Sammanfattningen är den viktigaste delen av ett affärsdokument. Det är det första (ibland även det enda) som folk kommer att läsa och det sista du borde skriva. Denna sammanfattning är en kort sammanfattning av ett dokument, så att upptagen chefer som kommer att läsa ditt dokument vet exakt hur mycket de ska läsa och vilka åtgärder de ska vidta.
Steg
Metod 1 av 2: Grunderna
Steg 1. Förstå att en sammanfattning är en kort sammanfattning av ett affärsdokument
I det här fallet är "kort" och "sammanfattning" nyckelorden. Sammanfattningen är inte alls omfattande eller ersätter originalet. Sammanfattningen ska inte vara längre än 10% av originalet. Sikta så att du kan skriva mellan 5-10 procent.
En sammanfattning skiljer sig från en abstrakt. Abstraktet ger läsaren en glimt och orientering, medan sammanfattningen ger läsaren en överblick. Abstrakt skrivs mer vanligt i akademin, medan sammanfattningar av ledningen används mer för affärsändamål
Steg 2. Se till att denna sammanfattning följer vissa strukturella och stilistiska riktlinjer
De mest auktoritativa källorna som skrev sammanfattningar är överens om att vissa strukturella och stilistiska riktlinjer bör tillämpas. Denna guide innehåller:
- Styckena ska vara korta och koncisa.
- Sammanfattningen bör vara vettig även om du inte har läst den ursprungliga rapporten.
- Sammanfattningen bör skrivas på ett språk som är lämpligt för målgruppen.
Steg 3. Definiera problemet
Sammanfattningen måste tydligt definiera frågan, oavsett om det handlar om supply chain management eller en marknadsföringskampanj utomlands. I synnerhet sammanfattningen kräver en tydlig definition av problemet eftersom dokumentet som det bygger på, Requests For Proposals (RFP), ofta är skrivet av tekniska personer som har en dålig förståelse för konceptuella frågor. Se till att problemet definieras i tydliga och lättförståliga termer.
Steg 4. Ge en lösning
Ett problem behöver alltid en lösning. För att presentera ett kravmeddelande om syfte (och skäl för att finansiera satsningen) måste du komma med en lösning som effektivt kan lösa problemet. Om ditt problem inte är tydligt skrivet är din lösning inte meningsfull.
Steg 5. Använd grafik, pekare och rubriker om dokumentet är lättare att läsa på en gång på det sättet
En sammanfattning är inte en uppsats som kräver långa textblock. Om du kan förbättra förståelsen eller gör en sammanfattning mer läsvärd med en blick, det är ok att använda:
- Diagram. Ett välplacerat diagram som exakt illustrerar egenskaperna hos klientens problem kan betona en viktig del av sammanfattningen. Att stimulera deras visuella sinnen är ofta lika effektivt som att stimulera deras analytiska sinnen.
- Poängdetaljer. Långa informationslistor kan delas upp i mer smältbara detaljer.
- Titel. Utveckla ett sammanfattande tema, om det behövs, med hjälp av en titel. Detta hjälper till att orientera läsaren när de sjunker in i sammanfattningen.
Steg 6. Håll ditt skrivande fräscht och jargongfritt
Jargong är förståelsens fiende. För övrigt är jargong väldigt populärt i näringslivet. Ord som "gränssnitt", "hävstångseffekt", "kärnkompetens" och "plattformskritisk" är ord du bör försöka undvika. Dessa ord döljer deras sanna betydelse och kan få din sammanfattning att verka vag och meningslös.
Metod 2 av 2: Specifika detaljer
Steg 1. Börja med originaldokumentet
Eftersom sammanfattningen är en sammanfattning av ett annat dokument, måste du bekanta dig med originalet för att kunna kondensera det till en informativ och praktisk version. Oavsett om det är en rapport, affärsplan, förslag, manual eller annat dokument, granska originalet och leta efter huvudidéerna.
Steg 2. Skriv en kort sammanfattning
Vad är syftet med att företaget sponsrar dokumentet eller själva originaldokumentet? Vad är täckningen?
Exempel: "Women WorldWide är en ideell organisation som ansluter kvinnor runt om i världen med effektiva lösningar på våld i hemmet, samtidigt som de erbjuder ett stödnätverk för dem som utsätts för våld i hemmet. Även om de verkar från sitt huvudkontor i Alberta, Kanada, har det ta emot remisser från kvinnor i 170 länder runt om i världen."
Steg 3. Få "kärnan" att sticka ut
Detta avsnitt är förmodligen den viktigaste delen av hela sammanfattningen. I två till tre meningar förväntas du berätta för läsaren varför ditt företag är speciellt. Varför är företaget värt att kontrollera, få ett affärserbjudande eller samarbete från den som läser sammanfattningen?
- Kanske har du Michael Jordan som kund och han har marknadsfört din produkt gratis på Twitter. Kanske har du precis tecknat ett partnerskap med Google. Det är också möjligt att du precis har beviljats patent, eller precis gjort din första stora försäljning.
- Ibland räcker det med ett enkelt citat eller vittnesmål. Nyckeln är att fånga läsarens uppmärksamhet, få ditt företags rykte att se så bra ut som möjligt och locka läsaren att läsa till slutet av dokumentet.
Steg 4. Definiera det stora problemet
Den första konkreta ingrediensen i sammanfattningen är en diskussion av problemet, så beskriv problemet som din produkt/tjänst adresserar. Se till att problemet definieras så tydligt som möjligt. Problem som inte beskrivs i detalj låter inte övertygande och kommer inte att göra din lösning så stor som du vill att den ska vara.
Exempel: "Los Angeles är förlamat av trafikstockningar. Bortsett från DC Metro -området har Los Angeles de värsta trafikstockningarna i landet. Inte bara är smog och föroreningar orsakade av trafikstockningar som minskar arbetsproduktiviteten, ökar astmahastigheten och sakta skapar allvarliga hälsoproblem. I LA finns det fler bilar än folk som är tillräckligt gamla för att köra"
Steg 5. Presentera din unika lösning
Det stora problemet är den enkla delen. Nu måste du övertyga dina läsare om att du har en unik lösning på detta stora problem. Om du kan leverera dessa två material har du materialet att komma på en bra idé.
Exempel: "Innotech har skapat ett banbrytande trafikkontrollsystem som kan minska restiden genom att installera patenterade" smarta rutnät "på stoppskyltar som kan avläsa antalet bilar på ett visst körfält och dirigera trafik enligt förhållanden. Amerikanska förare gör det inte. måste vänta vid den röda lampan igen i minuter när den gröna lampan blinkar för att indikera att det inte finns några bilar i motsatt riktning."
Steg 6. Tala om marknadspotentialen
Beskriv det stora problemet genom att tillhandahålla statistik för din bransch. Var försiktig så att du inte låtsas att du kontrollerar en större marknad än du verkligen är! Det faktum att medicinteknikindustrin är värd 100 miljarder dollar om året betyder ingenting eftersom din nya medicintekniska produkt endast kommer att tjäna ett visst segment av branschen. Begränsa till en realistisk marknadspotential.
Steg 7. Ange ditt unika säljförslag
Detta är ögonblicket där du beskriver din unika lösning. Vad är det som specifikt ger din produkt eller tjänst en fördel över dina konkurrenter? Kanske skickar din hemtjänst faktiskt läkare till hem istället för bara sjuksköterskor, eller kanske garanterar du besök samma dag så att du inte behöver schemalägga i förväg. Visa varför ditt företag är speciellt.
Exempel: "Intellilight har den extra fördelen att kunna upptäcka när ingen är i huset. Om en lampa lämnas tänd i ett tomt rum släcks och släcks den automatiskt igen när den upptäcker rörelse i rummet. Konsumenter betalar på deras elräkningar och slösar mindre energi."
Steg 8. Tala om din affärsmodell, om det behövs
Vissa chefssammanfattningar kräver ingen affärsmodell. (Ideella, icke-kommersiella och icke-statliga organisationer behöver kanske inte ha en affärsplan.) Men om ditt företag har en så måste din affärsmodell vara tydlig och lätt att följa. I huvudsak svarar du på frågan "Hur får du människor att ta ut pengar ur plånboken och ge dem till dig?" Håll modellen enkel, särskilt i sammanfattningen. En kort sammanfattning är mer än tillräcklig.
Steg 9. Diskutera med din ledningsgrupp, om det behövs
Beroende på din bransch kan detta vara en av de viktigaste delarna av din sammanfattning. Din investerare eller bankir litar på ditt team, inte på idén du lägger fram. Idéer är lätta att föreslå, men för att få dem att hända krävs ett starkt team. Ange kort varför ditt team har erfarenhet och kunskap för att genomföra din affärsplan väl.
Steg 10. Ge ekonomiska prognoser för att stödja ditt uttalande
Baserat på din marknad, affärsmodell och historiska prestanda måste du ta fram en ekonomisk prognos nedifrån och upp. Poängen med din projektion är helt enkelt att visa din kompetens och din förmåga att bygga ekonomiska prognoser baserade på en övertygande uppsättning antaganden.
Om din plan är för en grupp investerare, lägg inte för mycket tid på detta avsnitt eftersom de vet att du inte har en aning om hur mycket pengar du kan tjäna. Investerare kommer i allmänhet inte att fatta ett ja eller nej -beslut baserat på dina ekonomiska prognoser. De kommer i princip att göra sina egna ekonomiska prognoser
Steg 11. Jämna sökvägen till din begäran
Nu är det dags att skicka in en investerings- eller lånebegäran, beroende på syftet med din sammanfattning. Du måste skriva om varför ditt företag ger ett visst värde. Påminn läsarna om ett stort problem du löser med din produkt/tjänst såväl som din potentiella marknad. I slutet betonar du ditt team och deras förmåga att få jobbet gjort. Be om den summa pengar som behövs för att nå din nästa stora affärs milstolpe. Avslöja inte hur mycket eget kapital du är villig att ge upp eller vilken ränta du är villig att betala. Detta bör göras senare genom ansikte mot ansikte förhandlingar.
Steg 12. Läs om din sammanfattning
Om du har skrivit grunderna, läs dem noggrant igen. Du måste korrekturläsa sammanfattningen mycket noggrant. Tänk också på läsaren av dokumentet vid omläsning. Se till att nya referenser förklaras väl och att språket är klart för personer som inte känner till ämnet. Skriv om det behövs.
- Be andra med friska sinnen läsa din sammanfattning och uppmärksamma:
- Klarhet. Är orden som används tydliga, idéerna tydliga och sammanfattningen använder inte jargong?
- Fel. Grammatik, skiljetecken och stavfel kan förekomma. Det är också en bra idé att be någon annan att faktakolla siffror och statistik.
- tvång. Låter idéerna i sammanfattningen som överkampanj? Var är bristen på marknadsföring, om någon?
- Sammanhang. Vilka delar passar inte ihop? Vilken del är lämplig?
Tips
- Ju upptagen den verkställande, desto mindre kommer han att läsa. Skriv nog.
- Prova de dokumentmallar som följer med de flesta ordbehandlingsprogram för att komma igång.
- Sammanfattningsdokument kan variera i längd, men bör vara korta. Ditt mål är att förmedla så mycket information som möjligt i en liten till måttlig mängd läsning. Om du inkluderar detaljer i din sammanfattning, inkludera de viktigaste punkterna först, till exempel slutsatser och rekommendationer.
- Samma fyra områden kan användas för sammanfattningar för olika affärsverksamheter.
