Veckorapporter används ofta i många företag och i detaljhandelsmiljöer, eller i forskningsprojekt och praktikplatser. Skriv korta, kortfattade veckorapporter så att din chef har en tydlig bild av de framsteg du har gjort.
Steg
Del 1 av 3: Organisera information
Steg 1. Identifiera syftet med rapporten
Även om du måste skicka in veckorapporter som en del av uppdraget, är syftet med själva rapporten inte att behålla jobbet. Att veta orsakerna till att din chef ber om en veckorapport hjälper dig att avgöra exakt vilken information som ska ingå i rapporten och vad som är viktigast.
- Vanligtvis skrivs rapporter för att hålla cheferna uppdaterade om statusen för projektet du arbetar med eller för att hjälpa dem att fatta beslut.
- Om du till exempel är en butikschef kan du bli ombedd att skicka in en veckorapport som sammanfattar veckans försäljning. Arbetsgivare använder dessa rapporter för att utvärdera butikens prestanda, prisnivåer och mottagna beställningar.
- Om du skickar in en veckorapport för en praktik- eller forskningsprojekt är syftet med rapporten att visa din chef eller instruktör hur mycket du går framåt och dela med dig av några större genombrott och upptäckter.
Steg 2. Bestäm vem som ska läsa rapporten
Att veta vem din publik är är viktigt för att planera en rapport. Om du inte vet vem som ska läsa rapporten (och varför) har du inget sätt att veta vilken information som är viktigast.
- Att identifiera din publik hjälper dig också att förstå hur din rapport ska vara uppbyggd och vilket språk du ska använda. Till exempel kan du skriva en sann rapport om publiken är en grupp av femåringar än om du skulle skriva den för chefer i ett stort företag.
- Du får också en tydligare bild av vad din publik redan vet och vad du behöver förklara mer detaljerat eller behöver tillhandahålla ytterligare referenskällor. Om du till exempel skriver en veckorapport om en juridisk fråga och den kommer att läsas av en grupp advokater, behöver du inte ge en detaljerad sammanfattning av lagen. En sådan sammanfattning kan dock vara nödvändig om du skriver en rapport om frågan för chefer eller administratörer som inte har någon juridisk kunskap.
- Om rapporten krävs för en praktik, forskningsprojekt eller annan akademisk aktivitet, kom ihåg att publiken inte är din föreläsare eller instruktör, även om rapporten kommer att skickas till dem. För att hitta en publik i detta sammanhang, fokusera på arten av ditt projekt och din disciplin som helhet.
Steg 3. Prioritera huvudpunkterna i rapporten
Även om du ska försöka hålla din rapport så kortfattad som möjligt, är det möjligt att din publik inte läser allt. För att svara på detta bör du placera den viktigaste informationen eller slutresultatet i början av rapporten.
- Om rapporten till exempel syftar till att jämföra och kontrastera tre olika märken av utrustning och rekommendera den som du tycker är lämpligast för företagets behov, bör slutsatsen skrivas i början. Sedan kan du ge en förklaring till varför.
- I allmänhet bör den första sidan i rapporten innehålla en sammanfattning av resultaten, rekommendationerna eller slutsatserna. Använd resten av rapporten för att gräva djupare och läsare kommer att läsa vidare om de känner behov eller vill bredda sin förståelse av dina resultat.
Steg 4. Var medveten om det”öde” som en rapport vanligtvis upplever
I de flesta fall genereras veckorapporter för krav på lagring av data och lagras i lämpliga arkiv. Veckorapporter läses sällan i sin helhet i de flesta sammanhang och du bör inte förvänta dig något annat.
- Använd dock inte detta faktum som en ursäkt för att förfalska rapporter eller arbeta med dem så att de är av låg kvalitet. Rapporter måste återspegla dig själv och din arbetsmoral. En slarvigt utformad rapport kommer sannolikt att bli uppmärksammad och att säga "jag visste att du inte skulle läsa den" är ingen ursäkt för att producera en undermålig arbetsprodukt.
- Medan rapporten som helhet bör vara av hög kvalitet och välskriven, fokusera på de delar av rapporten som publiken med största sannolikhet kommer att läsa. Detta avsnitt är vanligtvis en sammanfattning eller rekommendation. Du borde skriva det utan minsta fel.
- Tänk på att överordnade inte läser hela rapportens innehåll inte för att de inte är intresserade eller för att de inte är viktiga. Människor i ledande befattningar eller ledande befattningar är mycket upptagna och de är skickliga på att samla in den information som behövs för ett effektivt beslutsfattande. De kommer inte att läsa hela rapporten om det inte är absolut nödvändigt, men kommer att spara den bara om de vill läsa den igen senare.
Del 2 av 3: Formatera rapporter
Steg 1. Be om ett prov
Många företag har ett standardformat för veckorapporter och chefer eller chefer kan vara vana vid att ta emot information på detta sätt. Att använda olika format kan leda till frustration och förvirring.
- Detta är mycket viktigt vid upprättandet av försäljningsrapporter. Chefer är vana vid att snabbt titta på rapporter och veta var på sidan de hittar vissa nummer eller information. Användningen av olika format blir en ineffektiv åtgärd eftersom de tvingas läsa hela rapporten för att hitta den information de behöver.
- Kontrollera med administratörsassistenten om det finns en mall som du kan använda för att skriva en rapport. På så sätt behöver du inte skapa det från grunden med en ordbehandlingsapp. Många företag har dokumentmallar med rätt inställningar, inklusive marginaler, tabeller, styckeformat och teckensnitt.
Steg 2. Överväg fraktmetoder
Om du skickar in rapporten som ett tryckt dokument eller som e-postbilaga, kommer formatet att vara annorlunda än om du skrev det som en del av e-postens text.
- Om du till exempel skickar rapporten som en e-postbilaga måste du inkludera en sammanfattning i e-posttexten. På så sätt behöver läsare inte öppna bilagan för att förstå de viktigaste aspekterna av din rapport.
- Om du skickar in din rapport som ett fysiskt dokument kommer du med största sannolikhet att behöva inkludera ett personligt brev eller titelblad så att rapporten kan identifieras och arkiveras korrekt.
- Oavsett hur du skickar in din rapport, se till att ditt namn finns på alla sidor och att alla sidor är numrerade i formatet "X of Y" (läs: sida X av Y totalt). Rapportark kan lätt spridas och med en snabb blick bör man kunna berätta om rapporten är komplett och vem som gjorde den.
- Du kan enkelt inkludera den information som krävs som en rubrik (rubrik) på varje sida. Rubriken kan till exempel läsa så här “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 av 7 ".
Steg 3. Inkludera en sammanfattning
Sammanfattningen är en kort sammanfattning av hela rapporten, vanligtvis bara en eller två stycken, med några meningar för varje avsnitt i rapporten. Den allmänna tanken är att en chef kan läsa denna sammanfattning, och så länge den överensstämmer med hans första förväntningar på frågan kan han vidta åtgärder utan att läsa vidare.
- När du skapar en sammanfattning är det mycket viktigt att använda ett tydligt och koncist språk så att det är lätt att förstå. Undvik jargong eller specifika termer som kräver förklaring, även om du vet att din publik är mycket bekant med dessa termer.
- Skriv sammanfattningen i slutet efter att du har slutfört alla andra avsnitt i rapporten. När allt kommer omkring kan du inte sammanfatta något som inte har skrivits än. Även om du redan har en detaljerad översikt över vad du ska skriva i din rapport kan saker och ting förändras under skrivprocessen.
Steg 4. Skapa en struktur för stycken och avsnitt i rapporten
När du har förstått formatet som ska användas för att skriva rapporten, skapa en disposition för de avsnitt i rapporten som passar rapportens syfte.
- Kontrollera konturerna för att se till att allt flyter logiskt från ett avsnitt till ett annat och se till att konturen är utformad för att passa den publik som har identifierats för rapporten.
- I allmänhet kommer rapporten att innehålla en sammanfattning, introduktion, slutsatser och rekommendationer, fynd och diskussion och en lista med referenser. Du kan inkludera bilagor som innehåller relevant data, samt en innehållsförteckning för längre rapporter. Veckorapporter brukar dock inte vara så långa.
- Varje avsnitt i rapporten behandlar ett specifikt ämne. I det avsnittet tar varje stycke upp en idé. Om till exempel en del av rapporten har titeln "Populära barnmärken för barn" kan du skriva ett separat stycke för varje märke. Om du gör skillnad mellan pojkar och flickor kläder, skapa en undersektion (med rätt undertexter) för varje märke, sedan ett stycke som diskuterar pojkar kläder som märket erbjuder och ett annat stycke för flickor.
Steg 5. Skapa en titelsida eller ett personligt brev om det behövs
Kortare rapporter kanske inte kräver en separat titelsida, men längre rapporter bör innehålla en särskild sida som identifierar dig som rapportens författare och kort förklarar syftet med rapporten.
- Titelsidan skiljer sig från sammanfattningen och innehåller i huvudsak den information som behövs för att uppfylla administrativa syften så att rapporten kan arkiveras korrekt.
- Arbetsgivare kan ha en speciell introduktionssida som behövs för veckorapporter. Kontrollera i så fall att du använder rätt format.
- Åtkomstsidan bör åtminstone innehålla titeln eller beskrivningen av rapporten (t.ex.”Veckans försäljningsrapport”), ditt namn och namnen på andra bidragande bidragsgivare, företagets namn och datum då du slutförde eller skickade rapporten.
Del 3 av 3: Använda starkt språk
Steg 1. Skapa effektiva titlar och undertexter
Rubriker och underrubriker tillåter läsare att snabbt hitta specifika avsnitt i rapporten som intresserar dem eller vad de vill läsa för att få mer stödjande information om dina slutsatser eller rekommendationer.
- Se till att titeln och undertexten beskriver innehållet i avsnittet eller underavsnittet direkt och exakt.
- Till exempel, när du utarbetar en veckovis försäljningsrapport kan du inkludera avsnitt som diskuterar "Damklädstrender", "Herrmodetrender" och "Populära barnmärken". Inom dessa avsnitt kan du placera undertexter för att markera vissa trender eller populära märken.
- Använd samma grammatiska konstruktion för alla rubriker så att rapporterna låter logiska och konsekventa. Till exempel, om den första titeln lyder "Att bygga en fotfäste i herrkläder", bör den andra titeln vara "Att leda damträningstrenden" inte något som "Damkläder försäljningsfigurer".
Steg 2. Skriv en rapport med tydliga och enkla meningar
Kortfattat skrivande med meningar strukturerade i en standard "ämne-verb-objekt" ordning ger tydlighet i tankarna och ger trovärdighet åt dina rekommendationer och slutsatser.
- Efter att ha skrivit den första versionen av rapporten, läs den noggrant och ta bort allt onödigt språk. Hitta handlingen för varje mening och plats som utförde handlingen bredvid verbet. Tänk på varje mening som om den säger "vem gjorde vad".
- Ta bort onödiga meningar och använd pausfraser som "bortsett från", "med ett syfte" eller "i ordning".
- Du kanske tycker att denna skrivstil är tråkig, men syftet med att skriva veckorapporter är inte att underhålla. Denna stil är mest effektiv för att få fram din poäng och förmedla information till läsaren.
Steg 3. Se till att ditt skrivande är objektivt och opartiskt
Dina rekommendationer bör baseras på konkreta bevis, inte åsikter eller känslor. Övertyga läsaren med starka, tydligt skrivna fakta.
- Undvik onödiga adjektiv och andra ord och fraser som har negativa eller positiva konnotationer. Fokusera istället på att skriva argument baserade på fakta.
- Låt oss till exempel säga att du rekommenderar en kampanj för en av säljarna i din veckorapport. Stöd rekommendationen med fakta som visar att den anställde är värdig, snarare än att skriva ner subjektiva eller känslomässiga detaljer. Uttrycket "Sari har genomgående hög försäljning i vår butik, även om hon bara arbetar 15 timmar i veckan" skulle vara bättre än "Sari är min vänligaste medarbetare och försöker alltid sitt bästa, även om hon måste begränsa sina timmar för att ta hand om henne sjuk mamma.”
Steg 4. Använd starka ord
När du skriver med den aktiva rösten använder du det enda ordet som berättar för läsaren vilken handling som sker i meningen, nämligen verbet. Använd korta, starka verb som tydligt beskriver den handling som sker.
- Välj enkla verb. Till exempel är "användning" bättre än "användning".
- Verben som beskriver processer, som att tänka, veta, förstå och tro, är ibland nödvändiga, men är i allmänhet mindre kraftfulla än verb som beskriver handling. Du kan behöva gräva djupare i ett påstående och göra det till handling. Du kan till exempel skriva "Jag tror att vår försäljning kommer att öka under de närmaste månaderna." Ändra påståendet och ta reda på varför du tror det. Sedan kan du skriva en mening som leder till handling som "Historiskt sett ökar försäljningen under semestern. Jag förutspår att försäljningen kommer att öka i november och december.”
- För att bibehålla handlingsinriktad skrivning, kontrollera rapporten och försök att ta bort prepositioner och ersätt dem med starkare verb. Till exempel kan "allmän konsensus" förenklas till "konsensus", och om någon "ger skydd" görs intrycket ännu starkare genom att säga att han "skyddar".
Steg 5. Undvik den passiva rösten
När du skriver med den passiva rösten lägger du mindre stress på personen som gör det och lägger större vikt vid handlingens objekt. Även om det i vissa fall är nödvändigt av politiska eller diplomatiska skäl, resulterar användningen av den passiva rösten ofta i otydligt och förvirrande skrivande.
- Den aktiva rösten belönar personen som vidtagit åtgärden och visar läsaren av rapporten vem som är ansvarig för åtgärden. För att förstå varför det här är viktigt kan du tänka dig att du läser en artikel om en brand som säger”Lyckligtvis blev alla barn räddade.” Identiteten på personen (eller personerna) som räddade barnen är viktig. Om meningen lyder”Den lokala prästen, fader Johan, gick fram och tillbaka genom elden som omringade barnhemmet och räddade alla barn”, nu vet du vem som förtjänar beröm för att vara en hjälte i den situationen.
- Aktiva meningar är också viktiga för att ta ansvar för handlingar som kan få negativa konsekvenser. Om du skriver "Ett fel har uppstått" i din rapport, vill din chef veta vem som gjorde misstaget så att han eller hon kan ge rätt straff. Om du gör ett misstag kommer det verkligen att hjälpa dig att erkänna och ta ansvar för dådet.
- För att hitta och eliminera passiva meningar i skrift, leta efter verb som börjar med "di-". När du hittar den, identifiera handlingen i meningen, ta reda på vem som gjorde det och flytta den till början och mitten av meningen.
Steg 6. Förmedla information med hjälp av visuella element
Tabeller och grafer är mycket lättare att läsa och följa än stycken som ger samma information, särskilt om informationen som ska förmedlas består av många nummer.
- Välj rätt visuella element för att förmedla information till läsarna på ett sätt som är användbart för dem och återspeglar syftet med rapporten.
- Till exempel kan du välja ett linjediagram för att visa trenden att öka försäljningen av ulljackor. Detta sätt att presentera information kommer att vara mer effektivt för att visa ökningen än en tabell med antalet ulljackor som säljs varje månad eftersom tabellen kräver att läsaren tittar på alla siffror, jämför dem och inser att det finns en ökning. Allt som kan göras genom att helt enkelt visa ett enkelt linjediagram.
- Tänk på att ögat dras till visuella element. Se till att dessa element ser snygga och organiserade ut och placeras i rätt position högst upp på sidan. Du presenterar helt enkelt de visuella element som är viktiga för din rekommendation eller slutsats.
Steg 7. Ta bort jargong
Varje bransch eller akademisk disciplin har vissa oundvikliga termer, liksom modeord som blir populära av välkända böcker eller artiklar. Även om de ibland är till hjälp, ger dessa ord vanligtvis inte värde eller misslyckas med att förmedla budskapet effektivt.
- Det kan vara användbart att skriva en lista med vanliga branschord för att du inte ska överanvända dem i dina rapporter. När rapporten är klar kan du söka efter dessa ord i dokumentet och ersätta dem om det behövs.
- Tänk på att överanvändning av trendiga sökord för läsaren inte betyder att du är”välinformerad” inom området, utan snarare skapar det motsatta intrycket. I allmänhet är chefer och chefer äldre och har sett hundratals sådana ord komma och gå. Om du använder det för mycket tror de att du är lat och inte vet vad du pratar om, eller försöker bara imponera på dem.
- Du bör också undvika att använda alltför komplexa termer. Till exempel, om du skriver en rapport som sammanfattar en juridisk fråga, betyder det inte att du måste peppa den med mycket juridisk jargong.
Steg 8. Utför en noggrann teckenkontroll
Rapporter fyllda med tryck- och grammatikfel kan vara obekväma för läsarna och återspegla en negativ bild av dig. Utarbeta rapporten i god tid före deadline så att du har tillräckligt med tid att göra en ordentlig teckenkontroll.
- Kör ett grammatik- och stavningsprogram på det ordbehandlingsprogram du använder. Detta program kommer att hoppa över många fel, särskilt stavfel som resulterar i homofoniska fel (t.ex. att skriva "laddat" när du vill skriva "villkor").
- Att göra en noggrann teckenkontroll bakåt (fram och tillbaka) är ett bra sätt att se till att du inte missar misstag. Dessutom, om du är bekant med vad du vill skriva, kommer du att passera fel som saknade ord eftersom hjärnan automatiskt slutför dem. Detta kommer inte att hända om du kontrollerar det bakifrån och framåt.
- Högläsning av rapporter är ett annat effektivt sätt att upptäcka fel och redigera skrivstil. Om du tycker att det är svårt att läsa en viss mening eller stycke, är chansen stor att den delen är svår att förstå eftersom läsare också kommer att ha samma svårighet. Korrigera de svåra delarna så att de kan flyta bättre.
