Eftersom det ofta används för personliga och informella ändamål kan det vara skrämmande att skriva ett formellt mejl. Men om du måste skriva ett formellt mejl till en lärare, chef, affärspartner, myndighet eller annan person som behöver formalitet, följ bara dessa enkla riktlinjer. Få fram din poäng kort och tydligt och följ reglerna för skrivning, stil och formellt brevformat. Slutligen, kontrollera och korrigera din e -post innan du skickar den.
Steg
Metod 1 av 3: Formatera e -post
Steg 1. Använd en professionell e -postadress
Helst är e -postadressen en variant av ditt riktiga namn, inte ett användarnamn eller smeknamn. Använd punkter, streck eller understreck, utan siffror eller andra bokstäver, om möjligt.
Till exempel verkar [email protected] oprofessionellt. Samtidigt skulle [email protected] vara mer lämpligt att använda
Steg 2. Använd ett professionellt teckensnitt
De flesta e -posttjänster idag gör att du kan skriva med olika teckensnitt och texter. För officiella mejl är det dock bäst att hålla sig till officiella typsnitt som Times New Roman och Arial. Undvik dekorativa typsnitt som Comic Sans eller Old English. Dessutom:
- Skriv din e-post med ett lättläst typsnitt, till exempel storlek 12.
- Undvik specialskrivning som kursiv, fetstil eller mångfärgade teckensnitt om det inte passar e -postens innehåll och syfte.
- Skriv inte mejlet helt med versaler. Att skriva så här får dig att se ut som om du ropar på mottagaren.
Steg 3. Ge mejlen en kort och exakt titel (ämne)
Använd några sökord som är relaterade till innehållet i e -postmeddelandet i titeln. Detta hjälper till att förhindra att mottagaren ignorerar din e -post. E -postmeddelanden som skickas utan titel eller som använder en otydlig titel kommer att framstå som oviktiga för mottagaren.
- E -posttitlar som "Snabba frågor", "Kontakta dig" eller "Viktiga frågor" kommer att visas otydliga för mottagaren.
- Under tiden verkar e -postrubriken "Schema, gästlista, lunchinbjudan och mötesöversikt för den 12 mars" för lång och innehålla flera ämnen samtidigt.
- Å andra sidan är rubriken på e -postmeddelandet "Meeting About Escalator Damage den 12 mars" ganska kort och tydlig. Denna titel kan ge mottagaren en översikt över huvudämnet, samt ett tydligt datum.
Metod 2 av 3: Skriva innehåll
Steg 1. Använd en lämplig hälsning
Starta alltid ett formellt mejl med en hälsning. Du kan skriva mottagarens namn direkt (om du vet). Fyll i mottagarens namn med sin titel eller titel (herr, fru, dr, etc.). Du kan också skriva "Dear" före mottagarens namn och titel om du föredrar det.
- Om du inte vet namnet på mottagaren av e -postmeddelandet, skriver du helt enkelt "Dear Sir/Madam" eller "Till intresserade parter".
- Använd inte "Hej" eller "Hej" eller andra informella hälsningar.
Steg 2. Presentera dig själv i första stycket (om det behövs)
Om du skriver till någon som du aldrig har kontaktat tidigare, till exempel en ny kund, personalchef eller statstjänsteman, presentera dig själv och förklara varför du mailar. Skriv ner detta i den första eller andra meningen i ditt mejl.
Till exempel, när du skickar en jobbansökan via e -post kan du skriva "Jag heter Maria Isabella. Jag kontaktade dig för att söka ett jobb som administrativ assistent som annonserades på JobXYZ.com -webbplatsen."
Steg 3. Prioritera den viktigaste informationen
Efter att ha presenterat dig själv och angett ditt huvudsakliga syfte med att skicka e -postmeddelandet kan du fortsätta med e -postmeddelandet. Lista den viktigaste informationen högst upp. På så sätt kommer du att uppskatta mottagarens tid mer och göra syftet med e -postmeddelandet tydligare.
När du till exempel skriver ett mejl till en statstjänsteman kan du börja med: "Jag heter Maria Isabella. Jag fick din e -postadress från Salatigas domstols officiella webbplats. Jag skickar detta brev för att uttrycka min invändning mot biljetten fick jag den 29 februari 2015."
Steg 4. Kom direkt till punkten i brevet
I ett formellt brev kan du uttrycka din poäng direkt. Småprat kommer bara att göra läsaren förvirrad och svår att förstå vad du behöver eller behöver av dem.
- Till exempel, när du skriver ett brev till en professor på campus behöver du inte gå runt och skriva saker som: "Jag är Maria Isabella. Känner du mig? Kemi 221 är min favoritkurs just nu eftersom din läromedel är mycket välorganiserade. Så jag kan alltid följa och veta vad som kommer att testas. När det gäller tentamen påminns jag om den kommande tentamen."
- Å andra sidan kan det vara tydligare att skriva ett e -postmeddelande så här: "Jag är Maria Isabella. Jag är en student som tar kemi 221, och jag ville berätta om en möjlig kollision av examenscheman."
Steg 5. Skriv ett kort mejl
Även om det inte finns någon specifik längdgräns är det en bra idé att skicka ett e -postmeddelande lika länge som en bärbar dator eller datorskärm.
Om ditt e -postmeddelande är tillräckligt långt, dela det i flera korta stycken. Lämna en tom rad mellan varje stycke istället för att skriva det indraget
Steg 6. Använd det officiella språket
Eftersom formella e -postmeddelanden görs för professionella ändamål måste du göra ett gott intryck. Använd hela meningar och artiga fraser. Undvik följande:
- Slang
- Onödiga förkortningar
- Användning av uttryckssymboler och emoji
- Respektlösa ord
- Skämt
Steg 7. Använd en lämplig avslutande hälsning
Precis som att öppna hälsningar finns det flera alternativ för att stänga hälsningar som kan användas i formella brev. Var noga med att inkludera ditt fullständiga namn och titel, liksom alla andra titlar (om sådana finns). Exempel på avslutande hälsningar som kan användas inkluderar:
- "Vänliga hälsningar,"
- "Din trofasta"
- "Tack,"
- "Hälsningar,"
- "Din student,"
Metod 3 av 3: Förbereda att skicka brev
Steg 1. Inkludera nödvändiga bilagor
Om du måste inkludera en bilaga, se till att inkludera den i brödtexten i e -postmeddelandet så att personer som läser den kan se den. Försök att begränsa antalet bilagor och filstorlekar, och använd vanliga och mycket använda filtyper.
Till exempel, inkludera ett meddelande som "Jag bifogar en PDF -kopia av min curriculum vitae och portfölj."
Steg 2. Förbättra innehållet, stavningen och grammatiken i e -postmeddelandet
Lita inte enbart på e -posttjänster för att upptäcka dina stavnings- och grammatikfel. Läs din e -post högt eller låt någon kontrollera och åtgärda det. På så sätt kan du enkelt hitta stavfel och oklara meningar.
Steg 3. Se till att din e -post inte innehåller någon känslig information
Kom alltid ihåg att e -post inte är ett säkert sätt att kommunicera. Tänk på att e -postservrar kan hackas, eller så kan mottagaren avsiktligt eller oavsiktligt dela information som du inte vill avslöja.
