3 sätt att bli mer effektiva på jobbet

2024 Författare: Jason Gerald | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-19 22:14

För närvarande blir arbetstrycket hårdare. Alla med ett heltidsjobb vet att den genomsnittliga arbetsdagen inte alltid räcker för att få allt gjort. Men din produktivitet kan ökas kraftigt genom att anta vanor som skapats för att göra arbetet mer effektivt. Den effektiva arbetaren använder all tillgänglig tid och ger sin fulla uppmärksamhet åt de viktigaste uppgifterna först. Att vara effektiv på jobbet kommer inte bara att öka din produktivitet och visa detta för din chef - det kommer också att göra dig mer nöjd eftersom du hade en produktiv dag.

Steg

Metod 1 av 3: Skapa fokus

Steg 1. Håll en ren och städad arbetsplats

Att uppnå effektivitet på jobbet kan ibland vara lika enkelt som att rengöra din arbetsplats. En städad och ren arbetsplats kommer att hindra din produktivitet. Om du konsekvent har problem med att hitta verktyg eller dokument på grund av det här stökiga har din tid gått till spillo. Förvara bara föremål som du använder dagligen - andra föremål bör hållas borta från ditt skrivbord men kan fortfarande hämtas snabbt.

• Om du arbetar på ett kontor, organisera ditt kontorsutrymme och skrivbord så att du snabbt och enkelt kan hitta allt du behöver för jobbet. Om du inte arbetar på ett kontor gäller samma principer fortfarande. Till exempel, om du arbetar i en cykelverkstad, håll dina verktyg rena och organiserade så att du kan hitta dem när du behöver dem. Nästan varje arbetsplats tjänar på att hålla den ren.

  

• Kontorsarbetare och andra som hanterar stora mängder pappersarbete måste upprätta ett logiskt och snyggt arkiveringssystem. Ha dokument du använder ofta nära till hands. Spara andra dokument i alfabetisk ordning eller annan ordning.

Steg 2. Se till att din arbetsplats är välfylld

Se till att du har de nödvändiga föremålen och verktygen för ditt jobb. På kontoret betyder det att du måste ha verktyg som hålslagare, häftapparat, miniräknare etc. Utanför en kontorsinställning är verktygen annorlunda, men principen är fortfarande densamma - ha de verktyg du behöver för att arbeta effektivt innan du börjar arbeta.

• Det innebär också att se till att du har tillgång till de verktyg du behöver för ditt jobb. Lärare behöver krita, snickare behöver spik etc.
• Se till att din utrustning är väl underhållen. Ett viktigt verktyg som går sönder kan störa hela din arbetsflöde om du inte kan arbeta utan det! Spara tid i längden genom att avsätta lite tid för att regelbundet rengöra och underhålla din utrustning.

Steg 3. Håll schemat konsoliderat

Om du har en plan tror jag naturligtvis att ditt arbete kommer att bli mer effektivt. För att verkligen göra ett effektivt schema, begränsa dig till bara en planerarbok (och en extra kalender på jobbet på lång sikt). Komplicera inte ditt arbete genom att behålla mer än en anteckningsbok. Du måste kunna se på ett ställe vad du behöver göra.

• Organisera varje dag genom att göra en "att göra" lista. Börja med högsta prioritet så att de kan slutföras först. Placera mindre viktiga uppgifter i slutet. Börja högst upp på listan. Om du inte slutför att-göra-listan en dag, slutför den oavslutade uppgiften nästa.

  

• Sätt tidsfrister för de viktigaste projekten och var realistisk med de tidsramar som behövs. Du vill inte ställa upp för misslyckande - det är bättre att be om extra tid i början av projektet än att be om det när deadline är nära.

Steg 4. Eliminera dina personliga distraktioner

Olika arbetsplatser kommer att ha olika distraktioner - vissa jobb kommer att tjafsas med bullriga arbetskamrater. Andra kan vara väldigt tysta, vilket kommer att distrahera dig vid minsta ljud. Gör vad du måste göra för att hålla fokus. Om du får lyssna på musik på jobbet, ta med dig en mp3 -spelare till jobbet. Du kan till och med överväga att lägga ut anteckningar på din arbetsplats så att dina kollegor inte stör dig. Det kan se hårt ut, men det är inte så. Detta är ett rimligt och effektivt sätt att få folk att lämna dig på jobbet. Kom ihåg att du kan umgås under raster och lunch.

• En av de vanligaste störningarna är webbplatser. Studier visar att två tredjedelar av arbetarna tillbringar minst en tid på icke-arbetsrelaterade webbplatser varje dag. 'Lyckligtvis tillåter de flesta webbläsare dig att ladda ner gratis produktivitetshjälpmedel som hjälper dig att blockera problematiska webbplatser. Sök efter tillägg från din webbläsarbutik med sökorden "webbplatsblockerare" eller "produktivitetshjälp". Du kommer att få några resultat som är gratis och effektiva.

  

• Ett annat bra sätt att undvika distraktion är att begränsa dina telefonsamtal (för att undvika onödiga telefonsamtal) och minimera plötsliga möten.

  

Steg 5. Använd pauser för att ta hand om personliga frågor

Överraskande nog kan dessa raster öka effektiviteten på din arbetsplats, snarare än att komma i vägen. Först och främst gör vila dig mer pigg och mindre trött. För det andra ger vila dig tid att hantera dina distraktioner. Ta pauser för att göra allt som kan distrahera dig på jobbet. Drömmer du ofta om din bror på jobbet? Ring dem under rasterna och eliminera den distraktionen!

Metod 2 av 3: Få strategier att fungera effektivt

Steg 1. Dela upp ditt ansvar i hanterbara delar

Stora projekt kan vara skrämmande - om de är för stora är det mycket lätt att bli av med dem först och lägga tid på mindre viktigt arbete tills du slutar behöva arbeta med dem när deadline närmar sig. Som effektiv arbetare måste du göra det som är viktigt först, även när det betyder att du gör en liten del av ett stort jobb. Det känns inte särskilt tillfredsställande att slutföra en liten bit av ett stort jobb, men det är ett smart sätt att få ut det mesta av din tid. På sikt kommer du att klara de viktigaste uppgifterna snabbare om du slutför dem lite efter lite varje dag.

Till exempel, om du måste göra en stor presentation på en månad, gör det till ett mål att beskriva idag. Det är inte mycket tidskrävande, så det kommer inte att distrahera dig från ditt arbete, men det är ett viktigt första steg som gör resten av processen snabbare och enklare

Steg 2. Lätta upp ditt arbete med delegering

Om du inte är i botten av ditt jobb har du möjlighet att dela upp några repetitiva uppgifter mellan dina underordnade för att spara tid. Ge inte dina underordnade ett projekt om du bara kan slutföra det bra. Ge dem tidskrävande, monotont arbete så att du kan fokusera på viktigare saker. Om du delegerar arbete, kom ihåg att följa upp med en deadline. Var alltid tacksam när dina underordnade hjälper dig - om de ser att du uppskattar dig är det mer troligt att de kommer att arbeta med sitt nästa projekt.

• Om du är praktikant, anställd på lägre nivå kan du fortfarande dela detta monotona arbete med anställda på samma nivå som dig (med deras tillåtelse och med tillstånd från din chef, naturligtvis). Om du använder din partners hjälp, var beredd att belönas nästa gång!

  

• Om du har en bra relation till din chef kan du till och med märka att han eller hon delegerar en del av arbetet till någon annan för din räkning!

  

Steg 3. Håll strumpbyxorna magra

Det finns en anledning till att alla hatar möten - enligt en undersökning från 2012 trodde nästan hälften av deltagarna att möten var slöseri med arbetstid - mer än den tid de spenderade på personliga och rekreationsplatser. Möten kan vara viktiga för att diskutera mål och sätta en vision för framtiden. Men ofta blir detta ett ineffektivt möte i timmar, till och med dagar, utan att producera någonting. Här är några tips för att göra dina möten mer effektiva:

• Skapa en agenda före varje möte så att den tilldelade tiden maximeras. Ange den tidsperiod varje ämne ska omfattas av. Följ din agenda så mycket som möjligt. Om ett annat ämne kommer upp, rekommendera det för diskussion vid ett senare tillfälle.
• Bjud in så få personer som möjligt. Att hålla närvaro på dina möten till ett minimum minskar chansen att konversationen kommer att gå av ämnet. Det håller också människor som inte behöver vara där för att fortsätta arbeta vid sina skrivbord.
• Håll presentationsglas till ett minimum. Det finns liten debatt om presentationsglas (PowerPoint, etc.) hjälper eller hindrar mötets effektivitet. Det är ganska uppenbart: om du använder presentationsglas, se till att de är så kortfattade och informativa som möjligt. Använd bilder för att visa bilder och data som inte kan förmedlas genom dina ord, inte hela innehållet i din presentation.
• Slutligen, huvudprincipen, vet vad du vill bestämma innan du börjar mötet och fattar det beslutet så snabbt som möjligt.

Steg 4. Stoppa dramat på kontoret i första hand

Arbetsplatsen kan vara en stressig plats. Om det är ett stigande humör, hantera det direkt direkt. Det kan vara du, personen du har att göra med eller båda parter måste be om ursäkt. Gör detta så snabbt som möjligt. Om du låter kampen dra ut kommer din effektivitet att träffas och det kommer att kosta dig tid i längden eftersom du tenderar att undvika denna person. Ännu viktigare, låt inte drama på jobbet förstöra din effektivitet och ditt humör!

• Var inte rädd för att involvera en medlare. Vi vet alla att drama och sårade känslor kan komma i vägen för arbetsflödet, så många anställer personer som är specifikt uppdragna för att lösa konflikter på arbetsplatsen. Kontakta personal på ditt kontor om du känner dig frustrerad, ledsen eller rädd på grund av andra människor på din arbetsplats.
• När det är över behöver du inte vara vän med kollegan du hade ett bråk med, men du borde kunna arbeta med honom eller henne. Var artig och diskret på din arbetsplats, även med människor du hatar.

Metod 3 av 3: Gör livsstilsförändringar

Steg 1. Vila väl

Trötthet förbättrar aldrig kvaliteten på någon. Trötthet kommer att sakta ner din prestation, och om du lätt somnar kan det vara pinsamt i ett viktigt möte. Mer än så kommer sömnbrist att skapa många hälsoproblem. Somna inte på jobbet eller hoppa över jobbet eftersom du är sjuk-sova 7-8 timmar om dagen för bästa kvalitet.

Trötthet på jobbet kan bara vara en mindre distraktion. Men i värsta fall kan det vara en allvarlig säkerhetsfråga. Om du har ett jobb där människors liv står på spel (till exempel flygplatshandläggare eller lastbilschaufför) är det mycket viktigt att hantera ditt sömnschema

Steg 2. Träna

Vetenskapen har visat att träning förbättrar humöret på jobbet och produktiviteten. Detta är mycket viktigt, särskilt för kontorsarbetare som bara spenderar mycket tid framför datorn. Med träning gör det dig inte bara friskare, utan också gladare, mer fokuserad och motiverad.

Om du startar en träningsrutin för första gången, prova en kombination av konditionsträning och styrketräning

Steg 3. Behåll ett gott humör

Om du försöker förbättra din arbetseffektivitet måste du arbeta seriöst. Ofta är detta inte en bra idé - du kan öka din effektivitet på kort sikt, men det gör dig inte glad på jobbet, det är väldigt lätt att bli trött, vilket leder till utbrändhet och brist på motivation. Försök att hålla dig motiverad - om du känner dig lycklig på jobbet blir du mer motiverad och ambitiös. Gör små saker för att höja ditt humör som inte hindrar din produktivitet som att lyssna på musik, stretcha lite eller ta din bärbara dator till pausrummet för en lugnare och fredligare atmosfär.

• Få ut det mesta av din lunch - passa på att njuta av en god måltid och skämta med dina vänner.
• Använd kaffe med omsorg. Kaffe kan vara en fantastisk stimulans om du känner dig väldigt slö, men om du använder det varje dag kan du bli beroende av det och det kommer inte att göra dig bra i längden.

Steg 4. Motivera dig själv

Det är lättare att arbeta mer effektivt om du har en bra anledning att arbeta. Om du ofta har svårt att hålla dig motiverad, tänk på orsakerna som fick dig att söka jobbet - dina mål i livet, dina drömmar eller din egen vision. Försök att tro att ditt arbete är vägen till ditt slutliga mål. Tycker du om ditt jobb, tänk på hur ditt jobb påverkar hur du känner - känner du dig nöjd efter att du gjort det?

• Tänk på de goda sakerna som kommer ut ur ditt arbete. Kanske kan du ha din egen bil eller hus, eller så kan du skicka dina barn till skolan. Tänk också på fördelarna du får av ditt jobb, till exempel sjukförsäkring och en tandläkare för dig och din familj.

  

• Tänk på konsekvenserna om du inte arbetar. Vad måste du ge upp för att du förlorat din inkomstkälla? Hur har det påverkat din familj och dina närmaste?

Steg 5. Belöna dig själv

Om du framgångsrikt ökar effektiviteten i ditt arbete, fira det. Det är inte lätt att bryta gamla vanor och anta nya, så belöna ditt hårda arbete. Ta en öl efter jobbet på fredag, eller en fest med dina vänner, eller bara ligga i sängen och läsa en bok - vad som än gör dig glad efter en lång vecka. Detta är mycket viktigt för att hålla dig motiverad.

Din gåva behöver inte vara för stor, och det bör inte vara en ekonomisk börda. Spara dina lyxiga presenter för speciella tillfällen