År 2013 befanns cirka 78 000 anställda i USA ha stulit cirka 55 miljoner dollar från sina arbetsgivare. Uppgifterna tar endast hänsyn till anställda inom detaljhandeln. Denna trend med kontorsstöld är inte utan sina offer. Företag och samhällen som betjänas av dessa företag kommer att förlora eftersom företag med minskade vinster kommer att tvingas höja priserna så att konsumenterna påverkas. Lyckligtvis finns det sätt att alla företag, från de lägsta anställda till företagare, kan fånga oärliga anställda och stoppa stöld på arbetsplatsen.
Steg
Metod 1 av 3: Fånga oärliga anställda som arbetsledare
Steg 1. Samla alla bevis på stöld noggrant
För att fånga en tjuv på jobbet måste du ha information. Så snart en sökning sker samlar du in information som kan hjälpa dig att ta reda på när, var och om möjligt, kring vem stölden inträffade.
-
Data som du kanske vill samla in inkluderar:
- Det exakta datumet och tiden för förlust av pengar/varor;
- Start- och slutbalans för varje kassaregister (vid stöld av pengar);
- Totalt lager och försäljning (vid stöld av varor);
- Namn på den anställde som var på jobbet när stölden inträffade;
- Svep data för åtkomstkort när det är möjligt;
- Anställdas kostnadsrapporter; och
- Anvisningar om användning av utrustning.
- Om du inte har informationen, börja spela in när du misstänker stöld. Inspelning är vanligtvis tillräckligt för att förhindra framtida stölder, men om stölden kvarstår är du bättre förberedd att fånga en tjuv.
Steg 2. Hitta defekterna i anteckningarna
Ta en titt på dina anteckningar och hitta något som inte verkar vara vettigt, eller några luckor där pengar eller föremål kan gå förlorade. Ju bättre din bokföring, desto mer sannolikt är det att du hittar tecken på stöld.
Till exempel, när du kontrollerar lagerregister kan du märka att de 20 smartphonesna i början av dagen hade minskat till 10, men bara 9 såldes. Resultaten av dessa beräkningar är verkligen ett frågetecken, och du bör undersöka
Steg 3. Var uppmärksam på funktionen hos kassaregistret
Anställda som stjäl från kassaregister använder vanligtvis olika taktiker för att täcka sina spår, vanligtvis med hjälp av vissa funktioner för att få en chans att stjäla. Till exempel kan en oärlig anställd använda kassaregistret utan försäljning för att stjäla. När en köpare ger pengar, skrivs en köpsorder i kassan in så att maskinen öppnas. Anställda kommer att ge pengar till kunderna och ta pengar från kassan. Kunden skulle inte ha något sätt att känna till detta listiga, och inte heller skulle försäljningen registreras.
-
Kassaregisterfunktionerna som du måste vara medveten om inkluderar:
- Ingen rea
- Återbetalning
- $ 0 Försäljning
- Rapporter (oärliga anställda kan ta med sig de intäkter från försäljning som uppstår när kassan skriver ut rapporten).
- O'Dell Restaurant Consulting har en omfattande guide som innehåller vanliga stöldknep för anställda, och några av dem utnyttjar kassans särskilda funktioner. Läs guiden på denna länk. Medan länken fokuserar på restauranger, gäller många av de knep som nämns i guiden också för många andra områden, inklusive detaljhandel.
Steg 4. Vid stöld av pengar, gör beräkningen av pengar i kassan
Ett av de vanligaste sätten att hantera stöld av pengar är att få anställda att räkna pengarna i kassan i början av skiftet och räkna tillbaka dem i slutet av skiftet. Beräkningsresultaten jämförs med försäljningsrapporten. Systemet är relativt enkelt att implementera, och även om det inte är garanterat att stoppa stöld av pengar från kassan, kan uppenbar stöld lätt fångas.
-
Att använda standardbord gör det lättare för ägare och övervakare att implementera detta system. Inkludera följande rader i tabellen:
- Början balans
- Kontantförsäljning
- Kreditkort/checkförsäljning
- Total rea
- Utgående balans
Steg 5. Använd om möjligt data från videoinspelningar
Om ditt företag har ett CCTV -säkerhetssystem, titta på bilderna för att hitta bevis på stöld, särskilt om kameran pekar på en stöldplats, till exempel en kassaapparat. Använd den informationen för att begränsa tid och plats för händelsen och vänta sedan på latenta tecken på stöld, till exempel:
- Anställdas händer flyttar pengar från kassan till fickan.
- Pengar som går från kassan till spetsinnehavaren.
- Udda vanor i kassaregistret (till exempel kan en oärlig anställd markera kassan noga för att komma ihåg hur mycket han stal från kassan så att han kunde justera bokslutet).
- Säljer varor som flyttar till fickor, plånböcker, väskor etc.
- Objekt som fortfarande kan säljas flyttas till papperskorgen.
- Obehörig tillgång till valv, kassaskåp etc.
- Besök på kontoret utanför arbetstid,
Steg 6. Fråga medarbetarna en efter en
Medan en tjuv inte kommer att erkänna under förhör, kan en ärlig anställd kanske ge dig en ledtråd. Överväg att ringa anställda till ditt kontor för en ärlig och öppen diskussion om stöld på kontoret. Du kan fråga om de känner till några anställda som stjäl, eller be dem att hjälpa till att stoppa stölden. Du kan också påminna dina anställda om stöldrelaterade regler på ditt kontor.
- Bjud anställda att prata en efter en i ditt rum. Dina anställda kan känna sig tryggare om de inte har att göra med andra anställda.
- Du kanske också vill prata med så många anställda som möjligt, även alla anställda om möjligt. Således, om den anställde som stal fick sparken, skulle det vara svårt för honom att veta vem som läckte information om hans beteende.
Steg 7. Överväg att genomföra en intern revision med hjälp av en utredare från tredje part
Ägare och arbetsledare är inte ensamma om att hantera problemet med stöld på kontoret. Många oberoende konsulter och utredare om kontorssäkerhet och stöldförebyggande kan hjälpa dig. Även om kostnaden är för hög för en liten incident, kommer stölden att vara mycket meningsfull om stölden fortsätter och blir ett stort problem.
Internrevision är mycket användbar när bedrägerier förekommer på bokföringsnivå. Bokföringsanställda kan stjäla ganska mycket från ett företag utan att fastna, så externa revisorer kan vara till stor hjälp
Steg 8. Konfrontera tjuven endast om du har övertygande bevis
Skyll inte på eller avfyra utan bevis eftersom det bara kommer att demoralisera arbetare och bevisa att du kan skjuta godtyckligt, särskilt om det senare bevisas att den anställda du avskedade inte stjal. För att undvika detta, vänta tills du kan bevisa stöld innan du skjuter.
Dessutom, om du avskedar en oskyldig medarbetare, och arbetstagarens kontrakt innehåller en klausul om ställningssäkerhet, kommer dina handlingar att inkludera oberättigad uppsägning, vilket kan leda till åtal. Men de flesta anställningsavtal i USA gör att du kan säga upp en anställd när som helst, antingen utan anledning eller utan anledning
Metod 2 av 3: Skydda företag mot stöld
Steg 1. Skapa ett anonymt feedback system
Om du vill frigöra kontoret för dåliga anställda, hjälp bra anställda att göra det. Att ha ett anonymt återkopplingssystem gör det säkrare för dina anställda att rapportera stöld eller andra oegentligheter i arbetet. Dessutom kan dina anställda också väcka oro, kritik och förslag för att göra deras arbetsplats bättre.
-
Anonyma återkopplingssystem kan implementeras på olika sätt, till exempel:
- Förslagslåda i ett oansenligt utrymme (t.ex. i pausrummet) så att anställda kan skriva anteckningar utan att bli uppmärksammade.
- Ett e -postkonto som automatiskt censurerar namnet på den anställde som skickar e -post till den adressen.
- Tredjeparts anonyma feedbackprogram, till exempel 3sixty, Suggestionox, etc.
Steg 2. Installera undantagshanteringsprogram på ditt kassasystem
Chansen att anställda stjäl från kassan blir mindre om de vet att användningen av undantagsfunktionen i kassan kommer att rapporteras till chefen. Tänk på programvara som automatiskt rapporterar undantag eller kräver chefstillstånd innan undantag kan göras för att skydda din kassa.
- Undantagshanteringsfunktioner är vanligtvis en del av modern kassaapparat. Om kassan på ditt företag är gammal, överväg att uppgradera kassan av säkerhetsskäl.
-
Rekommenderade kassaregisterprogram inkluderar:
- AmberPOS
- POS -leverantörer
- Lightspeed Retail
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS och Retail Management
Steg 3. Installera ett videosäkerhetssystem om ditt kontor inte redan har ett
För oärliga anställda kommer tillsyn att vara den högsta motivationen att sluta stjäla. Placera kameror på utsatta platser (t.ex. kassaregister, dyra varor, etc.) för att minska stöld och ge starka bevis när stöld inträffar.
Det är också bevisat att falska kameror kan minska stöldfrekvensen på kontoret. Det beror naturligtvis på om dina anställda vet att kameran du installerar är en falsk. Falska kameror rekommenderas dock bara för att "stärka" visningsområdet, inte för att helt ersätta den ursprungliga kameran
Steg 4. Överväg andra alternativ för juridisk övervakning
Videoinspelning är inte det enda lagliga sättet för företag att övervaka de anställdas prestanda. En mängd andra övervakningsalternativ finns också tillgängliga, och deras användning beror på hur allvarligt stöldproblemet på ditt kontor är. Se dock till att övervakningen du använder inte bryter mot några lagar i ditt område eller de avtal du och dina anställda har ingått. Se också till att dina anställda är medvetna om den övervakning du kommer att göra innan övervakningen börjar.
-
Ytterligare övervakning du kan göra kan ha formen av:
- Internetsökningshistorik;
- Skanna kommunikation efter misstänkta sökord;
- Övervaka meddelanden, mejl, Wi-Fi-anslutningar på personliga enheter, etc;
- Tillägg av säkerhetsstyrkor; och
- Svep kortåtkomstloggning i känsliga områden.
- Att övervaka anställda för noga kan dock vara farligt. Överdriven övervakning från chefen kan få anställda att känna sig skrämda så att deras moral urholkas, särskilt om din tillsyn är mycket strängare än standarderna i din affärsgrupp.
Steg 5. Försök att skapa en personlig relation med varje anställd
De flesta företag känner till de tre främsta orsakerna till anställdas stöld: den anställde har ett stort antal akuta behov, den anställde känner sig försummad av företaget och den anställde stjäl på grund av en möjlighet. Även om du inte kan kontrollera den första anledningen, och den tredje kan hanteras med stramare bokföring och tillsyn, är det andra en känsla. Kort sagt, de anställda kommer inte att stjäla om de är värderade på jobbet och gillar sin chef.
-
Du kan utveckla goda relationer med anställda på följande sätt:
- Chatta informellt med anställda, om livet, förhoppningar etc.
- Erbjuder bonusar och belöningar för bra prestanda.
- Försök att chatta, även om det är lite, med var och en av de anställda.
- Tänk på sociala evenemang utanför jobbet (semester, familjeutflykter, etc.).
- Empati med anställdas klagomål och frustrationer.
- Tänk på detta: I en undersökning från 1976 svarade nästan hälften av de tillfrågade att de stal från sina respektive kontor utan att känna skuld. Var inte en irriterande chef så att ditt folk kan stjäla utan skuld, men var en vän till dina anställda så att de inte stjäl.
Steg 6. Efter uppsägning, omorganisera säkerheten på kontoret
Även om det är sällsynt kan anställda som fått sparken stjäla från sitt gamla kontor, särskilt om de fortfarande har nycklar, inloggningar och så vidare. För att undvika att detta händer, återställ säkerhetssystemet på kontoret efter att ha avskedat vissa anställda. Gör följande, beroende på din typ av verksamhet:
- Byt bygglåset.
- Ändra den elektroniska låskoden.
- Ändra företagets e-postkontolösenord, Wi-Fi-lösenord etc.
- Hämta nyckeln, nyckelkoden eller andra inloggningsuppgifter för den avskedade medarbetaren.
Steg 7. Prova andra okonventionella lösningar
Det ökande stöldproblemet har utlöst kreativa idéer från olika företag för att lösa det. Även om inte alla följande idéer passar din situation, har de visat sig vara effektiva för att förhindra stöld i vissa fall.
- Använd klart plastavfall. Anställda kan gömma stulna föremål i papperskorgen och sedan säkra det när de kastar papperskorgen. Med klart plastavfall blir detta svårare att göra.
- Gör det till en regel att se till att varje låda är jämn innan den återvinns, för att göra det lättare att stjäla via soptunnan som diskuterats tidigare.
- Ordna om möbler eller omorganisera kontoret för att förhindra osynligt utrymme. Om det inte finns något mörkt rum blir det ännu svårare för de anställda att stjäla.
- Utför en plötslig kassainspektion eller revision. Även om anställda inte gillar det, är den här metoden ganska effektiv, för om de vet att kassan kan granskas när som helst, är det mindre sannolikt att de stjäl.
- Ge gåvor regelbundet. Att ge ut saker som inte säljer bra till anställda gratis är ett sätt att minska stöld. Till exempel, om anställda på din restaurang ofta stjäl mat, låt dem ta mat som inte säljer bra.
Metod 3 av 3: Hjälp till att stoppa stöld som anställd
Steg 1. Om du märker något misstänkt, kontakta din chef
Som anställd har du inte makt att byta system och stoppa stöld, men det betyder inte att du inte kan hjälpa. Om du ser, hör eller känner till något som kan leda till stöld, kontakta din chef direkt. Var inte tyst eftersom i många företags regler kan tystnadsförsök att stjäla få dig att dras med.
I många företag, särskilt de med låga medarbetarnivåer eller företag med ett stort avstånd mellan högsta ledningen och anställda, kan det finnas en tystnadskultur. Anställda som stjäl förväntar sig att deras stöld inte rapporteras och kan mobba anställda som vågar göra det. I det här fallet förstör inte ditt förhållande till andra anställda genom att rapportera sitt beteende till din chef på jobbet. Kontakta din chef via e -post, telefon eller anonymt nedan
Steg 2. Använd ett anonymt feedback system
Tyvärr är det på vissa företag en dålig sak att ha ett "läckande hink" rykte för att rapportera stöld. Om du hamnar i den här situationen rekommenderas att du anmäler stölden anonymt. Genom att rapportera anonymt kan ledningen hantera stöldproblemet, men tjuven kan inte anklaga dig för att vara en visselblåsare.
-
Saker du kan försöka anmäla stöld anonymt inkluderar:
- Lägg en anonym lapp under chefens kontorsdörr;
- Skriv information i anonym feedback system;
- Skriv ett mejl till chefen med en engångsadress;
- Chatta med chefen utanför arbetstiden för att diskutera stöldfrågan.
Steg 3. Samla information noggrant, men överdriv inte
Om du ser en möjlighet att spela in stölden med anteckningar, foton eller video, gör det, men var försiktig när du spelar in den. Om tjuven märker att han spelas in kan han undvika dig och göra det svårt för dig att bevisa att han är det. I värsta fall kan du bli märkt som en "läckande hink", och ditt förhållande till andra vänner på jobbet kommer att försämras.
Kom ihåg att i de flesta fall kommer det att räcka med att komma ihåg platsen och tidpunkten för händelsen och de involverade personerna. Om chefen litar på dig och din beskrivning stämmer med deras rekord kan din chef ha tillräckligt med information för att agera, även utan ytterligare bevis
Steg 4. Undvik att anklaga impulsivt
Anställda är verkligen skyldiga att rapportera stöld till chefen, men det är absolut inte tillåtet att anklaga andra anställda utan bevis. Dessutom, även om det finns bevis för att stölden begåtts av en viss anställd, ska den anställde inte förnedras inför andra anställda eller kunder.
Förutom att det är pinsamt när det är fel kan anklagelser utan bevis också få ner moral. Påståenden utan bevis får medarbetarna att känna att ledningen kan anklaga dem när som helst
Tips
Överväg att surfa i akademiska databaser för att hitta vetenskapliga studier och undersökningar om stöld på arbetsplatsen för att hitta nya strategier för att förhindra stöld. Till exempel har Google Scholar hundratals tidskriftsartiklar om ämnet, som kan nås på
Varning
- Försök inte att övervaka personer du misstänker utanför arbetet eftersom du kommer att ses som en stalker och kan bli åtalad.
- Försök inte döma en tjuv på arbetsplatsen utan tillstånd från din handledare för om du misslyckas kommer tjuven att känna sig övervakad, eller du kan få problem för det. Dessutom kan anställda som fångas stjäla agera impulsivt eller bli arg och orsaka konflikter på kontoret. Denna konflikt kan minska moralen.
