Denna artikel diskuterar hur man direkt jämför information mellan två Excel -filer. När du kan manipulera och jämföra information kan du använda funktionerna "Slå upp", "Index" och "Matcha" för att hjälpa till med analys.
Steg
Metod 1 av 4: Använda funktionen "sida vid sida" i Excel
Steg 1. Öppna arbetsboken som behöver jämföras
Du hittar bokfilen genom att öppna Excel, klicka på " Fil ", välj" Öppen ”, Och klicka på de två arbetsböcker som du vill jämföra i menyn som visas.
Besök lagringsmappen för arbetsböcker, välj varje bok separat och håll båda bokfönstren öppna
Steg 2. Klicka på fliken Visa
När du har öppnat en bok kan du klicka på fliken Se ”Längst upp i mitten av Excel -fönstret.
Steg 3. Klicka på Visa sida vid sida
Detta alternativ finns i avsnittet "Fönster" i menyn " Se ”Och indikeras med en ikon med två ark. De två kalkylbladen visas i ett mindre vertikalt staplat Excel -fönster.
- Det här alternativet kanske inte är tillgängligt på " Se ”Om du bara har en arbetsbok öppen i Excel.
- Om det finns två arbetsböcker öppna kommer Excel automatiskt att välja båda dokumenten att visa sida vid sida.
Steg 4. Klicka på Ordna alla
Med den här inställningen kan du ändra arbetsbokens orientering när den ses sida vid sida.
I menyn som visas kan du välja ett alternativ för att visa båda arbetsböckerna (t.ex. Horisontell ”, “ vertikal ”, “ Kaskad ", eller" Kaklat ”).
Steg 5. Aktivera funktionen "Synkron rullning"
När du har öppnat båda arbetsböckerna klickar du på Synkron rullning ”(Under alternativet” Se sida vid sida ”) Så att du enkelt kan bläddra igenom både Excel -kalkylblad per rad och manuellt söka efter skillnader i data.
Steg 6. Dra en av arbetsböckerna för att bläddra igenom båda sidorna
När funktionen “Synkron rullning” har aktiverats kan du bläddra igenom båda arbetsboksidorna samtidigt och enkelt jämföra befintlig data.
Metod 2 av 4: Använda "Lookup" -funktionen
Steg 1. Öppna de två arbetsböcker som behöver jämföras
Du hittar den genom att öppna Excel, klicka på menyn " Fil ", klick " Öppen ”, Och väljer två arbetsböcker att jämföra från menyn.
Besök arbetsbokens lagringsmapp, välj varje bok separat och håll båda bokfönstren öppna
Steg 2. Ange de rutor som kan väljas av filanvändaren
I den här rutan visas en rullgardinsmeny.
Steg 3. Klicka på rutan
Rutnätramen visas mörkare efter att du klickat.
Steg 4. Klicka på fliken DATA i verktygsfältet
När du har klickat på fliken väljer du GODKÄNNANDE ”I rullgardinsmenyn. En popup-meny visas efter det.
Om du använder en äldre version av Excel visas verktygsfältet "DATA" när du har valt "fliken". DATA "Och visar alternativet" Datavalidering "istället för alternativ" Godkännande ”.
Steg 5. Klicka på Lista på listan "ALLOW"
Steg 6. Klicka på knappen med den röda pilen
Med den här knappen kan du välja källa (med andra ord, den första kolumnen) som ska bearbetas till data för rullgardinsmenyn.
Steg 7. Välj den första kolumnen i listan och tryck på Enter
Klick OK ”När datavalideringsfönstret visas. Du kan se en ruta med en pil i. Den här pilen visar en rullgardinslista när du klickar på den.
Steg 8. Markera de rutor som du vill använda för att visa annan information
Steg 9. Klicka på fliken Infoga och referens
I tidigare versioner av Excel behöver du inte klicka på " Föra in "och kan välja fliken direkt" Funktioner ”För att visa kategori” Sökning och referens ”.
Steg 10. Välj Lookup & Reference från listan över kategorier
Steg 11. Leta efter Lookup i listan
När alternativet dubbelklickas kommer en annan ruta att visas och du kan välja alternativet OK ”.
Steg 12. Markera rutan med rullgardinsmenyn för posten "lookup_value"
Steg 13. Välj den första kolumnen i listan för "Lookup_vector" -posten
Steg 14. Välj den andra kolumnen i listan för “Result_vector” -posten
Steg 15. Välj en post från listrutan
Informationen ändras automatiskt efter det.
Metod 3 av 4: Använda XL Comparator Service
Steg 1. Öppna en webbläsare och besök
Du kommer till XL Comparator -webbplatsen där du kan ladda upp de två Excel -arbetsböcker du vill jämföra.
Steg 2. Klicka på Välj fil
Ett nytt fönster öppnas och du kan söka efter ett av de två Excel -dokument du vill jämföra. Se till att du väljer filen genom de två tillgängliga fälten på webbsidan.
Steg 3. Klicka på Nästa> för att fortsätta
När alternativet väljs visas ett popup-meddelande högst upp på sidan som informerar dig om att filöverföringsprocessen redan pågår och att stora filer kan ta längre tid att bearbeta. Klick Ok ”För att stänga meddelandet.
Steg 4. Välj den kolumn du vill skanna
Under varje filnamn finns en rullgardinsmeny märkt " Välj en kolumn " Klicka på rullgardinsmenyn på varje fil för att välja de kolumner du vill markera och jämföra.
Kolumnnamnen visas när du klickar på rullgardinsmenyn
Steg 5. Välj innehållet för resultatfilen
Det finns fyra alternativ med ballonger bredvid i denna kategori. En av dem måste du välja som formatguide för resultatdokumentet.
Steg 6. Välj ett alternativ för enkel kolumnjämförelse
I den nedre rutan i jämförelsesmenyn ser du ytterligare två filtervillkor för dokumentjämförelse:” Ignorera versaler/gemener "och" Ignorera "mellanslag" före och efter värden " Markera kryssrutorna på båda alternativen innan du fortsätter.
Steg 7. Klicka på Nästa> för att fortsätta
Du kommer sedan till nedladdningssidan för det resulterande dokumentet.
Steg 8. Ladda ner jämförelsedokumentet
Steg 1. Hitta arbetsbokens och kalkylbladets namn
-
I den här metoden kommer vi att använda tre exempelarböcker som sparas och namnges enligt följande:
- C: / Appeals / Books1.xls (laddar kalkylarket märkt "Försäljning 1999")
- C: / Appeals / Books2.xls (laddar ett kalkylark märkt "2000 försäljning")
- Båda arbetsböckerna har den första kolumnen "A" med produktnamnet och den andra kolumnen "B" med antalet försäljningar varje år. Den första raden är kolumnnamnet.
Steg 2. Skapa en jämförelse arbetsbok
Du måste skapa Buku3.xls för att jämföra data. Använd en kolumn för att visa produktnamnet och nästa kolumn för skillnaden i produktförsäljning mellan åren som jämförs.
C: / Appeals / Books3.xls (laddar ett kalkylblad märkt "skillnad")
Steg 3. Placera titeln i kolumnen
Öppna bara "Book3.xls" -arket, klicka sedan på "A1" -rutan och skriv:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Försäljning 1999'! A1
- Om du sparade filen i en annan katalog, ersätt "C: / Banding \" med adressen till den katalogen. Om du använder ett annat filnamn, ersätt "Book1.xls" och ange ett lämpligt filnamn. Om du använder ett annat bladnamn/en annan etikett, ersätt”Sales 1999” med lämpligt bladnamn/etikett. Kom ihåg att inte öppna den refererade filen ("Book1.xls"). Excel kan ändra den tillagda referensen om du öppnar den. Du kan faktiskt få en låda med samma innehåll/data som rutan som används som referens.
Steg 4. Dra rutan "A1" nedåt för att visa alla produktlistor
Klicka på rutans nedre högra hörn och dra nedåt för att visa alla namn.
Steg 5. Namnge den andra kolumnen
I det här exemplet kan du skriva "Skillnad" i rutan "B1".
Steg 6. Uppskatta skillnaden mellan varje produktförsäljning (som ett exempel för denna artikel)
I det här exemplet skriver du följande post i rutan "B2":
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Du kan använda vanliga Excel -operationer med källdatafältet från referensfilen.
