Olika saker gör dig ibland tvungen att avboka ett möte, till exempel för att du står inför en nödsituation, fastnat i trafikstockningar eller misshanterar ditt schema. Du kan känna dig orolig när du tänker på hur du aviserar avbokningen, men personer som inte hittades kan förstå om du meddelar dem så snart som möjligt. Ange ett nytt mötesschema när du kontaktar honom eller när tillfälle dyker upp. För att få honom att trivas erbjuder du att träffas på en plats nära hans hem eller kontor.
Steg
Del 1 av 2: Politiskt avboka möten
Steg 1. Kontakta den försvunna personen så snart som möjligt
Du irriterar andra människor om du skjuter upp avbokningen till sista minuten. Att berätta för honom i förväg visar att du respekterar honom och uppskattar den tid han har förberett för dig.
Steg 2. Meddela dig personligen via telefon om du avbokar ett mycket nära möte
Du måste ringa för att meddela personligen om du avbokar mötet samma dag. Att plötsligt avboka ett möte så att den andra känner sig irriterad kan verka oförskämt om du meddelar dem via e -post, sms eller någon annan.
Steg 3. Ge en uppriktig ursäkt
Även om du berättar för dem i förväg, se till att de vet att du är ledsen att du var tvungen att avboka din tid. Kanske är han besviken över att du avbokade ditt möte, trots att han redan har avbokat andra planer för att träffa dig.
- Ge en kort och enkel ursäkt, till exempel: "Tyvärr, jag kan inte komma i morgon."
- Använd inte tvetydiga ord eller säg att du "kanske" inte håller ditt löfte. Berätta nyheten ärligt och rakt.
Steg 4. Ge en kort förklaring till varför du avbokade mötet
Om orsaken är logisk, till exempel för att fordonet gick sönder eller om du är sjuk, låt det veta vad det är. Om orsaken är svår att acceptera, till exempel för att du glömde att boka tid eller av misstag dubbelplanerade, ange en allmän anledning, till exempel "Tyvärr, jag har ett brådskande behov."
- Du behöver inte ange detaljerade skäl även om du talar sanning. Att förklara i längden gör att det verkar som om du vill dölja något.
- Säg inte "jag har viktigare saker att göra" eller någon annan liknande ursäkt.
- Ljug inte för att förhållandet kommer att få problem om det avslöjas att du inte är ärlig.
Steg 5. Se till att han vet att du uppskattar hans tid
Gör det klart att du uppskattar hans vilja att ta tid för dig och att du verkligen är ledsen att han var tvungen att avboka mötet eftersom du förstår att han har fullt upp och har tagit tid att träffa dig.
Detta är särskilt viktigt om du bokar tid med människor du behöver hjälp med, till exempel professorer eller klienter
Del 2 av 2: Ställa in ett ersättningsschema
Steg 1. Be hans vilja att ändra schemat för mötet när du ger nyheterna
Förutom att minska besväret med att behöva kontakta honom igen för att boka tid, visar detta steg att du verkligen vill se honom. När du ringer eller e -postar, avsluta med att säga att du vill boka en annan tid om han inte har något emot det.
Steg 2. Kontrollera ditt schema och notera den tid som är tillgänglig för att träffa honom
Du kan föreslå ett mötesschema, men försök att passa in ditt schema i hans schema. Erbjud flera alternativa schemaläggningsalternativ och be om feedback.
Säg till exempel till honom: "Mitt schema fylls inte på måndagar från morgon till kväll, torsdagar från 1 till 5 och fredagar efter 2, men om du inte kan justerar jag schemat."
Steg 3. Föreslå att mötet hålls på en plats nära hans hem eller kontor
Som kompensation för att avboka ett möte är det en bra idé att ordna ett möte på en plats som han lätt kan nå, till exempel på sitt kontor eller en viss plats han passerar förbi på väg hem.
Alternativt kan du föreslå ett möte med Skype eller Google Hangouts om han är mycket upptagen eller utanför staden
Steg 4. Bestäm ett ersättningsschema som du kan uppfylla
Efter att ha avbokat det första mötet, låt inte det andra mötet avbokas igen. Förutom att vara mer irriterande och obekväma kan detta skada ditt rykte. Innan du kommer överens om ett ersättningsschema, kontrollera ditt schema noggrant och se till att du kan uppfylla dina möten enligt det nya schemat.
Du har till exempel inga möten under december, men vanligtvis har du många aktiviteter inför det nya året. Så fyll inte den tiden med ett ersättningsschema
Steg 5. Anteckna det avtalade nya mötesschemat
Om det finns ett ersättningsschema, skriv ner det på dagordningen. Skriv också ner ditt schema på ett papper och lägg det på en lätt synlig plats som en påminnelse.
Steg 6. Tacka dem för deras förståelse och tålamod när du träffar dem/honom
Öppna konversationen genom att tacka honom (eller dem) för att du accepterat att avboka mötet. Du behöver inte be om ursäkt igen. Visa istället att du uppskattar hans/hennes tid genom att uppskatta möjligheten att ändra schemat.
Tips
- Så mycket som möjligt, avboka inte schemalagda möten eftersom det kan skada rykte och relationer med andra människor.
- Innan du ingår ett kontrakt med någon som tillhandahåller en betald tjänst, till exempel en konsult, ta reda på om du avbokar ditt möte med honom eller henne.
