Overheadkostnader är de kostnader du betalar för att hålla ditt företag igång, oavsett om efterfrågan på din produkt är hög eller när du knappt producerar. Att ha en tillförlitlig overhead rekord hjälper dig att fastställa ett bättre pris för din produkt eller tjänst, visa var du kan spara pengar och effektivisera din affärsmodell. Men dessa fördelar kommer bara från noggrann anteckning, så läs vidare för det bästa sättet att beräkna dina företags overheadkostnader.
Steg
Metod 1 av 3: Hitta överheadkostnader
Steg 1. Förstå att overheadkostnader är kostnader som inte är direkt relaterade till din produkt
Dessa kostnader kallas också indirekta kostnader. Indirekta kostnader som hyra, administrativ personal, reparationer, maskiner och marknadsföringskostnader är avgörande för affärsverksamheten och måste betalas regelbundet.
I detta exempel måste indirekta kostnader som porto och försäkring betalas för att driva verksamheten, men inte för tillverkning av produkten
Steg 2. Förstå att direkta kostnader är kostnaderna för att skapa en produkt eller tjänst
Denna avgift kommer att ändras baserat på efterfrågan på din produkt och priset på materialet på marknaden. Om du driver ett bageri är de direkta kostnaderna arbetskostnader och brödingredienser. Om du driver en hälsoklinik är de direkta kostnaderna lönerna för läkarna där, stetoskop etc.
- Som beskrivits ovan är de vanligaste direkta kostnaderna löner och material.
- Enkelt uttryckt betalar direkta kostnader för allt på löpande band, medan indirekta kostnader betalar för själva löpande band.
Steg 3. Lista varje utgift i en månad, ett kvartal eller ett år
Medan du kan välja vilken tidsram du vill, bryter de flesta företag ner kostnadsrapporter varje månad.
- Var konsekvent med den tidsramen. Om du beräknar indirekta kostnader på månadsbasis, beräkna också direkta kostnader på månadsbasis.
- Att använda ett datorprogram som QuickBooks, Excel eller FreshBooks hjälper till med organisering och enkel åtkomst till listor.
- Oroa dig inte för detaljerna i varje avgift. Du behöver en fullständig bild av dina utgifter innan du kan beräkna allmänna kostnader.
Steg 4. Lista alla vanliga (indirekta) allmänna kostnader
Varje företag har kostnader som är oundvikliga, inklusive skatter, hyror, försäkringar, licensavgifter, verktyg, redovisning och juridiska team, administrativ personal, underhåll av anläggningar etc. Skriv ner vad du tänker på!
- Titta på tidigare kostnads- och kvittorapporter för att se till att du inte har missat någonting.
- Glöm inte återkommande kostnader, till exempel licensförnyelseavgifter eller sällsynta licensansökningar. Dessa kostnader betraktas fortfarande som overheadkostnader.
Steg 5. Använd gamla kostnader eller uppskattningar om du inte vet vad kostnader är
Om du precis har börjat i din verksamhet, gör grundlig forskning om lagerkostnader, arbetskraft och andra potentiella overheadkostnader.
- Om du har gamla bokföringsböcker tillgängliga kan du planera dina utgifter för nästa år med dem. Dessa kostnader är vanligtvis ett liknande belopp, såvida du inte gör stora ändringar i din affärsplan.
- Genomsnittliga gamla kostnader under de senaste 3-4 månaderna för att justera för eventuella statistiska avvikelser.
Steg 6. Dela din lista i direkta och indirekta kostnader baserat på din affärsmodell
Varje företag är olika, och du kan göra en bedömning av vissa kostnader. Till exempel, även om juridiska kostnader generellt sett är overhead, bidrar de direkt till produktionen om du driver en advokatbyrå.
- Om du fortfarande är förvirrad, tänk på overheadkostnader som de kostnader du fortfarande skulle betala om du helt och hållet stoppade produktionen. Vad håller ditt företag igång varje dag?
- Uppdatera listan när det kommer nya avgifter.
Steg 7. Lägg ihop alla indirekta kostnader för att få de totala overheadkostnaderna
Detta är den summa pengar du behöver för att vara kvar i affärer. I exemplet ovan är våra årliga allmänna kostnader 16 800 dollar. Det är viktigt att veta beloppet när du skapar en affärsplan.
Metod 2 av 3: Förstå företagskostnader
Steg 1. Hitta din procentandel av omkostnader
Overheadprocenten anger hur mycket företag du spenderade på omkostnader och hur mycket som spenderades på att göra produkten. För att ta reda på andelen omkostnader:
- Dela indirekta kostnader med direkta kostnader. I exemplet ovan är vår andel av allmänna kostnader 16 800/48 000 = 0,35.
- Multiplicera detta tal med 100 för att få overheadprocenten. Till exempel här: 35%.
- Detta innebär att ditt företag spenderar 35% av de tillgängliga pengarna på advokatkostnader, administrativ personal, hyra etc. för varje producerad produkt.
- Ju lägre andel omkostnader, desto mer vinst tjänar du. En låg overheadprocent är bra!
Steg 2. Använd din overheadprocent för att jämföra dig med andra liknande företag
Om vi antar att alla liknande företag betalar ungefär samma direkta kostnader kommer företaget med den lägre andelen omkostnader att tjäna mer pengar på att sälja produkten. Genom att sänka din overheadprocent kan du sälja din produkt till ett mer konkurrenskraftigt pris och/eller tjäna en högre vinst.
Metod 3 av 3: Använda overhead för bättre affärer
Steg 1. Dela omkostnaderna med arbetskostnader för att se hur effektivt du använder resurser
Multiplicera detta med 100 för att få procentandelen av omkostnader som används av varje arbetare.
- Om detta antal är lågt betyder det att ditt företag spenderar dina omkostnader effektivt.
- Om det här antalet är för högt kan du anställa för många personer.
Steg 2. Multiplicera med hur stor andel av din inkomst du betalar för allmänna kostnader
Dela omkostnaderna med det belopp som gjordes vid försäljningen och multiplicera sedan med 100 för att få procentandelen. Denna enkla metod används för att se om du säljer tillräckligt med varor/tjänster för att säkerställa att du fortsätter att vara verksam.
- Exempel: Om ditt tvålföretag säljer 100 000 dollar per månad och du måste betala 10 000 dollar för att driva kontoret lägger du 10% av din inkomst på omkostnader.
- Ju högre denna procentsats, desto lägre blir din vinstmarginal.
Steg 3. Trimma eller hantera dina omkostnader om dessa siffror är för höga
Fråga varför du inte gör stora vinster? Du kanske betalar för mycket hyra eller måste sälja mer produkt för att täcka allmänna kostnader. Kanske har du anställt för många arbetare och inte betalat dem klokt. Använd dessa procentsatser för att titta närmare på din affärsmodell och göra ändringar i enlighet därmed.
- Alla företag betalar för allmänna kostnader, men företag som hanterar allmänna kostnader klokt kommer att generera högre vinster.
- Men låga omkostnader är inte allt. Om du till exempel lägger ut pengar på bra utrustning eller för att hålla dina arbetare nöjda kan resultatet bli högre produktivitet och högre vinst.
Tips
- Om du beräknar overheadkostnader för en tidigare period kan du använda faktiska fakta och siffror från företagsregister för dina beräkningar. Om du uppskattar overheadkostnader för framtida perioder använder du genomsnittet för att uppskatta dessa kostnader. För att beräkna framtida indirekta kostnader måste du till exempel undersöka flera perioder tidigare för att beräkna genomsnittskostnaden för varje indirekt kostnad som kommer att gälla ditt företag under den prognostiserade framtida tidsperioden. Precis som med framtida direkta kostnader kan du uppskatta genomsnittliga kostnader baserat på tidigare poster och nuvarande siffror. Till exempel kan direkt arbete beräknas genom att multiplicera den genomsnittliga timlönen för direkt arbete med det genomsnittliga antalet arbetade timmar med direkt arbete under en viss tidsperiod. Den resulterande siffran kanske inte exakt matchar den utbetalda siffran inom den tidsperioden, men den är tillräckligt nära.
- Spåra overheadprocentandelar över tid, dvs. månadsvis, kvartalsvis och årligen för att hjälpa till att normalisera skillnader som orsakas av säsongsmässiga överväganden, konsumenters inköpsmönster och tillgänglighet/kostnader för råvaror.
