Om ditt jobb kräver att du kontaktar kunder via telefon kommer du troligen att lämna röstmeddelanden mycket. Men vad behöver exakt sägas efter att ett pip hörs i telefonen? Att leverera all relevant information via röstbrevlåda kan vara skrämmande, så många detaljer hamnar förbisedd. Ersätt den improviserade leveransen av röstmeddelanden med rätt system. Genom några lätta att komma ihåg punkter kan du se till att all viktig information överförs till mottagaren så att chansen att få ett samtal tillbaka ökar.
Steg
Metod 1 av 3: Presentation Yourself
Steg 1. Använd en lämplig röst
Så snart meddelandet börjar spelas in, tala med en tydlig och lätt hörbar röst. Mumla inte eller prata för snabbt. Försök att få din röst att låta attraktiv och energisk för att få lyssnarens uppmärksamhet. Även om han inte kan se dig kommer din ton att vara tydlig. Så se till att du använder rätt ton.
- Uttala varje ord högt. En dålig signal kan grumla din röst, till och med få dina ord att ta slut. Det vanliga samtalets röst hörs otydligt när du ringer.
- Din röstkvalitet bör återspegla syftet med samtalet. Du kan till exempel lämna ett högt röstmeddelande för att gratulera din systerdotter till skolavslutningen. Men om du vill uttrycka dina kondoleanser, lämna ett seriöst och respektfullt röstmeddelande.
Steg 2. Säg ditt namn
Ange ditt namn i början av meddelandet. På så sätt kommer personen i samtalet att veta vem du är. Enkla ord, till exempel "Detta (ditt smeknamn)" kan användas i olika situationer. Du kan också använda mer artiga meningar, till exempel "Mitt namn är (fullständigt namn)" om personen som ringer aldrig har träffat dig. Vänner och familj kan känna igen dig utan ytterligare identifiering. Om samtalet är arbetsrelaterat behöver samtalsmottagaren ett namn för att veta syftet med samtalet, så att de kan interagera mer personligt.
- Stegen ovan låter triviala, men de glöms ofta av nervösa uppringare när de lämnar röstmeddelanden.
- Om du har en yrkestitel eller självbeskrivning som kan hjälpa uppringaren att identifiera dig, ange det efter ditt namn. Till exempel "Jag heter Dr. Arief, radiolog vid Tangerang General Hospital”, eller” Det här är Tasya, jag är Selvys mamma som går i samma klass som ditt barn.”
Steg 3. Ange ditt telefonnummer
Ange ditt telefonnummer efter att du nämnt namnet. De flesta telefonmottagare väntar till slutet av röstmeddelandet för att få kontaktinformation, men om mottagaren inte tar bort den direkt måste de starta meddelandet igen. Kom ihåg att tala långsamt och tydligt när du nämner telefonnumret så att mottagaren kan höra det väl.
- Ett enkelt sätt att säga ett telefonnummer i början av ett meddelande är att säga något som "Detta är (ditt namn), mitt nummer (ditt telefonnummer)" eller "Detta är (ditt namn) från numret (ditt telefonnummer).”
- Även om nummerpresentatörsfunktionen tillåter mottagaren att se ditt nummer, rekommenderas det fortfarande att nämna telefonnumret om ditt nummer inte sparas eller om du vill att mottagaren ska ringa dig till ett annat nummer.
Steg 4. Gör anslutningen
När du hör affärsrelaterade röstmeddelanden från okända avsändare börjar människor känna misstänksamhet eller tappa intresset om de inte vet vem du är och vad syftet med samtalet är. Lugna dem genom att nämna namnet på en känd vän eller personen som gav numret. Återigen kan denna metod få samtalet att kännas mer personligt. Röstmeddelanden kommer inte att bli misstänkta och du kommer sannolikt att få det svar du förväntar dig.
- Försök att göra en kort introduktion för att meddela lyssnare, till exempel "Jag fick det här numret från Andi, som sa att du skulle sälja din båt."
- Även om du inte ringer upp affärer kan upprättandet av en personlig anslutning få mottagaren att känna sig mer bekväm. "Det här är Bob, din granne tvärs över huset" låter vänligare än "Det här är Bobby Rahmadika Setiawan".
Metod 2 av 3: Förklara dina behov
Steg 1. Fundera på vad du ska säga i förväg
Innan du lämnar en röstbrevlåda måste du veta vad du försöker förmedla. Detta är inte ett problem om du har ett specifikt mål i åtanke, men att höra pipen som signalerar att en röstmeddelande spelas in kan göra alla nervösa. Dela upp den information du vill förmedla till flera punkter och förklara sedan allt innan du lägger på.
- Speciellt för mycket viktiga röstmeddelanden kan du skriva ett grovt skript innan du spelar in meddelandet.
- Om du plötsligt stammar, fokusera på att kort nämna ditt namn, kontaktinformation och anledning att ringa.
- Tänk dig att du skickar ett röstmeddelande för att lämna ett romantiskt meddelande angående ett datum kvällen innan. Föreställ dig det röstmeddelande du ska leverera innan du spelar in meddelandet kan ge dig en sval, lugn och bekväm känsla istället för att vara nervös och blyg.
Steg 2. Håll ditt meddelande kort
Begränsa din röstmeddelande till 20-30 sekunder. Sällan behöver du ett röstmeddelande som är längre än den varaktigheten. Du vill inte att mottagarna tröttnar på att höra meddelanden som är för långa och ordrika. Håll fokus och få meddelandet rakt på sak. Korta meddelanden kan utlösa nyfikenhet så att mottagaren är intresserad av att ringa tillbaka.
- Å andra sidan, om din röstmeddelande är för kort, kan mottagaren tycka att det är oviktigt och sedan ta bort det utan att lyssna på det först. Detta är benäget att hända om du ringer från ett okänt nummer.
- Syftet med att lämna en röstbrevlåda är att få någon att ringa tillbaka, inte att dela all information du skulle vilja ge vid ett direktsamtal.
Steg 3. Starta röstmeddelandet med den viktigaste informationen
Slå inte runt med dina skäl för att ringa. Om du bara vill fråga hur du mår, säg det bara. Om du vill erbjuda en specifik vara eller bekräfta ett möte, säg det. Lyssnare tappar snabbt intresset och tar bort meddelandet om du inte nämner syftet med samtalet i början av meddelandet.
- Du har väldigt lite tid att få fram budskapet. Om du pratar för mycket kan lyssnare stänga av meddelandet innan det får viktig information.
- Det är bättre att leverera dåliga nyheter, till exempel "Pappa på sjukhuset" direkt, och sedan använda resten av tiden för att förmedla sympati och förklaringar, snarare än att gå runt och runt tills lyssnaren är orolig.
Steg 4. Lämna meddelanden personligt och organiskt
Motstå trangen att tala lika hårt som i telefonen. Var vänlig, var dig själv och prata naturligt. Människor kan upptäcka en säljare som försöker få dem att köpa något, och de är mer benägna att lyssna på din röstmeddelande om de känner sig närma sig på ett artigt sätt.
Att prata som om du läser ett manus ger intrycket av att lyssnaren bara är en av många personer du ringer för att erbjuda samma sak
Metod 3 av 3: Stänga röstbrevlådan
Steg 1. Släng in en specifik fråga eller förfrågan
När du avslutar meddelandet, förklara varför du vill att mottagaren ska ringa tillbaka. Ställ en specifik fråga eller gör en förfrågan som motiverar honom att ta telefonen. Om mottagaren känner sig förvirrad eller osäker på din destination efter att ha hört röstmeddelandet misslyckades meddelandet.
- Försök att använda fraser som "Låt mig veta om du gillar receptet som skickats in" eller "Jag skulle vara intresserad av att höra dina idéer om detta förslag."
- Människor är mer motiverade att ringa tillbaka om du gör en specifik begäran snarare än att bara säga "Ring tillbaka, okej."
Steg 2. Gör om ditt namn och din kontaktinformation
Avsluta meddelandet genom att upprepa ditt namn och telefonnummer. Upprepa ditt telefonnummer två gånger så att mottagaren inte misslyckas och kan ta anteckningar. Var noga med att inkludera alla användbara detaljer när mottagaren ringer tillbaka, till exempel när du har tid och när är den bästa tiden att ringa.
- Att säga telefonnumret mer än två gånger i slutet av ett meddelande är för mycket och kan vara kränkande för mottagaren av meddelandet.
- Du behöver inte öva det här steget om budskapet överförs tillfälligt till vänner eller familj.
Steg 3. Avsluta inte meddelandet ordagrant
När det är dags att lägga på, fortsätt inte chatta eller förläng meddelanden i onödan. Om mottagaren inte är någon du bryr dig om, behöver du inte lämna söta ord. Ju längre ditt budskap är desto mindre uppmärksamhet får det från mottagaren. Så tappa inte fokus i slutet. Tacka honom för den tid som ges och låt honom fortsätta kommunikationen.
- Avslutande ord som "Jag ser fram emot att höra från dig" är mycket varmare och mer effektiva än ostiga kommersiella ord, som "Ha en trevlig dag."
- Hoppa inte till slutsatser eller sammanfatta ditt budskap i slutet. Om mottagaren behöver repetera vissa detaljer kan han eller hon spela upp ditt meddelande senare.
Tips
- Kom ihåg när du fick en röstmeddelande som fick dig att tänka "Vad vill den här personen?" Lämna ett röstmeddelande som du vill höra.
- Ange en e -postadress eller kontaktinformation utöver ditt telefonnummer om detta fortfarande är relevant för din interaktion med mottagaren av meddelandet.
- Kom ihåg att ange datumet om du lämnar ett meddelande med tidsrelaterad information.
- Leende! Ditt leende kommer att förmedlas, även om det inte syns.
- Om du ringer för att ta upp ett känsligt ämne, begränsa informationen som delas i röstmeddelandet så att ingen annan kan höra.
- I en nödsituation eller naturkatastrof, använd röstbrevlådan för att förmedla att du mår bra.
Varning
- Om du försöker få någon att ringa tillbaka, berätta inte om dina misslyckanden från tidigare samtal. Detta kommer att irritera lyssnaren och han känner sig inte bekväm med att göra affärer med dig.
- Professionellt bör du alltid lämna en röstbrevlåda om personen i telefonen inte svarar. Att se många missade samtal utan röstmeddelande indikerar att ditt företag inte är viktigt.
