Kostnadsanalys är en av fyra typer av ekonomisk bedömning (förutom kostnads -nyttoanalys, kostnadseffektivitetsanalys och kostnadsanalys). Som namnet antyder fokuserar kostnadsanalysen på kostnaderna för att genomföra ett program oavsett det primära resultatet. Kostnadsanalys är ett viktigt första steg innan någon annan ekonomisk bedömning görs för att avgöra om ett projekt är lämpligt eller tillförlitligt.
Steg
Del 1 av 3: Definiera mål och räckvidd
Steg 1. Vet varför en kostnadsanalys behövs
Kostnadsanalysens omfattning beror på dessa skäl, så innan du överväger analysens omfattning måste du se till att resultaten av kostnadsanalysen kommer att svara på din huvudfråga.
- Om du gör en kostnadsanalys bara för att förbereda en budget eller plan för framtiden, är omfattningen vanligtvis bara på organisatorisk nivå.
- Å andra sidan kan det för ett mer snävt och specifikt syfte, till exempel att bestämma genomförbarheten och kostnaden för en viss tjänst, kräva en smalare kostnadsanalys som endast riktar sig till vissa tjänster.
Steg 2. Identifiera din kostnadsanalys synvinkel
Förutom varför du behöver en kostnadsanalys måste du också veta "vems" kostnader måste analyseras. Detta avgör vilka data som ska samlas in och hur de ska klassificeras.
- Till exempel kanske du vill beräkna kostnaden för att erbjuda en viss tjänst till en klient. Titta i så fall på kostnader ur hans synvinkel och överväg mängden serviceavgifter som tas ut (eller kommer att faktureras), transport till plats och andra kostnader.
- Om du bara vill veta kostnaden för ett program kommer du i allmänhet att titta på företagskostnader. Du kanske också tittar på möjlighetskostnader, till exempel om att erbjuda ett program hindrar dig från att erbjuda ett annat.
Steg 3. Diversifiera de program som erbjuds
Hur du beskriver programmet avgör hur kostnadsfördelningen kommer att analyseras. Om organisationen kör program som är lätta att urskilja kan uppdelningen tydligt ses. För överlappande program eller program som delar samma resurser, bestäm hur de ska separeras.
- Överlappande program kan klumpas ihop till viss del, istället för att bedömas separat. Välj det mest logiska sättet enligt organisationens verksamhet och försök att arbeta så effektivt som möjligt.
- För att avgöra om program måste delas upp, titta på de tjänster som varje program erbjuder, de resurser som krävs för att leverera tjänsterna och till vilka tjänsterna tillhandahålls. Om 2 av 3 av dessa faktorer är desamma i de två relaterade programmen kan du kombinera dem i en kostnadsanalys.
Steg 4. Bestäm den tidsperiod du vill bedöma
Hur du klassificerar och beräknar kostnader beror på den tidsperiod för vilken kostnaderna analyseras, till exempel lång sikt (flera månader eller år) eller kort sikt (flera veckor eller bara en gång).
- Till exempel, om du försöker bestämma genomförbarheten för en viss tjänst, bestäm först hur mycket det skulle kosta att producera den tjänsten. Du kommer att utföra en långsiktig kostnadsanalys för att avgöra om organisationen har råd med kostnaderna för tjänsten.
- Det är vanligtvis bättre att välja en tidsperiod som gör att du kan få korrekta intäktsdata, snarare än bara uppskattningar. Detta är användbart om du planerar att använda kostnadsanalys som grund för ytterligare ekonomisk utvärdering.
Del 2 av 3: Klassificeringskostnader
Steg 1. Granska tidigare kostnadsanalysrapporter, om möjligt
Om organisationen redan har genomfört en kostnadsanalys, tillämpa samma eller ett liknande sätt att klassificera kostnader. På så sätt kan de två rapporterna jämföras, vilket gör dem mer användbara över tid.
Du kan också försöka titta på kostnadsanalyser som liknande organisationer gör eller erbjuda samma tjänster
Steg 2. Lista alla direkta kostnader för programmet som utvärderas
Direkta kostnader inkluderar löner och förmåner för teammedlemmar, råvaror och tillbehör och alla nödvändiga möbler eller utrustning. Beroende på vilken typ av program eller tjänst som erbjuds kan du också ådra dig kontrakt, licens eller försäkringsavgifter.
- Direkta kostnader är kostnader som specifikt uppkommer för program eller tjänster som utvärderas i en kostnadsanalys. Denna avgift delas inte med andra program.
- Overheadkostnader, till exempel verktyg (inklusive vatten och el), kan vara direkta kostnader om programmet eller tjänsten har sin egen plats.
Steg 3. Indirekta kostnader
Indirekta kostnader inkluderar allmänna administrationskostnader eller förvaltningslöner och ersättningar, faciliteter, utrustning och allt annat som något annat program eller en tjänst bidrar till. Vad som klassas som en indirekt kostnad beror på hur du separerar de program eller tjänster som organisationen erbjuder.
I synnerhet när du beräknar ett separat program eller en tjänst måste du fördela dessa indirekta kostnader
Steg 4. Ordna kostnader för att återspegla syftet med analysen
Kostnadsanalysrapporten bör i slutändan vara användbar för organisationen. Istället för att förlita dig på stora finansiella kategorier, välj kategorier som exakt speglar målen med kostnadsanalysen.
Standardkategorier kan vara personalkostnader, driftskostnader och startkostnader. Inom varje kategori, identifiera vilka kostnader som klassificeras som direkta och indirekta kostnader
Del 3 av 3: Beräkning av kostnader
Steg 1. Samla ekonomiska rapporter och information
För varje kostnadstyp som planeras inkluderas i analysen, notera de datakällor som behövs för att kunna beräkna de därtill hörande kostnaderna. Om du vill uppskatta kostnader, skapa en lista med rapporter som innehåller den information som behövs så att du kan göra tillförlitliga uppskattningar.
- Använd den faktiska kostnadsinformationen så mycket som möjligt. Detta ökar tillförlitligheten och användbarheten i din kostnadsanalys.
- För uppskattningar, leta efter pålitliga källor som kan tillämpas så snävt som möjligt. Till exempel, om du behöver uppskatta lön, använd genomsnittspriset för anställda inom en stad, snarare än en nationell.
Steg 2. Summa de direkta kostnaderna för programmet
Med hjälp av den insamlade informationen kan du lägga till kostnaderna för löner, utrustning, råvaror och andra kostnader som är direkt relaterade till programmet som granskas. Förläng dessa kostnader under den analyserade tidsperioden.
- Om du gör en långsiktig kostnadsanalys, beräkna de direkta kostnaderna först en gång i veckan eller varje månad, och förläng dem sedan.
- När du beräknar personalkostnader, se till att inkludera kostnaden (eller värdet) för de förmåner som ges till anställda som arbetar i det relaterade programmet.
Steg 3. Tilldela indirekta kostnader till det analyserade programmet
För att fördela indirekta kostnader, bestäm hur varje kostnad kan delas mellan flera program. Beräkna sedan andelen kostnader i relaterade program.
Låt oss till exempel säga att du fördelar HR -chefens lön. Eftersom denna direktör är ansvarig för programpersonal är det naturligt att hans lön delas upp efter antalet anställda i personalen. Om du har totalt 10 anställda och 2 är delegerade till programmet eller tjänsten som granskas kan du fördela 20 procent av direktörens lön till programmet i en kostnadsanalys
Steg 4. Beräkna tillgångens avskrivning
Om organisationens kapitaltillgångar, inklusive möbler eller utrustning, ska användas för att genomföra programmet eller tillhandahålla den tjänst som utvärderas, måste tillgångens avskrivning ingå i den totala kostnaden för programmet eller tjänsten.
Att beräkna avskrivningar kan vara svårt. Om du inte har erfarenhet av att avskriva tillgångar rekommenderar vi att du använder en bokförares tjänster
Steg 5. Tänk på dolda kostnader
Beroende på organisation och program som utvärderas kan det finnas extra kostnader som inte visas i budgeten eller ekonomihistoriken. Inkludera dessa kostnadsuppskattningar i analysen så att resultaten blir mer trovärdiga.
- Till exempel, om du gör en programkostnadsanalys för en stiftelse, kan de dolda kostnaderna inkludera det uppskattade värdet av arbetade arbetstimmar, donerade råvaror eller donerat utrymme.
- Dolda kostnader kan också inkludera möjlighetskostnader. Till exempel kan lansering av ett program påverka en organisations förmåga att erbjuda andra program.
Steg 6. Dra slutsatser baserat på dina resultat
Gå tillbaka till ditt mål att göra en kostnadsanalys och bestäm vilka åtgärder som behöver vidtas. Du kan också inkludera prognoser eller uppskattningar av framtida kostnader i samband med programmet eller tjänsten.
- Åtminstone ger din kostnadsanalys en sann siffra för kostnaden för att driva ett visst program eller en viss tjänst.
- Din kostnadsanalys kan också väcka nya frågor, vilket indikerar att ytterligare analyser behövs innan du fattar ett slutgiltigt beslut.
