För att flytta en lista eller tabell med data från Word till Excel behöver du inte flytta enskilda data till cellerna i ett Excel -kalkylblad (kalkylblad). Du kan helt enkelt formatera ditt dokument ordentligt i Word, sedan kan hela dokumentet importeras till Excel med bara några klick.
Steg
Metod 1 av 2: Konvertera listor
Steg 1. Förstå hur Word -dokumentet kommer att konverteras
För att importera ett dokument till Excel används vissa tecken för att avgöra vilka data som kommer in i cellerna i Excel -kalkylbladet. Genom att utföra några formateringssteg innan du importerar kan du kontrollera utseendet på kalkylbladet och minimera mängden manuell formatering som måste göras. Detta är särskilt användbart om du importerar en lång lista från ett Word -dokument till Excel.
Denna metod fungerar bäst när det finns flera poster i listan, var och en med ett liknande format (en lista med adresser, telefonnummer, e -postadresser, etc.)
Steg 2. Se till att det inte finns några formateringsfel i dokumentet
Kontrollera att varje post är formaterad på samma sätt innan du startar konverteringsprocessen. Du måste korrigera eventuella skiljeteckenfel eller ordna om alla poster som inte matchar. Detta för att säkerställa att dataöverföringsprocessen går smidigt.
Steg 3. Visa formateringstecknen i Word -dokumentet
Genom att visa normalt dolda formattecken kan du bestämma det bästa sättet att separera varje post. Du kan visa formateringstecken genom att klicka på knappen Visa/dölj styckemärken på fliken Hem eller genom att trycka på Ctrl+⇧ Skift+*.
De flesta listor har ett stycke i slutet av varje rad, eller i slutet av en rad, eller i en tom rad mellan poster. Du kommer att använda detta tecken för att ange cellens särskiljande tecken i Excel
Steg 4. Ersätt stycke markeringar mellan poster för att ta bort extra mellanslag
Excel kommer att använda mellanslag mellan poster för att definiera rader, men du bör ta bort dem vid denna tidpunkt för att hjälpa till med formateringsprocessen. Oroa dig inte, du kommer att lägga till det snart. Det här steget fungerar bäst om du har ett stycke i slutet av posten och ett märke i mellanslag mellan poster (två på varandra följande mellanslag).
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Skriv ^p ^p i fältet Sök. Detta är koden för två på varandra följande stycken. Om varje post är en enda rad och det inte finns några tomma rader däremellan, använd bara en ^p.
- Ange avgränsningstecknet i fältet Ersätt. Se till att detta tecken inte är ett tecken i dokumentet, till exempel ~.
- Klicka på Ersätt alla. Du kommer att märka att dessa poster kombinerar sig själva, men låt det vara ifred så länge avgränsningstecknet är på rätt plats (mellan varje post)
Steg 5. Separera varje post i separata kolumner
Nu visas posterna i separata rader. Du måste ange data som ska visas i varje kolumn. Till exempel, om varje post på den första raden är ett namn, på den andra raden är en gatuadress och på den tredje raden är ett land och postnummer, gör följande:
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Ta bort ett av ^p -märkena i fältet Sök.
- Ersätt tecknet i fältet Ersätt med ett komma,.
- Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att ersätta de återstående styckesymbolerna med en kommaseparator, som kommer att separera varje rad i en kolumn.
Steg 6. Ändra avgränsaren för att slutföra formateringsprocessen
När du har slutfört de två stegen Sök och ersätt ovan ser listan inte längre ut som en lista. De kommer alla att vara på samma rad och ha ett komma mellan varje data. Steget Sök och ersätt returnerar data till ett listformulär men har fortfarande kommatecken som definierar kolumnerna.
- Tryck på Ctrl+H för att öppna fönstret Sök och ersätt.
- Ange ~ (eller vilket tecken du valde i början) i fältet Sök.
- Ange ^p i fältet Ersätt.
- Klicka på Ersätt alla. Detta kommer att göra alla poster tillbaka till enskilda grupper åtskilda av kommatecken.
Steg 7. Spara filen som en vanlig textfil
Inmatningsformatet är komplett och du kan spara detta dokument som en textfil. Detta görs så att Excel kan läsa och analysera dina data så att de visas i rätt kolumner.
- Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som.
- Klicka på rullgardinsmenyn Spara som typ och välj vanlig text.
- Ge filen ett namn och klicka sedan på Spara.
- Om fönstret Filkonvertering visas klickar du på & nbsp OK;.
Steg 8. Öppna filen i Excel
Eftersom filen är sparad i vanlig text kan du öppna den i Excel.
- Klicka på fliken Arkiv och välj Öppna.
- Klicka på rullgardinsmenyn Excel alla filer och välj Textfiler.
- Klicka på Nästa> i textimportguiden.
- Välj Komma i listan Avgränsare. Du kan se hur posterna kommer att separeras i förhandsvisningen längst ner. Klicka på Nästa>.
- Välj dataformat för varje kolumn och klicka sedan på Slutför.
Metod 2 av 2: Konvertera tabeller
Steg 1. Skapa en tabell i Word och ange sedan data i den
För en lista med data i Word kan du konvertera den till ett tabellformat och sedan kopiera tabellen till Excel. Om dina data redan finns i tabellformat, hoppa till nästa steg.
- Markera all text som ska konverteras till en tabell.
- Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på tabellknappen.
- Välj Konvertera text till tabell.
- Ange antalet rader per datarad i kolumnen Antal kolumner. Om det finns tomma rader mellan varje datarad, lägg till en i kolumnen totalt.
- Klicka på & nbsp OK;.
Steg 2. Kontrollera tabellformatet
Word skapar en tabell baserat på dina inställningar. Kontrollera att tabellen är korrekt.
Steg 3. Klicka på den lilla + -knappen som visas i det övre vänstra hörnet av tabellen
Den här knappen visas när du för musen över bordet. Genom att klicka på den här knappen markeras all data i tabellen.
Steg 4. Tryck på
Ctrl+C för att kopiera data. Du kan också klicka på knappen Kopiera på fliken Hem.
Steg 5. Öppna Excel
När data har kopierats kan du öppna Excel. Om du vill placera data i ett befintligt kalkylblad öppnar du kalkylbladet. Placera markören i cellen du vill göra i den övre vänstra cellen i tabellen.
Steg 6. Tryck på
Ctrl+V för att klistra in data.
Var och en av cellerna från Word -tabellen placeras i en separat cell i Excel -kalkylbladet.
Steg 7. Separera eventuella kvarvarande kolumner
Beroende på vilken typ av data du importerar kan det finnas ytterligare formatering som du behöver göra. Om du till exempel importerar stadsadresser, landskoder och postnummer som finns i en cell kan du dela dem automatiskt i Excel.
- Klicka på kolumnrubrikerna som du vill dela. Detta steg markerar hela kolumnen.
- Välj fliken Data och klicka på knappen Text till kolumner.
- Klicka på Nästa> välj sedan Komma i kolumnen Avgränsare. Om du använder exemplet ovan kommer detta steg att skilja staden från landskod och postnummer.
- Klicka på Slutför för att spara ändringarna.
- Välj de kolumner som fortfarande behöver delas och upprepa sedan den här processen. Välj mellanslag och inte komma som avgränsare. Detta steg kommer att skilja landskoden från postnumret.
