Ett sätt för företag att förbli konkurrenskraftiga är att förbättra sina affärsprocesser, både ur ett operativt och ekonomiskt perspektiv. För att göra det krävs ett sätt att mäta specifika processframsteg. "Det som inte kan mätas kan inte hanteras." Ett företag kan inte hantera en process om den inte har en lämplig mätmetod. Därför används mätvärden (mätbara processdetaljer) för att samla in data före och efter genomförande av ändringar. Analys av dessa mätvärden ger data som kommunicerar mängden förbättringar som beror på processändringar. För att komma igång måste du först välja ett mått som passar den process du mäter.
Steg
Del 1 av 3: Installation av processförbättringssystemet
Steg 1. Bestäm vad som behöver mätas
Det vill säga, vad menar du med "förbättring". Vill du ha en process som är mer pålitlig, snabbare, effektivare eller bättre på något annat? Detta kommer att klargöra ditt projekt. Se till att din process ger mätbar produktion.
Till exempel mäter ett företag som vill öka hastigheten på produktleveransen leveranstiden. Datadigitaliseringsföretag kan vilja mäta andelen teckenfel i en sats eller bearbeta utdata
Steg 2. Se till att ditt projekt ordförråd är konsekvent
Använd vanligt förekommande termer för att säkerställa mätningar noggrannhet och konsistens. Detta säkerställer tillförlitligheten för den information som delas med andra parter från olika platser och anläggningar. Detta förhindrar missförstånd och klargör definitionerna av alla variabler som mäts.
Till exempel mäter företaget tid i dagar. Andra grenar av samma företag kan ha olika tolkningar av ordet”en dag”. Kanske tänker de på det som en 8 timmars arbetsdag, och inte 24 timmar. Sådana saker kan leda till missförstånd mellan företagets filialer
Steg 3. Bestäm hur data ska samlas in
Data bör samlas in på samma sätt i företaget. Till exempel, om en avdelning använder ett slumpmässigt urval för att samla in data, bör alla avdelningar följa efter. Annars kommer uppgifterna inte att vara jämförbara. Dessutom måste måttenheterna också vara desamma. Se till att de använda måttenheterna är desamma när du mäter utsignalen.
Till exempel kan leveranshastigheten mätas i minuter eller timmar. Att konvertera från en enhet till en annan är bara slöseri med tid
Steg 4. Bestäm standarden för beräkningsprecision
Det betyder att en avdelning inte ska avrunda siffror förrän det inte finns några kommatecken och en annan avdelning ska runda upp till två siffror efter kommatecknet. Skillnaden i detaljnivå i siffrorna kommer att förstöra resultaten. Glöm inte, mindre enheter tenderar att ge mer exakta resultat.
Till exempel måste alla avdelningar komma överens om hur man avrundar siffror
Del 2 av 3: Bestämning av lämpliga mätvärden för projektet
Steg 1. Välj ett primärt mått
Viktiga mätvärden definierar resultat eller mål för processförbättring. Till exempel kan en biltillverkare mäta antalet bilar som produceras per timme. Innan processförbättringen genomförs tas mätunderlaget först. I slutet av projektet mäts processen om. Beräkningen av antalet förbättringar i processen utförs sedan.
Steg 2. Anslut viktiga mätvärden till affärsmätvärden
Affärsmätningar mäter hur förbättringar av operativa processer uppnår ett av företagets mål. Till exempel, om det primära värdet är att påskynda produktproduktionen, kan affärsmätvärdet öka vinsterna eller minska de fasta kostnaderna. Det finns ett orsak-och-verkan-förhållande mellan viktiga mätvärden och affärsmätvärden. Denna skillnad förklarar anledningen till att förbättringar i viktiga mätvärden också förbättrar företagets prestanda.
Steg 3. Tänk på möjliga oväntade resultat
Oväntade belastningar kan uppstå som ett resultat av processförbättringsprojekt. Om den primära metriken mäter vad som bör förbättras, kommer det att finnas andra konsekvensmätvärden för att mäta det som inte bör förändras. Följande metriska data bör inhämtas före, under och efter projektet. Av de många möjliga konsekvensmätvärdena i ett projekt har bara ett fåtal stor inverkan på produktionskvaliteten och bör beaktas.
Till exempel bör ett företag som vill öka leveranshastigheten inte uppleva ökade kostnader på grund av dålig hantering och produktskada. I detta fall är andelen produktfel en konsekvensmätning
Steg 4. Definiera ekonomiska mått
Att spara pengar är inte nödvändigtvis företagets primära mätvärde. Företag måste dock övervaka de ekonomiska resultaten av processförbättringar. Detta bör inte förväxlas med projektets redovisningskostnader. Finansiella mått bör vara ett verktyg för att analysera de ekonomiska fördelarna med de projekt som genomförs. Många företag fortsätter att övervaka finansiella mått i upp till ett år efter att projektet är klart.
Till exempel kan en ökning av tillverkningstiden förväntas öka företagets intäkter. Företaget kommer att övervaka intäkterna, tillsammans med andra faktorer som vinst, från tidpunkten för förändringens genomförande och för att mäta hur effekten av processförändringen kommer att bli
Del 3 av 3: Insamling av data
Steg 1. Mät tiden
Processtiden mäter längden på stegen i processen för att få en produkt eller tjänst att hålla. Andra tidsmätningar mäter hur länge ett projekt tillför värde eller hur lång tid det tar att svara på en kundförfrågan. Beräkningen av mätvärdet kan vara en procentandel av leveranstiden.
Strategier för att minska processtiden har visat sig öka affärerna. Detta kan öka produktionen och snabbare leverans av produkter eller tjänster. Om priset och kvaliteten på varor eller tjänster är desamma som konkurrenternas, kommer kunderna att välja att köpa varor eller tjänster som snabbare accepteras. Om handläggningstiden kan minskas blir chansen att få nya beställningar och affärer större
Steg 2. Mät kostnader
Kostnadsmätvärdet bedömer den totala kostnaden för produktionsprocessen. Detta mått mäter också driftskostnaderna i förhållande till produktionsnivåerna. Kostnad per transaktion mäter kostnaden för att producera en enhet. Kostnadsbesparingar mäter kostnadsminskningen per transaktion. Arbetsbesparing mäter minskningen av arbetstiden som krävs för att producera varor eller tjänster.
En kostnadsreduceringsstrategi blir viktig när företagsintäkterna börjar minska. Till exempel upplevde Bank of America en nedgång i utlåning och handelsintäkter under 2011. Därför minskade de sin personal för att fortsätta betala aktieägare. Bankchefer och konsulter bestämde sig för att använda kostnadsstatistik för att identifiera jobb som kan skrivas av för att spara pengar utan att skada företaget
Steg 3. Mät kvalitet
Kvalitetsmått mäter kundnöjdhet. Kundnöjdhetsdata kan erhållas genom undersökningar, kundklagomål och annan feedback. Kvalitetsmätvärden bedömer också om en process tillför värde till kunden. Detta mått tittar också på frekvensen av fel och omarbetningar. Andelen fel kommer att ses i nivån på produktdefekter. Procentandelen av färdigställande och noggrannhetsnivå mäter frekvensen av defektfria processer.
- Sjukvårdsindustrin förlitar sig starkt på kvalitetsstatistik. Kvalitetsförbättring måste baseras på data. Analytiker tittar på finansiella och kliniska data för att bestämma variationer i hälso- och sjukvård. Tjänsteleveransprocessen bryts ner och letade sedan efter slöseri eller redundanta områden för att skapa en process som ger högkvalitativa resultat. Kostnadsminskning tillför inget värde om den inte kan förbättra eller behålla en given kvalitetsnivå.
- Nyckeln till att förbättra kvaliteten är att öka effektiviteten utan att minska effektiviteten. Effektivitet avser mängden resurser som krävs för att leverera en produkt eller tjänst. Med effektivitet avses hur väl produktens eller tjänstens mål uppnås.
Steg 4. Mät utmatningen
Outputmätvärden mäter mängden av en produkt eller tjänst som tillhandahålls under en tidsperiod. Produktionsmålen måste anpassas till kundernas krav. Outputstatistik tittar också på eftersläpning och överskott av lager (summan av båda bör vara minimal). Slutligen mäts pågående arbete för att bestämma antalet produkter eller tjänster som pågår.
En strategi för att öka produktionen i tillverkningen är standardiserat arbete. Till exempel inom bilindustrin har biltillverkare standardmetoder för att installera bilar. Tillverkare kan ställa in produktionsprocessstandarder för att öka produktionen. Mätvärden kan hjälpa till att analysera hur väl en process förbättrar produktionen. Processen sägs vara framgångsrik om produkten tillverkas inom en viss tid med en ny standardiserad process som ökar i antal
Steg 5. Mät komplexiteten i processen
Detta mått mäter antalet steg i produktionsprocessen som måste passeras. Detta mått visar också frekvensen av processavmattningar på grund av byten av händer eller begäranden om godkännande av arbetsledare. Antalet steg i processen räknas tillsammans med stegen i värdeskapande processen. Dessa steg gör produkten eller tjänsten mer värdefull. Mätvärdet mäter också produktfrekvensen för defektreparationer.
