Att organisera ett effektivt möte behövs för att stödja en smidig drift av företaget eller organisationens verksamhet. Möten är ett tillfälle att samordna arbete, dela information, förbättra lagarbete och uppnå mål effektivt. Effektiva möten kräver god förberedelse, ledarskap och delegering av uppgifter. Under mötet, försök att öka deltagarnas motivation och involvera hela teamet.
Steg
Del 1 av 3: Hålla möten
Steg 1. Förbered dig för mötet så gott du kan
Först och främst upprätta en mötesagenda som innehåller schemat och ämnen som ska diskuteras och bestämmer de viktiga sakerna som måste bekräftas igen innan mötet avslutas.
- Kom till mötesrummet i tid för där du arbetar påverkar hur andra människor uppfattar dig. Att vänta i mötesrummet 15 minuter för tidigt får andra att tro att du är mindre produktiv eller vill lämna ett annat jobb med ursäkten att gå till ett möte.
- Förbered en kopia av dagordningen. Även om du kan skapa en digital agenda, förbered också en fotokopia av agendan för att göra den lättare att använda.
Steg 2. Led mötet
När du leder ett möte, se till att du täcker alla ämnen på agendan och lyssnar på vad alla deltagare har att säga på följande sätt:
- Cirkulera närvarolistan. Mötet är ett sätt att sprida information inom teamet och blir ett tillfälle för diskussion så att alla känner till sitt respektive ansvar så att de kan tillhandahålla den förväntade arbetsprestationen. Genom att sprida närvarolistan vet du vem som inte har kommit så att de kan kontaktas och gå med i mötet. Det visar också att den information du kommer att dela i mötet är viktig.
- Använd agendan som en guide för att göra det lättare för varje mötesdeltagare att fokusera och veta vad de behöver göra. Mötesdeltagare kan komma i tur och ordning. Så att förbereda agendan före mötet gör dig mer fokuserad när du leder mötet.
Steg 3. Utveckla en arbetsplan
Arbetsplanen är den sista sammanfattningen som bekräftar det arbete som ska utföras efter mötet och är en löpande plan som påverkar alla mötesdeltagare. Gör en arbetsplan enligt följande instruktioner:
- Utse någon som ansvarig för ett specifikt mål. Den utsedda personen behöver inte uppnå målet personligen eftersom han kommer att vara projektledaren som ansvarar för att ansluta de teammedlemmar som behöver vara med och förbereda de resurser som krävs.
- Be om framstegsrapporter formellt och informellt så att den utsedda personalen rapporterar det arbete som har uppnåtts inom en viss tidsperiod.
Steg 4. Fokusera på ämnet enligt mötesagendan
Efter att ha diskuterat ett ämne på agendan och genomfört nödvändiga diskussioner, presentera en sammanfattning av diskussionens resultat, ge möjlighet att ställa frågor, fortsätt sedan mötet med att diskutera nästa ämne.
Steg 5. Bestäm schemat för det kommande mötet
Meddela schemat för nästa möte när alla är samlade för att underlätta för dem att schemalägga. På så sätt har du informerat mötesschemat i förväg för att förhindra kolliderande scheman.
Be teammedlemmarna att föreslå via e -post vilka ämnen som behöver stå på agendan. När mötet är över, meddela dem att du kommer att använda samma agenda för nästa möte och be mötesdeltagarna att lämna in ämnesförslag som stöder uppnåendet av företags-/organisationsmål
Del 2 av 3: Förberedelse inför mötet
Steg 1. Bestäm vem som ska leda mötet
Denna roll tilldelas vanligtvis en chef, men du kan ge teammedlemmarna möjlighet att leda avdelningsmöten så att de senare kan leda möten på en högre nivå.
Steg 2. Bjud in högtalare
En talare är en person som är inbjuden att delta i ett möte av en specifik anledning eftersom han har erfarenhet av att hantera mänskliga resurser och andra resurser så att gruppmedlemmar kan uppnå bästa prestanda, inklusive att förklara arbetsprocesser och resultat effektivt. Dessutom kan han ge råd för att förutse oförutsedda omständigheter och öka resurser efter behov.
Steg 3. Bestäm rätt mötesschema
Tänk på tillgänglighet och begränsningar för deltagare när du ställer in ett schema. Till exempel: alla deltagare kan delta på mötet på fredagseftermiddagen, men det är inte rätt tid att diskutera stora frågor.
- Så att alla teammedlemmar kan delta i det kommande mötet, fråga först projektpersonen som ansvarar för schemat och be sedan alla deltagare att ordna sina respektive scheman enligt planen.
- Bestäm vem som ska ta protokollet och se till att information om mötesresultat också skickas till frånvarande deltagare.
Steg 4. Förbered mötesagendan
Mötesagendan bör åtminstone innehålla en lista över ämnen som ska diskuteras, delegering av presentationsuppgifter och tidsfördelning för att diskutera varje ämne. Du kan ordna mötesagendan enligt följande förslag:
- Sök input från alla mötesdeltagare genom att mejla minst 2 dagar före mötet. E -post är det bästa verktyget för detta eftersom du får skriftliga förfrågningar.
- Gör en tabellmötesagenda för att spela in alla ämnen som ska diskuteras, talarna och tidstilldelningen. Om det finns en begäran om ett ämne som avviker från det allmänna temat, kontakta den berörda personen och be honom eller henne att göra en specifik begäran som ska diskuteras vid nästa möte.
- Gör ett realistiskt schema. Förklaringar och diskussioner som tar 30 minuter ska inte tvingas avslutas på 15 minuter. Gör ett schema efter behov och avsluta mötet tidigt när alla ämnen har diskuterats.
Steg 5. Föreslå mötesregler
Du behöver inte göra formella regler eller införa sanktioner, men att genomföra reglerna får mötet att fungera smidigt och alla kan uttrycka sin åsikt väl.
Ange reglerna när mötet öppnas genom att säga:”För att spara tid kan deltagarna ställa frågor och svara efter att talaren har presenterat klart. Om du fortfarande har feedback efter att diskussionstiden är över, vänligen maila mig så att vi kan diskutera det vidare.”
Steg 6. Bestäm tidsindelningen
Ställ agendan för mötet genom att bestämma hur lång tid varje talare kommer att behöva och diskutera varje ämne.
- Informera tidsfördelningen innan mötet startar så att alla deltagare vet när de kan bidra och förhindra slumpmässiga eller förvrängda diskussioner.
- Som en guide, låt minst 10 minuter att diskutera efter att vissa ämnen har diskuterats.
Steg 7. Skicka mötesagendan
Dagen före mötet, skicka mötesagendan till alla deltagare så att alla har en fotokopia av schemat och vet syftet med mötet. Dessutom kan de också meddela dig om det finns felaktig information på agendan.
Steg 8. Skicka en påminnelse
Skicka en påminnelse en timme i förväg innan du startar ett första eller icke-rutinmässigt möte så att alla deltagare är i tid.
Del 3 av 3: Att bli en effektiv mötesledare
Steg 1. Var en bra mötesledare
Försök att kommunicera med alla deltagare under mötet så att mötets mål uppnås. Delegera ansvaret för att leda möten till inbjudna talare för att diskutera specifika ämnen. Du måste själv aktivt delta under diskussionen.
Steg 2. Informera de arbetsmål som har uppnåtts och inte har uppnåtts
Om syftet med mötet är att diskutera flera mål, informera de framsteg som har uppnåtts och vem som är ansvarig för prestationen.
- Om det finns en arbetsplan som inte har utvecklats sedan det senaste mötet, fråga varför.
- Om detta beror på brist på tid eller andra resurser, diskutera lösningen med den som har utsetts att ansvara för projektet eller diskutera frågan i detalj utanför mötet.
Steg 3. Fokusera om diskussionen avviker från ämnet
Ibland tappar diskussionen sin väg på grund av deltagarnas entusiasm eller besvikelse. Fokusera uppmärksamheten och omdirigera omdiskuterade diskussioner genom att göra på följande sätt:
- Tänk på mötet som ett uppgiftsinsamlingsuppdrag. Ge varje deltagare en chans att tala så att du kan samla så mycket information som möjligt. Denna metod får också mötesdeltagarna att tala i tur och ordning, inklusive de som gillar att dominera mötet.
- Använd Cyberstorming, ett elektroniskt kommunikationsprogram för att dela idéer i grupper och kan användas för informella möten. Denna metod förhindrar konkurrens mellan lagmedlemmar om att de vill bli hörda eftersom alla i gruppen kan se input från andra medlemmar.
- Var neutral om någon i mötet diskuterar ett ämne utanför agendan, till exempel genom att säga:”Intressant idé, Bob! Vi kan prata om det senare.” Många inser inte att de diskuterar saker som avviker från mötets dagordning, men de kommer till dig för diskussion om frågan verkligen är viktig.
- Kontrollera diskussionens riktning. Förutom deltagare som pratar för länge kan problem i mötet uppstå eftersom någon fortsätter att diskutera ämnen som är utanför agendan. För att övervinna detta, lyssna först på vad han har att säga och föreslå sedan att frågan diskuteras vidare i nästa möte. Betona att mötet kommer att fortsätta att diskutera de ämnen som anges på agendan.
- Ha ett privat samtal med den som dominerar mötet och fråga varför. Visa oro, istället för att bli irriterad. Fokusera på det du observerade under mötet och låt honom förklara sitt beteende. Erbjud dig att hjälpa honom att sluta dominera mötet.
Steg 4. Gå vidare till nästa ämne enligt schemat
Öva tidshantering genom att vara självhävdande, var inte oförskämd. Att ställa in tiden gör att varje deltagare vet att mötet fortfarande pågår och att diskussioner som inte är relaterade till mötet kan fortsätta efter att mötet är över.
Ha inte bråttom. Även om du måste ta kontroll över situationen blir mötet mindre användbart om diskussionen förkortas. Ge deltagarna möjlighet att ställa frågor eller ge input innan mötet återupptas. Se till att alla teammedlemmar känner sig inkluderade, snarare än att känna sig försummade
Steg 5. Betona det viktiga ämnet
Betona de viktigaste målen som ska uppnås och deras förhållande till andra mål som stöder uppnåendet av huvudmålen.
Förklara för mötesdeltagarna så att de förstår omfattningen av projektet de arbetar med och deras respektive roller som en viktig del av en enhet
Steg 6. Hjälp vid behov med anteckningar
Innan mötet startar, bestäm vem som ska ta protokollet. Om han är överväldigad, ge en hjälpande hand eller anteckna själv.
Steg 7. Klargör vid missförstånd
Efter att alla ämnen har diskuterats kommer mötesledaren att göra en sammanfattning så att deltagarna känner till mötets resultat och ställer frågor om det fortfarande finns saker som inte är tydliga.
Som mötesledare, ge detaljerade förklaringar så att alla deltagare förstår resultatet av mötet
Steg 8. Innan mötet avslutas, ge en grundlig sammanfattning
Ledare som är fasta i att fatta beslut kommer att förhindra stagnation och obeslutsamhet, få medarbetarna att arbeta flitigt och motiverat, vara lyhörda för förändringar och ny information. Detta kan ses från följande egenskaper:
- Ha tydliga mål för att säkerställa att det är anpassning mellan beslut med företags-/organisationsmål och etik.
- Vård genom att visa föredöme i livet och följa arbetsmoral som grund för ett effektivt och effektivt beslutsfattande.
- Visa öppenhet, nämligen osjälviskhet genom att bevisa att beslut som är fördelaktiga för företaget ger alla möjlighet att utveckla sig själva.
- Att se misslyckande som en inlärningsmöjlighet som kommer att vara en springbräda för att kunna fatta bättre beslut. När något går fel kan en avgörande ledare förstå situationen.
- Kommunicera öppet och effektivt i enlighet med företagets/organisationskulturen för att förhindra inkonsekvenser eller motsättningar vid kommunikation med underordnade eller överordnade.
