En faktura, eller ofta också kallad en faktura, är ett dokument som innehåller detaljer om de tjänster som tillhandahålls samt en begäran om betalning, som skickas till den som gjorde köpet. Om du till exempel är trädgårdsmästare och har lagt till växter på en kunds hemsida, inkludera detaljer om dina tjänster i fakturan för att få betalning.
Steg
Del 1 av 3: Välja format
Steg 1. Skapa en professionell faktura
Om du skriver fakturor ofta är det en bra idé att skapa en fakturamall som du kan ändra varje gång du skickar en ny faktura till en kund. Denna mall är särskilt användbar för entreprenörer eller andra som tillhandahåller tjänster löpande. Du kan skapa fakturamallar med ditt favoritprogram för textbehandling eller söka efter dem på internet.
- En faktura innehåller vanligtvis en titel med ditt namn eller ditt företag, adress och telefonnummer, samt en företagslogotyp, tillsammans med information om de tillhandahållna tjänsterna, beloppet som ska betalas och betalningsinstruktioner.
- Fakturor skapas vanligtvis elektroniskt, numreras och sparas på en dator. På så sätt har du alltid en kopia av din faktura och behöver inte oroa dig för att tappa ditt faktureringspapper. Se dock till att du alltid säkerhetskopierar din fakturafil med en online fillagringstjänst, till exempel Google Drive eller Dropbox. På det sättet, om din dators hårddisk misslyckas, har du fortfarande en kopia av dina fakturor.
- Välj ett nummersystem som gör det enkelt för dig att organisera dina dokument. Ett alternativ är att använda skapelsedatumet. Så "FTR311216" är en faktura som skapades den 31 december 2016. Om du skapar mer än en faktura på en dag anger du leverantörens initialer.
Steg 2. Välj fakturabok
Fakturaböcker kan köpas i bokhandlar eller stationära butiker. Denna bok har inkluderat utrymmen för att lista de tjänster som tillhandahålls och olika betalningsuppgifter. Varje gång du skriver en betalningsräkning behöver du bara fylla i det tomma utrymmet.
- Fakturaböcker är användbara för personer som skriver fakturor för de varor de säljer. Om du till exempel säljer hembakade kakor kan det vara lättare att skriva en faktura istället för att skapa en faktura på din dator varje gång du gör en försäljning.
- Välj en fakturabok som har ett lager ditopapper bakom varje tom faktura så att du och din kund kan få ett exemplar var och en.
- Du behöver dock fortfarande ett säkert lagringsutrymme. Var noga med att förvara en kopia av fakturan i ett brandskydd.
Steg 3. Använd ett online betalningssystem
Med PayPal eller Square kan du skicka fakturor. Tjänsten är dock avgiftsbelagd (2,9% + 30 cent per US $ per faktura från januari 2017), men bekvämligheten med att betala elektroniskt gör denna metod mer tillförlitlig.
- Från ditt PayPal -konto väljer du menyalternativet "Skicka och begär" högst upp. Välj sedan "Skapa och hantera fakturor" (skapa och hantera fakturor). Slutligen, klicka på "Skapa" -knappen för att skapa en ny faktura.
- Du måste känna till kundens e -postadress för att fylla i avsnittet "Fakturering till:" på fakturan. PayPal eller Square kommer att fakturera kontot med den e -postadressen.
Steg 4. Skaffa en anpassad fakturaapp
Fakturerappar som Invoice2go låter dig skicka och spåra räkningar från din telefon och ställa in automatiska betalningspåminnelser. Kunder kan betala online med ett kredit- eller betalkort.
Steg 5. Skapa fakturor med bokföringsprogram
Om du använder bokföringsprogram för att hantera ditt företag bör ett faktureringssystem inkluderas. Till exempel har QuickBooks en användarvänlig "Faktura" -knapp på instrumentpanelen som guidar dig genom processen. Dina kunder har inga omedelbara betalningsalternativ, men du kan övervaka faktureringsstatus tillsammans med andra affärsposter.
Del 2 av 3: Inklusive grundläggande information
Steg 1. Inkludera företagsinformation
Oavsett om du fakturerar på en dator eller använder en fakturabok, skriv företagsnamnet högst upp. Inkludera följande information strax under ditt företagsnamn:
- Företagets fullständiga adress
- Företagets telefonnummer
- E -postadress eller någon kontaktinformation
Steg 2. Skriv ner datumet
Du och kunden måste veta datumet för fakturan. Detta beror på att betalningsförfallodagen vanligtvis baseras på datumet för skapandet av fakturan.
Steg 3. Fakturanummer, om det behövs
Du behöver fakturanummer i följd enligt antalet transaktioner som gjorts med klienten. Till exempel, om du sålde en tårta till samma klient i tre olika händelser, skulle fakturan för den tredje försäljningen vara nummer 3.
- Om du använder en stationär köpt fakturakvitto bör fakturan redan vara numrerad.
- Om du använder bokföringsprogram eller PayPal kommer numret också att numreras automatiskt.
Steg 4. Skriv ner klientinformationen
Inkludera namnet på kunden eller klienten eller företaget. Om du tillhandahåller entreprenörstjänster till kunder bör du också ange företagets adress och telefonnummer.
Del 3 av 3: Skriva specifika saker
Steg 1. Skriv en beskrivning av de tjänster som tillhandahålls
Inkludera alla arbeten, tjänster eller produkter som kunden tillhandahåller. Om du tillhandahåller mer än en tjänst, lista var och en på en lista. Inkludera följande information om tjänsten eller produkten i den relaterade listan:
- Tjänster eller produkter som tillhandahålls. Till exempel "1 födelsedagstårta med Thomas -dekorationer."
- Tjänstens leveransdatum
- Serviceavgift
- När varje produkt eller tjänst har listats beräknar du summan och inkluderar det slutliga beloppet.
Steg 2. Ange de specifika betalningsvillkoren
Om du vill att räkningen ska betalas före ett visst datum, inkludera den informationen. Ange information om vilken typ av betalning som accepteras, vare sig det är kontant, check eller kreditkort.
Beräkna också den skatt som kommer att läggas till kostnaden. Leta efter de tillämpliga skattesatserna i ditt land så att du kan bestämma det fakturerade beloppet exakt
Steg 3. Ge ytterligare information
Skriv en beskrivning av returpolicyn längst ner på fakturan. Du kan också passa på att tacka kunden och lista andra produkter eller tjänster som du också erbjuder.
