Ett problemmeddelande är en kort text som vanligtvis finns i början av en rapport eller ett förslag för att förklara problemet eller utfärda dokumentet som diskuteras för läsaren. I allmänhet kommer ett problemmeddelande att beskriva de grundläggande fakta i problemet, förklara varför problemet är viktigt och bestämma en lösning så snabbt och direkt som möjligt. Problemformuleringar används ofta i näringslivet för planeringsändamål men kan också användas i akademiska situationer som en del av en stiliserad rapport, till exempel en skriftlig rapport eller ett projekt. Se steg 1 nedan för att komma igång med att skriva din egen problemformulering!
Steg
Metod 1 av 2: Skriva ditt eget problemmeddelande
Steg 1. Beskriv det "idealiska" tillståndet
Det finns många olika sätt att skriva ett problemmeddelande - vissa källor rekommenderar att man går direkt till själva problemet, medan andra rekommenderar att man ger en bakgrundskontext först för att göra problemet (och lösningen) lättare för läsaren att förstå. Om du verkligen inte är säker på hur du ska börja, gå till det andra alternativet. Även om korthet är något som varje praktisk skrift bör sträva efter, är god förståelse ännu viktigare. Börja med att förklara hur saker ska fungera. Innan du nämner ditt problem, förklara i några meningar hur det hade gått om det inte fanns några problem.
Anta till exempel att vi arbetar för ett större flygbolag och vi har sett att passagerarnas sätt att stiga ombord på våra flygplan är ineffektivt med tid och resurser. I det här fallet kan vi börja vår problemformulering med att beskriva en idealisk situation där boardingsystemet är ineffektivt som flygbolaget bör uppnå, så här: "Boardingprotokollet som används av ABC Airlines bör syfta till att få varje passagerare ombord på detta flyg. snabbt och effektivt så att planet kan lyfta så snabbt som möjligt. Ombordstigningsprocessen måste optimeras för tidseffektivitet men måste också vara tillräckligt enkel så att det lätt kan förstås av alla passagerare."
Steg 2. Beskriv ditt problem
Enligt uppfinnaren Charles Ketterings ord: "Ett väl uttalat problem är ett halvt löst problem." Ett av de viktigaste (om inte det viktigaste) målet med ett problemmeddelande är att formulera problemet som riktas till läsaren på ett sätt som är tydligt, enkelt och lätt att förstå. Sammanfatta kortfattat det problem du vill lösa - detta kommer till problemets kärna och placerar den viktigaste informationen i problemmeddelandet nära toppen, där det är mest synligt. Om du precis har angett ett "idealiskt" tillstånd enligt ovan, kanske du vill börja din mening med en mening som "Men …" eller "Tyvärr …" för att visa att problemet du har identifierat är vad som hindrar den ideala visionen från att bli verklighet.
Antag att vi tror att vi har utvecklat ett snabbare och mer effektivt system för att få passagerare ombord på våra flygplan än det typiska "back to front" sittsystem. I det här fallet kan vi fortsätta med några meningar som: "ABC Airlines nuvarande boardingsystem är dock en ineffektiv användning av företagets tid och resurser. Genom att slösa medarbetartimmar gör nuvarande boardingprotokoll att företaget är mindre konkurrenskraftigt och bidrar till en långsam ombordstigningsprocess, vilket gör varumärkesbilden ogynnsam."
Steg 3. Beskriv de finansiella kostnaderna för ditt problem
Så snart du anger ditt problem vill du förklara varför det är en stor grej - trots allt har ingen tid eller resurser att försöka lösa alla små problem. I näringslivet är pengar nästan alltid slutresultatet, så du vill försöka lyfta fram den ekonomiska effekten av dina problem på det företag eller den organisation du riktar dig mot. Är exempelvis de frågor du diskuterade som hindrar ditt företag från att tjäna mer pengar? Tappar aktivt dina affärspengar? Skadar det din varumärkesimage och dränerar därmed indirekt dina affärspengar? Var exakt och specifik om den finansiella bördan för ditt problem - försök att bestämma det exakta dollarbeloppet (eller en väl redovisad) kostnad för ditt problem.
I vårt flygbolagsexempel kan vi fortsätta att förklara de finansiella kostnaderna för ett problem så här: "Ineffektiviteten i ombordstigningssystemet är för närvarande en betydande ekonomisk börda för företaget. I genomsnitt slösar det nuvarande ombordstigningssystemet cirka fyra minuter per ombordstigning session, vilket resulterar i totalt 20 arbetstimmar som slösas bort per dag på varje ABC-flygning. Detta är ett slöseri med cirka $ 400 per dag, eller $ 146000 per år."
Steg 4. Redogör för ditt uttalande
Oavsett hur mycket pengar du hävdar dränerar din fråga mot ditt företag, om du inte kan motivera ditt påstående med goda bevis, kanske du inte tas på allvar. Så snart du börjar göra specifika påståenden om hur allvarligt ditt problem är, bör du börja stödja ditt påstående med bevis. I vissa fall kan detta vara från din egen forskning, från data från relaterad forskning eller projekt eller till och med från välrenommerade tredjepartskällor.
- I vissa företags- och akademiska situationer kan du behöva uttryckligen referera dina bevis i texten i ditt problemuttalande, medan det i andra situationer kan vara tillräckligt att helt enkelt använda fotnoter eller andra förkortningar för dina citat. Om du är osäker, be din chef eller professor om råd.
- Låt oss undersöka meningen igen som vi använde i föregående steg. De beskriver kostnaderna för problemet, men förklarar inte hur dessa kostnader upptäcktes. En mer ingående förklaring kan inkludera detta: "… Baserat på intern prestationsspårningsdata, [1] I genomsnitt slösar det nuvarande ombordstigningssystemet cirka fyra minuter per ombordstigning, vilket ger totalt 20 timmars slösat arbete per dag på varje ABC -flygning. Terminalpersonalen betalas i genomsnitt 20 dollar per timme, så det är ett slöseri med cirka 400 dollar per dag eller 146 000 dollar per år..
Steg 5. Föreslå en lösning
När du har förklarat vad problemet är och varför det är så viktigt, gå vidare till att förklara hur du föreslår att ta hand om det. Precis som med den ursprungliga beskrivningen av ditt problem, bör förklaringen av din lösning skrivas för att vara så tydlig och koncis som möjligt. Håll dig till de stora, viktiga, konkreta begreppen och lämna de små detaljerna för senare - du har gott om möjligheter att komma in på alla små aspekter av din föreslagna lösning i ditt förslag.
I vårt flygbolagsexempel är vår lösning på problemet med ineffektiva ombordstigning detta nya system som vi har uppfunnit, så vi bör kort beskriva konturerna av detta nya system utan att gå in på små detaljer. Vi kan säga något liknande, "Med hjälp av ett modifierat ombordstigningssystem som föreslagits av Dr Edward Right från Kowlard Business Efficiency Institute som reglerar passagerare att gå ombord på planet från sidan istället för bakifrån till framsidan, kan ABC Airlines eliminera fyra bortkastade minuter." Sedan kan vi fortsätta. Förklara grundkärnan i det nya systemet, men vi kommer inte att använda mer än en mening eller två för att göra detta, eftersom "köttet" i vår analys kommer att ligga i förslaget
Steg 6. Förklara fördelarna med lösningen
Återigen, nu när du har berättat för dina läsare vad de ska göra med detta problem, är en mycket bra idé att förklara varför den här lösningen är en bra idé. Eftersom företag alltid försöker öka effektiviteten och tjäna mer pengar, vill du främst fokusera på den ekonomiska effekten av din lösning - vilka kostnader kommer att minska, vilka nya intäktsformer som kommer att genereras osv. Du kan också beskriva icke-påtagliga fördelar, till exempel ökad kundnöjdhet, men den totala förklaringen bör inte vara längre än några meningar per stycke.
I vårt exempel kan vi kort beskriva hur vårt företag kan förväntas tjäna pengar på de pengar som vår lösning sparar. Några sådana här meningar kan fungera: "ABC Airlines kan ha stor nytta av att implementera detta nya ombordstigningsprogram. Till exempel kan de uppskattade årliga besparingarna på $ 146 000 riktas som en ny inkomstkälla, till exempel att utöka flygvalet till marknader med hög efterfrågan. Dessutom, genom att vara det första indonesiska flygbolaget som antog denna lösning, kan ABC få ett betydande erkännande som en branschtransporter inom värde och bekvämlighet."
Steg 7. Avsluta med att sammanfatta problemet och lösningen
När du väl har presenterat en idealisk vision för ditt företag, identifierat problemen som hindrar dig från att uppnå detta ideal och föreslagna lösningar, är du nästan klar. Allt som återstår att göra är att avsluta med en sammanfattning av dina huvudargument som gör att du enkelt kan övergå till huvudförslaget i ditt förslag. Det finns ingen anledning att dra denna slutsats mer än det är nödvändigt - försök att i några få meningar ange den grundläggande kärnan i det som har beskrivits i ditt problemmeddelande och det tillvägagångssätt du tänker använda i artikeln.
I vårt flygbolagsexempel kan vi dra slutsatsen så här: "Optimering av nuvarande boardingprotokoll eller antagande av nya och mer effektiva protokoll är avgörande för företagets fortsatta konkurrenskraft. I detta förslag analyseras alternativa boardingprotokoll som utvecklats av Dr Right för genomförbarhet och åtgärder för effektiv implementering föreslås. " Den sammanfattar huvudpunkterna i problemmeddelandet - att det nuvarande ombordstigningsförfarandet inte är så bra och att det nya är bättre - och berättar för läsarna vad de ska göra nästa om de fortsätter läsa
Steg 8. För akademiskt arbete, glöm inte avhandlingens uttalande
Om du måste skriva ett problemmeddelande för skola/högskola, inte för arbete, kommer processen att vara i stort sett densamma, men det kan finnas ytterligare saker du måste tänka på för att säkerställa bra betyg. Till exempel kommer många vetenskapliga skrivklasser att be dig att inkludera en avhandling i ditt problemuttalande. Ett tesuttalande (ibland helt enkelt kallat "tes") är en enda mening som sammanfattar hela ditt argument, ner till dess väsen. Ett bra examensuttalande identifierar både problemet och lösningen så kortfattat och tydligt som möjligt.
- Låt oss till exempel säga att vi skriver ett papper om ämnet en akademisk uppsatsfabrik-ett företag som säljer förskrivna och/eller skräddarsydda arbeten för studenter att köpa och skicka in som eget arbete. Som ett uttalande i vår avhandling kan vi använda den här meningen, som erkänner problemet och lösningen som vi kommer att föreslå: "Praktiken att köpa akademiska uppsatser, som stör inlärningsprocessen och gynnar rika studenter, kan övervinnas genom att förse föreläsare med kraftfulla digitala analysverktyg."
- Vissa klasser kräver uttryckligen att du placerar din uppsatsmening på en specifik plats i ditt problemmeddelande (till exempel som den första eller sista meningen). Annars får du mer frihet - kontakta din professor om du är osäker.
Steg 9. Följ samma process för det konceptuella problemet
Alla problemrapporter kommer inte att vara dokument som behandlar praktiska och verkliga problem. Några, särskilt inom akademin (och särskilt inom humaniora), kommer att ta itu med konceptuella problem - problem som har att göra med hur vi tänker om abstrakta idéer. I det här fallet kan du fortfarande använda samma grundläggande problemformuleringsram för att presentera problemet vid handen (samtidigt som du tydligt skiftar från affärsfokus). Med andra ord, du vill identifiera problemen (ofta, i konceptuella problem, har detta formen att vissa idéer inte är väl förstådda), förklara varför de är problematiska, förklara hur du planerar att ta itu med dem och sammanfatta alla detta i en slutsats..
Anta till exempel att vi blir ombedda att skriva ett problemmeddelande för en rapport om vikten av religiös symbolik i Fjodor Dostojevskijs Bröderna Karamazov. I detta fall bör vår problemformulering identifiera några aspekter som inte är väl förstådda i romanens religiösa symbolik, förklara varför detta är viktigt (till exempel kan vi säga att en bättre förståelse av religiös symbolik i romanen skulle kunna dra nya insikter från bok).), och lägg upp vår plan för att stödja vårt argument
Metod 2 av 2: Polering av din problemformulering
Steg 1. Sammanfatta
Om det finns en sak att tänka på när du skriver en problemrapport, så är det här. Problemrapporten bör inte vara längre än nödvändigt för att uppfylla sin funktion att presentera problemet och dess lösning för läsaren. Slösa inte bort ord. Alla meningar som inte direkt bidrar till syftet med detta problemmeddelande bör tas bort. Använd ett tydligt och direkt språk. Bli inte fast i små detaljer - problemmeddelandet bör endast behandla essensen av problemet och lösningen. I allmänhet, håll ditt problemmeddelande så kort som möjligt utan att äventyra dess informativa karaktär.
Ett problemmeddelande är inte platsen för att lägga till dina egna personliga kommentarer eller "smaker", eftersom detta gör problemmeddelandet ännu längre utan praktiskt syfte. Du kanske eller inte har möjlighet att vara mer ordenlig i ditt dokument, beroende på ämnets allvar och dina läsare
Steg 2. Skriv för dina läsare
När du gör ett problemmeddelande är det viktigt att komma ihåg att du skriver för någon annan, inte för dig själv. Olika läsare kommer att ha olika kunskaper, ha olika skäl för att läsa och ha olika attityder till ditt problem, så försök att hålla din målgrupp i åtanke när du skriver. Du vill att ditt problemmeddelande ska vara tydligt och enkelt för dina läsare att förstå så bra som möjligt, vilket innebär att du kan behöva anpassa din ton, stil och diktion från en typ av läsare till en annan. När du skriver, försök att ställa dig själv frågor som:
- "För vem skriver jag specifikt?"
- "Varför har jag att göra med den här typen av läsare?"
- "Känner den här läsaren alla termer och begrepp lika bra som jag?"
- "Har den här läsaren samma inställning som jag i denna fråga?"
- "Varför bryr mina läsare sig om den här frågan?"
Steg 3. Använd inte termer utan att definiera dem
Som nämnts ovan bör ditt problemmeddelande skrivas på ett sådant sätt att det är lätt för dina läsare att förstå det så fullständigt som möjligt. Det betyder att om du inte skriver för en teknisk läsare som kan vara insatt i terminologin inom det område du skriver om, kommer du att undvika att använda tekniska termer för tungt och se till att du definierar alla termer som du använder. Antag inte att dina läsare automatiskt har all teknisk kunskap du har; du riskerar att främja dem och förlora läsare så snart de stöter på termer och information som är okända för dem.
Till exempel, om vi skrev för en styrelse med högutbildade läkare, kan det vara ok att anta att de skulle veta vad termen "metakarpaler" betyder. Men om vi skriver till en läsekrets bestående av både läkare och rika sjukhusinvesterare som kanske eller inte är medicinskt utbildade, är det en bra idé att introducera ordet "metakarpal" och dess definition - benet mellan de två första lederna i fingret
Steg 4. Håll omfattningen smal, problemet definierat
De bästa problemrapporterna är inte breda och generösa. Fokusera istället på en sak och identifiera enkelt problem och lösningar. I allmänhet är smala, väldefinierade ämnen lättare att skriva övertygande än stora och vaga, så när det är möjligt vill du behålla omfattningen av ditt problemmeddelande (och därmed kroppen i ditt dokument) väl fokuserat. Om detta håller ditt problemmeddelande (eller dokumentets kropp) kort, är detta vanligtvis en bra sak (utom i akademiska situationer där du har en minimal sidgräns för ditt uppdrag).
- En bra tumregel är att bara ange problem som du definitivt kan lösa utan tvekan. Om du är osäker på en definitiv lösning som löser hela ditt problem kanske du vill begränsa omfattningen av ditt projekt och ändra din problemformulering för att återspegla detta nya fokus.
- För att hålla omfattningen av problemmeddelandet under kontroll kan det hjälpa att vänta tills dokumentet har fyllt i ett nytt förslag eller skriva ett problemförslag. I det här fallet, när vi skriver vårt problemmeddelande, kan vi använda vårt eget dokument som en guide så att vi inte behöver gissa om de områden vi kan täcka när vi skriver det.
Steg 5. Kom ihåg "fem Ws"
Problemmeddelandet ska vara så informativt som möjligt med så få ord som möjligt, men det bör inte fördjupa sig i små detaljer. Om du någonsin tvivlar på vad du ska ta med i ditt problemmeddelande är en smart idé att försöka svara på de fem W: erna (vem/vem, vad/vad, var/var, när/när och varför/varför), plus hur / hur. Att ta itu med de fem W: erna ger dina läsare en bra grundläggande kunskapsnivå för att förstå problem och lösningar utan att ge dig ut på onödiga detaljer.
Till exempel, om du skriver ett problemmeddelande för att föreslå byggandet av en ny byggnad för det lokala kommunfullmäktige, kan du ta itu med de fem W: erna genom att förklara vem som kommer att dra nytta av utvecklingen, vad som kommer att behövas för konstruktionen, där konstruktionen bör vara, när bygget ska startas, och varför utveckling i slutändan var en lysande idé för staden
Steg 6. Använd formellt språk
Problemformuleringar används nästan alltid för seriösa förslag och projekt. På grund av detta vill du använda en värdig och formell skrivstil (liknande den stil du förväntar dig att använda för dokumentets kropp) i ditt problemmeddelande. Se till att ditt skrivande är klart, tydligt och direkt. Försök inte vinna dina läsare genom att ta en vänlig eller avslappnad ton i ditt problemmeddelande. Använd inte humor eller skämt. Ta inte med något annat eller anekdoter som inte är viktiga. Använd inte slang eller vardagligt språk. En bra problemrapport vet att det finns arbete att göra och slöser inte tid eller bläck på onödigt innehåll.
Det närmaste du vanligtvis kan komma att inkludera rent "underhållande" innehåll är i akademiskt skrivande inom humaniora. Ibland är det här möjligt att stöta på problemrapporter som börjar med ett citat eller en epigraf. Men även i detta fall har citatet att göra med den aktuella frågan och resten av problemmeddelandet är skrivet i en formell ton
Steg 7. Korrigera alltid misstag
Detta är ett måste för alla seriösa skrivformer - det finns inte ett första utkast i historien som inte kan dra nytta av ett noggrant öga och av en bra korrekturläsare. När du har slutfört ditt problemmeddelande, läs det snabbt. Verkar "handlingen" korrekt? Presenterar den sina idéer konsekvent? Verkar det logiskt organiserat? Om inte, gör dessa ändringar nu. När du äntligen är nöjd med strukturen i ditt problemmeddelande, kolla efter stavnings-, grammatik- och formateringsfel.
