Du har just valts eller utsetts till sekreterare i den kommitté som du är medlem i. Säker! Vet du hur du skapar, förbereder och presenterar protokoll? Oavsett om man följer lagstiftarens "Robert's Order of Order" eller tar protokoll i en mindre formell miljö, här är viktiga metoder att följa.
Steg
Del 1 av 4: Förberedelse
Steg 1. Förstå organisationens mötespolicyer
Om sekreteraren förväntas ta formella protokoll, fråga om gruppen följer Roberts orderregler eller andra riktlinjer. I en mer informell miljö, fråga vad som måste ingå i protokollet eller hur de kommer att användas.
- Som anteckningsbok behöver du inte vara bekant med hela beställningssidan. Att få en kopia av boken (eller låna från ordföranden) kan dock vara användbar för att svara på specifika frågor.
- Förstår din roll väl. Vissa sekreterare som tog protokollet deltog inte i mötet, medan andra tog protokollet och bidrog också till diskussionen. I båda fallen ska sekreteraren inte vara någon som har en annan huvudroll, till exempel mötesledare eller handledare.
Steg 2. Förbered mallen i förväg
Varje mötesprotokoll innehåller mycket av samma information. Mallar skapar ett konsekvent format för enkel referens. Inkludera blanksteg för följande information.
- Organisations namn.
- Mötesform. Är detta ett veckomöte eller årsmöte, ett mindre kommittémöte eller ett möte som hålls för ett särskilt syfte?
- Datum, tid och plats. Ge plats för mötets början och slut (öppning och upplösning).
- Namn på ordföranden eller ordföranden för mötet & namnet på sekreteraren (eller deras efterträdare).
- Lista över "deltagare" och "ursäkt för frånvaro". Detta är en fin term för närvarolistor. Notera om ett beslutsförhållande har uppnåtts (tillräckligt antal personer för omröstningen).
- Ge plats för din signatur. Som anteckningsbok bör du alltid skriva under dina anteckningar. Ytterligare underskrifter kan krävas när protokollet godkänns, enligt din organisations policy.
- En agendabok, om sådan finns. Om ordföranden eller mötesledaren inte ber dig att utarbeta en agenda, bör den vara tillgänglig på begäran. Att ha en agenda för referens hjälper dig att organisera mötesprotokoll.
Steg 3. Ta med dig din anteckningsbok eller bärbara dator
Se till att det du tar är bekvämt för dig. Om du kommer att anteckna ofta, behåll en anteckningsbok för detta ändamål eller skapa en mapp på din dator.
- Om du tar protokoll för ett tidigare möte som inte har godkänts, ta dem med dig.
- Även om en ljudinspelare kan hjälpa dig att transkribera minuterna senare, är de inte ett substitut för minuter. Om du spelar in ett möte, se till att alla närvarande håller med och ge inte efter för frestelsen att göra ett ord för ord-avskrift.
- Att lära sig stenografi kommer att påskynda anteckningar, men du behöver inte skriva ner varje ord för att ta anteckningar. Faktum är att du bör undvika det.
- Om du blir ombedd att ta protokoll offentligt vid ett möte, använd ett OHP eller ett presentationsbord. Se till att du kan ta anteckningar efteråt hemma utan att blekna bleka så att du kan använda stenografi för att skriva dina anteckningar.
Del 2 av 4: Gör mötesprotokoll
Steg 1. Dela närvarolistan
Så snart alla är närvarande delar du ut ett papper (mer för större möten) med tillräckligt med utrymme för människor att skriva ner sina namn och kontaktinformation. Du kan använda det här dokumentet efter mötet för att fylla i avsnittet om deltagarlista i din mall eller klistra in den här listan på dina färdiga minuter.
Om du inte är bekant med det stora antalet personer som är närvarande, skissera ut en sittplan och fyll i den när du ber alla att presentera sig. Ha detta diagramblad klart när du skriver dina protokoll så att du kan namnge människor vid namn när det är möjligt (som diskuteras nedan)
Steg 2. Fyll i så mycket som möjligt i de tillgängliga mallarna
Medan du väntar på att mötet ska börja, notera namnet på organisationen, datum och plats för mötet och typ av möte (veckomässigt styrelsemöte, särskilt kommittémöte, etc.). Notera starttiden när mötet startar.
- Om du inte har en mall, notera denna information högst upp i din anteckning.
- Om mötet hålls för ett speciellt ändamål eller en händelse, spara aviseringarna som skickas för att meddela medlemmarna. Du måste klistra in den i anteckningen efter att den har kopierats.
Steg 3. Spela in resultaten från den första rörelsen
De flesta formella möten börjar med en motion om att anta en agenda, så detta steg kommer att användas som ett exempel. Om mötet startar på en annan motion, var noga med att spela in all relevant information:
- Den lämpliga formuleringen för motionens början är "Jag lägger fram ett förslag." Detta är i allmänhet för meningar som "Jag föreslår antagandet av denna agenda."
- Förslagsställarens namn (personen som lämnar in motionen).
- Omröstningsresultat. Om omröstningen är framgångsrik, skriv "motion accepterad". Om det misslyckas skriver du "motion avslagen".
- Du kan få en långrörelse skickad skriftligt om du inte kan spela in den exakt. Om detta upprepas, fråga på mötets sida om motioner i detta dokument kan lämnas till officiell policy för motioner med ett visst antal ord.
- Om du utarbetar föredragningslistan kan du vara förespråkare för detta förslag samt protokollsekreterare. Det kan göras; så länge du är objektiv bör det inte vara några problem att spela in dina egna jippon.
Steg 4. Anteckna andra motioner under hela mötet
Lyssna uppmärksamt på hela diskussionen, men (om inte annat instruerats!) Spela inte in den. När en ny motion görs, registrera relevant information.
- Kom ihåg att varje motion måste innehålla motionens exakta lydelse, förslagsställarens namn och resultatet av omröstningen.
- Vissa motioner kräver förespråkare av förslag innan de går till omröstningen. Om någon säger "Jag stöder denna motion" eller liknande ord, notera den personens namn som en supporter.
- Om du inte vet namnet på förslagsställaren eller behöver upprepa motionen, avbryt mötet artigt. Att registrera information exakt är viktigt för att motivera mindre avbrott.
- Om en rörelse korrigeras ändrar du helt enkelt rörelsen i dina anteckningar. Om inte ändringen är kontroversiell och väcker en lång diskussion behöver du inte notera att ändringen skedde vid mötet.
Steg 5. Lyssna på rapporten och få en kopia av rapporten
När en rapport, nyhetsbulletin eller liknande läses högt, notera rapportens titel och personen som läste den (eller namnet på underkommittén som utarbetade den). Om en rörelse bifogas, spela in den som du skulle göra med någon annan rörelse.
- Det är mest praktiskt att få en kopia av rapporten i slutet av mötet. Anteckna för att begära en kopia från läsaren eller mötesledaren (ordförande eller president) efter mötet. Du bifogar en kopia av varje rapport upp till de tidigare kopierade minuterna.
- Om en kopia inte är tillgänglig, anteckna var originalet är lagrat. Du kan behöva begära denna information efter mötet.
- Om medlemmarna gör en muntlig rapport (och inte läser ur ett dokument), skriv en kort och objektiv sammanfattning av rapporten. Inkludera inte speciella detaljer eller talarord ordagrant.
Steg 6. Anteckna de åtgärder som vidtagits eller givits
Detta inkluderar "kontroll" mot uppgifter i tidigare möten, liksom nya åtgärder. Har någon fått i uppdrag att skriva ett brev? Skriv ner deras namn och instruktioner.
- Beroende på hur formellt ditt möte är, faller många av dessa åtgärder i kategorin "rörelser". För mindre formella möten kan du behöva hålla ett öga på beslut som inte är så tydliga.
- Inkludera en kort motivering bakom ett beslut om något.
Steg 7. Anteckna alla instruktions- och beslutspunkter
När en invändning införs i förfarandet, registrera invändningen och dess underlag, liksom det fullständiga beslutet från ordföranden.
Var noga med att inkludera referenser till Roberts orderregler, interna organisatoriska regler eller företagsprotokoll
Steg 8. Spela en sammanfattning av diskussionen först när du blir ombedd
Officiellt är protokollet ett register över vad som "gjordes", inte vad som "sa". Uppfyll dock alla organisationsspecifika förfrågningar till dig.
- Var så objektiv som möjligt när du spelar in diskussioner. Inkludera konkreta poäng, inte åsikter, och minimera användningen av adjektiv och adverb. Torrt, sakligt och tråkigt skrivande är ditt mål!
- Nämn inte personer med namn i diskussionssammanfattningen. Detta är särskilt viktigt i heta argument som kan orsaka problem.
Steg 9. Stäng i slutet av mötet
Anteckna den tid som mötet avbröts. Kom ihåg att be om en kopia av rapporten eller påminna någon om att skicka den till dig.
Skanna dina anteckningar för att se om du har missat något eller om du behöver förtydligande. Om du behöver ställa en fråga till någon, gör det nu innan de går
Del 3 av 4: Kopiera protokoll
Steg 1. Starta denna process så snart som möjligt
Det är bäst att kopiera officiella protokoll direkt efter mötet, medan händelserna fortfarande är färska i ditt minne.
Steg 2. Skriv en mötesprotokoll med en dator
Du har förmodligen gjort detta om du använder din bärbara dator i ett möte. Spara dina anteckningar och skapa ett nytt dokument för protokollet så att du kan jämföra dina anteckningar och anteckningar sida vid sida.
Steg 3. Formatera dina anteckningar till snygga stycken
Varje ny motion, beslut eller instruktionspunkt måste ingå i ett separat stycke. När du skapar formatet, kontrollera att du:
- Använd rätt stavning och grammatik. Använd en stavningskontroll om det behövs.
- Använd samma språkform i hela rapporten. Använd dåtid eller nutid, men ändra dem aldrig i samma dokument.
- Skriv så objektivt som möjligt. Din åsikt bör inte härledas från protokollet. Du försöker skapa ett objektivt rekord för alla att använda.
- Använd enkelt och bestämt språk. Vagt språk bör ersättas med bestämda ord. Den blommiga beskrivningen bör helt utelämnas.
- Bara lista de åtgärder som vidtagits, inte diskussionen. Om du inte blir ombedd att spela in en diskussion bör du fokusera på vad Gjort, inte vad sa.
- Ange sidnummer för enkel referens.
Steg 4. Dela dina utkast till protokoll med medlemmarna
Skicka en kopia till varje medlem med hjälp av kontaktuppgifterna på närvarolistan. Om du inte har deras kontaktuppgifter bör mötesledaren kunna kontakta dem.
Steg 5. Ta med dina protokoll för godkännande
Du kan bli ombedd att läsa protokollet högt vid nästa möte och skicka dem för godkännande. Om förslaget lyckas markerar du att protokollet accepteras.
- Om protokollet är motiverat innan det accepteras, registrera ändringarna i dokumentet och ange i slutet att protokollet har korrigerats. Beskriv inte rättelsen specifikt.
- Om en motion görs för att korrigera protokollet efter att de har mottagits, inkludera motionens exakta ordalydelse i relevanta protokoll och om motionen godkändes eller inte.
Del 4 av 4: Använda mallar för mötesprotokoll
Steg 1. Besök mötesmallaggregatorwebbplatsen
Denna färdiga mall hjälper dig att spara tid på att förbereda mötesprotokoll samtidigt som du förhindrar anteckningsfel.
Steg 2. Ta dig tid att utforska dessa platser
Använd sökfunktionen och utforska de tillgängliga alternativen för att hitta det bästa för dig.
Om du till exempel behöver en speciell mall, allmän eller standard, bläddra på webbplatsen för att hitta en som passar dina specifika behov och ladda ner den genom att klicka på knappen "ladda ner" eller "använd mall". Se till att du har den lätt att hitta någonstans så att du inte tappar den
Steg 3. Öppna mallfilen
När du har laddat ner öppnar du zip -filen och öppnar den sedan med Microsoft Word eller Excel. För att få den högsta kvalitetsmallen och för att göra den enklare att använda, använd den senaste versionen av Microsoft word. Att använda den senaste versionen gör ditt jobb enklare samtidigt som du kan använda nya funktioner.
Steg 4. Lägg till företagslogotypen och upphovsrättsmärket på mallhuvudet
Ta bort exempellogotypen, men var noga med att läsa villkoren för mallkällans webbplats. Du vill inte möta onödiga juridiska problem, eller hur?
Steg 5. Ändra titeln
Markera ordet”Möte/grupp” i titelavsnittet och skriv sedan in en titel för dina mötesprotokoll.
Steg 6. Ändra temat (valfritt)
För att göra mötesprotokollet vackrare och mer professionellt kan du överväga att ändra färger eller välja ett färdigt tema. Tricket är enkelt, sök efter "Sidlayout" och öppna sedan "Färger och teman". I det här avsnittet kan du ställa in utseendet på mallen. Du kan till och med anpassa färgen så att den matchar färgen på företagets logotyp.
Steg 7. Namnge delarna i mallen
Det ska finnas flera sektioner i mallen. Du kan behöva mer eller mindre, eller så gillar du inte riktigt namnet. Du kan ändra den för att passa dina specifika mötesbehov.
Steg 8. Spara den här mallen på din bärbara dator så att du kan ta den med dig för att ta mötesprotokoll
Om du fortfarande använder Microsoft Office blir det här jobbet enkelt och snabbt. Du bör också kunna delta i möten mer regelbundet och noggrant än tidigare. Alternativt kan du också skriva ut en mall och skriva protokollet för hand. Se dock till att göra sektionerna tillräckligt breda så att du kan inkludera så mycket information som behövs.
Steg 9. Kontrollera din mall
Säker! Du har skapat mallen för mötesprotokoll. Din produktivitet och noggrannhet i arbetet under möten bör förbättras avsevärt nu när du har en guide -mall för att organisera mötesanteckningar. Precis som alla andra jobb, läs detaljerna i mallen för att se om något saknas eller inte är klart. När du har kontrollerat att allt är korrekt kan den här mallen användas och du är bättre förberedd för ditt nästa möte.
Tips
- Skriv dina protokoll så snart mötet är över. Det är bäst att göra detta medan händelserna fortfarande är färska i ditt minne. Det är viktigt att deltagarna får en kopia av åtgärdsposten så snart som möjligt efter mötet.
- Sitt så nära mötesledaren som möjligt. Detta gör att du kan höra allt och be om förtydligande utan att behöva höja rösten.
- Be folk att spela in sina rörelser så att du inte behöver spela in direkt.
- Spara protokollet i en säker fil.
Var inte rädd för att avbryta och be om förtydligande när som helst.
- Anteckningar är mycket viktiga. Dessa register sparas och kan användas för framtida referens. När det gäller till exempel juridiska frågor kan någons rykte bero på dina protokoll.
- Läs avsnitten i Roberts ordningsregler, särskilt avsnittet om sekreteraryrket.
- Skriv ner de viktiga sakerna när de pratar. Om samma ämne tas upp två gånger, gruppera dem inte ihop.
Varning
- Inkludera inte för många detaljer i protokollet. Även om du blir ombedd att spela in en diskussion, håll den så kort och direkt som möjligt. Begränsa dig till att spela in de viktiga punkterna, annars blir du överväldigad av att fylla protokollet med onödiga detaljer.
- Antecknarens personliga tolkningar och känslor ska inte ingå i anteckningarna.
- Om en del av mötet faller i kategorin advokat-klient konfidentialitet, låt bli spela in den delen. Observera att "Advokaten informerar om att denna diskussion innehåller sekretess för advokat-klient. Denna diskussion spelas inte in."
- Om du blir ombedd att spela in konfidentiella diskussioner, till exempel mellan advokater och klienter, gör "olika" protokoll och håll dem åtskilda från vanliga protokoll. Markera konfidentiell och tydliggör vem som har tillgång till dokumentet.
