E -post är en av de vanligaste kommunikationsformerna i den moderna världen. Att veta hur du presenterar dig själv för andra via e -post kan förbättra din karriär och nätverk. Att skriva ett kortfattat och tydligt inledande e -postmeddelande ökar chanserna för att e -postmeddelandet läses och läsaren interagerar med dig. Undvik några av de vanligaste misstagen för att se till att din e -postadress sticker ut från resten.
Steg
Metod 1 av 3: Starta e -postmeddelandet starkt
Steg 1. Se till att ämnet för e -postmeddelandet är klart
Mottagare måste känna till konturerna i e -postmeddelandet innan de ens öppnar det. Se till att det är kort; för långa saker kan bli komplicerade. För ett introduktionsmeddelande kan du skriva "Introduktion - Ditt namn".
- Se till att du skriver ner ämnet först! Det misstag som ofta händer är att glömma att skriva om e -postmeddelandet.
- Mobila enheter visar vanligtvis bara cirka 25-30 tecken i ämnet, så se till att hålla det kort.
Steg 2. Öppna med en företagshälsning
Börja inte med "Hej" eller "Hej". Hälsningar som denna bara om du redan känner personen. Börja med rätt affärshälsningar. Undvik att använda mottagarens förnamn.
- "Till fröken/herr/fru" - Om du alls är osäker på den kvinnliga mottagarens civilstånd, använd alltid fröken för att vara mer artig.
- "Till intresserade parter" - Denna hälsning bör endast användas om du inte är säker på vem som kommer att få meddelandet.
Steg 3. Presentera dig själv
Den första meningen bör presentera dig själv för mottagaren. Detta gör att de kan associera namnet med resten av e -postmeddelandet.
- "Jag …"
- Ge titel om den finns. Om du har flera grader väljer du bara den viktigaste eller mest relevanta.
Metod 2 av 3: Hålla e -postmeddelanden kortfattade
Steg 1. Förklara hur du kan få mottagarens e -postadress
Berätta för mottagarna hur du hittade deras kontaktinformation. Detta visar att du följer rätt sätt att nå dem.
- "Din kontorschef gav mig den här e -postadressen"
- "Jag hittade den här e -postadressen på din webbplats"
- "So-so och so-and-so sa att jag skulle ringa dig"
Steg 2. Tala om förra gången ni sågs (om några)
Att väcka någons minne kommer att skapa mer engagemang.
- "Vi talade kort på konferensen förra veckan"
- "Vi pratade i telefon igår"
- "Jag såg din presentation om …"
Steg 3. Dela gemensamma intressen
Detta hjälper dig att komma i kontakt med dina mottagare och gör din företags e -post mindre stilt. För att bestämma gemensamma intressen kan du göra lite research om mottagaren av e -postmeddelandet. Titta också på Facebook, Twitter och LinkedIn.
- Se till att du berättar var du hittade detta gemensamma intresse, annars kan du ses som en stalker.
- Behåll om möjligt innehållet i e -postmeddelandet relaterat till ett företag som har ett gemensamt intresse, till exempel något inom ditt område eller en delad professionell passion du vill dela.
Steg 4. Ange skäl för att du vill ansluta
Vänta inte för länge för att komma till kärnan i e -postmeddelandet. Ingen kommer att läsa ett e -postmeddelande några stycken ytterligare innan du når punkten i ditt e -postmeddelande. Förklara tydligt och koncist vad du vill och varför du kontaktar personen. Om du ber om råd eller gör någon annan begäran, se till att begäran hanteras väl, särskilt om detta är din första kontakt.
- "Jag är intresserad av att lära mig mer om …"
- "Jag skulle vilja träffa dig för att diskutera …"
- "Jag vill ha din åsikt om …"
Steg 5. Se till att din e -post är inriktad på ett ämne
Ett snett mejl kommer att få mottagaren att tappa intresset eller glömma varför du skickade e -postmeddelandet. Håll ditt inledande e -postmeddelande enkelt och fråga bara mottagaren en sak.
Metod 3 av 3: Avsluta e -postmeddelandet
Steg 1. Tacka mottagaren för sin tid
Att läsa ett helt e -postmeddelande tar lite allvar, så var noga med att tacka mottagaren för att du tog dig tid att läsa det. Denna enkla artighet kommer att drastiskt förbättra mottagarens humör och öka dina chanser att få svar.
- "Jag uppskattar att du tar dig tid att läsa detta mejl."
- "Tack för att du tog dig tid från ditt schema för att läsa detta."
Steg 2. Förbered en uppmaning till handling
Be mottagaren svara på ett e -postmeddelande, ring, fundera över ditt förslag eller något annat för att få honom inblandad. Ett annat sätt att öka bindningen är att ställa frågor.
- "Ring mig när du har ledig tid"
- "Låt oss träffas för lunch någon gång snart"
- "Vad tycker du om…?"
- "Jag ser fram emot ditt svar"
Steg 3. Avsluta e -postmeddelandet
När du avslutar ett professionellt mejl, se till att säga tack på ett kortfattat sätt. En enkel sista hälsning kommer att hålla e -postmeddelandet professionellt men ändå uttrycka din tacksamhet.
- "Hälsningar",
- "Tack",
- "Vänliga Hälsningar",
- Undvik att säga "Hälsningar och hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Skål!", "Fredens hälsningar", "Tack för din omtanke".
Steg 4. Inkludera signatur
Om du inte har konfigurerat din e -posttjänst för att inkludera en signatur, var noga med att avsluta e -postmeddelandet med ditt namn, titel och kontaktinformation. Överbelasta inte detta avsnitt med fem telefonnummer, två e -postadresser och tre webbplatser. Håll det enkelt så att mottagaren vet det bästa sättet att kontakta dig igen. Undvik att inkludera citat i din signatur.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Steg 5. Kontrollera e -postens stavning
Innan du klickar på "Skicka" -knappen, ta en stund att läsa din e -post några gånger och korrigera eventuella fel du hittar. Det här e -postmeddelandet kommer sannolikt att vara din första kontakt med mottagaren, så se till att du lämnar det bästa intrycket. Stavnings- och grammatiska misstag kommer omedelbart att få dina e -postmeddelanden att se mycket mindre professionella ut.
