Konferenser är rätt plats för människor som har samma intressen att träffa varandra och utbyta de senaste idéerna inom sina respektive områden. Konferenser hålls vanligtvis regelbundet av utbildningsinstitutioner, företag, marknadsföringsgrupper i olika nivåer, religiösa samfund och andra. Om du vill hålla en konferens, börja med att utarbeta en grundlig arbetsplan tillsammans med en rad aktiviteter som måste genomföras, till exempel bestämma platsen för konferensen, göra en lista över deltagare, sammanställa material, förbereda utrustning för presentationer, tillhandahålla måltider och olika andra behov som måste vara genomtänkta och planerade så bra som möjligt. Om du stöter på problem medan du genomför dina planer, lugna ner dig och lita på att du har råd med konferensen. En viktig aspekt som avgör framgången med att hålla en konferens är genomförandet av aktiviteter en efter en samtidigt som man gör en lista över uppgifter som har slutförts och de som fortfarande behöver göras.
Steg
Del 1 av 4: Planering av konferensen: Tidigt stadium
Steg 1. Gör förberedelser i förväg
Planeringen av konferensen bör börja minst åtta månader i förväg, även tidigare om konferensen kommer att vara stor eller stor.
- Tänk på att många konferenslokaler och serveringsställen måste bokas flera månader i förväg. Dessutom måste deltagare som bor utanför staden ordna reseskema så att de kan delta i konferensen.
- Dessutom kan sponsorer och stora företag också behöva planera sin årliga budget flera månader i förväg. Så, ekonomiskt och icke-ekonomiskt stöd från dem för ditt evenemang bör förhandlas fram i förväg.
Steg 2. Bilda en kommitté
Många viktiga frågor måste avgöras när man förbereder sig för en konferens. Genom att bilda en kommitté får du input från flera personer innan du fattar ett beslut. De hjälper dig också att tänka igenom detaljerna.
- Anlita samordnare, dvs nyckelpersoner som kommer att fatta viktiga beslut och ägna mycket tid åt samordning. Om du har tillräckligt med pengar, anlita en koordinator så att han eller hon kan hjälpa dig att planera och dela uppgifter.
- Ta reda på om det har varit konferenser om samma ämne. Bjud i så fall den koordinator som höll konferensen att gå med i kommittén. Om han inte kan delta, fråga om du kan begära material som redan har täckts för att underlätta konferensförberedelserna.
Steg 3. Sätt upp mål och skapa en arbetsagenda
Skriv ner vad du håller konferensen för som kommer att ligga till grund för varje beslut. Att veta vad du vill ge och till vem innan du förbereder dig för konferensen kommer att göra det lättare för dig att genomföra dina planer.
Om du aldrig har hållit en konferens, börja med att planera en liten, kort konferens. Överväg att hålla en 1-2 dagars konferens med en kapacitet på 250-300 deltagare
Steg 4. Bestäm plats och datum för konferensen
Även om nya datum och platser kan fastställas efter att du har gjort en detaljerad plan, måste du uppskatta hur mycket tid du har att förbereda.
- Innan du anger ett datum, leta efter information i förväg om vilken månad och dag konferensen brukar hållas så att genomförandet inte hindras. I Europa hålls till exempel vanligtvis konferenser mellan mars och juni eller september och november måndag-tisdag eller torsdag-fredag eftersom deltagarna är mindre intresserade av att delta i konferenser vid andra tillfällen. Ta reda på det exakta schemat på din plats innan du bestämmer dig för ett konferensdatum.
- Konferensens längd beror på det uppskattade antalet deltagare och alla nödvändigheter som måste tillhandahållas under konferensen. För 250-300 personer, schemalägg en konferens som kommer att pågå i två hela dagar.
- Överväg möjligheten att hålla en konferens i staden, men se till att det finns tillgång till närmaste flygplats, boende och lämpliga faciliteter. Vi rekommenderar att du håller en konferens i en storstad eller ett turistmål för att locka fler människor som vill delta i konferensen.
Steg 5. Bestäm konferensrubriken
Efter att ha bestämt titeln kan du publicera och göra planer eftersom det redan finns säkerhet om materialet som grund för spridning av information via sociala medier.
Välj en titel som innebär konferensdeltagarnas syfte och/eller bakgrund. Leta efter inspiration genom att använda titlarna på konferenser som har hållits, men se till att du bestämmer själv
Del 2 av 4: Förberedelser inför konferensen
Steg 1. Gör en ekonomisk budget
Ingen aktivitet kan utföras utan att beräkna hur mycket pengar som måste spenderas i detalj, till exempel för att hyra en byggnad, förbereda material och betala högtalaravgifter. Alla utgifter måste hänvisa till budgeten. Om du delegerar ansvar, se till att din assistent håller sig till budgetgränsen som du har satt.
Budgetens storlek påverkas av närvaron eller frånvaron av sponsorer. Du kan be sponsorn att tillhandahålla medel för att finansiera konferensen. Sponsorn har dock också rätt att bestämma vissa saker på konferensen. Till exempel: bestämma vem som ska hålla en presentation eller föreslå en talare som en av paneldeltagarna, till exempel: en framgångsrik affärsman i ett sponsorföretag och introducera ett varumärke genom att placera en logotyp på allt konferensmaterial. Fördelen är att sponsorn tillhandahåller medel i förväg så att du omedelbart kan använda den för att förverkliga planen
Steg 2. Bestäm pris och metod för att sälja biljetter
Vissa konferenser är gratis, andra är mycket dyra. Tänk på följande aspekter innan du bestämmer biljettpriserna och hur du säljer dem:
- Vad kostar det att förbereda konferensen? Om du vill hålla en småskalig konferens som inte kostar mycket pengar rekommenderar vi att du inte tar betalt för deltagare. Alternativt måste deltagarna betala biljetter för att täcka konferensförberedelsekostnader.
- Bestäm registreringsavgiften om du vill hålla en konferens i flera dagar eller tillhandahålla måltider. Konferensregistreringsavgifter i större städer i Indonesien varierar från flera hundra tusen till miljoner rupiah.
- Många konferenser tar ut olika nivåer beroende på deltagarens position eller status. Till exempel: akademiska konferenser tar vanligtvis studenter mindre än lärare. Anställda hos sponsorerna debiteras också mindre än vanliga deltagare.
Steg 3. Bestäm en konferensplats
När du väljer en plats, ta hänsyn till antalet deltagare, hur enkelt det är att ta sig till platsen, tillgängligheten till parkeringsplatser, avståndet till och från kollektivtrafiken, flygplatser och hotell. Förutom att hitta en lämplig plats för konferensen, se till att alla deltagare enkelt når den.
Leta efter information om byggnader eller hotell som erbjuder konferensrum i staden. För små konferenser, hyr ett rum i en kyrka eller ett annat möteshus
Steg 4. Dra nytta av bistånd från personal som arbetar som ledare för möteshus
Om resurser finns tillgängliga i den byggnad du väljer för konferensen, få ut det mesta av dem. Personalen känner till sina dagliga arbetsuppgifter och är redo att svara på frågor, lösa problem eller ge råd vid behov.
Du kan använda tjänsterna från personal som ansvarar för att hantera aktiviteter i möteslokalen, till exempel för att hantera detaljerade konferensarrangemang. Även om det finns en avgift, behöver du inte göra alla dessa aktiviteter själv eftersom det kommer att ta mycket tid under flera veckor
Steg 5. Bestäm förbrukningsmenyn
Tänk på att deltagarna måste hitta mat under konferensen och det är troligt att många deltagare inte vet vilken mat som finns tillgänglig runt konferenslokalen. Fundera på om du behöver använda en cateringtjänst för att ge frukost, lunch och snacks eller ta reda på om konferenshallen kan förbereda måltider för alla deltagare.
När du väljer en meny, tänk på att många människor inte bör äta vissa livsmedel på grund av allergier eller preferenser. Erfarna företagare inom cateringtjänster kan erbjuda flera alternativ, till exempel: vegetarisk meny, inga nötter, glutenfri, halalmat eller andra menyalternativ
Steg 6. Ta dig tid att göra en webbplatskontroll
När du har tagit hand om alla saker som behöver förberedas, ta dig tid att besöka konferenslokalen en dag i förväg. Vänta inte tills din nya D-dag kommer med deltagarna som kommer att delta i konferensen.
En dag i förväg, kom till konferenslokalen och håll ett möte med all inblandad personal för att se till att allt är väl förberett in i minsta detalj
Del 3 av 4: Gör konferensschema
Steg 1. Schemalägg konferensen
Efter att ha fått en stor bild av de ämnen som ska diskuteras och bestämt konferensrubriken, förbered ett schema från öppnandet av konferensen till avslutningen. Konferenser kan hållas på olika sätt beroende på vilket affärsområde som diskuteras. För att underlätta schemaläggningen hålls vanligtvis konferenser i följande ordning:
- Börja konferensen med ett inledande eller inledande tal som vanligtvis hålls av en välkänd person inom ett visst affärsområde och har blivit en välkänd talare. Du kan hålla evenemanget på kvällen och sedan avsluta med middag eller som den första sessionen på morgonen för att starta konferensen.
- Dela upp resten av schemat i kortare sessioner. Om konferensen hålls på begäran av deltagarna enligt deras förslag, anpassa materialet efter deltagarnas behov. Du kan dock också inkludera scheman för verkstäder, filmklipp eller annat material i konferensschemat. Beroende på antalet närvarande deltagare, avgör om varje session kan delta av alla deltagare (kallas "plenum") eller om deltagarna måste delas in i flera grupper och varje grupp kommer att delta i olika sessioner parallellt enligt deras val (kallas "grupper”).
- Avsluta konferensen genom att bjuda in talare att presentera material som motiverar eller utmanar deltagarna.
Steg 2. Bestäm hur sessionen ska genomföras
Du kan välja hur du ska genomföra sessionen enligt företagets behov, till exempel genom att undervisa, diskutera ärenden, hålla seminarier, presentera den senaste policyn eller forskningsresultaten, ställa frågor eller presentera med hjälp av bilder.
- Valet av hur materialet ska levereras kommer att påverka publiceringsstrategin. Så, förbered så tidigt som möjligt material som är mycket användbart för deltagarna.
- Varaktigheten av varje session kan börja från 45 minuter till 3 timmar beroende på antalet presentationer och innehåll som levereras.
Steg 3. Fundera över om du vill inkludera andra aktiviteter
Tänk på användbara aktiviteter som kan ingå i schemat och spela en viktig roll för att stödja konferensens framgång, till exempel:
- Schemalägg aktiviteter till förmån för konferensdeltagarorganisationen, till exempel ett affärsmöte eller prisutdelning.
- Ge mat om deltagarna debiteras en registreringsavgift. Om det inte kostar något, be deltagarna att ta med lunch (som ett sista alternativ). Deltagarna förväntar sig vanligtvis att äta minst en måltid. Om konferensplatsen är i staden, ge en paus så att deltagarna kan äta lunch på en närliggande restaurang.
- Fråga om deltagarna vill planera ett underhållningsevenemang, till exempel: ta en stadsrundtur, titta på en komedi på kvällen, titta på en film eller se en show på teatern. Evenemanget kan vara mer lämpligt för en konferens som hålls i en storstad eller för ett företag, men inte alltid.
Del 4 av 4: Publicering
Steg 1. Bestäm deltagarna som kommer att delta
Konferenser är mycket olika, till exempel konferenser som är akademiska, religiösa och affärer med olika deltagare. Innan du planerar, se till att tillräckligt många deltagare är intresserade av att delta på konferensen.
Du behöver inte göra mycket publicitet om du vill hålla konferenser för små grupper, till exempel företagsanställda eller kyrkliga gemenskaper. Du kan informera konferensplaner genom att skicka ett e -postmeddelande, meddela i företagets nyhetsbrev och/eller meddela vid ett administrativt möte
Steg 2. Be företagsledare att delta
För att övertyga människor i ditt företag måste du komma med en catchy titel eller bjuda in en bra talare.
Efter att ha fått bekräftelse från kända talare, inkludera informationen i konferensmaterialet och meddela potentiella deltagare
Steg 3. Skapa en webbplats
Idag är digitala medier ett mycket viktigt verktyg för konferensframgångar. Skapa ett webbplatsnamn med länkar som är lätta att hitta om du söker efter konferensens titelord eller andra ord som är relaterade till konferensen. Skriv detaljerad information om konferensen på webbplatsen och inkludera en länk till allt tryckt och reklammaterial relaterat till konferensen.
- Inkludera datum, tid och adress för konferensplatsen på webbplatsen, inklusive namnen på kända talare. Informera också transport, logi, intressanta platser och konferensscheman om det finns några.
- Inkludera en webbplatslänk om deltagarna kan registrera sig.
Steg 4. Lägg ut en annons
Börja annonsera i god tid (ett år i förväg) så att talarna kan lämna förslag som innehåller material som ska presenteras på konferensen. Välj rätt sätt att publicera beroende på konferensens storlek och deltagarnas bakgrund. Fundera på var potentiella deltagare får sin information, kanske från:
- Sociala medier, till exempel från sponsororganisationens Facebook- och Twitter -konton
- Lista över kontakter på Listservs och e -postadresser
- Blogg, tidning, tidning eller affärstidning
- Affischer, reklamblad eller andra meddelanden som skickas till relevanta grupper, organisationer eller företag
Steg 5. Be om förslag
När du förbereder ett utkast till en annons, ange att du är öppen för registrering eller väntar på inlämning av enskilda eller gruppförslag i form av papper, panelförslag eller workshopmaterial.
Du kan bestämma förslagets längd enligt branschen. Inom utbildningsområdet kräver småskaliga konferenser vanligtvis abstrakt av några hundra ord, medan stora konferenser kräver fullständiga manuskript
Steg 6. Börja acceptera registreringar
Förbered faciliteter så att deltagarna kan registrera sig före konferensen, även om det fortfarande är några månader i förväg. På så sätt kan du uppskatta antalet deltagare som kommer att delta.
- Skapa en webbplats som länkar till konferenswebbplatsen för registrering. Om du inte har de tekniska färdigheterna för att skapa en webbplats, använd en befintlig tjänst. Till exempel, använd de betalda tjänsterna från RegOnline, som är ett företag som sköter online -registrering för olika evenemang, behandlar data och skickar den till dig genom att göra det enkelt för användare att komma åt den.
- Deltagare kan också registrera sig per telefon eller fax om du har möjlighet att behandla betalningskvitton med ett kreditkort.
- Om du inte accepterar internet- eller telefonregistrering, skapa ett PDF -ansökningsformulär och ladda upp det på webbplatsen. Informera deltagarna om att de kan skriva ut formuläret, fylla i det och skicka det med en check eller överföringsbevis till ditt företags e -postadress.
- För att deltagarna ska kunna registrera sig tidigt, erbjud rabatter för deltagare som betalar minst en månad i förväg. Biljettpriserna är något dyrare om deltagarna betalar på konferenslokalen.
Tips
- Fråga talaren om han eller hon behöver ytterligare utrustning för presentationen, till exempel en scen, tv, storbildsskärm eller dator.
- När du väljer en matmeny, se till om det finns deltagare som måste göra en diet av vissa livsmedel.
- När du jämför hyreskostnader, be om priser för mat, vatten, läsk etc. för det kan vara väldigt dyrt.
- När du väljer ett rum, överväg syftet med konferensen och besluta om du vill använda salen eller stolar och bord för att ta anteckningar.
