Många företag använder Microsoft Excel för att övervaka avdelnings- eller företagsövergripande kostnader. För närvarande har Excel blivit standardprogram på datorer med Windows -operativsystem. Så du kan använda det här programmet för att övervaka dina räkningar. Det finns ett antal mallar (utskrifter) från Microsoft och andra webbplatser som du kan använda för att spåra kostnader. Även i de senaste versionerna av Excel är dessa mallar redan tillgängliga i programmet. Du kan också skapa dina egna kalkylblad för att övervaka fakturor i Excel. Denna artikel kommer att diskutera båda sätten.
Steg
Metod 1 av 2: Använda en Excel -mall
Steg 1. Välj standardmallen i Excel
Den senaste versionen av Excel har mallar för övervakning av personliga utgifter och mallar för allmän affärsverksamhet. Du kan komma åt och använda den här mallen för att övervaka kostnader i Excel.
- I Excel 2003 väljer du "Ny" från "Arkiv" -menyn. Välj "På min dator" i aktivitetsfönstret "Ny arbetsbok" för att öppna dialogrutan "Mallar".
- I Excel 2007 väljer du "Ny" från "Arkiv" -menyn för att öppna dialogrutan "Ny arbetsbok". Välj alternativet "Installerade mallar" från "Mallar" -menyn i den vänstra rutan. Välj "Personlig månadsbudget" från "Installerade mallar" i den mellersta rutan och klicka på "Skapa".
- I Excel 2010 klickar du på etiketten "Arkiv" och väljer "Ny" från "Arkiv" -menyn. Välj "Exempelmallar" högst upp på panelen "Tillgängliga mallar", välj sedan "Personlig månadsbudget" från exempelmallvyn och klicka på "Skapa".
Steg 2. Välj en online -mall
Om Microsoft Excels inbyggda personliga budgetmall inte kan spåra dina utgifter kan du prova att använda mallar som finns på internet. Du kan ladda ner mallar från tredjepartswebbplatser eller använda Excel för att ansluta till Microsoft Office Online.
- I Excel 2003 kan du välja lämplig mall från Microsoft Office Online-biblioteket på https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Här kan du också hitta mallar för tidigare versioner av Excel.)
- I Excel 2007 väljer du "Budget" från avsnittet Microsoft Office Online i dialogrutan "Ny arbetsbok". Du måste ha en internetanslutning för att kunna ansluta till online -biblioteket för Office -mallar.
- I Excel 2010 väljer du "Budget" från avsnittet Office.com i fönstret Tillgängliga mallar. Du måste ha en internetanslutning för att kunna ansluta till online -biblioteket för Office -mallar.
Steg 3. Ange informationen i lämpliga celler
Vilken information som anges beror på vilken kalkylbladsmall som används.
Steg 4. Spara ditt kalkylblad
Du kan använda namnet på kalkylbladet som tillhandahålls av mallen eller ange ett namn efter önskemål. Eller så kan du helt enkelt skriva ner namn och tillverkningsår för arbetspappret.
Metod 2 av 2: Skapa ditt eget kalkylblad för att övervaka utgifter
Steg 1. Öppna Excel
Steg 2. Ange ett namn för kalkylbladet i cell A1
Använd ett tydligt namn, till exempel "Personlig budget", "Övervakning av personliga utgifter" eller något liknande. (Använd inte citattecken när du skriver namn. Här används citattecken för att ange exempel).
Steg 3. Ange rad 2 kolumnrubriker
Här är några namn och sekvenser som du kan använda, "Datum", "Betald till", "Memo", "Kostnad", "Inkomst" (eller "Tjäna" eller "Insättning") och "Saldo". Ange dessa rubriker i cellerna A2 till G2 och justera kolumnbredden så att all text är synlig.
När du har ställt in kolumnrubrikerna och rubrikerna använder du funktionen "Frysrutor" så att kolumnrubrikerna är överst när du rullar ner på sidan. Alternativet Frysrutor finns på menyn "Visa" för Excel 2003 och senare och i "Fönster" -menyn på menyfliksområdet "Visa" för Excel 2007 och 2010
Steg 4. Ange den första utgiften i cellrad 3
Steg 5. Ange balansformeln i cell G3
Saldot bestäms av skillnaden mellan intäkter och kostnader eftersom detta är den första balansposten. Hur det ställs in beror på din önskan att se budgeten från utgiftssidan eller de pengar du har.
- Om du vill att ett anpassat kalkylblad ska visa utgifter är din balansformel = E3-F3, där E3 är cellen som innehåller utgiftsbalansen och F3 är inkomstbalanscellen. På det här sättet, om dina utgifter är större än din inkomst, kommer dina totala utgifter att ha ett positivt antal, vilket gör det lättare för dig att förstå.
- Om du vill att ett anpassat kalkylblad ska visa pengarna du har, är balansformeln = F3-E3. Således kommer arbetspapperet att visa positivt kassaflöde om kontanter till hands är mer än kostnader och negativa om kostnader är större än inkomster.
Steg 6. Ange den andra kostnadsposten i cellrad 4
Steg 7. Ange balansformeln i cell G4
Eftersom saldot för de andra och efterföljande posterna registrerar det aktuella saldot måste du lägga till den resulterande skillnaden i utgifter och inkomster till saldot i föregående post.
- Om du vill att kalkylbladet ska visa utgifter specifikt är saldoformeln = G3+(E4-F4), dvs G3 är cellen som innehåller det tidigare saldot, E4 är cellen som innehåller kostnader och F4 är cellen som innehåller intäkter.
- Om du vill att kalkylbladet ska visa mängden kontanter till hands är balansformeln = G3+(F4-E4).
- Parenteserna i formeln som visar skillnaden mellan kostnader och intäkter krävs faktiskt inte. Vi skrev det så att konceptet med formeln blev tydligare.
- Om du kan lämna balansvärdescellen tom tills alla poster är färdiga, använd IF -ordet i formeln så att när du anger datumet visar balanscellen inte värdet. Formeln för denna metod för den andra posten är = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) om du vill att kalkylbladet ska övervaka belastningen och = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) om du vill att ett arbetspapper ska övervaka kassaflödet. (Parenteserna kring utgifter och inkomster kan utelämnas, men de yttre parenteserna får inte utelämnas.)
Steg 8. Kopiera balansformeln till en annan cell i kolumn G (Balanskolumn)
Högerklicka på cell G3 och välj "Kopiera" från popup-menyn. Därefter rullar du ner till cellen nedanför. Högerklicka på den markerade cellen och välj "Klistra in" från popup-menyn för att klistra in formeln i den markerade cellen. (I Excel 2010 väljer du alternativet "Klistra in" eller "Klistra in formler" i popup -menyn.) Formeln uppdaterar cellreferenserna automatiskt för att ange kostnad, intäkter och datumreferenser (om de används) för den aktuella raden och referensbalansen för raden ovanför den aktuella raden.
Steg 9. Spara kalkylbladet
Ge ditt kalkylblad ett tydligt namn, till exempel”Kostnadsövervakning.xls” eller”Personlig budget.xls”. Du kan ange namn och år för filen, samma som metoden för att skapa ett kalkylblad med. (Återigen behöver du inte använda citat som vi skrev dem bara för att förtydliga filnamnen. Du behöver inte skriva filtilläggstypen eftersom Excel skriver ner det automatiskt.)
Excel 2003 och tidigare versioner sparar kalkylblad i ".xls" -formatet, medan Excel 2007 och 2010 sparar kalkylblad i det senaste XML-baserade formatet ".xlsx". Den senaste Excel har dock också möjlighet att spara filer i ".xls" -format. Om du har flera datorer och planerar att spara detta kalkylblad på dem alla, använd det gamla formatet om din dator har Excel 2003 eller tidigare. Använd det senaste formatet om alla dina datorer har minst Excel 2007
Tips
- Använd "Autoslutför" i utgifts- och inkomstkategorierna så att den inskrivna stavningen är korrekt.
- Du kan använda fetstil, textfärg eller cellskuggning för att skilja mellan obetalda, betalda och framtida kostnader.
- För att förhindra att formler eller kolumnrubriker ändras av misstag är det en bra idé att skydda celler från att förändras. Markera de celler du vill ersätta (datum, kategori av betalningsmottagare, utgifter, inkomster och anteckningar) och lås upp dessa celler och tillämpa sedan skydd på hela kalkylbladet.
