Det finns tillfällen då du måste ringa ett viktigt telefonsamtal, kanske för att be någon att träffa eller marknadsföra något. Om du inte är van att prata i telefon kan det vara svårt att starta en konversation. Nyckeln till ett lyckat telefonsamtal är att se till att båda parter är bekväma för att få en enkel diskussion.
Steg
Del 1 av 3: Gör en plan
Steg 1. Bestäm vad ditt mål är
Innan du tar upp mottagaren måste du veta vad den är till för. Om du till exempel ringer någon du gillar kan målet vara att be dem att träffa dig. Inom företagstelefoni är målet att sälja varor eller tjänster. Tänk på vad du förväntar dig av konversationen.
- Försök att hålla dina mål specifika. Det kommer att göra dig mer förberedd.
- I vissa fall kan syftet med ett telefonsamtal vara mer allmänt. Till exempel att ringa ett företag för att fråga om deras tjänster utan att veta vad du verkligen är intresserad av. Informationen du får senare hjälper dig att avgöra vad du behöver eller vill ha.
Steg 2. Vet vem du ska prata med
När du ringer en specifik person som du inte känner, försök först ta reda på deras bakgrund. På så sätt vet du ungefär vad du kan förvänta dig av konversationen. Till exempel, om du vill prata med VD för ett företag, kan han vara väldigt upptagen och inte ha mycket tid. Om du ringer någon som är blyg kan du behöva prata mer.
- För en företagstelefon, besök webbplatsen för företaget där personen du vill ringa arbetar. Du hittar titeln och kanske en biografi som ger dig en liten uppfattning.
- För privata samtal, be om personens information från en vän som också känner honom eller henne.
Steg 3. Skriv ner några konversationspunkter
När du vet vad du vill och vem du ska ringa är det en bra idé att ta några anteckningar. Du kan skriva punktpunkter som ser till att din fråga ställs. Med en lista glömmer du aldrig något viktigt.
- Du kan också behöva beskriva konversationen. Konturen kan behöva anpassas till den andra personens svar, men det är i grunden en guide om du är nervös.
- Tänk på hur länge du kommer att prata. Det är bäst att anta att tiden inte är lång. Så fokusera på det viktiga ämnet du vill prata om.
Del 2 av 3: Starta en konversation
Steg 1. Säg hej och presentera dig själv
Först måste du säga en hälsning, till exempel "hej" eller "hej". Många använder idag automatiska mottagare, men du bör fortfarande presentera dig själv om inte den andra personen i andra änden hälsar dig med namn. Om du ringer någon du känner väl är det bara att nämna namnet. I andra situationer, ge mer information så att den andra personen kan identifiera dig.
- För hälsningar kan du också använda "God morgon", "God eftermiddag" eller "God kväll".
- Ange även ditt företagsnamn på en företagstelefon. Till exempel, "God morgon, jag är Anisa Dewi från Mahkota Advertising."
- För privata samtal till din förälskare kan du behöva nämna var du träffade honom eller henne. Till exempel,”Hej, det här är Mahesa. Vi träffades på gymmet förra veckan."
- Om du ringer en vän till en vän, ange namnet på den vän. Till exempel,”Hej, det här är Lisa. Jag är Eriks vän. Jag tror att han redan sa att jag skulle ringa."
- Om du ringer för att fråga om en jobböppning, ange varifrån du fick informationen. Till exempel,”Hej, jag heter Nurani Rahman. Jag skulle vilja fråga om jobbet som annonserades i gårdagens tidning.”
- Om du bara vill be ett företag om allmän information, behöver du inte namnge namn. Du kan helt enkelt säga "Hej, jag är intresserad av lagringstjänsten du erbjuder."
Steg 2. Fråga om det är en bra tid att prata
Om du vill att telefonsamtalet ska bli framgångsrikt, se till att den andra personen är lika fokuserad som du. Det är därför du måste fråga om han har tid innan du börjar konversationen. Om svaret är ja, vänligen börja prata. Om svaret är upptaget eller på väg att lämna, hitta en annan tid.
- Om han inte är redo att prata när du ringer, ställ in en annan tid innan du lägger på. Du kan säga”Kan jag ringa igen i eftermiddag? 3, kanske?"
- Om han vill ringa tillbaka, ge en dag och tid när du kan. Säg:”Jag kan prata i morgon bitti. Kanske runt 10?"
Steg 3. Börja med trevligheterna
Om du ringer för att fråga eller sälja något, kom inte till saken direkt. Den andra personen kan snart tappa intresset. Försök istället med en introduktion som småprat om vädret.
- Skär dock inte ord för länge. Den andra personen kan bli otålig.
- Om du känner personen du pratar med, säg något mer personligt om ett ämne som intresserar dem. Till exempel, om han är ett fotbollsfan, säg, "Det var en Persebaya -match igår kväll, eller hur?"
- Om du inte känner honom intimt, välj allmänna trevligheter. Till exempel,”Det har varit väldigt varmt på sistone. Det känns som förra året att torrperioden inte var så varm som den här.”
Steg 4. Diskutera konversationspunkterna
När du och den andra personen är mer bekväma och avslappnade, kommer du till hjärtat av konversationen. Tala kortfattat och koncist för att du låter osäker om du vandrar.
- Medan du skapar ett intryck av förtroende, se till att du är artig när du ber den andra personen om något.
- Om du pratar för länge utan att stanna kan den andra personen sluta uppmärksamma. Så ta en paus och be om feedback om det är något du behöver säga.
- Ät eller tugga inte tuggummi medan du pratar. Ljudet ger ett intryck av att du inte menar allvar.
Del 3 av 3: Gör inställningar
Steg 1. Hitta en lugn plats
Naturligtvis vill du att telefonsamtalet ska sluta bra. Så, skapa en miljö som bidrar till att prata, på en lugn plats. Minimera bakgrundsljud så att du inte behöver be den andra personen att upprepa vad han eller hon säger eller skrika för att få honom att höra dig.
- Det bästa stället att ringa är ett tomt rum med en stängd dörr. Du kommer garanterat att kunna tala lugnt.
- Om du måste ringa in ett utomhuskontor och kan höra kollegors röster, försök ringa när kontoret är lite tyst. Till exempel under en lunchrast eller i slutet av dagen när alla andra har åkt hem.
- Undvik när det är möjligt viktiga telefonsamtal på offentliga platser, till exempel restauranger eller butiker. Offentliga platser är vanligtvis fulla av distraktioner och för trångt. Om du måste ringa när du är ute, hitta en lugn plats, som en gränd utanför ett restaurangbadrum eller en tom korridor i en butik.
Steg 2. Kontrollera signalen
Idag använder många människor mobiltelefoner som sin primära telefon. Om så är fallet, se till att din mobiltelefonsignal är stark så att du kan vara säker på att ljudkvaliteten blir bra. Leta efter en plats som ger en stark signal. Om det inte finns någon signal kan du behöva använda en fast telefon.
- Ljudkvaliteten på fasta telefoner är vanligtvis bättre än för mobiltelefoner. Så om det är absolut nödvändigt, använd en fast telefon när det är möjligt, särskilt om du kommer att ringa en hörselskadad förälder.
- Om du använder en mobiltelefon, håll den så att den inbyggda mikrofonen tar upp din röst utan problem. Viktiga samtal bör inte använda en högtalare.
Steg 3. Se till att du är bekväm
Innan du börjar ringa, se till att du är redo att koncentrera dig fullt ut på konversationen. Till exempel, förbered dig så att du inte behöver gå på toa och ge en drink så att du inte behöver stå upp om du är törstig. Det är en bra idé att ha en mjukpapper till hands om du behöver nysa i telefonen.
Bestäm om du är bekvämare att prata sittande eller stående. Om du är nervös kanske du kan lugna ner dig genom att ta en liten promenad
Tips
- Om du är nervös kanske du behöver träna lite. Låt en vän eller familjemedlem fungera som den du ringer.
- Om du ringer människor privat eller socialt kan du börja med att skicka ett meddelande som säger "Kan du ta en minut att prata i telefon?" Han kan vara mer mottaglig om han vet att du ringer.
- Försök att skapa en positiv inställning. Även om personen du pratar med inte kan se, kommer leende medan du pratar få din röst att låta entusiastisk och positiv.
- Uttala orden korrekt. Försök att få den andra personen att förstå vad du säger utan svårigheter.
- Var uppmärksam på hastigheten på ditt tal. Ord som är för snabba är ibland svåra att fånga.
