Arbete och företag, särskilt i en kontorsmiljö, kräver en viss nivå av samarbete. Till exempel kräver viktiga beslut ofta mer ur en individs perspektiv och framgången för ett viktigt jobb kräver i allmänhet ett antal människors expertis. Möten är ett sätt att skapa strukturerat och organiserat samarbete, men utan ett syfte eller kontroll kan möten lätt bli för långa och ineffektiva. Att veta hur man planerar, förbereder och leder möten kan göra skillnaden mellan ett effektivt möte och ett tidsödande möte.
Steg
Del 1 av 3: Förberedelse inför mötet
Steg 1. Diskutera det kommande mötet med deltagarna
När du får reda på att du kommer att leda ett kommande möte, är en av de första sakerna du bör göra att ägna lite tid åt att prata med de människor som kommer att delta (särskilt viktiga och högnivåpersoner). Fråga om det är något särskilt de skulle vilja diskutera i mötet. Anteckna deras svar och använd dem som en guide när du skriver din agenda.
Att fråga deltagarna vad de skulle vilja diskutera är ett smart drag, inte bara för att göra det lättare för dig att skriva dagordningen, utan också för att involvera dem i mötesprocessen redan innan mötet startar. Människor är mer benägna att delta och uppmärksamma under möten när de vet att frågor som är viktiga för dem kommer att diskuteras
Steg 2. Skriv och dela en agenda
Mötesagendan är inte bara användbar för mötesledaren, utan också för närvarande gäster. Agendan innehåller användbar information om mötet, till exempel när, var och vilka som kommer att delta. Det viktigaste är att agendan också beskriver de diskussionsämnen som ska diskuteras, så att alla kan förbereda sig. Skicka agendan före själva mötet - ju viktigare mötet är, desto tidigare bör du skicka agendan.
En sak som bör sättas på dagordningen är den beräknade tidsgränsen för varje diskussion. Att ha ett grovt schema som beskrivits tidigare kan göra det lättare för dig att sätta mötet på rätt spår. Vissa av händelserna på din agenda kommer att ta längre tid (och andra snabbare), men schemat gör det lättare för dig att organisera och justera den totala tiden
Steg 3. Gör lite forskning om ämnet tidigare diskussioner och möten
Människorna som deltar i mötet kanske inte känner till all information om ämnet du planerar att diskutera - vissa kanske inte har deltagit i det senaste mötet, medan andra kanske har glömt. Det är en bra idé att du som mötesordförande känner till diskussionens historia hittills. Försök att prata med personer som deltog i viktiga möten tidigare för att ta reda på eventuella olösta frågor så att du kan diskutera dem under mötet. Du måste också få protokollet från det senaste mötet från tjänstemannen som håller anteckningarna för att hjälpa dig att organisera dina planer.
Protokoll från tidigare möten kan vara en viktig resurs för dig som ledare. Protokoll sammanfattar diskussioner och beslut som inträffade under det senaste mötet, så att du kan hitta all viktig information relativt snabbt och enkelt. Du kan behöva dela viktiga mötesprotokoll med deltagarna tillsammans med en agenda
Steg 4. Förbered mötesplatsen i förväg
På dagen för mötet måste du se till att rummet eller platsen som ska användas är rent, städat och redo för mötesdeltagarna. Du måste se till att alla möteteknologikomponenter (som presentationer, projektorer, visuella enheter etc.) fungerar som de ska och är redo att använda - teknisk röran kan slösa värdefull tid och störa ett mötes smidiga gång.
Om du använder en elektronisk presentation (t.ex. PowerPoint, etc.), ta dig tid att bekanta dig med fjärrkontrollen eller klickaren som kommer att användas i presentationen. Du vill verkligen inte slösa tid på att fumla med de kontrollerna medan du diskuterar viktiga frågor
Del 2 av 3: agera ledare under möten
Steg 1. Öppna mötet officiellt
När den schemalagda tiden är ute och alla deltagare (eller åtminstone alla viktiga deltagare) är närvarande, uppmärksamma alla i rummet. Presentera dig själv som ledare och vad syftet med mötet är. Ange en tidsram genom att ange när ditt planerade möte slutar - du kan ha ett långt eller kort möte, men att ange en tidsgräns i förväg hjälper till att hålla mötet i tid. Om några av deltagarna inte känner varandra, ta dig tid att läsa namnen på deltagarna kort och presentera de viktiga deltagarna.
Det bör noteras att vissa företag och organisationer har strikta och regelbundna rutiner för att öppna och genomföra möten. Till exempel finns det några organisationer som öppnar möten med en knackning av en hammare
Steg 2. Ge relevanta sammanfattningar av tidigare möten
I början av ett möte som ingår i ett långt pågående projekt måste du ge kort information om projektet genom att ge en snabb sammanfattning av händelserna eller besluten från det föregående mötet. Alla deltagare vet inte lika mycket om diskussionsämnet som du, så det här steget kan vara till hjälp för att göra mötet effektivt och effektivt.
- Istället för att själv sammanfatta resultaten från tidigare möten kan du be mötesekreteraren eller tjänstemannen som håller anteckningar att läsa protokollet från tidigare möten för att ge sammanfattningen en formell känsla.
- Du bör också överväga att läsa viktig korrespondens eller kommunikation som inträffade efter föregående möte.
- Det bör noteras att om du förser deltagarna med kopior av protokollet/korrespondensen kan det inte vara nödvändigt att läsa dem.
Steg 3. Låt viktiga deltagare rapportera om den allmänna situationen
Bjud sedan in personer med relevant kunskap för att informera dig om den nya utvecklingen som har inträffat sedan det senaste mötet. Detta kan vara vad som helst - till exempel nya problem för företaget eller organisationen, förändringar i personal, projektutveckling och förändringar i strategi som alla kan diskuteras här. Mötesdeltagare vill också höra om resultaten av specifika åtgärder som vidtagits till följd av tidigare möten.
Steg 4. Avsluta alla oavslutade affärer
Om det finns olösta frågor och beslut som inte har tagits från det senaste mötet, försök att lösa dem innan du diskuterar nya frågor. Ju längre den tidigare frågan läggs på vänt, desto mindre kommer deltagarna att vilja ta ansvar för den, så försök att definiera och lösa eventuella oavslutade affärer under mötet. Vanligtvis är oavslutade affärer specifikt markerade som”osäkra” eller”lämnade för vidare diskussion” i protokollet från föregående möte.
- Beroende på vilken kultur och regelverk du arbetar i kan ditt företag eller din organisation ha specifika rutiner för att fatta beslut-till exempel kan mötesdeltagare bara behöva uppnå majoritetskonsensus, eller kanske har en grupp högsta personer i uppdrag att fatta alla beslut. beslut.
- Tänk på att vissa saker är för stora för att avslutas under ett möte. Du behöver inte tänka på de långsiktiga framstegen för oavslutade projekt. Du måste dock ta upp ett beslut eller projekt som kräver åtgärder vid denna tidpunkt.
Steg 5. Diskutera den nya verksamheten
Kom sedan med nya frågor, problem och frågor som behöver diskuteras. Detta är saker som naturligtvis härrör från utvecklingen som skedde mellan föregående och nuvarande möten. Försök att få konkreta, bestämda beslut från deltagarna - ju fler saker du lämnar obesvarade, desto mer olösta frågor kommer du att ta med till ditt nästa möte.
Steg 6. Läs avslutningen på mötet
När du har arbetat med alla dina gamla och aktuella frågor, avsätt tid för att läsa mötesslutet för alla närvarande. Lista alla beslut som har fattats individuellt och beskriv vid behov de specifika åtgärder som deltagarna förväntas vidta före nästa möte.
Detta steg är avgörande - det är din sista chans att se till att alla lämnar mötet och vet exakt var projektet står och vad som förväntas av dem
Steg 7. Avsluta med att lägga fram grunderna för nästa möte
Slutligen ange vad som kommer att diskuteras vid nästa möte och, när du har börjat planera, säg när och var mötet kommer att hållas. Detta hjälper deltagarna att skapa en känsla av kontinuitet från ett viktigt projekt eller beslut till nästa och ger dem en tidsram för att fortsätta eller slutföra uppgiften som tilldelats dem.
Det är värt att notera att du inte behöver planera ett nytt möte om du har täckt alla gamla och nya frågor vid det aktuella mötet. Men om det finns tillräckligt med olösta frågor som kräver ytterligare diskussion eller om du vill se framsteg i ett visst projekt, kan ett annat möte vara en bra idé
Del 3 av 3: Ledande möten effektivt
Steg 1. Styr diskussionen, men dominera inte den
En av dina roller som mötesledare är att hålla diskussionen smidig. Din roll är inte att ge en åsikt om alla frågor eller att se till att diskussionen går på ett fast schema. Du måste ha flexibilitet. Låt andra deltagare tala fritt och låt nya diskussionsämnen komma fram även om de inte står på agendan. Du kan behöva avsluta ett ämne subtilt eller ändra ett visst diskussionsämne för att hålla diskussionen på rätt spår, men du ska inte känna att du måste kontrollera alla aspekter av mötet. Trots allt är möten en samarbetsprocess.
Under mötet, var uppmärksam på din agenda. Om ett möte är utanför agendan kan du behöva hoppa över vissa diskussionsämnen eller skjuta upp dem för senare. Var inte rädd för att göra detta om ämnet som diskuteras är mycket viktigt
Steg 2. Uppmuntra alla deltagare att delta
Som mötesledare är ditt jobb att säkerställa ett öppet och produktivt möte. Om du märker att vissa deltagare som har kunskaper som är relevanta för den fråga som diskuteras inte är öppna för gruppen, uppmuntra dem att prata. Du behöver inte utmana eller ringa dem direkt-bara säga något som "Jag tror att Mithas expertis kommer att vara till nytta här", och det är ett bra sätt att få mindre aktiva medlemmar involverade i mötet.
Steg 3. Se till att alla förstår vad som diskuteras
Det är svårt att komma ihåg att alla som deltar i ett möte har samma erfarenhet eller kunskap om diskussionsämnet. För att säkerställa att deltagarna tillbringar sin tid klokt i mötet kan du passa på att kort förenkla en komplex fråga eller ett ämne. Deltagare som inte känner till denna information kommer säkert att uppskatta den.
Steg 4. Ignorera inte svåra eller besvärliga frågor
Om sådana frågor inte kontrolleras av en kompetent ledare blir mötet oproduktivt. Försök att se till att alla viktiga frågor du vill diskutera diskuteras i mötet. Låt inte deltagarna byta skuld eller ge vaga ursäkter för olösta problem. Försök att förtydliga och få svar på frågor som ingen vill diskutera. Även om deltagarna kanske inte vill det är det frågorna som måste besvaras för att mötet ska bli effektivt.
Se till att alla viktiga beslut registreras (om du har en tjänsteman eller anteckningsbok, delegera den här uppgiften till dem). Om du måste gå igenom besväret med att ställa en svår fråga, vill du se till att dina svar är väl dokumenterade
Steg 5. Titta på din tid
Det finns en anledning till att möten har ett dåligt rykte-för de flesta är möten en tidskrävande aktivitet. För att undvika att ett möte pågår för länge, använd din kraft som ledare för att hålla diskussionen i rörelse. Var inte rädd för att skjuta upp vissa oviktiga frågor eller konversationer till nästa diskussion om mötet ser ut att pågå längre än du förväntat dig. Du måste vara beredd och villig att justera schemat för att säkerställa att ingen deltagares tid går till spillo.
