För att kunna kommunicera mer effektivt måste du kunna förmedla saker specifikt (särskilt för att undvika oklarheter i meningar eller förvirring av den andra personen). Tydlig och beskrivande information - vare sig den är skriftlig eller muntlig - hjälper dig inte bara att förmedla de punkter som kommuniceras tydligare, det kommer också att göra det lättare för den andra personen att förstå dem. Det finns ingen anledning att rusa; ta dig tid att strukturera ditt budskap och njut av fördelarna med att kommunicera mer specifikt.
Steg
Del 1 av 2: Bestäm vilken information som ska förmedlas
Steg 1. Välj ett ämne som du är bra på
Ju mer du vet om ämnet, desto lättare blir det för dig att förmedla specifika fakta och siffror.
- Om du inte är bekant med ämnet, gör lite research (läs en bok, surfa på webbsidor etc.) så att du kan förmedla eller skriva mer om ämnet. För att ta fram ett omfattande skriv- eller talmaterial är det du måste göra lite research.
- Om du inte känner dig säker på dina förmågor, försök koppla ämnet till något bekant. Du kan också tänka dig ett delämne som du förstår bättre. Om du till exempel blir ombedd att prata om klimatförändringar, försök att välja en specifik aspekt som du förstår och är bra på, men som faller inom ramen för klimatförändringarna (som din kärlek till isbjörnar och påverkan klimatförändringar på deras livsmiljö).
Steg 2. Definiera din "uppmaning till handling"
Det här steget kan låta komplicerat, men det är värt att försöka begränsa fokus för ditt argument och betona syftet med ditt skrivande eller tal till lyssnaren eller läsaren. Med andra ord, ange tydligt vilken typ av åtgärder läsaren eller lyssnaren ska vidta efter att ha hört eller läst ditt argument. Oavsett vilken typ av material du väljer (oavsett om det är skönlitteratur eller filosofiskt argument), se till att du tänker på vilken typ av reaktion du förväntar dig att lyssnaren eller läsaren får. Glöm inte detta steg medan du gör materialet.
- En "uppmaning till handling" är en term som vanligtvis används i marknadsföringsvärlden, men den kan också tillämpas på processen att komponera ett skriv- eller talmaterial. Oavsett ditt ämne, tänk på hur uppsatsen kan användas som ett marknadsföringselement för att förmedla ett specifikt budskap och uppmuntra människor att agera utifrån dina förväntningar.
- Några allmänna uppmaningar till handling: informera något, uppmuntra någon att göra något, rekommendera något, debattera något, stödja ett argument, förklara något, instruera något och bekämpa något.
- Om du vill skriva om isbjörnar och klimatförändringar kommer din uppmaning till handling sannolikt att relatera till åtgärder som lyssnare eller läsare kan vidta för att hantera klimatförändringens effekter.
Steg 3. Se till att du svarar på ämnesfrågorna
Oavsett ditt mål (svara på en fråga, motbevisa ett argument eller slutföra ett uppdrag), tänk noga på de specifika frågorna du behöver svara på ämnet. Naturligtvis kan du infoga ytterligare information som fortfarande är relevant. Men först, se till att du har svarat på de viktigaste frågorna först.
Tänk på frågeordet som börjar frågan. Om du till exempel blir ombedd att beskriva vad du gör på jobbet kan du bli frestad att förklara andra saker som rör ämnet, till exempel hur du presterade på jobbet eller varför du valde det jobbet. Denna information - även om den är intressant och viktig att höra - är inte den kärninformation som du behöver presentera. Se till att du svarar på kärnfrågan först innan du lägger till annan information
Steg 4. Tänk på längden på ditt skrivande eller tal
Om du bara får skriva högst 500 ord eller tala i 15 minuter, se till att du kan förmedla all viktig information och argument inom dessa gränser. Om längden på att skriva eller tala inte är specificerad, tänk noga efter vilket budskap du behöver förmedla, vilka ämnen du vill lyfta och vem din målgrupp eller läsare är. Detta hjälper dig att bestämma längden på din skriv- eller taletid. Se till att all viktig information kan förmedlas utan att lyssnaren eller läsaren blir uttråkad och svår att lyssna.
- Prova principen omvänd pyramid. En inverterad pyramid placerar all viktig information högst upp och mindre viktig information längst ner. Om du bryr dig om lyssnarens uppmärksamhet, lär dig att tillämpa denna princip. Naturligtvis gäller denna princip inte för alla typer av skrift eller tal. Men åtminstone, om du vill lära dig att kommunicera några viktiga punkter, är den inverterade pyramidprincipen värd ett försök.
- Om du har tid kvar (verbal kommunikation) eller sidor (nonverbal kommunikation), lägg inte bara till meningslösa ord. Försök att tänka på annan information eller exempel som är relevanta för ditt ämne; förmedla detaljer som är användbara för lyssnaren eller läsaren.
- Ge relevant bakgrundsinformation. Irrelevanta detaljer gör bara ditt argument mindre fokuserat.
Steg 5. Ge ett exempel
Oavsett om de är verbala eller icke -verbala kräver båda att du bygger ett argument och ger exempel för att stödja det argumentet. Kom ihåg att specifik information alltid kräver verifiering.
- I ett politiskt tal eller vetenskapligt arbete, till exempel, bör exempel presenteras i ett direkt och specifikt format som "Exempel …". Medan i mer avslappnade genrer, som kreativt skrivande, levereras exempel i ett mer implicit format. Till exempel, för att förklara att din karaktär är väldigt modeskunnig, måste du beskriva vilken typ av kläder hon bär eller vad hennes favoritklädbutik är.
- Gå inte överbord med exempel. Om du ger för många orelaterade exempel är chansen stor att dina lyssnare eller läsare glömmer ditt huvudämne. Undvik denna möjlighet genom att utvärdera alla detaljer i exemplet du ska presentera; se till att det finns ett tydligt samband mellan det exempel du ger och ditt huvudargument.
Steg 6. Förklara så mycket som möjligt alla frågeställningar
Om inte ditt material är mycket kortfattat, överväg att klargöra vem, vad, när och var frågorna i ditt material. Denna metod är särskilt viktig för att tillämpas i företagskommunikation. Om du vill ha något från någon måste du naturligtvis förmedla vad du behöver, vem som behöver det, när det måste uppfyllas och var det kan mötas.
Frågeorden "hur" och "varför" är kanske viktiga (beroende på innehållet i ditt meddelande). Fundera noga över hur lyssnare eller läsare kommer att tolka ditt budskap; anta aldrig att de kommer att förstå om du inte säger det till dem
Steg 7. Generalisera inte ämnet
Generaliseringar görs ofta när du inte vet vad du ska säga (händer vanligtvis i icke -verbal/skriftlig kommunikation). Några vanliga exempel är meningarna "Sedan länge sedan …" eller "Många tror …". Dessa fraser kan sägas vara för abstrakta och breda, så det är svårt att motivera sanningen.
Till exempel, istället för att börja din uppsats med att säga: "Teknik gör det moderna livet värre", kan du säga "Enligt vissa experter orsakar teknik kommunikationsproblem mellan människor och ökar en persons känsla av ensamhet."
Del 2 av 2: Att välja ord
Steg 1. Använd rätt adjektiv och adverb
Beskrivande meningar kommer vanligtvis att göra det lättare för lyssnaren eller läsaren att förstå vad du menar. Dessutom kommer sådana meningar vanligtvis att vara mer intressanta att höra eller läsa. Använd dock inte beskrivande meningar för ofta; det befaras, dessa meningar kommer faktiskt att vara överflödiga och ha mindre inverkan på lyssnare eller läsare.
- Tänk på hur lyssnaren eller läsaren kommer att föreställa sig ditt ordval. Om dina ord inte skapar en klar bild i deras sinnen, är chansen stor att du väljer ord som är för tvetydiga. Om du till exempel bara säger”den personen gick hem” kommer lyssnaren sannolikt att ha svårt att föreställa sig det. Försök istället att säga:”Den trötta gubben kom hem till sitt mörka och tomma hus”; en sådan beskrivning kommer att göra det mycket lättare för lyssnaren eller läsaren att förstå situationen.
- Meningen "Han stammar och stammar" innehåller ett överflödigt adverb, eftersom ordet "stamning" redan kan tolkas som en talstörning som får en person att prata intermittent.
- Om du inte är säker på om språket som används är tillräckligt beskrivande, be någon nära dig att läsa och betygsätta ditt skrivande. Fråga dem om ditt skrivande är tillräckligt detaljerat och om språket du använder är tillräckligt tydligt.
- Istället för att beskriva alla objekt du nämner, fokusera bara på de viktigaste objekten i ditt meddelande.
Steg 2. Använd rätt substantiv
Lämna inte dina läsare eller lyssnare förvirrade; försök alltid nämna ett specifikt namn, titel och plats.
Steg 3. Ge information om tiden
Se till att lyssnaren eller läsaren kan förstå adverbet för den tid du förmedlar; Istället för att säga "nästa vecka" eller "snart", använd mer specifika termer som "på måndag" eller "före halv fem".
Steg 4. Använd "visa inte berätta" -teknik
I kreativt skrivande bygger användningen av beskrivande ord och fraser på de fem sinnena: syn, lukt, smak, hörsel och beröring. Denna metod är också användbar för andra typer av skriftligt eller muntligt tal, särskilt eftersom det är möjligt för lyssnare eller läsare att "uppleva" situationen och komma till sina egna slutsatser.
- Till exempel saknar meningen "Deshawn är mycket glad" fortfarande i detalj. Läsarna kommer inte att förstå lyckan som vad Deshawn känner. Försök istället skriva,”Deshawn kände hur hennes hjärta hoppade över ett slag när hon äntligen träffade Erika. Han kan inte vänta med att dela de goda nyheterna han just hört med sin gamla vän. "Dessa konkreta och specifika detaljer om Deshawn's känslor gör att läsaren kan förstå Deshawn känslor bättre.
- För att kunna förklara saker bättre, lär dig att observera saker mer detaljerat. Börja med att observera de små detaljerna i ditt dagliga liv; skärpa dina fem sinnen.
Steg 5. Vet när du ska omskriva
Om du vill citera någon annans ord, överväg att citera den faktiska meningen. Tyvärr fungerar denna metod bara om citatet är klart och koncist. Om den mening du citerar är för komplex eller svår att förstå, överväg att omformulera (förklara den med dina egna ord) för att göra det lättare för lyssnare eller läsare att förstå.
Dialog är ett väsentligt element som behövs för att utveckla intrig och karaktär i kreativt skrivande. Så se till att du skriver det i dialogform, inte omskrivning
Steg 6. Utöka ditt ordförråd
Ett brett ordförråd kan hjälpa dig att kommunicera bättre. Ju fler ord du kan, desto lättare blir det för dig att välja de ord som bäst matchar de detaljer du vill förmedla.
- I vissa situationer kan du behöva använda komplexa ordval. Men se till att du undviker ord som inte är vanliga och svåra att förstå. Kom ihåg att ett viktigt element i kommunikationen är budskapet, inte valet av ordförråd. Du måste också vara försiktig när du väljer teknisk jargong; man befarar att jargongen inte är bekant hos lyssnare eller läsare.
- Språkordböcker och synonymordbok är objekt som verkligen hjälper dig att förklara något. Om du är osäker på de ord du har valt, kontrollera alltid betydelsen av orden i ordlistan.
Steg 7. Undvik alltför komplexa meningsstrukturer
Se till att du placerar varje ord i rätt ordning. Se också till att du använder rätt meningsstruktur så att ditt budskap känns flytande, klart och koncist. Prova att jämföra meningarna nedan:
- "Industriellt spioneri, tillsammans med den ökande användningen av datorer för att lagra och behandla företagsinformation, växer snabbt." Detta meddelande känns oklart eftersom de infogade klausulerna faktiskt förvirrar meningen med meningen.
- "Industriellt spioneri växer snabbt med den ökande användningen av datorer för att lagra och behandla företagsinformation." Detta budskap känns tydligare eftersom huvudidén förmedlas i början av meningen.
