Om du känner dig överväldigad med dagliga uppgifter kan ett schema hjälpa dig att bli mer produktiv, effektiv och organiserad. Experimentera med en anteckningsbok, planerare eller app för att hantera din tid och håll dig till den metod du tycker fungerar bäst. Var noga med att sätta realistiska resultat och prioritera en balans mellan ansvar och fritid. För att hålla dig på rätt spår, gör schemaläggning till en del av din rutin och belöna dig själv när du lyckas markera en uppgift på din att-göra-lista.
Steg
Del 1 av 3: Gör ett schema
Steg 1. Anteckna den tid du gör rutinmässiga aktiviteter
Håll en logg över den tid du gör dig redo på morgonen, tvättar morgonen, shoppar, svarar på e -post, gör hushållsarbete och utför andra rutinuppgifter. Gå igenom det i en vecka och skriv ner det i en anteckningsbok, kalkylblad eller anteckningsblock -app.
- Genom att spåra din rutin under en hel vecka kommer du att kunna uppskatta den tid du behöver tilldela vissa uppgifter.
- Kanske hittar du ett sätt att bli mer produktiv. Till exempel kan du upptäcka att du har spenderat 10 timmar på att spela ett tv -spel och borde lägga mer tid på att studera.
Steg 2. Prova att skapa ett schema med en mängd olika verktyg, från anteckningsböcker till agendor till appar
Dra nytta av en mängd olika handskrivna eller digitala metoder när du skapar ett schema första gången. Om du vill börja med ett tomt ark, använd en anteckningsbok eller anteckningsblock -app. Om du vill använda ett blad som innehåller datum och tid, använd en agenda eller kalenderapp.
- Välj en metod som passar dig. Om du inte gillar papper, använd en digital app. Om handstil hjälper dig att hålla fokus, använd en penna och anteckningsbok.
- Du vet vad du gillar och inte gillar när du använder schemat. Fortsätt använda den när du hittar rätt metod. Samla alla dina uppgifter på bara ett ställe, oavsett om det är en anteckningsbok, att göra eller en app.
Steg 3. Skriv ner datum och dag om det behövs
Om datum och dag inte är tillgängliga på din enhet skriver du dem högst upp på schemasidan. Använd en sida under endast 1 dag så att du kan fokusera på den aktuella uppgiften. Gör ytterligare anteckningar om det behövs.
- Att lista dagarna på ditt schema hjälper dig att hålla reda på de aktiviteter som äger rum en viss dag, till exempel musiklektioner på måndagar och onsdagar.
- Om du använder en vanlig anteckningsbok, dra fördel av den vänstra sidan för ordningen på schemat och skriv sedan ner dina dagliga prioriteringar och andra anteckningar på höger sida.
Steg 4. Ange de definierade aktiviteterna först
Lektioner, regelbundna möten och andra bestämda uppdrag utgör översikten över ditt schema. Börja med att fylla i en fast aktivitetskolumn som "08.30 - Introduktion till psykologi" eller "16.00 - Yogaklass."
- Om du använder en tom anteckningsbok eller kalkylblad, placera en tidslucka till vänster på sidan med ett tidsintervall på var 30: e minut. Denna metod kommer att vara till stor hjälp. Ge var och en en tidslucka så att det finns tillräckligt med utrymme för att lägga till anteckningar under en uppgift.
- Om du använder en agenda eller schemalagd app finns det vanligtvis en tidslucka.
Del 2 av 3: Timing
Steg 1. Gör en att-göra-lista på ett separat pappersark
Det är lätt att inkludera rutinuppgifter, men att organisera den återstående tiden du har är inte. Börja med att skriva ner allt du behöver komplettera på ett blankt papper eller på ett nytt dokument på din telefon eller dator. ange uppgiftens prioritet genom att skriva ett nummer eller en bokstav bredvid uppgiften.
- Skriv till exempel 1 (eller A) bredvid de viktigaste uppgifterna. Dessa är de uppgifter som du måste inkludera först i ditt schema. Skriv 2 (eller B) bredvid uppgifter med medelprioritet och 3 (eller C) för uppgifter med låg prioritet.
- När du skriver en uppgift i ditt schema kan du markera prioritetsnivån bredvid den eller helt enkelt lägga till en asterisk eller utropstecken bredvid de högsta prioriterade uppgifterna.
- Om du planerar för en vecka, använd en veckolista att göra-lista. Skriv ner en daglig uppgift om du vill göra ett schema för en dag.
Steg 2. Schemalägg dina viktigaste uppgifter för tider då du känner dig mest produktiv
Börja fylla ditt schema med de viktigaste uppgifterna. Uppskatta hur lång tid det tar att ta varje uppgift och schemalägg topprioriterade uppgifter för tider när du är mest energisk och störningsfri. För att markera uppgifter med högsta prioritet, lägg till en asterisk, understruken eller markera med markering.
- Till exempel, om du känner dig mest produktiv på morgonen, planera viktiga projekt innan lunch. Organisera filer och radera e -postmeddelanden kan göras senare efteråt.
- Försök att göra en rimlig tidsuppskattning. Försök inte att tidlägga dina läxor eller träffa en klient väldigt kort, säg 30 minuter, när du vet att 1 timme borde vara en timme.
- Efter att ha angett de viktigaste uppgifterna är det dags för enklare uppgifter, till exempel tvätt eller shopping.
Steg 3. Inkludera detaljer som hjälper dig att komma ihåg vad du ska göra
När du anger en uppgift, inkludera specifik information så att du kan komma ihåg uppgiftens betydelse. Om du bara tar korta anteckningar, till exempel "Möte" eller "Sök efter data", kommer du att ha svårt att komma ihåg vad det betyder.
- Om du måste delta i ett möte, inkludera också tid, plats och mötesdeltagare. Du kan också lägga till punktpunkter i mötesuppgifter.
- Kom ihåg att du inte behöver skriva en hel uppsats för varje uppgift. Ange bara nödvändiga detaljer så att du inte blir förvirrad när du läser den.
Steg 4. Skriv ner start- och sluttider för varje uppgift
Oavsett vilket verktyg du använder för att schemalägga, appar eller anteckningar, kan du skriva ner start- och sluttider för att hålla alla dagens aktiviteter på schemat. Du kommer att ha en uppfattning om hur din dag kommer att se ut imorgon och var du kommer att vara när som helst.
- Till exempel kanske du måste göra en översikt från 9: 30-10: 30, ta lektioner från 11: 00-12: 15, äta lunch kl 12:30 och delta i möten från 13: 00-13: 45.
- Kom alltid ihåg att ställa in den beräknade tiden förnuftigt. Var uppmärksam på anteckningarna du tar medan du spårar det förflutna för att exakt kunna uppskatta hur lång tid det tar att slutföra en uppgift.
Steg 5. Ta dig också tid för nöje, familj och avkoppling
Du kan inte vara produktiv hela tiden. Så, ta dig tid för de människor du älskar, umgås ute och ha kul. Om du är den typ av person som ofta glömmer att vila, är det viktigt att inkludera påminnelser om att koppla av och ha kul.
Ange till exempel poster som "Tisdag, 18:30 - Middag med fru Raras och Tanaya (avsluta arbetet 17:45!)" Eller "Lördag, 12:00 - Ta Aurora till parken."
Steg 6. Lämna 25% av din tid inaktiv
Du kommer att ha svårt att förfina ditt schema om du fyller det med flera uppgifter i följd. Ännu bättre, ta dig tid att ta itu med eventuella avbrott eller förseningar. Avstånd mellan minst 15 minuter mellan varje uppgift är ett bra sätt att slutföra alla tidsändringar i din plan.
- om du måste gå någonstans, lägg alltid till 10-15 minuter (eller ännu mer, beroende på var du bor) bara om du fastnar i trafiken.
- Även om du inte är sen eller om det inte finns några distraktioner kan du använda överskottstiden för att vila, träna eller till och med göra ytterligare uppgifter.
Del 3 av 3: Hålla dig till ett schema
Steg 1. Ställ in ditt schema vid samma tidpunkt varje dag
Om du anger ett schema vid en viss tid kommer denna aktivitet att bli en del av din dagliga rutin. Du kan kolla din att-göra-lista under ditt morgonkaffe eller kvällen innan. Du måste bara göra schemaläggningsaktiviteter till en daglig vana.
Det kan vara lättare att planera ett veckoschema på en söndagskväll, sedan göra justeringar och ställa in ett dagligt schema varje kväll eller morgon
Steg 2. Spara ditt schema där du kan se det
Oavsett om det finns i din anteckningsbok, att göra eller i appen, se alltid till att ditt schema är lätt att ha med sig. Om du sällan rör ditt schema har du svårt att hålla dig till detta tidsmål.
- Om du använder appen, installera och synkronisera ditt konto med alla elektroniska enheter du använder. Prova att använda en stationär dator eller startskärmswidget för att fästa uppgifter på huvudskärmen på en elektronisk enhet.
- Att installera en whiteboardtavla eller kalender i arbetsytan kommer att vara till stor hjälp. Skriv ner lättförståelig information på ett ögonblick som viktiga datum och veckomål.
Steg 3. Markera avslutade uppgifter för att hålla dig motiverad
Det är enkelt, att sätta en bock bredvid en avslutad uppgift är mycket roligt. Att ge dessa märken kommer att ge en viss tillfredsställelse eftersom du lyckades uppnå framsteg när du försökte vara ansvarig.
Det finns ingen anledning att få panik om du inte klarar alla uppgifter. Om något oväntat händer, se över schemat och prioritera det nästa dag
Steg 4. Belöna dig själv när du har slutfört alla uppgifter
När det finns en förväntad belöning känns uppgifter lättare att genomföra, särskilt de tråkiga. Till exempel, om din dag är full av presentationer, möten och deadlines, belöna dig själv med en extra paus, glass eller någon annan enkel belöning.
Förutom en liten gåva som ett firande av en uppgifts slutförande, förbered en stor present till dig själv efter en hektisk dag. Njut av mer tid i badkaret, spela videospel, titta på filmer eller göra en favoritaktivitet
Steg 5. Använd produktivitetsappar för att blockera distraktioner
Om du tenderar att surfa på nätet eller komma åt sociala medier, ladda ner en app som StayFocused eller Focusbar. Den här typen av appar blockerar webbplatser som dyker upp och distraherar dig under de tider du har tilldelat för jobbet.
Det är ännu mer användbart om du har telefonen i fickan eller väskan istället för på skrivbordet. På så sätt kan du fortfarande använda den när du behöver det, men relativt fri från distraktion genom att hålla den utom synhåll
Steg 6. Schemalägg regelbundna pauser för att undvika trötthet
Ett stramt schema utan vilopauser kommer att kännas tröttsamt och till och med potentiellt utlösa förhalning. Uppenbarligen kan du inte göra ditt bästa om du behandlar dig själv så. Ta ledigt så att arbetet blir mer hanterbart samtidigt som du uppdaterar kropp och själ.
- Till exempel är det bra att dra nytta av helgen för att slutföra olika hushållsärenden. Men om du klipper gräsmattan, tvättar och städar huset på lördag, schemalägg söndag för mer vila.
- Varje kväll, schemalägg en avkopplande tid i 1-2 timmar före sänggåendet. Använd den här tiden för att läsa en underhållande bok, bada i badkaret eller lyssna på avkopplande musik.
Tips
- Organisera alla dina uppgifter på bara ett schema, antingen i anteckningsblock, att göra eller en app. Du kommer att bli förvirrad om de olika uppgifterna är spridda över olika scheman.
- Var flexibel, skriv med blyerts och revidera ditt schema efter behov. Få inte panik när verkligheten inte går enligt planen.
- Utnyttja den återstående tiden. Istället för att gå till sociala medier för att spendera 15 minuter fram till ett möte, försök att göra dina dagliga uppgifter i omgångar. Du kan också använda den här tiden för att äta hälsosam mat, stretcha eller promenera snabbt.
- Inkludera eventuella distraktioner i ditt schema, men gör ditt bästa för att kringgå dem. Om någon besöker dig på jobbet eller om du behöver ta upp telefonen, säg "Tyvärr, jag kan bara chatta i en minut" eller "Tack för frågan, men jag är ledsen, jag kan svara på det senare."
- Vänta inte! Arbetsuppgifterna fortsätter att staplas om du fortsätter att ignorera dem och ditt schema blir svårare och svårare att arbeta med.
- Om du inte kan arbeta enligt schemat, var inte avskräckt. Ändra det lite efter dina omständigheter och försök hålla dig till det så mycket som möjligt.
