allmänna hälsningar som "God morgon/eftermiddag" eller "Hälsningar". Du vill verkligen inte bombarderas med frågor av människor du inte känner, eller hur? Tja, samma etikett gäller också för e -post.
För att göra hälsningen mer personlig, inkludera mottagarens efternamn i hälsningen
Steg 3. Skriv meddelandets brödtext
Beroende på typen och mottagaren av meddelandet kan du skriva meddelandet som du vill.
- Om du skriver ett e -postmeddelande till någon du känner nära kan du skriva det i en personlig ton. Men om du skriver ett företagsmejl, försök använda det mest professionella språket som möjligt.
- Du bör också vara uppmärksam på meddelandets format. Använd inte en typ, storlek och formatering som är svårläst och undvik stora bokstäver. I cyberrymden betyder stora bokstäver ilska.
Steg 4. Inkludera en avslutande hälsning - avsluta inte bara e -postmeddelandet
En avslutande hälsning som "hälsningar" eller en annan lämplig hälsning kan användas.
Du bör välja en avslutande hälsning som matchar din e -post. Du vill verkligen inte skriva "Hälsningar" i slutet av ett företagsmejl eftersom det skulle vara oförskämt, eller hur?
Steg 5. Lägg till signatur
Även om din e -postadress innehåller ditt namn i varje e -postmeddelande du skickar rekommenderar vi att du använder en signatur på alla e -postmeddelanden du skickar. Du kan använda vanlig text eller bilder (som logotyper, märken etc.) i din signatur.
Använd alternativet "Signatur" på e -postklienten eller tjänsteleverantören du använde för att skapa signaturen
Tips
- Förutom att formatera din e -post, bör du också använda en lämplig e -postadress. Att maila din barndomsvän via "[email protected]" kan fortfarande vara okej, men du bör inte använda det här e -postmeddelandet för att skicka affärsmail till din chef.
- Använd bra internetetikett när du skriver e -post. Skicka inte skräppostmeddelanden eller meddelanden till okända kontakter.
- Dubbelkolla din e -post innan du skickar för att förhindra att flera meddelanden skickas till samma mottagare. Om du skickar flera e -postmeddelanden kan dina meddelanden markeras som skräppost.
