Om du arbetar som lärare eller som teknisk manuell författare måste du naturligtvis skriva ner instruktioner varje dag. Men för de flesta kan det vara svårt att skriva tydliga riktlinjer. Du kan hoppa över ett viktigt steg eftersom du antar att läsaren automatiskt kommer att göra det, eller förvirra läsaren med de många handlingarna som ingår i ett enda steg. För att kunna skriva tydliga riktlinjer måste du först veta hur du ska slutföra uppgiften. Ta din guide bokstavligen för att se till att den hjälper läsaren att slutföra uppgiften.
Steg
Del 1 av 3: Förstå uppgifter
Steg 1. Samla de nödvändiga materialen
Innan du skriver en guide bör du vara bekant med uppgiften. Förbered alla verktyg och utrustning som behövs och ordna dem i den ordning de används.
Skriv ner allt du behöver. När du skriver en guide kan du behöva lista alla tillbehör och material som behövs för att slutföra uppgiften
Steg 2. Slutför den relaterade uppgiften själv
Även om du lyckas slutföra den relaterade uppgiften själv flera gånger är det en bra idé att upprepa uppgiften igen när du skriver guiden så att du inte missar någonting.
- Om du känner till uppgiften väl kanske du vill ta en genväg. Se till att du inte missar några steg eller information när du skriver guiden.
- Tänk dig att du skriver ett recept för någon. Om du lagar denna rätt ofta kan du kanske mäta de ingredienser du behöver bara genom att titta på dem. Men andra människor behöver naturligtvis ett exakt antal doser av dessa ingredienser.
Steg 3. Skapa en detaljerad kontur
När du utför uppgifter tar du en minut att skriva ner vad du gjorde. Detta hjälper dig att skriva dina guider i en logisk ordning. Om du gör en uppgift medan du skriver ner stegen vet du exakt vad som behöver göras och när du ska slutföra det.
Steg 4. Definiera din publik
Hur guiden skrivs kan anpassas till den typ av människor som kommer att läsa och följa din guide. Hur man skriver en guide för tonåringar kommer att skilja sig från vuxna.
Det påverkar också publikens skäl för att slutföra uppgiften. Målet för en student som arbetar med ett projekt är verkligen annorlunda än för en vuxen som vill slutföra sitt arbete
Steg 5. Skapa en kort introduktion
Denna introduktion kommer att berätta för läsaren vad som kan göras och vad resultatet blir när uppgiften slutförs. Var medveten om att de flesta kommer att hoppa över introduktionen, eller skumma igenom den. Så inkluder inte viktig information eller varningar i inledningen.
- Om du till exempel skriver en guide om hur man gör jordnötssmör och gelémackor, kan du kort nämna att jordnötssmör och gelésmörgåsar är ett bra och enkelt alternativ för barnluncher och eftermiddagsmat.
- Om du känner att du behöver inkludera en varning i din introduktion är det en bra idé att inkludera den i ett av stegen om läsaren missar din introduktion.
Del 2 av 3: Skriva guiden
Steg 1. Dela uppgiften i små steg
Varje steg bör innehålla en åtgärd. Om du har mer än en mening eller två per steg, försök att dela upp den i kortare, enklare steg.
Till exempel skrev du en guide om hur du går med din hund. Steget som säger "Lägg kragen runt hundens hals och knyt koppel" är ett kombinerat steg som består av två åtgärder: fäst koppel och knyta tyglarna. Så skriv "Lägg kopplet runt hundens hals" som det första steget och "Lägg kopplet i kopplet" som det andra steget.
Steg 2. Börja varje steg med ett åtgärdsord
Varje skrivet steg måste vara genomförbart. Använd verb för att ange exakt vilken åtgärd som måste vidtas för att slutföra ett steg i uppgiften.
- Konstruera dina meningar för att berätta för någon vad de ska göra, inte vad de behöver veta.
- Låt oss till exempel säga att du skriver en guide om hur du går med din hund och ett steg är att justera koppelens storlek. För detta steg är frasen "kontrollera storleken på koppel" eller "mäta din hunds hals" mer sannolik än bara "Vet dina koppelstorlek".
Steg 3. Följ logiska framsteg
Antag att läsaren kommer att börja arbeta direkt efter att ha läst det första steget. Vanligtvis kommer läsaren inte att läsa vägledningsstegen till slutet. Om det finns information som läsaren behöver veta för att klara uppgiften, inkludera denna information i guiden.
- Om det finns en fara vid ett visst steg, inkludera en varning i det steget. Inkludera inte en varning i introduktionen eller i slutet av guiden när det är för sent.
- Inkludera lämpliga instruktioner så att läsarna vet när de har gjort stegen korrekt. Du kan till exempel skriva "Kopplingarna är precis i rätt storlek om du kan glida två fingrar mellan kragen och hundens hals."
Steg 4. Välj dina ord noga
Använd ett enkelt språk som är lätt för alla att förstå. Du bör undvika att använda jargong eller tekniska termer. Om du måste använda en teknisk term, håll den kort och enkel.
Till exempel, om du skriver en guide om hur du gör en stämning kan du behöva inkludera juridiska villkor. Skriv först en enkel förklaring och fortsätt sedan med de tekniska termer som används i försöket
Steg 5. Använd positiva verb
Vanligtvis är det en bra idé att skriva ner vad läsaren måste göra för att slutföra uppgiften, snarare än vad man inte ska göra. När en person läser en guide kommer hans sinne att sikta på att slutföra uppgiften. Om du börjar med saker de inte borde göra kan de bli förvirrade och göra vad de inte borde.
Om du till exempel skriver en guide om hur du går med din hund, kanske du vill skriva "se till att kopplet sitter ordentligt" eller "justera kragen så att den sitter ordentligt" istället för "lägg inte kopplet på för hårt "eller" bär inte för krage. "för smal."
Steg 6. Skriv i andra person
Använd ordet "du" för att vända dig direkt till dina läsare så att de inte blir förvirrade. När du använder ordet "du" kommer läsarna att veta vad som behöver göras för att slutföra uppgiften utan att behöva gissa.
Om du till exempel skriver "spaken måste tryckas" får du läsaren att gissa vem som ska trycka på spaken. Uttrycket "du måste trycka på spaken" eller till och med "tryck på spaken" kommer inte att lämna läsaren i tvivel
Steg 7. Inkludera alternativ
Ibland finns det mer än ett sätt att slutföra ett eller flera steg. Inkludera alternativ tillsammans med stegen så att läsarna kan välja det sätt de föredrar.
Om du till exempel skriver en guide om hur man gör jordnötssmör och gelémacka, inkludera en alternativ fyllning, till exempel "Mandelsmör för personer med jordnötsallergi."
Steg 8. Inkludera en bild om det hjälper
Det finns ett ordspråk som lyder ungefär så här, "en bild är bättre än tusen ord." För att skapa tydliga riktlinjer kommer ibland bilder eller diagram att göra det lättare för läsarna att förstå de riktlinjer du tillhandahåller.
För mer teknisk vägledning, se till att bilden tydligt kan hjälpa läsaren, och att åtgärder mot bilden inte hindras av verktyg eller händer
Del 3 av 3: Testa skapade guider
Steg 1. Ordna din guide i sektioner
Komplexa uppgifter har mer än en del. Om du skriver en guide för en stor uppgift som har flera mindre avsnitt, dela upp dem i separata avsnitt.
- Om du numrerar guiderna tilldelar du varje avsnitt ett nummer. Läsaren kommer att känna framgången med prestationen efter att ha avslutat varje avsnitt.
- Även om din uppgift inte har delar som bara är delvis kontrollerbara (halvoberoende), dela den i delar om uppgiften har flera steg. På så sätt blir läsaren inte överväldigad av antalet steg i guiden.
Steg 2. Prova att göra guiden du skrev
Om du inte kan följa de skriftliga riktlinjerna kommer ingen annan att göra det heller. Be en vän att läsa och följa guiden, och fråga om det finns några delar som förvirrar honom.
Du kan behöva testa guiden flera gånger, särskilt om din guide är lång eller komplex
Steg 3. Redigera din guide noggrant
Stavfel och grammatiska fel kommer att förstöra tydligheten i din guide vilket gör det svårt att följa. Läs din guide fram och tillbaka för att se till att det inte finns några misstag.
Om du inte är säker på dina redigeringskunskaper, be en vän att kolla din guide
Steg 4. Inkludera en lista över verktyg och material som behövs
Särskilt om uppdraget kräver specialverktyg eller material kommer denna lista att vara till stor hjälp för läsaren. Placera denna lista i början av guiden så att läsaren kan samla alla verktyg och material innan uppdraget påbörjas.
Tänk att du skriver ett recept. Recepten innehåller alltid alla ingredienser och matlagningsverktyg som behövs i början. På så sätt kan du samla allt innan du lagar mat
Steg 5. Ge lämpliga varningar
När du testar guiden kan du upptäcka dolda faror som inte avslöjades när du först skrev guiden. Varna läsare så att de kan skydda sig mot denna fara.
