Kvitto är ett skriftligt utlåtande som bevis på mottagande av kontanter eller betalning på annat sätt. Vid affärstransaktioner eller försäljning gör säljare och köpare vanligtvis kvitton för varandras intressen, till exempel för bokföring eller dokumentation. Kvitto är ett dokument som bevisar förekomsten av ett ömsesidigt avtal mellan säljaren och köparen som grund för registrering av transaktionen för mottagande eller utbetalning av pengar.
Steg
Del 1 av 2: Skapa kvitton
Steg 1. Förbered ett kvittoformulär som tillhandahåller ett kolark som en kopia
Om du vill generera kvitton manuellt, förbered ett kolsyrade kvittoformulär. På så sätt behöver du bara skriva en gång och omedelbart få två kvitton, en för dig och en för den som gör betalningen.
Kolkvitton skrivs vanligtvis ut i ett visst format som bevis på försäljning och mottagande av pengar, till exempel: ett blad i form av ett formulär som har företagsnamnet tryckt och några ord eller bara några rader skrivs ut för att fyllas med korrekt och tydlig information
Steg 2. Använd en svart kulspetspenna
Att skriva kvitton med svart bläck krävs för att säkerställa att kvitton är giltiga. Skriv inte kvitton med pennor eller ljust bläck eftersom kvitton fungerar som bevis på bokföring på lång sikt.
Kvitton som genereras manuellt måste fyllas i i stor och tydlig skrift så att de är lätta att läsa. Om du använder ett kolsyrade kvitto måste du trycka på medan du skriver så att det visas på det andra eller tredje arket som en kopia
Steg 3. Använd en företagsstämpel eller ett utskrivet kvitto som har företagsnamnet på
För att göra ett juridiskt giltigt kvitto måste du anbringa företagets stämpel på toppen eller botten av kvittot i enlighet med tillämplig lag. Dessutom kan du använda tryckta kvitton som redan har företagsnamn och logotyp. Detta bevisar för köparen att produkten som handlas kommer från ditt företag eller företag och detta dokument kommer att vara en referens vid ett senare tillfälle om det behövs.
Steg 4. Inkludera all nödvändig information i kvittot
När du genererar kvitton manuellt eller använder formulär som kan laddas ner från ett datorprogram måste du inkludera följande:
- Detaljerad säljardata.
- Detaljerad köparinformation.
- Transaktions Datum.
- Detaljerad produktdata.
- Summa pengar.
- Betalningsmetod.
- Säljarens och köparens underskrift.
Steg 5. Inkludera all nödvändig information när du skapar ett hyreskvitto
Hyreskvitton krävs av hyresgäster som betalar kontant eller använder checkar för att registrera kontantutbetalningar. Kvitton krävs också av hyresgästen som bevis på att hyresavgiften har mottagits och följer lagen som kräver att hyresgästen tillhandahåller kvitto till hyresgästen. Kvitton som görs som bevis på mottagande av hyresbetalningar måste innehålla följande:
- Hyresbeloppet.
- Betalningsdatum.
- Hyresgästens fullständiga namn.
- Hyresgästens fullständiga namn.
- Fastighetens fullständiga adress att hyra.
- Betald hyrestid.
- Metod för betalning av hyran (kontanter, check, etc.)
- Hyresgästens och arrendatorns underskrifter.
Steg 6. Ladda ner online (online) kvittoformuläret gratis
Om du vill använda tryckta kvitton för ditt företag eller företag kan du dra nytta av kvittoformulär som kan laddas ner gratis via internet. Efter att kvittoformuläret har skrivits ut sätter du företagets stämpel på det så att det är klart att användas för dagliga transaktioner.
Del 2 av 2: Att veta syftet och orsakerna till kvitton
Steg 1. Vet syftet med kvittot
Kvitton är ett viktigt dokument för att registrera inkomster och behövs vid skatterapportering. Spara alla betalningskvitton eftersom dessa dokument vanligtvis måste bifogas som bevis på utgifter i skatterapporten. Som affärsman är du skyldig att lämna ett kvitto till köparen när du tar emot betalning. När köparen har gjort en betalning tillhandahåller säljaren vanligtvis ett kvitto på betalningen.
Efter att ha betalat för varor eller tjänster som är relativt dyra anses kvitto vara en skyldighet för både köparen och säljaren. Detta dokument måste utarbetas i väntan på ett brott mot lagen under försäljnings- och köptransaktionen eftersom båda parter kan använda kvittot som bevis i domstol
Steg 2. Lär dig de fyra typerna av kvitton som vanligtvis används
Teoretiskt kan kvitton göras för alla betalningstransaktioner, till exempel: hyresbetalningar, frisörtjänster eller trädgårdsdesignavgifter. I allmänhet är kvitton indelade i fyra grupper och en av dem kan du se när du gör en köp- eller försäljningstransaktion.
- Kvitto. Efter betalning skapar säljaren ett betalningskvitto genom att inkludera kvittonummer, transaktionsdatum och mängden mottagna pengar. Om betalningen sker kontant måste det stå ordet”kontant” på kvittot. Om betalning sker med check eller giro måste kvittot innehålla ett checknummer eller kräva insättningsnummer. Om betalning sker med kreditkort måste det innehålla namnet på det kreditkortsutfärdande företaget (exempel: Mastercard, Visa, American Express) och de fyra sista siffrorna i kreditkortsnumret.
- Behandlingskvitto. Detta dokument utfärdas för betalning för hälsovårdstjänster, till exempel för läkartjänster, inköp av läkemedel eller användning av kirurgiska instrument. Kvittot måste innehålla patientens namn, diagnoskod, läkarens namn, betecknade läkemedel eller medicintekniska produkter, behandlingsdatum, konsultationstimmar och betalningsbelopp.
- Säljer anteckning. I de flesta fall får du ett försäljningskvitto när du handlar. Som företagare måste du tillhandahålla ett försäljningskvitto efter att du har angett uppgifter om de sålda föremålen. Detta dokument är ett försäljningsbevis och det måste innehålla betalningsbelopp, försäljningsdatum, varans namn och pris, namnet på den person som behandlade försäljningstransaktionen och mottog betalningen.
- Hyr betalningskvitto. Detta kvitto utfärdas av ägaren av den hyrda egendomen som bevis på mottagande av betalning från hyresgästen. Betalningskvittot måste innehålla hyresgästens namn, hyresgästens namn, adressen till den fastighet som hyrs ut, faktureringsperioden, hyresavgiftens storlek, hyresavtalets start- och slutdatum.
- Gärningsmännen för att köpa eller sälja transaktioner via internet kommer att ta emot eller tillhandahålla elektroniska kvitton. Informationen i det elektroniska kvittot är densamma som informationen i andra betalningskvitton och fungerar som bevis på köp i nätverket (online).
Steg 3. Vet de viktiga sakerna om köpare och säljare som måste ingå i kvittot
Denna artikel fokuserar på att skapa betalningskvitton mellan köpare och säljare. Den part som säljer varorna eller tjänsterna måste inkludera följande information på kvittot:
- Detaljerad säljardata. Inkludera namnet på personen eller företaget som gjorde försäljningen, adress, telefonnummer och e -postadress högst upp på kvittot. Inkludera också namnet på butikschefen eller företagets ägare.
- Detaljerad köparinformation. Inkludera hela namnet på köparen eller parten som genomförde köpet.
- Transaktions Datum. Inkludera datum, månad och år för transaktionen eftersom denna information behövs för att rapportera skatter.
- Detaljerad produktdata. Skriv en kort beskrivning för att förklara de varor eller tjänster som säljs, till exempel: produktnamn, kvantitet, produktnummer och annan information för att identifiera produkten. Dessa uppgifter kommer att vara användbara om du behöver hitta information om produkter som har sålts.
- Priser på varor/tjänster. Inkludera priset på varor/tjänster i detalj från försäljningspris, skatter, förpacknings- eller fraktkostnader, rabatter eller rabatter i samband med kampanjprogram. Försäljningstransaktioner blir mer giltiga och specifika om varupriserna skrivs i detalj.
- Betalningsmetod. Inkludera hur köparen gjorde betalningen, till exempel: kontant, med check, kreditkort eller betalkort.
- Säljarens och köparens underskrift. När kvittot har gjorts eller skrivits ut och köparen gör betalningen sätter du "Betald" -stämpeln (om det har betalats av) längst ner på kvittot och signeras sedan av säljaren. Du kan skriva under ett kvitto på köparen som dokumentation.
Saker som behövs
- Papper eller tomt kvitto
- Kulpenna
- Detaljerad information om köptransaktioner
