Om du begär det eller inte kan en statusrapport vara ett bra sätt att kommunicera prestationer. En bra statusrapport hjälper chefen, såväl som dig, att spåra uppgifter och arbetsresultat. Följande är en guide för att skriva lättlästa statusrapporter.
Steg
Metod 1 av 1: Skriva en statusrapport
Steg 1. Ge rapporten en titel och ett datum
En titel som innehåller ett datum (till exempel "december första veckans resultat") är ett effektivt titelalternativ. Se till att du skriver datumet på rapporten.
- Om rapporten kommer att skickas via e -post kan du använda namn och datum som rubrik.
- Om rapporten är ett dokument anger du titeln och datumet som dokumentets huvud.
Steg 2. Skriv ner detaljerad information om projektet, till exempel projektnamn, start-/slutdatum och personalnamn
Steg 3. Beskriv prestationer med rubrikerna "Prestationer", "Uppgift slutförd" och liknande
- Se till att du nämner rapporteringsperioden, t.ex. vecka, månad, kvartal, etc.
- Använd aktiva verb för att starta rapporten, till exempel "avsluta", "förklara", "designa", "förbättra", "förfina", etc.
- För veckorapporter kan du helt enkelt inkludera 3-6 poäng, var och en mening lång.
Steg 4. Skriv ner vad som behöver åstadkommas under nästa rapporteringsperiod, rubriken "Nästa plan", "Nästa uppgift", "PR", etc
- Beräkna den tid det tar att slutföra en uppgift om möjligt, till exempel "Dokumentera en designändring (beräknad tid: 2 dagar)."
- Matcha nästa uppgift med ditt projektschema.
- För veckorapporter kan du helt enkelt inkludera 3-6 poäng, var och en mening lång.
Steg 5. Skriv också ner problemen du för närvarande upplever eller kommer att uppleva med rubrikerna "Problem" eller "Problem och kommentarer"
För det här avsnittet kan du skriva 1-2 korta stycken.
- Om du till exempel har problem med att kontakta din leverantör för att det inte finns någon på kontoret den här veckan eller har förslag på hur ditt företag fungerar kan du skriva ner dem i avsnittet "Frågor och kommentarer".
- Om du bara rapporterar ett problem, men inte behöver hjälp när det är skrivet, glöm inte att nämna det. Kommentarer som "Problem löst inom 2 dagar" kommer att berätta för din handledare att inte störa, men håll koll på problemet du har.
- Om ditt arbetsproblem inte är löst kan handledaren inte säga att du inte berättade det för honom.
Steg 6. Läs rapporten igen och skicka den till berörda parter
Exempel
Här är ett exempel på statusrapport från wikiHow -redigeraren. Matcha stilen, formatet och listan över prestationer i detta exempel med data från ditt arbete, men var medveten om att varje steg börjar med ett aktivt verb.
Statusrapport 26 september 2011.
Färdiga
- Startade 3 artiklar: 1 artikel från din egen idé, 2 artiklar för att uppfylla önskemål.
- Utveckla 2 artiklar
- Skriv om 1 artikel
- Patruller nästan 400 ändringar och kontrollerar redigeringsförfrågningar för felstavningar/dubbleringar.
Nästa plan
- Lägga till en bild i 1 artikel.
- Läs om och redigera 1 artikel.
- Fråga en redaktör med medicinsk bakgrund eller första hjälpen för att granska artiklar om frakturer. Författaren har ingen medicinsk bakgrund, så han tvivlar på resultaten av sin forskning.
- Granska en artikel som redan är bra, men kräver stilistisk förbättring och ytterligare information.
Problem/kommentarer
- Tack till programmerarna, för de såg till att veckans programuppdatering gick smidigt. Problem som uppstår kommer att rapporteras senare.
- En volontär är ledsen eftersom hans katt dog. Volontärerna ombads att vila först.
Tips
- Skriv om möjligt en positiv rapport. Rapporter är inte platsen att klaga, bli arg eller ursäkta. Ett sätt att skriva en positiv rapport är att ge förslag, eller åtminstone anvisningar för att lösa ett problem, om du rapporterar ett problem. Ditt förslag är ett bevis på att du tog initiativ till att lösa problemet.
- Säg tack på rätt plats, till exempel till en kollega som har hjälpt dig. Om du hjälper en annan kollega, nämn det också i rapporten.
- Var ärlig i rapporteringen. Rapportera inte saker du inte gör.
- Skriv en kort rapport. Din chef är en upptagen person, han har inte mycket tid att läsa din rapport. Om chefen behöver mer information kommer han att fråga.
- Om du skriver en rapport på en fredag eftermiddag vet du hur långt ditt arbete går framåt när du återvänder till jobbet måndag morgon.
- Om du har många saker att övervaka (inköpsförfrågningar, ändringsförfrågningar, arbetsförfrågningar, anteckningar etc.) kan det vara ett bra sätt att hålla reda på dem genom att skapa en tabell eller databas.
- Skriv specifika rapporter.
- Gör en kopia av rapporten själv. Kopian kan hjälpa dig när du skriver ett CV, eller skriver prestationer när det är dags för en höjning.
- Om du vill skriva en statusrapport, skriv en rapport regelbundet, eller åtminstone skriva en prestation, så att du inte spenderar timmar på att spåra vad du har gjort. Varje dag, skriv ner prestationerna när du fyller i närvarokortet.
- Denna metod för att skriva en statusrapport kan också användas när du rapporterar status för ett projekt i ett möte.
- Det är bra att rapportera om något du precis har börjat, en bok du just har läst eller något du forskar om. Allt kan inte göras på en vecka, och förberedelserna du gör kan vara tidskrävande och ge mervärde till projektet.
Varning
- Skriv rapporter professionellt. Din rapport kan läsas av fler än du tror, särskilt om den är mejlad.
- Om du skickar en oönskad rapport till din chef, var beredd att skriva samma rapport nästa vecka!
- Generellt gör inte för många löften. Berätta bara vad du kan göra.
