Av sin natur är e -post inte lika formellt som ett skriftligt brev. Det finns dock tillfällen när du behöver använda en mer formell ton när du skriver e -post. Fundera över vem mottagaren är och välj sedan den rätta hälsningen. Efter det kan du tänka på ett hälsningsformat och skriva en inledande mening.
Steg
Del 1 av 3: Att ta hänsyn till mottagare
Steg 1. Bestäm hur formell du behöver vara
Även om du skriver ett "formellt" e -postmeddelande beror formalitetsnivån på personen som tar emot det. Exempelvis är formaliteten för ett e -postmeddelande till en föreläsare inte detsamma som ett e -postmeddelande för en jobbansökan.
Vid den första kontakten, för att vara säker, använd en mer formell ton
Steg 2. Hitta mottagarens namn
Gör några undersökningar för att hitta mottagare du inte känner. Att känna till namnet kommer att göra hälsningen mer personlig även om du använder en formell teknik.
Steg 3. Följ mottagarens exempel
Om mottagaren mailar dig först kan du kopiera hälsningen han använder. Om han till exempel använder "Hej" och ditt förnamn kan du svara i samma stil med "Hej" och hans förnamn.
Del 2 av 3: Att välja hälsningar
Steg 1. Använd”Dear”
Hälsningar "Kära". (följt av mottagarens namn) används mycket av någon anledning. Denna hälsning är formell utan att vara överdriven och så bekant att den inte får mycket uppmärksamhet, och det är bra. Du vill inte ha en hälsning som sticker ut för att den är på sin plats.
Steg 2. Prova”Med vänlig hälsning” om du inte vet mottagarens namn
Denna hälsning används relativt formellt i affärsmail, särskilt om du inte vet mottagarens namn. Det är dock en bra idé att slå upp namnet först om möjligt.
Du kan också använda “Till vem det kan oroa” om e -postmeddelandet är mycket formellt och du inte känner till mottagarens namn. Men denna hälsning gör ibland människor kränkta eftersom det inte är personligt
Steg 3. Tänk på”Hej” eller”Hej” i ett mindre formellt mejl
E -postmeddelanden tenderar att verka mindre formella än bokstäver i allmänhet. Så du kan använda en hälsning som "Hej" i ett ganska formellt mejl. Till exempel, om du skriver ett e -postmeddelande till en föreläsare, särskilt ett du känner till, är det fortfarande lämpligt att säga hej.
Steg 4. Använd inte”Hej”
Medan "Hej" är acceptabelt i halvformella mejl, är "Hej" en annan historia. Denna hälsning är mycket avslappnad, även i direkt tal. Så du bör undvika det. Även om du känner din chef väl, undvik att använda "Hej" i e -postmeddelanden till honom eller henne.
Steg 5. Använd titel istället för namn om det behövs
Ibland, när du skriver ett mejl till någon, vet du bara deras position i företaget eller organisationen. I det här fallet, använd bara titeln istället för namnet, till exempel "Dear. HR -chef,”Kära. Rekryteringskommitté”, eller” Dear. Professor".
Steg 6. Lägg till en hälsning för att göra e -postmeddelandet mer formellt
Om möjligt, lägg till "Sir", "Father", "Mother", "Dr." eller”Professor” före mottagarens namn för ett mer formellt intryck. Använd också ditt efternamn eller fullständiga namn, inte bara ditt förnamn.
Del 3 av 3: Skapa och starta ett e -postmeddelande
Steg 1. Placera hälsningen på första raden
Den översta raden upptar den hälsning du valt, följt av mottagarens namn. Använd om möjligt en titel eller titel, till exempel "Mr", "Mother" eller "Dr.", följt av ditt för- och efternamn.
Steg 2. Använd kommatecken
I allmänhet bör du använda ett komma efter hälsningen. I ett formellt brev kan du använda ett kolon, men det är vanligtvis för formellt för ett e -postmeddelande. Ett komma är tillräckligt, men du kan använda ett kolon om du skriver ett inledande brev i ett mejl.
Steg 3. Fortsätt till nästa rad
Salam har en egen plats på toppen. Efter det, tryck på Enter -knappen för att fortsätta till nästa rad. Om du använder mellanslag för nya stycken istället för att dra in meningar, placera en tom rad mellan hälsningen och det första stycket.
Steg 4. Presentera dig själv i den inledande meningen, om det behövs
För det första e -postmeddelandet, presentera dig själv även om du känner mottagaren i verkliga livet. Genom att lämna personlig information kommer mottagarna att uppmuntras att läsa din e -post.
- Till exempel, "Jag heter Jessica Hartono och är marknadsdirektör på ABC Company." Du kan också presentera dig själv för mottagaren, till exempel "Jag heter Rama Susanto och jag går din marknadsföringsklass (Marketing 101 varje tisdag och torsdag eftermiddag)."
- Om du redan känner mottagaren och har mailat honom eller henne, använd gärna den första meningen som en hälsning. Till exempel "Tack för ett så snabbt svar" eller "Jag önskar dig god hälsa".
Steg 5. Skriv meddelandets brödtext
De flesta formella e -postmeddelanden kommer direkt till sakens kärna. Det betyder att den första och andra meningen ska ta upp varför du skriver till mottagaren. Kom ihåg, var så kort som möjligt om ditt mål.
